Perencanaan anggaran merupakan proses penting dalam siklus keuangan, tak terkecuali di perguruan tinggi. Sudah banyak institusi yang menerapkan kebijakan penganggaran multi unit, dimana unit kerja paling kecil yang akan menyusun anggaran. Show Penganggaran adalah kegiatan yang akan dijalankan oleh manajemen dalam satu periode yang tertuang secara kuantitatif. Informasi yang dapat diperoleh dari anggaran diantaranya rencana kegiatan dan rincian estimasi kebutuhan harga, serta harus tertaut dengan grand plan atau rencana tertinggi organisasi, dari outcome yang ingin dicapai.
Ada misi-misi yang akan dilaksanakan untuk mencapai visi yang sudah ditentukan. Sayangnya, hal ini tidak disadari oleh para pembuat anggaran di unit-unit kerja. Ada beberapa kendala yang sering sekali terjadi saat fase perencanaan anggaran.
Masih banyak instansi yang mengandalkan Microsoft Office Excel dalam menyusun perencanaan anggaran. Untuk Instansi yang memiliki banyak unit, akan ada kerepotan tersendiri dalam melakukan merging semua data usulan anggaran dalam bentuk excel. Belum lagi kalau unit kerja menyusun dengan format yang berbeda-beda, pastinya akan menambah pekerjaan untuk menyamakan formatnya. 2. Menyalin anggaran tahun laluHal ini hampir sering terjadi di beberapa instansi. Menyalin anggaran tahun lalu yang kemudian menaikkan nominalnya sekian persen merupakan jalan pintas untuk menyusun anggaran dengan cepat. Tentunya hal ini tidak disarankan karena pastinya visi instansi setiap tahunnya berbeda, yang juga akan berpengaruh pada kegiatan-kegiatan yang dianggarkan pada tahun tersebut. 3. Biaya belanja anggaran tidak seragamPentingnya penyeragaman biaya (standar biaya) untuk setiap jenis biaya atau belanja adalah untuk mengurangi potensi “kecemburuan sosial” antara unit-unit pengguna anggaran. Sayangnya sering kali di beberapa instansi belum memiliki standar biaya yang bisa dijadikan patokan. Hasilnya, tidak ada kendali pada unit pengguna anggaran dalam mengusulkan nominal anggaran pada biaya-biaya yang disajian dan bisa saja bagian perencanaan anggaran di kantor pusat akan mendapati kesenjangan nominal pada biaya-biaya tertentu yang selisihnya bisa relatif banyak. 4. Pengajuan anggaran terlambatPenyebab dari keterlambatan dalam pengajuan anggaran bisa dari banyak faktor. Misalnya saja karena media pengajuan anggaran yang masih offline. Di beberapa institusi mengeluhkan hal yang sama yaitu kesulitan mereka dalam menggabungkan dokumen pengajuan anggaran dari unit-unit kerja di bawah kantor pusat. Hal ini menyebabkan “kerja ekstra” bagi bagian perencanaan kantor pusat untuk menerjemahkan kemudian menggabungkan pengajuan anggaran unit kerja satu dengan lainnya. Belum lagi karena unit kerja terlambat mengumpulkan dokumen ajuan anggaran mereka, kantor pusat pun tidak bisa melihat sudah sejauh mana sebuah unit kerja dalam menyusun pengajuan anggarannya karena masih menggunakan media offline. 5. Proses persetujuan yang membutuhkan waktu relatif lamaProses pengajuan anggaran tidak lepas dari yang namanya “Persetujuan” oleh pimpinan. Review anggaran dari pimpinan sangat penting untuk memastikan para pengguna anggaran tidak mengusulkan anggaran yang tidak sewajarnya. Namun dalam proses review atau peninjauan ulang oleh pimpinan ini pun tak lepas dari kendala. Kendala yang paling sering dihadapi oleh para pengguna anggaran adalah ketika dibenturkan pada tingginya mobilitas pimpinan. Hal tersebut sering kali menyebabkan terlambatnya proses review yang nantinya akan merembet pada terlambatnya pengajuan anggaran. 1. Buat JadwalBuatlah jadwal proses penganggaran, mulai dari jadwal pengajuan anggaran, jadwal review pengajuan anggaran hingga jadwal publish anggaran. Jadwal akan membantu dalam menentukan target dan prioritas pekerjaan. 2. Gunakan alat bantuAlat bantu sangat penting untuk memudahkan kita menjalankan proses penganggaran. Alat bantu berupa Sistem Informasi yang berbasis web sangat disarankan karena bisa diakses kapanpun dan dimanapun. Proses penganggaran dengan Sistem Informasi berbasis web juga membantu Anda untuk melakukan rekap keseluruhan anggaran setiap unit kerja secara otomatis, karena data-data yang dimasukkan disimpan secara terpusat pada server kampus. Proses peninjauan kembali oleh pimpinan pun bisa dilakukan dimanapun dan kapanpun. Beberapa tantangan dalam perencanaan anggaran ini dapat lebih mudah untuk diantisipasi dengan sistem pengelolaan yang terintegrasi. Apakah Anda juga pernah merasakan masalah serupa? 🙂
 PROFESI-UNM.COM – Dinamika berarti bergerak, sedangkan organisasi dalam arti dinamis berarti organisasi selalu bergerak, tumbuh dan berkembang untuk mempertahankan eksistensinya. Memandang organisasi sebagai organisme yang dinamis berarti memandang organisasi tidak hanya dari segi bentuk dan wujudnya, tetapi juga melihat organisasi itu dari segi isinya. Isi dari organisasi ialah sekelompok orang-orang yang melakukan kegiatan di dalam organisasi untuk mencapai tujuan bersama. Interaksi yang terjadi di dalam organisasi dapat berlangsung secara formal, dan secara non formal. Hubungan formal adalah hubungan-hubungan yang mengikuti pola yang ada dalam organisasi. Hubungan informal adalah hubungan-hubungan yang terjadi dalam organisasi yang tidak terikat oleh struktur organisasi, dan tidak terikat oleh aturan-aturan yang ditetapkan dalam organisasi. Interaksi yang terjadi di dalam organisasi dapat terjadi antara atasan dengan bawahan, antara bawahan dengan atasan, antara bawahan dengan bawahan, antara atasan dengan atasan. Dengan kata lain interaksi yang terjadi di dalam organisasi dapat terjadi secara vertikal, horizontal, maupun diagonal. Baik buruknya organisasi sangat ditentukan oleh keserasian interaksi, kemampuan dan hubungan kerja yang terjadi di dalam organisasi. Dalam berkomunikasi terdapat hambatan yang dapat mengganggu penyampaian pesan dalam organisasi, hambatan-hambatan tersebut dibagi menjadi tiga yaitu hambatan teknis, hambatan semantik, dan hambatan perilaku.Pertama, gambatan yang bersifat teknis adalah hambatan yang disebabkan oleh berbagai faktor, seperti kurangnya sarana dan peranan yang diperlukan dalam proses komunikasi, penguasaan teknik dan metode berkomunikasi yang tidak sesuai, dan kondisi fisik yang tidak memungkinkan terjadinya proses komunikasi. Kedua, hambatan yang bersifat semantik. Hambatan semantik adalah hambatan yang disebabkan kesalahan dalam menafsirkan, kesalahan dalam memberikan pengertian terhadap bahasa (kata-kata, kalimat, kode-kode) yang dipergunakan dalam proses komunikasi. Ketiga hambatan perilaku atau disebut juga hambatan kemanusiaan, hambatan ini disebabkan berbagai bentuk sikap atau perilaku, baik dari komunikator maupun komunikan. Secara umum, komunikasi dinilai apabila efektif pesan yang disampaikan dan yang dimaksudkan oleh komunikator dapat diterima dan dipahami oleh komunikan. Ada lima hal yang dapat dijadikan ukuran bagi komunikasi yang efektif, yaitu:
Tulisan ini dikutip dari buku yang berjudul “Dinamika Komunikasi Organisasi di Perguruan Tinggi” yang ditulis oleh Ida Suryani Wijaya yang diterbitkan oleh Uwais Inspirasi Indonesia. (*) Reporter: Agatoni Buttang |
B. sebutkan apa saja yang menjadi penghambat dalam menyusun struktur organisasi
Pos Terkait
Copyright © 2024 kemunculan Inc.
