Sebutkan dan jelaskan langkah-langkah penanganan peralatan kantor

Pemeliharaan dan perawatan barang kantor harus dilaksanakan secara tepat dan berkala, karena jika peralatan kantor tidak dirawat, maka barang dan alat­-alat kantor menjadi cepat rusak sehingga akan mengganggu pelaksanaan kerja.  Tentu kita tidak ingin peralatan dan perlengkapan barang rusak sebelum waktunya bukan?

Pemeliharaan dan perawatan adalah suatu kegiatan yang harus diusahakan agar barang tetap dalam keadaan baik dan siap pakai. Bagaimana kita mengatur barang-barang yang disimpan dalam gudang terhindar dari berbagai kerusakan karena hama, hilang, kadaluarsa, penyimpanan tidak teratur dan lain sebagainya.

Manfaat pemeliharaan dan perawatan adalah:

1. Barang-barang akan terpelihara dengan baik sehingga jarang terjadi kerusakan.
2. Memperpanjang umur barang (perlengkapan) sehingga tidak perlu diganti dalam waktu singkat.
3. Menghindari kehilangan karena selalu terpantau dengan baik.
4. Menghindari penyimpanan yang tidak teratur.
5. Dengan terpeliharanya barang-barang dikantor akan menghasilkan pekerjaan yang baik.

Pemeliharaan/perawatan barang dapat dilihat dari dua segi, yaitu :

1. Menurut kurun waktu

Pemeliharaan sehari-hari, yaitu pemeliharaan yang dilakukan setiap hari, dan dikerjakan oleh orang yang bertanggungjawab menggunakan barang tersebut.

Pemeliharaan berkala, yaitu dilaksanakan dalam jangka waktu tertentu, (misalnya satu bulan sekali, tiga bulan sekali) dan dikerjakan sendiri maupun meminta bantuan orang lan.

1. Menurut jenis barang

Barang bergerak, misalnya kendaraan bermotor, alat elektronik dan lain sebagainya. Pemeliharaannya dapat dilakukan setiap hari atau berkala.

Barang tidak bergerak, misalnya menutup keran air, memadamkan listrik. Pemeliharaan dapat dilakukan tiap hari dengan tujuan untuk mencegah kerusakan, dan pencegah pemborosan.

Cara Pemeliharaan dan Perawatan Barang Kantor

1. Selalu membersihkan barang-barang secara teratur, terutama setelah barang tersebut dipergunakan, selalu memisahkan barang yang rusak dan tidak rusak.
2. Selalu memperbaiki barang yang rusak
3. Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar dan teratur sesuai dengan jenis dan kode masing-masing.
4. Selalu menyimpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula dalam keadaan baik dan benar.
5. Selalu mengoperasikan/menggunakan barang-barang kantor sesuai dengan petunjuk dan aturan pakainya. (Sumber : Dari berbagai sumber).

Prosedur Pengadaan Peralatan Kantor

Pengadaan adalah setiap kegiatan yang bertujuan untuk menyediakan kebutuhan perlengkapan kantor untuk menunjang pelaksanaan pekerjaan kantor. Pengadaan dilaksanakan dengan berbagai cara sesuai dengan kebijaksanaan perusahaan dan kebutuhan masing-masing perusahaan. Faktor yang menyebabkan adanya perbedaan cara pengadaan adalah adanya perbedaan kebutuhan dan perbedaan pekerjaan kantor.       

Dalam pelaksanaanya kegiatan pengadaan harus memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
a)Mengikuti prosedur pengelolaan perbekalan.  
b)Mentukan jenis, kualitas dan kuantitas perlengkapan yang diperlukan.          
c)Menyediakan dan menggunakan perlengkapan kantor dalam kegiatan operasional.  
d)Menyediakan perbekalan sesuai dengan anggaran yang berlaku.       
e)Menyimpan dan memelihara perlengkapan.     
f)Mengumpulkan dan mengolah data perbekalan kantor.          
g)Menghapuskan perlengkapan yang sudah tidak dapat digunakan sesuai prosedur.

Langkah-langkah pengadaan peralatan kantor
Pengadaan peralatan kantor berbeda setiap instansi, perbedaan ini disebabkan beberapa hal, antara lain, budaya kantor, kebutuhan akan peralatan, tingkat kompetensi pegawai, juga perbedaan jenis usaha. Namun pada umumnya pengadaan kantor dapat dilakukan dengan cara berikut ini:   
a.Pengajuan surat permohonan ke gudang          
b.Pemeriksaan stock barang digudang oleh petugas.      
c.Jika ada barang diberikan dengan dengan bon pengelluaran.  
d.Jika tidak ada petugas memberikan nomor pada surat permohonan dari buku induk.
e.Surat diserahkan bendahara, bendahara mengecek antara permohonan dan ketersedian biaya.
f.Bendahara meminta persertujuan pimpinan.    
g.Bagian logistik melakukan pembalian dengan persetujuan pimpinan. 
h.Barang diperiksa menganai kualitas, kuantitas.           
i.Barang diserah terimakan dengan menggunakan buku sertah terima barang.  
j.Dilakukan kegiatan pencatatan, disimpan di gudang untuk didistribusikan.

Berikut ini contoh BON PERMINTAAN PERALATAN PERLENGKAPAN KANTOR

Pengadaan barang habis pakai dan tidak habis pakai  
Barang tidak habis pakai adalah barang yang dapat dipergunakan dalam jangka waktu lama, contoh barang seperti ini dalam perkantoran adalah, komputer, telepon dan peralatan atau mesin lainnya. Sedangkan barang habis pakai adalah peralatan yang sebentar masa pakainya semisal, alat tulis kantor, aneka kertas, lem dan lain sebagainya.           

Berikut ini prosedur pengadaan barang tidak habis pakai           

• Menyusun analisis dan menganalisis keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta  dengan memperhatikan barang yang masih layak pakai.
• Melakukan perkiraan biaya yang diperlukan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan.
• Menetapkan skala prioritas menurut dana,  urgensi kebutuhan dan menyusun rencana pengadaan tahunan.

Sedangkan barang habis pakai direncanakan dengan urutan sebagai berikut.

• Menyusun daftar perlengkapan yang disesuaikan dengan kebutuhan dari rencana kegiatan.
• Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang tersebut tiap bulan.
• Menyusun rencana pengadaan barang tersebut menjadi rencana triwulan dan kemudian menjadi rencana tahunan.

Selain perencanaan pengadaan peralatan kantor diatas, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan dalam pengadaan peralatan kantor, yakni sebagai berikut:       
a.  Penyimpanan       
Penyimpanan perlu diperhatikan karena dengan penyimpanan yang baik maka efisiensi dan efektifitas kerja dapat ditingkatkan. Dalam kegiatan penyimpanan harus memperhatikan:

·         Persediaan alat-alat pemelihara yang diperlukan.

·         Memenuhi syarat penyimpanan barang.         

·         Memperhatikan sifat barang yang disimpan.

·         Memperhatikan jangka waktu penyimpanan.

·           Memperhatikan tenaga yang diperlukan dan biaya yang harus dikeluarkan.

b. Pemeliharaan   
Pemeliharaan merupakan kegiatan terus menerus agar barang tetap dalam kondisi baik setiap waktu akan digunakan. Pemilharaan harus dilakukan sesuai jadwal yang telah dilaksanakan.

c. Adminstrasi perlengkapan       
Administrasi perlengkapan dimulai dengan pencatatan secara teratur tiap-tiap barang. Kegiatan pencatatan ini bertujuan untuk mendata barang perlengkapan yang dimiliki oleh suatu kantor. Selain pencaatatan atauu pendataan kegiatan administrasi perlengkapan laian adalah kegiatan penghapusan atau penyusutan.

Dengan memperhatikan ketiga hal diatas dapat membuat peralatan kantor yang dibeli menjadi lebih tahan lama karena penyimpanan yang benar, umur masa pakai barang juga semakin panjang karena pemeliharaan barang lebih terjaga, juga seluruh barang juga tercatat dengan baik karena administrasi perlengkapan dilakukan dengan baik.

Berdasarkan prosedur pengadaan peralan kantor diatas seharusnya pegawai administrasi kantor sudah dapat membeli kebutuhan peralatan untuk kantor.

Fungsi dan Perencanaan Perbekalan

Penatausahaan perbekalan dalam praktiknya dapat dilakukan bersama dengan inventasisasi barang kantor tersebut. Inventarisasi barang mempunyai kaitan dengan perbekalan dan merupakan alat penunjang fungsi logistik atau perbekalan.     

Dengan demikian inventarisasi berfungsi sebagai berikut:

1. Menyediakan data untuk merencanakan dan menentukan kebutuhan barang.
2. Memberikan informasi untuk dijadikan bahan pengarahan dalam pengadaan barang.
3. Memberikan pedoman pendistribusian barang.
4. Memberikan petunjuk dalam rangka pemeliharaan barang.
5. Menyediakan data atau informasi dalam menentukan barang rusak, barang berlebih, serta penghapusan dan pertanggungjawaban.
6. Membina katalogisasi dan standarisasi barang.
7. Mempermudah pengawasan.

Kegiatan perencanaan di bidang administrasi perlengkapan ditekankan pada perencanaan kebutuhan perlengkapan dan perencanaan biaya keseluruhan untuk melaksanakan tugas di bagian perbekalan. Dalam menyusun rencana kebutuhan hendaknya kita memperhatikan keadaan inventaris pada tahun-tahun sebelumnya, seperti adanya penambahan dan penggantian pegawai serta adanya tugas-tugas khusus yang membutuhkan perbekalan khusus.

Rencana kebutuhan hendaknya dibuat untuk jangka waktu satu tahun anggaran. Setelah rencana kebutuhan perlengkapan selesai dibuat, selanjutnya disusun perencanaan biaya yang meliputi biaya pengadaan, penyimpanan, penyaluran, penginventarisasian, dan penghapusan agar tidak ada kebutuhan yang tertinggal dalam perhitungan biaya.

Dalam menyusun rencana anggaran dibuat daftar usulan kegiatan (DUK) yang berisi perhitungan harga pasaran yang berlaku serta harga pembelian tahun lalu sebagai perbandingan. 

Cara Penanganan Peralatan/Perbekalan Kantor

Apabila kegiatan pengadaan barang telah terlakana, langkah berikutnya adalah kegiatan penyimpanan yang terdiri atas penerimaan, penyimpanan, dan pengeluaran atau penyaluran. Ketiganya tidak terpisahkan dan merupakan proses kegiatan penyimpanan yang harus dilakukan.

Tahap-tahap yang dilakukan dalam penyimpanan barang adalah sebagai berikut:    

Penerimaan Barang\

Pada prinsipnya semua kegiatan pengiriman barang harus didahului dengan pemberitahuan kepada penerima barang bahwa barang akan dikirim pada waktu, jumlah, dan spesifikasi tertentu. Pemberitahuan ini diberitahukan kepada penerima sebelum barang tiba.

Berdasarkan surat pemberitahuan dari pengirim, satuan kerja yang akan menerima barang segera mempersiapkan segala sesuatunya mengenai tempat penerimaan, tempat penyimpanan barang, panitia penerima atau pemeriksa barang, dan tata cara penerimaan. Proses penerimaan barang antata lain sebagai berikut:

1. Satuan kerja menerima barang memberntuk panitia penerima atau pemeriksa barang. Anggota panitia minimal berjumlah tiga orang. Apabila barang yang akan diterima bersifat teknis, anggota panitia sebaiknya ada yang ahli dalam bidang yang sesuai dengan jenis barang yang diterima. Apabila anggota yang ahli sulit dicari, barang tersebut hendaknya dapat diterima setelah diadakan ujicoba.
2. Apabila barang telah tiba, anggota panitia segera melaksanakan penerimaan dan pemeriksaan barang, baik pemeriksaan administratif, seperti pemeriksaan faktur yang berisi data barang secara kualitatiff dan kuantitatif maupun pemeriksaan fisik.
3. Berdasarkan hasil pemeriksaan, panitia membuat berita acara pemeriksaan. Berita acara tesebut berisi, antara lain sebagai berikut.

·         Nomor berita acara

·         Hari, tanggal, dan tempat pembuatan berita acara

·         Nama anggota panitia pemeriksa

·         Nama, jabatan, dan alamat yang menyerahkan

·         Dasar penerimaan, yaitu surat pengantar, faktur dan invoice bernomor

·         Hasil pemeriksaan tentang kondisi baran gdengan keterangan antara lain, baik, kurang, hilang      

·         Tanda tangan anggota panitia dan yang menyerahkan

·         Pihak yang mengetahui, misalnya kepala satuan kerja.

4.      Apabila volumen dan jumlah barang yang diterima banyak dan tidak dapat ditulis dalam lembaran berita acara, informasi dalam berita acara dapat dituliskan di lembaran tambahan sebagai lampiran yang berisi perincian atau spesifikasi barang, misalnya dalam formulir yang isinya, antara lain sebagai berikut:           

·         Peralatan mesin, misalnya nomor urut, nama barang, merek atau tipe, kapasitas, tahun pembuatan, nomor mesin, nomor seri, pabrik pembuat, harga, nomor kontrak, nomor faktur, serta kondisi barang.           

·         Bukan peralatan mesin, misalnya nomor urut, nomor kode barang, nama barang, uraian, satuan, jumlah barang, harga satuan, harga seluruhnya, nomor kontrak atau SPK, dan nomor faktur atau invoice.

1. Berita acara dibuat dalam jumlah rangkap secukupnya dan didistribusikan kepada pihak-pihak sebagai berikut.           

·         Satu berkas kepada atasan dan satuan kerja fungsional lainnya yang relevan

·         Satu berkas laporan kepada pengirim barang 

·         Satu berkas untuk urusan penyimpanan

·         Satu berkas untuk bagian tata usaha

1. Semua dokumen yang meliputi faktur dan berita acara serta barang, diserahkan oleh panitia kepada bendaharawan atau kepala gudang.

Penyimpanan Barang

Berdasarkan tembusan berita acara penerimaan dan pemeriksaan, bagian penyimpanan segera melaksanakan pengecekan terhadap barang yang akan disimpan. Barang yang akan disimpan dapat dikelompokkan sebagai berikut.

1. Disimpan sebagai barang sediaan
2. Disimpan dalam proses pemakaian
3. Disimpan kemudian disalurkan lagi ke satuan kerja lain atau pemakai berdasarkan ketentuan pengirim atau ketentuan menurut kebijaksanaan pimpinan.
4. Disimpan sementara tanpa pembongkaran kemudian diteruskan ke alamat yang tercantum pada etiket atau label peti kemasan dengan keterangan transit atau penyimpanan sementara.

Bagian penyimpanan hendaknya sudah mengetahui dan menetapkan di mana barang-barang akan diletakkan pada tempat penyimpanan. Penataan dapat mempertimbangkan keadaan berikut.

1. Barang yang cepat keluar hendaknya diletakkan di lokasi gedung yang berdekatan dengan pintu keluar.
2. Barang yang paling lambat dikeluarkan hendaknya diletakkan pada lokasi bagian dalam.
3. Barang yang disimpan untuk sediaan atau langsung dipergunakan dalam pemakaian sehari-hari hendaknya diatur pada lokasi tertentu.
4. Semua barang yang disimpan, baik untuk jangka waktu yang lama maupun sementara hendaknya dicatat dalam buku penerimaan, kartu barang, dan kartu atau stock. Pencatatan sangat bermanfaat terutama untuk memantau barang yang masih harus disalurkan ke tempat lain. Data pada catatan juga berguna untuk mencocokan apakah barang yang telah dikirim telah sesuai karena jika terjadi kehilangan atau kekurangan dalam proses penyaluran, dapat digunakan untuk mengecek di gudang transit atau satuan kerja pengiriman terakhir.
5. Pencatatan barang pada buku barang atau buku penerimaan memuat informasi sebagai berikut.

·         Nomor urut yang dibuat secara kronologis

·         Nama dan alamat pengirim

·         Tanggal penerimaan

·         Nomor dan tanggal bukti atau dokumen pengiriman

·         Nama dan uraian barang meliputi merek, tipe, dan ukurannya.

·         Satuan dalam buah atau unit. 

·         Jumlah barang

·         Harga satuan dan jumlah barng

·         Keterangan

1. Pencatatan barang pada kartu barang yang dilakukan pada setiap jenis barang. Kartu barang memuat kolom isian sebagai berikut.  

·         Nama barang  

·         Kode barang

·         Satuan barang

·         Sediaan barang minimum

·         Sediaan barang maksimum

·         Tanggal barang diterima atau dikeluarkan

·         Nomor bukti atau dokumen penerimaan dan pengeluaran barang

·         Jumlah barang yang diterima dan dikeluarkan

·         Sisa barang

·         Paraf petugas atau pejabat penyimpan barang

·         Keterangan

Setiap barang yang keluar atau masuk terlebih dahulu dicatat pada kartu dan diberi paraf sehingga sediaan barang di gudang atau tempat penyimpanan lainnya dapat diketahui setiap saat. Kartu barang diletakkan di tempat penyimpanan barang yang bersangkutan. Kartu barang harus selalu berada di tempatnya dan jika sudah penuh diganti dengan kartu baru dan diberi nomor urut.     

Secara berkala kartu yang sudah diganti dengan kartu baru disimpan sebagai arsip. Apabila ada ketidaksesuaian, harus segera dilaporkan kepada bendaharawan barang atau kepala gudang.

1. Pencatatan pada buku sediaan (stock) yang dapat dilakukan sebagai berikut

·         Buku sediaan berada di bagian tata usaha dan merupakan dokumen pencatatan barang sediaan    

·         Buku sediaan merupakan sumber data yang berfungsi sebagai berikut:        
a. Pertanggungjawaban          
b. Pengendalian informasi      
c. Informasi sediaan yang sesuai dengan fisiknya

·         Buku sediaan diisi pada waktu diterimanya bon permintaan dan bon pengeluaran barang.

1. Pengadaan buku katalog. Buku katalog merupakan dokumen pencatatan yang didalamnya berisi kode setiap barang dalam gudang. Pada setiap kartu dan buku barang tercantum nomor kode dalam katalog tersebut.
2. Setiapgudang dilengkapi dengan denah lokasi barang yang dapat menunjukkan secara tepat dan cepat barang sediaan tertentu.

Pengeluaran Barang

Setiap pengeluaran barang harus berdasarkan surat pesanan atau bon permintaan atau surat perintah pengeluaran dari atasan. Setiap pengeluaran harus diketahui bendaharawan barang, kepala gudang, atau atasan.

Pengeluaran barang meliputi pengeluaran untuk gudang lain, pemakai, penghapusan, perbaikan, dan peminjaman. Pengeluaran untuk gudang atau tempat penyimpanan lain dalam lingkungan satuan kerja atau antarsatuan kerja meliputi pengeluaran atas permintaan, pengeluaran atas perintah atasan, pengeluaran untuk mencukupi kekurangan, dan pengeluaran untuk dikembalikan ke asal barang karena kesalahan mengirim.

Pengeluaran barang harus dicatat pada buku pengeluaran. Setiap barang yang dikeluarkan atau diserahkan harus disertai berita acara atau pengeluaran lainnya, seperti faktur dan bon yang ditandatangani penerima barang dan yang menyerahkan barang. 

Setia barang yang dikeluarkan harus dicatat pada kartu barang atau mutasi barang agar secara cepat dapat diketahui sisa barang yang ada dalam gudang atau tempat penyimpanan lainnya.

Pemeliharaan dan Perawatan Barang

Pemeliharaan dan perawatan barang kantor mutlak harus dilaksanakan, karena kalau tidak akan mengakibatkan barang menjadi cepat rusak sehingga akan mengganggu pelaksanaan kerja. Tentu kita tidak ingin peralatan dan perlengkapan barang rusak sebelum waktunya bukan?.

Pemeliharaan dan perawatan adalah suatu kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang tetap dalam keadaan baik dan siap pakai. Bagaimana kita mengatur barang-barang yang disimpan dalam gudang terhindar dari berbagai kerusakan karena hama, hilang, kadaluarsa, penyimpanan tidak teratur dan lain sebagainya.        

Manfaat pemeliharaan dan perawatan adalah:           

1. Barang-barang akan terpelihara dengan baik sehingga jarang terjadi kerusakan.
2. Memperpanjang umur barang (perlengkapan) sehingga tidak perlu diganti dalam waktu singkat.
3. Menghindari kehilangan karena selalu terpantau dengan baik.
4. Menghindari penyimpanan yang tidak teratur.
5. Dengan terpeliharanya akan menghasilkan pekerjaan yang baik.

Macam-Macam Pemeliharaan atau Perawatan

Bermacam jenis pemeliharaan/perawatan barang dapat dilihat dari dua segi.

1. Menurut kurun waktu

·         Pemeliharaan sehari-hari, yaitu pemeliharaan yang dilakukan setiap hari, dan dikerjakan oleh orang yang bertanggungjawab menggunakan barang tersebut.

·         Pemeliharaan berkala, yaitu dilaksanakan dalam jangka waktu tertentu, (misalnya satu bulan sekali, tiga bulan sekali) dan dikerjakan sendiri maupun meminta bantuan orang lan.

2. Menurut jenis barang

·         Barang bergerak, misalnya kendaraan bermotor, alat elektronik dan lain sebagainya. Pemeliharaannya dapat dilakukan setiap hari atau berkala.

·         Barang tidak bergerak, misalnya menutup keran air, memadamkan listrik. Pemeliharaan dapat dilakukan tiap hari dengan tujuan untuk mencegah kerusakan, dan pencegah pemborosan.

Agar pemeliharaan dan perawatan dapat dilakukan dengan baik, perlu ditunjang oleh alat-alat perlengkapan pemeliharaan itu sendiri. Misalnya disediakan:

• Map
• Filling cabinet
• Ordner
• Rak besi
• Lemari barang
• Penghisap debu
• Lap atau kemoceng
• Kamper
• Oli dan Minyak
• Obat serangga
• Sapu
• Kapur barus
• Kantong plastik
• Sarung tangan
• Masker dan lain-lain.

Untuk mencegah hama, perlu diadakan penyemprotan dan pada waktu tertentu perlu disediakan kamper. Untuk alat-alat kantor, misalnya mesin-mesin, alat laboratorium, dijaga agar bebas dari debu. Untuk mencegah kebakaran, perlu diadakan alat pemadam kebakaran, tidak menyimpan bahan-bahan bakar, dilarang merokok dan lain sebagainya.

Cara Pemeliharaan dan Perawatan Barang Kantor

• Selalu membersihkan barang-barang secara teratur, terutama setelah barang tersebut dipergunakan, selalu memisahkan barang yang rusak dan tidak rusak.
• Selalu memperbaiki barang yang rusak
• Memperhatikan cara penyimpanan barang yang baik, benar dan teratur sesuai dengan jenis dan kode masing-masing.
• Selalu menyimpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula dalam keadaan baik dan benar.
• Selalu mengoperasikan/menggunakan barang-barang kantor sesuai dengan petunjuk dan aturan pakainya.

Langkah langkah penanganan peralatan kantor adalah?

Langkah langkah untuk menangani masalah peralatan perbekalan kantor yang dilakukan pada suatu bagian kantor adalah a?

Langkah langkah perencanaan pengadaan barang atau alat?

Apa yang anda ketahui tentang peralatan kantor?