Agar proposal dapat dijelaskan dengan baik penyusun harus

I. PENGANTAR

Setiap manusia tentu memiliki pikiran. Ketajaman pikiran dalam menganalisa kondisi sekitarnya, jelas dipengaruhi oleh tingkat pendidikan dan wawasan yang dimiliki. Semakin kritis dan kreatif seseorang dalam berpikir, barulah mereka dapat menyandang gelar “CERDAS”.

Seiring dengan perkembangan waktu, seseorang harus dapat dan mampu mengemas ide dan kreatifitasnya dalam bentuk konsep. Tujuannya, tentu agar konsep yang diciptakan itu dapat dilakukan atau direalisasikan orang lain. Salah satu bentuk kemasan konsep yang didasarkan ide dan kreatifitas adalah menyusunnya dalam bentuk proposal.

Proposal yang sudah kita susun, akan memberikan gambaran mendasar tentang sesuatu yang ingin kita buat. Proposal juga dapat dikatakan sebagai pencitraan ide, gagasan, inovasi, dan kreatifitas pikir manusia. Dengan proposal, maka setiap orang akan dapat menyalurkan aspirasinya dalam bentuk aktifitas sesuai dengan bidang yang dikuasainya.

II. ALASAN

Kenapa kita harus membuat proposal? Untuk menjawabnya, perlu kita memahami beberapa alasan sebagai berikut :

Dari beberapa alasan tersebut di atas, maka jelas diperlukan sebuah pola atau sistematika penyusunan proposalnya. Tujuannya, agar siapapun yang membaca konsep di proposal yang kita buat, lebih cepat memahami apa yang kita inginkan. Oleh karenanya, sistematika proposal itu perlu agar konsep kita dapat ditampilkan dalam pola pemikiran yang konstruktif.

III. TUJUAN

Ketika muncul ide/gagasan, sebaiknya jangan disimpan. Buatlah kerangkah atau konsep atas ide/gagasan itu. Bentuknya adalah proposal. Nah, beberapa tujuan dibuatnya proposal kegiatan antara lain :

· Menjelaskan ide, gagasan, kreatifitas, dan inovasi seseorang atau kelompok (organisasi) secara konseptual yang sistematik dan konstruktif;

· Mendeskripsikan program kerja organisasi secara signifikan sesuai dengan bidang masing-masing;

· Menjelaskan keinginan organisasi dan atau bentuk-bentuk kegiatan yang akan dilakukan sehingga menimbulkan berbagai manfaat dan pada akhirnya dapat membuat pihak lain tertarik;

· Memfokuskan program kerja organisasi sesuai dengan pembagian kerja yang ada dalam lingkup masing-masing organisasi;

· Persyaratan teknis administrasi organisasi, institusi, dan perusahaan;

· Pencitraan eksistensi, kredibilitas, dan kapabilitas individu, organisasi, instansional;

· Penawaran atau usaha dalam proses legitimasi organisasi dalam rangka memberdayakan potensi dan atau mengkolaborasikannya antara potensi internal dengan potensi eksternal.

Melihat penjelasan di atas, maka dapat diasumsikan bahwa penyusunan proposal tidak hanya menjadi sebuah alternative dalam menyusun ide/gagasan, melainkan juga dapat dijadikan sebagai sarana administrasi dalam prosedur organisasi. Dengan demikian, sebuah organisasi tidak bisa lepas dari proposal sesuai dengan kepentingan dan bidangnya.

IV. DASAR PEMIKIRAN

Dasar pemikiran dalam penyusunan atau pembuatan proposal dapat berasal dari berbagai aspek. Hanya saja, proposal apapun yang kita susun, sudah seharusnya dapat menjawab minimal seperti pada konsep 5W + 1H. Agar lebih jelasnya, simak penjelasan berikut ini :

1. WHAT (Apa)

Pertanyaan ini berhubungan dengan dasar hukum pelaksanaan kegiatan, tujuan, manfaat, tema, jenis kegiatan, maupun fasilitas dan perlengkapan yang dibutuhkan dalam penyelenggaraan dan pelaksanaan kegiatan.

2. WHEN (Kapan)

Pertanyaan ini untuk menjawab waktu penyelenggaraan atau pelaksanaan kegiatan. Biasanya dalam proposal disebutkan hari, tanggal, dan jam pelaksanaan kegiatannya. Termasuk di dalamnya adalah mengenai jadwal kegiatannya.

3. WHERE (Dimana)

Pertanyaan ini menjawab tentang tempat penyelenggaraan atau pelaksanaan kegiatan. Termasuk di dalamnya adalah alamat taktis sekretariat kepanitiaan. Jelaskan secara rinci alamat atau tempat kegiatan. Terdiri dari alamat surat, telpon dan faksimile, kontak person, dan website internet (E-mail) bila organisasi memilikinya.

4. WHY (Mengapa)

Bahasan untuk menjawab pertanyaan ini ada pada bagian latar belakang kegiatan atau pendahuluan. Sebab, pada bagian ini memuat tentang penjelasan mengapa kegiatan itu perlu dilakukan.

5. WHO (Siapa)

Pertanyaan ini dikhususkan untuk menjawab siapa penyelenggara atau pelaksana kegiatan, pesertanya, sampai pada pihak-pihak lain di luar penyelenggara kegiatan (missal : penceramah, pemateri, pelatih, juri, dan lain-lain).

6. HOW (Bagaimana)

Dalam menjawab pertanyaan ini, penyusun proposal harus mempertimbangkan masalah teknis operasional kegiatan. Misalkan tentang bentuk kegiatan, metode kegiatan, system penilaian kegiatan, hingga teknik evaluasi kegiatannya. Disamping itu, anggaran dana yang dibutuhkan untuk menyelenggarakan dan melaksanakan kegiatan juga harus disebutkan secara rinci dan proporsional.

Dari penjelasan di atas, tentulah siapa pun orangnya pasti dapat membuat proposal dengan baik. Asalkan mampu menjawab beberapa pertanyaan tersebut, bisa dikatakan bahwa proposal yang disusun sudah bagus dan memenuhi prosedur sebagai proposal yang baik.

V. SIFAT-SIFAT

Ketika menyusun proposal, seseorang atau sebuah organisasi harus mempertimbangkan kekuatan potensi dalam organisasinya dengan jenis atau level kegiatan yang akan diciptakan. Pertimbangan seperti itulah yang dianggap proporsional. Sebab, bila tidak dipertimbangkan masalah tersebut, kemungkinan kecil keberhasilan dalam kegiatan itu dapat dicapai sesuai keinginan.

Maksudnya, proposal yang dibuat harus ditampilkan secara sistematis dengan pola pikir yang konstruktif. Sistematis, tentunya bertujuan agar siapapun yang berkepentingan dengan proposal itu mudah mengerti yang dimaksudkan penyusun. Konstruktifnya, terletak pada penggunaan bahasa maupun kajian/lingkup kegiatannya.

Maksudnya, dalam keadaan apapun kegiatan yang sudah direncanakan dalam proposal tetap dilakukan dengan berbagai konsekuensinya. Misalkan kegiatan yang sudah berjalan itu mengalami pembengkakan dana, maka kegiatan tidak harus dihentikan. Oleh karenanya, ketika menyusun proposal kegiatan, harus memiliki berbagai bentuk rencana cadangan yang bersifat taktis dalam rangka mem-back up rencana utama. Meski fleksibel, proposal harus tetap memiliki standar dalam hal-hal yang memang sudah ada indikatornya.

Apapun bentuk kegiatan yang diciptakan, faktor efektifitas dan efisiensi yang berkenaan dengan kegiatan harus dipertimbangkan masak-masak. Utamanya dalam mengalokasikan waktu pelaksanaan kegiatan hingga aspek kebutuhan dana kegiatannya.

Maksudnya, bilamana proposal yang sudah disusun telah selesai, harus tetap dilakukan proses check and re-check. Termasuk bentuk kegiatannya, bila memungkinkan maka perlu ada penyelenggaraan untuk kedua dan seterusnya. Tentunya, kegiatan kelanjutan itu harus memiliki nilai plus dari kegiatan serupa yang dilaksanakan sebelumnya.

VI. SISTEMATIKA

Secara umum, sistematika proposal kegiatan yang selama ini digunakan secara perorangan maupun organisasi, institusi/lembaga, maupun perusahaan mengikuti unsur-unsur penjelasan sebagai berikut :

· Cover Proposal

· Halaman Pengesahan

· Latar Belakang (Pendahuluan)

· Nama dan Bentuk Kegiatan

· Waktu dan Tempat

· Dasar Hukum Kegiatan

· Tujuan (Umum dan Khusus)

· Manfaat

· Tema-Motto

· Peserta

· Penyelenggara

· Pelaksana

· Materi Kegiatan

· Penceramah/Penyaji, Juri, Trainer, dan Fasilitator.

· Sistem Penilaian

· Metode Pelatihan

· Susunan Panitia

· Anggaran Dana

· Jadwal Kegiatan

· Ketentuan Tambahan

· Ketentuan Sponsorship

· Penutup

· Lampiran – lampiran.

Penjelasan masing-masing unsur pada sistematika di atas, tergantung pada tingkat kecerdasan dan keluasan wawasan seseorang atau suatu organisasi. Dalam sebuah proposal, bukan berarti semua sistematika tersebut dapat diberlakukan. Ada kalanya, sistematika yang digunakan tidak sesuai dengan sistematika di atas. Hal itu disebabkan jenis atau bentuk kegiatan yang akan dilakukan, tergantung setting kegiatannya.

VII. UNSUR “X” PROPOSAL

Agar proposal yang kita susun menjadi menarik, maka perlu diperhatikan beberapa hal sebagai berikut :

· Penggunaan bahasa dan istilah

· Pengetikan (setting) dan penggunaan huruf

· Desain Art (Perwajahan Proposal)

· Sampul Proposal

· Organisasi Penyelenggara/Pelaksana

· Level/Kualifikasi Kegiatan

· Legitimasi/Yuridiksi Sebuah Proposal

VIII. PENUTUP

Demikian beberapa penjelasan seputar teknis menyusun proposal kegiatan. Menyusun atau membuat proposal tidaklah sesulit yang dibayangkan banyak orang. Menyusun proposal itu sangatlah mudah, bilamana kita memiliki dasar dan wawasan luas akan berbagai bentuk kegiatan. Semoga apa yang sudah dijelaskan dapat dijadikan sedikit modal untuk menyalurkan konsep ide, gagasan, inovasi, dan kreatifitas perorangan maupun organisasi.

Konsep dasar yang akan lebih mendukung ketika menyusun proposal kegiatan adalah ilmu dan teknik event organizer (EO). Seseorang yang bekerja dan terlibat langsung dalam kegiatan yang digelar suatu EO, pasti akan lebih mudah lagi untuk menyusun berbagai proposal kegiatan. Menyusun atau membuat proposal kegiatan itu sejatinya dapat dijadikan sebagai pekerjaan yang prospektif dan halal. Maka agar dapat menjadi seorang ahli pembuat proposal kegiatan, sudah seharusnya berani memaksakan diri untuk selalu membaca dan mengamati sekaligus mengkritisi kondisi yang ada disekitarnya.

Selamat mencoba dan selamat berkarya...Anda Pasti Bisa !

SMAN 1 Bangsal, 29 Desember 2017

Untuk Pengurus OSIS <> Yuswanto, S.Pd.