No Text Content!
1H (What, Where, When, How, Who, dan Why) dalam keterkaitannya dengan kebutuhan peralatan/perlengkapan kantor perkantoran. Hasilnya dikumpulkan pada guru untuk diberi penilaian! 7 3. Penentuan Kebutuhan Peralatan/Perlengkapan Kantor Peralatan/perlengkapan kantor memiliki peranan yang sangat penting bagi pekerjaan suatu instansi atau perusahaan karena dapat mempermudah pekerjaan para pegawainya. Pada umumnya, kebutuhan tersebut memiliki peran sebagai alat yang digunakan dalam pekerjaan tata usaha. Penentuan kebutuhan identik dengan melaksanakan analisis kebutuhan, analisis anggaran serta proses seleksi peralatan/perlengkapan kantor. Prosedur analisis kebutuhan berdasarkan kepentinganrwa antara lain sebagai berikut. a. Perencanaan Pengadaan Barang Bergerak Barang bergerak terbagi menjadi .dua klasifikasi yaitu barang habis pakai dan barang tak habis pakai. 1) Barang Habis Pakai Perencanaan barang habis pakai dilakukan dengan urutan sebagai berikut. a) Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana kegiatan yang akan dilaksanakan. b) Memperkirakan biaya pengadaan barang tersebut setiap bulan. c) Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana triwulan dan kemudian menjadi rencana tahunan. 2) Barang Tak Habis Pakai Perencanaan barang tak habis pakai dilakukan dengan urutan sebagai berikut. a) Menganalisis dan menyusun keperluan sesuai dengan rencana kegiatan serta memperlihatikan perlengkapan yang masih ada dan masih dapat dipakai. b) Memperkirakan biaya perlengkapan yang direncanakan dengan memperhatikan standar yang telah ditentukan. c) Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia, urgensi kebutuhan, dan susunan rencana pengadaan tahunan. b. Penentuan, Kebutuhan Barang tidak Bergerak Pengadaan barang tidak bergerak meliputi pengadaan tanah dan bangunan yang direncanakan dengan urutan sebagai berikut. 1) Pengadaan survei tentang keperluan bangunan yang akan direnovasi dengan maksud untuk memperoleh .data mengenai fungsi bangunan, struktur organisasi, jumlah pemakai dan jumlah alat serta perabot yang akan ditempatkan. 2) Pengadaan perhitungan luas bangunan disesuaikan dengan kebutuhan yang disusun atas dasar data survei. 3) Menyusun rencana anggaran biaya yang disesuaikan dengan harga standar yang berlaku di daerah bersangkutan. 8 4) Menyusun tahapan rencana anggaran yang disesuaikan dengan rencana tahapan pelaksanaan secara teknis serta memperkirakan anggaran yang disediakan setiap tahun dengan memperhatikan skala prioritas yang telah ditetapkan sesuai dengan kebijakan departemen. 5) Perhitungan kebutuhan ruangan dilakukan dengan menghitung kebutuhan ruang kerja yang memperhatikan tambahan pegawai yang diperkirakan akan ditampung pada masa mendatang Tugas Kelompok Diskusikan bersama teman satu kelompok kalian, tentang cara penentuan kebutuhan peralatan/ perlengkapan kantor. Hasil diskusi dijadikan bahan presentasi di depan kelas dan mintalah tanggapan dari kelompok lain dan juga guru! B. Daftar Kebutuhan Peralatan/Perlengkapan Kantor Peralatan/perlengkapan kantor memiliki peran yang sangat penting dalam kehidupan perkantoran yang mampu menunjang kinerja pegawai dalam melaksanakan tugas sehari-hari. Semakin modern suatu kantor maka penggunaan alat dan perlengkapan kantor menjadi semakin banyak. Mutu alat dan perlengkapan kantor pun dipilih yang mampu menunjang kegiatan perkantoran sehari-hari. Dari sekian banyak peralatan di sebuah kantor terdapat beberapa peralatan yang benar-benar dibutuhkan oleh seorang pegawai kantor lainnya: No. Kebutuhan Keterangan 1. Perabot Kantor a. Meja mesin ketik/computer dengan rak-rak untuk persediaan kertas b. Meja meja tulis dan laci yang dapat dikunci 2. Mesin-mesin Kantor c. Kursi yang dapat berputar dan d. disesuaikan tinggi rendahnya e. Lemari buku/rak buku kecil f. Lemari arsip g. Lemari penyaluran h. Meja dan kursi tamu a. Laptop b. LCD c. Telepon d. Printer dan Faximile e. Paper shreeder (mesin penghancur kertas f. Mesin fotocopy 9 3. Perlengkapan dan alat-alat a. Kalender meja sekaligus berfungsi sebagai penting lainnya daftar janji dan buku harian b. Buku petunjuk telepo, daftar alamat, dan notes (buku catatan) c. Kotak surat masuk dan surat keluar d. Aneka map e. Kartu nama f. Aneka jenis kertas g. Kuitansi dan amplop h. Alat tulis kantor i. Perlengkapan penunjang pegawai kantor lainnya 1. Sarana Pendukung Peralatan/Perlengkapan Kantor Peralatan pendukung untuk pekerjaan kantor dapat berupa barang habis pakai dan tidak habis pakai. Peralatan habis pakai beserta penggunaannya adalah sebagai berikut. a. Stopmap (Folder) Stopmap (folder) merupakan alat yang berukuran standar (folio) yang dipergunakan untuk menyimpan surat-surat, naskah atau catatan-catatan yang masih dalam proses atau untuk sementara. Stopmap ini mempunyai dua lipatan sisi yang terdapat tab untuk memberi kode dan bagian bawah dilipat ke dalam untuk memperkuat daya tampung dokumen. Cara pemakaiannya adalah dengan memasukan dokumen dalam stopmap yang didalamnya terdapat lipatan kertas berwarna sama dengan sampul stopmap yang di .lem pada bagian kanan bawah, fungsinya untuk menjaga kertas agar tetap berada di dalam dan tidak jatuh. Kemudian stopmap ditutup dan simpan di almari atau tempat yang aman. b. Snelhecter Sneelhecter merupakan lipatan karton yang di bagian tengahnya terdapat kawat penjepit. Fungsinya untuk menyimpan surat-surat atau warkat-warkat yang telah diproses. Sneelhecter hampir sama dengan stopmap. Perbedaannya, di tengah lipatan sneelhecter terdapat alat penjepit yang menjaga .agar dokumen tidak lepas atau berserakan. Surat yang akan disimpan di dalamn sneelhecter harus diberi lubang dengan menggunakan alat pelubang kertas (perfoi-ator). Kemudian kertas yang telah dilubangi dimasukkan ke dalam penjepit yang fungsinya menopang arsip/surat yang ada di didalamnya. Snelhecter bisa ditutup dan di simpan pada media penyimpanan. 10 c. Ordner Ordner merupakan alat yang berguna untuk menyimpan dokumen yang sudah diproses. Alat ini memiliki daya. tampung yang lebih banyak dibandingkan sneelhecter. Dengan Ordner dapat menyimpan dokumen dengan rapi. Arsip yang akan disimpan dilubangi dulu dengan perforator. Lalu arsip dimasukan kedalam penjepit. Setelah itu ordner ditutup dan simpan di tempat aman. d. Jepitan Kertas (Paper Clip) Jepitan kertas merupakan alat yang terbuat dari logam. Fungsinya untuk menyatukan (menghimpun, mengumpulkan, dan mengelompokan) surat-surat agar tidak tercecer atau hilang. Cara pemakaiannya diawali dengan mengumpulkan arsip yang akan disatukan kemudian diatur dengan rapi dan dijepit. Surat-surat kemudian disimpan. e. Cap Tanggal (Stamping Date) Cap tanggal merupakan alat yang terbu'at dari jalur-jalur karet yang bisa diputar sesuai tanggal yang dikehendaki. Fungsi alat ini untuk membubuhkan tanggal pada surat atau warkat lain. Cara pemakaiannya adalah dengan memutar jalur-jalur karet tanggal sesuai hari yang diperlukan pada surat atau warkat lainnya. f. Stapler Untuk menyatukan sejumlah kertas, kita dapat memasukan stapler berbentuk huruf \"U\" yang berlipat di bagian bawah kertas. Staples juga dapat digunakan untuk merapikan susunan-susunan kertas yang bertujuan sebagai alat pelengkap pekerjaan. g. Buku Telepon dan Buku Alamat Buku ini digunakan untuk menyimpan nama, alamat, dan nomor telepon pegawai. Cara menulisnya biasanya diawali dengan memilih nama depan seseorang, lalu nama ditulis berdasarkan abjad. Dengan urutan abjad kita mudah untuk menemukannya. Buku alamat berisi kumpulan alamat, baik instansi pemerintah atau perusahaan Umumnya buku alamat digunakan untuk melakukan pelayanan jasa di bidang transportasi dan sejenisnya. 11 h. Letter Opener Letter opener merupakan alat kantor yang digunakan untuk membuka surat dengan cepat dan menjaga agar surat yang dibuka dalam kondisi baik dan tidak sobek. Alat ini sangat berguna untuk pekerjaan kantor, terutama yang setiap harinya menerima surat hingga 1.000 buah. Ada dua jenis alat pembuka, yaitu hand envelope opener atau pembuka kertas dengan cara manual dan automatic mail opener atau pembuka ker.tas dengan tenaga listrik. i. Pena Pena digunakan untuk menulis pada kertas ataupun media lainnya dengan menggunakan tinta. j. Bantalan Cap Bantalan cap digunakan untuk mengecap nama perusahaan atau organisasi. k. Timbangan Surat Timbangan surat merupakan alat yang digunakan menimbang surat yang bertujuan untuk menentukan besarnya biaya pengiriman surat. Pada umumnya surat yang ditimbang adalah surat yang dikirim secara tercatat terdaftar dan surat yang ditujukan ke luar negeri. l. Spindle File (Tancapan Warkat) Alat ini digunakan untuk menghimpun warkat. Caranya dengan memasukkan warkat pada spindle. Spindle merupakan jarum kawat besar yang dibagian bawahnya terdapat alas untuk membuatnya tegak berdiri sehingga mudah diletakkan di atas meja. n. Card Machine (Mesin Kartu Berlubang) Mesin kartu berlubang digunakan untuk mencatat, menyimpan, atau membaca serta mengolah data secara lebih lanjut yang diperlukan dengan menggunakan kartu-kartu yang dilubangi di tempat tertentu. 12 o. Correction Fluid atau Sheet Correction Correction Fluid atau Sheet Correction merupakan bahan kimiawi yang berbentuk cair berwarna merah dan memiliki sifat cepat kering. Bahan ini berfungsi untuk menutup huruf yang salah ketik dalam kertas sheet stensil. p. Pen Sheet atau Stylus Alat ini berbentuk seperti pena dengan ujung tumpul yang digunakan untuk membuat gambar, garis, dan tanda tangan di atas kertas stensil yang di bawahnya sudah diberikan alas setensil. q. Tippe Ex Tippe Ex merupakan bahan kimia berbentuk cair, kering, dan berwana putih. Kegunaannya untuk menutup huruf yang salah pada pengetikan yang dilakukan di atas kertas biasa. r. Formulir atau Blanko Formulir atau blanko merupakan lembaran kertas terlepas dengan ukuran tertentu dan berupa cetakan ataupun stensilan. Bentuknya berupa uraian, garis atau ruang yang menghimpun serta menyampaikan keterangan-keterangan yang diperlukan. Formulir terdiri dari dua bagian, yakni bagian tercetak yang merupakan bagian keterangan tetap dan bagian lain yang dapat berubah sesuai dengan keterangan yang diisikan di dalam ruang¬ruang yang tersedia s. HVS (Hout Vry Schrieft) HVS merupakan jenis kertas berwarna putih, bersih, dan halus. Biasanya, kertas HVS digunakan untuk pengetikan asli surat dinas karena kertas ini tidak terlihat guratan seperti kayu. t. Kertas Tembusan Kertas tembusan merupakan kertas tipis yang khusus digunakan untuk tembusan pengetikan. Kertas tembusan ini dibuat tipis sehingga bila diperlukan tembusan dalam jumlah cukup banyak. Namun, masih bisa- didapatkan hasil ketikan yang cukup jelas di kertas bagian paling bawah. 13 2. Unsur-Unsur yang Terlibat dalam Perencanaan Peralatan/Perlengkapan Kantor Berikut adalah unsur-unsur yang terlibat dalam perencanaan sarana kantor dan sekolah. a. Kantor Agar pemenuhan peralatan/perlengkapan kantor sesuai dengan kebutuhan, maka perlu adanya beberapa unsur dan pihak yang terkait. Dalam hal ini unsur yang dilibatkan adalah Kepala Divisi, Kepala unit, Kepala TU dan Bendahara, serta urusan perlengkapan. b. Sekolah Demikian juga unsur-unsur perencanaan peralatan/perlengkapan sekolah yang perlu dilibatkan adalah Kepala sekolah, Wakil Kepala Sekolah, Guru, Kepala Tata Usaha, Bendahara, BP3, serta Komite Sekolah. 3. Syarat-Syarat Penyusunan Perencanaan Peralatan/Perlengkapan Kantor Perencanaan pengadaan peralatan/perlengkapan kantor dipandang sebagai bagian integral dari usaha peningkatan kualitas kerja. Untuk hal tersebut maka kejelasan suatu rencana dapat dilihat sebagai berikut. a. Tujuan dan sasaran yang harus dicapai serta ada penyusunan perkiraan biaya/harga keperluan pengadaan. b. Berdasarkan atas kesepakatan dan keputusan bersama dengan pihak-pihak yang terlibat dalam perencanaan. c. Jenis dan bentuk tindakan/kegiatan yang akan dilaksanakan beserta petugas pelaksana yang dibu tuhkan. d. Bahan dan peralatan yang dibutuhkan serta waktu pelaksanaan kegiatan. e. Mengikuti pedoman (standar) jenis, kuantitas dan kualitas sesuai dengan skala prioritas. f. Perencanaan harus realistis dan dapat dilaksanakan serta sesuai dengan plafon anggaran yang disediakan. g. Mengikuti prosedur yang berlaku, fleksibel, dan dapat menyesuaikan dengan keadaan, perubahan situasi, dan kondisi yang tidak disangka-sangka. h. Dapat didasarkan pada jangka pendek (1 tahun), jangka menengah (4-5 tahun), dan jangka panjang (10-15 tahun). 14 4. Prosedur. Perencanaan Peralatan/Perlengkapan Kantor Untuk perencanaan peralaian/perlengkapan kantor lembaga perkantoran dilakukan melalui beberapa tahapan sebagai berikut. a. Identifikasi dan Menganalisis Kebutuhan Kantor Identifikasi identik dengan pencatatan dan pendaftaran secara tertib dan teratur terhadap seluruh kebutuhan peralatan/perlengkapan kantor yang dapat menunjang kelancaran pe- kerjaan karyawan, baik untuk kebutuhan sekarang maupun yang akan datang. Hal-hal yang terkait dalam identifikasi dan menganalisis kebutuhan peralatan/perlengkapan kantor di kantor, di antaranya adalah sebagai berikut. 1) Adanya kebutuhan peralatan/perlengkapan kantor sesuai dengan perkembangan kantor. 2) Adanya peralatan/perlengkapan kantor yang rusak, dihapuskan, hilang atau sebab lain yang dapat dipertanggungjawabkan sehingga memerlukan penggantian. 3) Adanya kebutuhan peralatan/perlengkapan kantor yang dirasakan pada jatah perorangan jika terjadi mutasi pegawai sehingga mempengaruhi kebutuhan peralatan atau perlengkapan kantor. 4) Adanya persediaan peralatan/perlengkapan kantor untuk tahun anggaran mendatang. b. Inventarisasi Peralatan/Perlengkapan Kantor yang Ada Setelah identifikasi dan analisis kebutuhan dilakukan, selanjutnya diadakan pengurusan, penyelenggaraan,. pengaturan dan pencatatan barang-barang milik kantor ke dalam suatu daftar inventaris secara teratur menurut ketentuan yang berlaku. c. Mengadakan Seleksi Dalam tahapan mengadakan seleksi, perencanaan peralatan/perlengkapan kantor meliputi faktor-faktor sebagai berikut. 1) Menyusun Konsep Program Prinsip dalam menyusun program adalah sebagai berikut. a) Ada penanggung jawab yang memimpin pelaksanaan program. b) Ada kegiatan konkret yang dilakukan. c) Ada sasaran (target) terukur yang ingin dicapai. d) Ada batas waktu. e) Ada alokasi anggaran yang pasti untuk melaksanakan program. 15 2) Pendataan Perencanaan anggaran harus dilaksanakan dalam jangka pendek, jangka menengah, dan jangka panjang. Fungsi perencanaan penganggaran adalah untuk memutuskan rincian menurut standar yang berlaku terhadap jumlah dana yang telah ditetapkan sehingga dapat menghindari pemborosan. Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam pendataan barang di antaranya jenis barang, jumlah barang, kondisi (kualitas) barang, dan sumber anggaran. d. Prosedur yang Ditempuh Prosedur atau langkah-langkah merupakan cara yang ditempuh agar suatu kegiatan berjalan dengan lancar serta efektif dan efisien. Dalam sebuah perencanaan dalam sarana prasarana juga harus memiliki prosedur agar sebuah perencanaan itu akan berjalan dengan baik. Barang habis pakai direncanakan sebagai berikut. 1) Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana kegiatan. 2) Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang tersebut tiap bulan. 3) Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan dan selanjutnya berubah menjadi rencana tahunan. Kantor sebagai lembaga dalam hal perencanaan sarana dan prasarana hampir sama dengan sekolah. Hal itu dikarenakan kantor dan sekolah sebagai sebuah instansi yang sama¬sama membutuhkan peralatan/perlengkapan kantor. Perencanaan pengadaan barang untuk kebutuhan kantor adalah sebagai berikut. 1) Menyusun daftar sarana kantor yang disesuaikan dengan kebutuhan dan rencana kegiatan kantor tiap bulan. 2) Memperkirakan biaya untuk pengadaan barang setiap bulan. 3) Menyusun rencana pengadaan barang menjadi rencana triwulan, tengah tahunan, dan kemudian menjadi rencana tahunan. 16 LATIHAN SOAL! A. Berilah tanda silang (X) pada huruf a, b, c, d atau e pada jawaban yang paling benar! 1. Rencana kebutuhan harus dibuat untuk jangka waktu a. satu periode akuntansi b. dua dekade berjalan c. laba rugi tahun lalu d. satu tahun anggaran e. bebas dan terstruktur 2. Dalam menyusun rencana anggaran dibuat sebuah daftar yang berisi perhitungan harga pasaran yang berlaku serta harga pembelian tahun lalu sebagai perbandingan. Daftar tersebut dinamakan a. DUK b. KDU c. UDK d. KUD e. DKU 3. Apabila dana yang tersedia tidak mencukupi untuk pengadaan semua kebutuhan itu, maka langkah yang perlu dilakukan adalah a. cari pinjaman b. berhutang c. seleksi d. menunggu dana terkumpul e. subsidi silang 17 4. Berikut adalah faktor-faktor yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan peralatan/perlengkapan kantor, hecuali a. menyesuaikan antara kebutuhan peralatan/perlengkapan kantor dengan biaya yang tersedia b. mengumpulkan dan mengelola data peralatan/perlengkapan kantor c. menyediakan dan menggunakan peralatan/perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional d. melakukan penghapusan peralatan/ perlengkapan kantor sesuai dengan prosedur yang berlaku e. melibatkan semua pihak yang memahami kebutuhan organisasi b. menghindari kegagalan yang tidak diinginkan 5. Berikut adalah tujuan perencanaan peralatan/perlengkapan kantor, hecuali a. meningkatkan efektivitas b. menghindari kegagalan yang tidak diinginkan c. sebagai dasar pengawasan d. menghindari terjadinya kesalahan e. efisiensi dalam pelaksanaannya 6. Pertanyaan yang mencakup tata ruang yang disusun, tempat yang akan digunakan, tempat perhimpunan alat-alat serta perlengkapan lainnya adalah a. What b. Where c. When d. Who e. Why 7. Sebuah perencanaan akan dianggap efektif jika dalam penyusunannya melalui suatu rangkaian pertanyaan yang perlu dijawab dengan a. cukup b. kurang c. kurang memuaskan d. netral e. memuaskan 18 8. Pengadaan barang tidak bergerak meliputi pengadaan ...... a. tanah dan bangunan b. kendaraan dan ATK c. ATK dan tanah d. bangunan dan ATK e. alat-alat berat 9. Istilah yang digunakan untuk menyebut map surat memakai jepitan adalah a. folder b. ordner c. paper clip d. sneelhecter e. stamping date 10. Untuk membubuhkan tanggal yang diperlukan pada surat atau warkat lain dapat menggunakan a. steples b. bantalan cap c. stamping date d. timbangan surat e. spindle file 11. Bahan baku utama dari jepitan kertas adalah a. kertas b. kayu c. batu d. gerabah e. logam 19 12. Besarnya biaya .pengiriman surat dapat ditentukan dengan menggunakan a. Stapler remover b. Spindle file c. Hount Vry Schrieft d. Timbangan surat e. Onion skin 13. HVS merupakan jenis kertas yang memiliki warna utama yaitu a. Hitam b. Merah c. Putih d. Kuning e. Biru 14. Jenis peralatan kantor yang memiliki kemiripan dengan sneelhecter adalah a. Ordner b. Paper clip c. Folder d. Card machine e. Correction fluid 15. Pernyataan kata “How” mencakup pada pernyataan yang menyangkut faktor berikut, kecuali a. Sistem kerja b. Standar yang harus dipenuhi c. Cara pembuatan dan penyampaian laporan d. Cara menyimpan dan mengolah dokumen yang timbul sebagai akhir pelaksanaan e. Tentang pembagian tugas 20 B. Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan benar! 1. Apa yang dimaksud barang habis pakai? 2. Tuliskan jenis-jenis barang habis pakai! 3. Apa saja pertimbangan dalam memilih peralatan atau perlengkapan kantor? 4. Langkah apa saja yang di lakukan dalam perencanaan pengadaan barang atau alat kantor ? 5. Tuliskan tiga manfaat perencanaan peralatan/perlengkapan kantor! 6. Bagaimana persyaratan dalam perencanaan kebutuhan peralatan/perlengkapan kantor? 7. Apa yang di maksud dengan perencanaan peralatan atau perlengkapan kantor? 8. Tuliskan unsur-unsur yang terlibat dalam perencanaan peralatan/perlengkapan kantor! 9. Apa yang dimaksud perencanaan kebutuhan sarana prasarana? 10. Dalam menentukan kebutuhan peralatan/perlengkapan kantor diperlukan adanya?Sebutkan! 21 LEMBAR EVALUASI BAHAN AJAR BERUPA MODUL PERENCANAAN KEBUTUHAN PERALATAN/ PERLENGKAPAN KANTOR Petunjuk Pengisian Isilah tanda chek (√) pada kolom yang anda anggap sesuai dengan aspek penilaian yang ada. Kriteria penilaian: SB = Sangat Baik B = Baik K = Kurang SK = Sangat Kurang INDIKATOR BUTIR PENILAIAN ALTERNATIF PILIHAN PENILAIAN SB B K SK A. Tampilan Umum 1. Desain media sesuai dengan materi e-,modul 2. Desain media sesuai dengan konsep 3. Pengemasan mediao sesuai integrase materi e-modul 4. Desain media menarik dilihat 5. Desain media menyajikan contoh riil e-modul 6. Desain media menyajikan pemanfaatan peralatan/perlengkapan kantor 22 INDIKATOR BUTIR PENILAIAN ALTERNATIF PILIHAN PENILAIAN 1. Pemilihan warna dalam media SB B K SK B. Tampilan Khusus 2. Pemilihan media yang unik C. Tampilan Media 1. Tampilan media menarik dan mudah dibawa/ dipindahkan 2. Diberi judul/ keterangan media 3. Penyajian media mampu mengembangkan minat belajar siswa Malang, ... ......... 2020 Responden ................................... 23