Pada dasarnya penggunaan peralatan di hotel berbeda-beda tergantung pada sistem operasional yang digunakan, kebutuhan/kegunaan dan kebijakan hotel tersebut. Semakin canggih sistem operasional hotel, semakin canggih pula alat yang digunakannya begitu pula pada sistem operasional semi otomatis, tidak digunakannya komputer, tetapi menggunakan alat bantu sederhana berupa rak. Pada sistem operasional manual tidak digunakan peralatan&kecuali telepon dengan jumlah yang terbatas, serta counter reception . Peralatan yang digunakan untuk sistem hotel semi otomatis. 1. Front office counter
2. Room rack/rak status kamar Dalam sistem operasional hotel semi otomatis, room rack berfungsi untuk mengetahui setiap saat status kamar, room rack ini disusun berdasarkan no kamar & lantai kamar, untuk mengetahui status kamar maka digunakan kode warna merah untuk kamar yang occupied (dihuni), serta diberi tanda kertas kecil (room rack slip/guestslip) yang akan diselipkan pada room rack untuk mengetahui data tamu yang menginap. Warna kuning menunjukkan kamar yang vacant dirty yang artinya kamar tersebut kosong dan masih kotor sehinga belum bisa dijual, warna bening untuk kamar yang bisa dijual atau available room. Status kamar lainnya seperti sleep out, out of order, occupied no luggage akan diberi tanda dengan menyelipkan slip/kertas kecil yang bertuliskan status SO(Sleep out), OOO(Out Of Order),OOS (Out of Service) atau ONL(Occupied No Luggage) .
3. Information rack Rak informasi berguna untuk mengetahui nama tamu yang menginap di hotel, penyusunan rak ini berdasarkan alpabet nama tamu. Ketika ada tamu yang check in maka akan dibuatkan guest slip yang diselipkan pada room rack dan information rack. Rak ini biasanya terdapat di bagian telepon operator dan housekeeping/tata graha. 4. Reservation rack/rak pemesanan kamar Rak pemesanan kamar berada di bagian reservasi, rak ini adalah tempat untuk menempatkan reservation slip, penyusunan rak ini berdasarkan tanggal kedatangan tamu menginap dihotel serta jenis tamu. 5. Key and Mail rack/rak kunci kamar dan surat Rak ini berfungsi untuk menyimpan kunci kamar dan pesan untuk tamu. Key & mail rack ini sudah jarang ditemukan pada hotel yang besar dan hotel yang menggunakan sistem komputer. Hal ini dikarenakan jarang digunakannya kunci pintu kamar manual, tetapi menggunakan kunci yang berbentuk kartu (key card/ving card) sehingga tidak memerlukan tempat khusus untuk menyimpannya. Begitu juga untuk penyimpanan surat atau pesan untuk tamu tidak memerlukan tempat khusus karena setiap ada pesan/surat untuk tamu akan dihubungi ke kamar atau diantar ke kamar.
Peralatan yang digunakan untuk sistem hotel otomatis/komputer 1. Komputer Di jaman yang sudah canggih ini, penggunaan komputer sangat penting karena komputer mempunyai kelebihan dibandingkan dengan sistem manual atau semi otomatis, kelebihannya antara lain data yang ada lebih akurat, waktu penyimpanan data yang lebih lama dan pengaksesan data yang lebih cepat. Sistem operasional hotel komputer yang digunakan banyak jenis nya tergantung pada kebutuhan hotel, seperti contoh banyak hotel yang menggunakan sistem Maxial,Fidelio/Micros, Hotel Pro, Realta, HIS dsb.
2.Bill rack
3.Safe deposit box
4.Paging board
5.Pigeon Hole
6.Telephone 7. Fax machine/mesin fax
8. Key drop box
10.Luggage trolley
11.Key encoder machine
12.Credit card imprinter
13.EDC (Electronic Data Capture) machine
Apa saja hal hal yang harus dikuasai front office?9 Tips Menjadi Front Desk yang lebih Baik dan Hebat. Empati dan Peduli. ... . Kemampuan untuk Mengantisipasi Kebutuhan Tamu. ... . Menarik dan Ingin Tahu. ... . 4. Tenang, Teratur. ... . Selalu tersenyum. ... . 6. Berpengatahuan tenting Tempat Sekitar / Area sekitar. ... . 7. Banyak akal. ... . 8. Energik.. Apa saja tugas pokok seorang FDA?Front Desk Attendant (FDA). Mempersiapkan Kedatangan Tamu.. Menyambut Kedatangan Tamu.. Memproses Kedatangan Tamu.. Menangani Kunci Kamar.. Menangani Permintaan Tamu selama Menginap.. Berkoordinasi dengan bagian lain untuk memenuhi kebutuhan dan keinginan Tamu.. |