Melaksanakan segala sesuatu yang berhubungan dengan pelaksanaan di lapangan merupakan tugas dari

Dalam suatu kegiana pameran, tidak akan dapat dilaksanakan oleh satu orang sehingga diperluan adanya sebuah kelompok kerja, dimulai dari merencanakan, mempersiapkan, mengelola, melaksanakan serta mengevaluasi pameran, dan untuk selanjudnya disebut sebagai organisasi kepanitiaan pameran.

Kepanitiaan merupakan salah satu badan atau sekumpulan orang yang bekerja sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu. Dalam suatu kepanitiaan, bagian yang satu dengan bagian yang lainnya saling berkaitan dan tidak dapat dipisahkan sebab apabila salah satu bagian tidak dapat berfungsi, maka akan memengaruhi bagian yang lainnya.

Secara umum, kepanitiaan suatu kegiaan dibagi menjadi 2 bagian yaitu :

• Panitia Pengarah / Steering Committee.

  Pengarah yaitu panitia yang bertugas memberikan arahan nasihat, dan petunjuk kepada panitia pelaksana dalam menjalankan tugasnya.

• Panitia Pelaksana / Organizing Committee.

  Pelaksana yaitu panitian yang bertugas melaksanakan segala sesuatu yang berhubungan dengan teknis pelaksanaan dan bertanggung jawab atas kegiatan yang telah direncanakan dari awal hingga akhir.

Adapun tugas dan tanggung jawab dari masing-masing panitia dapat dijabarkan sebagai berikut :

a. Pelindung/penanggung jawab pameran.

• Penanggung jawab kegiatan, memberikan nasihat/saran dan pencerahan masalah di lapangan baik kepada pembina/pembimbing ataupun langsung kepada panitia pelaksana pameran.

• Membimbing/memberi masukan atau saran kepada panitia 
• Bertanggung jawab pula terhadap keberhasilan pameran.

• Mengordinasi kerja seluruh panitia kerja termasuk sekretaris dan juga bendahara.
• Mengetahui dan menandatangani surat-surat dan kesekretariatan.
• Bertanggung jawab atas keberhasilan pameran.

• Menyusun dan menyiapkan proposal
• Menyiapkan surat-surat keluar
• Menyiapkan surat masuk dan surat keluar
• Menyiapakan surat-surat izin
• Menangani urusan kedalam
• Menyiapkan surat-surat untuk panitia 

• Mencatat dan menyimpan uang masuk
• Mengeluarkan uang belanja sesuai dengan prosedur
• Membuat administrasi keuangan
• membuat laporan keuangan

• Mengoordinasi para pendukung acara
• Menyiapkan susunan acara
• Bertanggung jawab atas kelancara acara.

• Menyediakan surat izin pameran
• Membuat poster, katalog, spanduk, dan lainnya
• Menghubungi pihak-pihak terkait yang perlu diundang
• Menginformasikan kepada masyarakat luas

• Menyusun daftar menu
• Menyediakan konsumsi pada saat latihan, pelaksanaan hingga evaluasi
• Menyediakan konsumsi untuk tamu undangan
• Bertanggung jawab untuk urusna konsumsi.

• Mendokumentasikan seluruh kegaitan pameran.

Rencana kerja adalah rencana kegiatan yang akan dilaksanakan dari awal hingga akhir dalam kegaitan pameran. Rencana kerja diperlukan dan disusun dengan maksud agar semua kegiatan dan langkah kerja panitia terprogram dengan baik dan tidak ada sesuatu hal yang terlewatkan. Rencana kerja ini tertuang dalam suatu rumusan yang disebut dengan Proposal.

Proposal adalah rencana kerja yang disusun secara sitematis dan terinci untuk suatu kegiatan yang bersifat formal. Proposal adalah suatu usulsan kegiatan yang perlu dukungan atau persetujuan dari pihak lain. Proposal adalah suatu bentuk rancangan kegiatan yang dibuat dalam bentuk formal dan standar. Proposal ini disusun oleh ketua pelaksana, wakil ketua, sekretaris dan juga oleh bendahara kegiatan, yang disusun berdasarkan pertimbangan, arahan, ataupun petunjuk dari pembina.

Jadwal kerja adalah urutan kegiaan yagn berhubungan dengan waktu pelaksanaan dari suatu rencana kegiatan. Jadwal kegiatan dibuat setelah rencana kerja dari setiap seksi terkumpul. Jadwal kerja tersebut disusun oleh sekretaris yang mengacu pada konsep ketua panitia, dan hendaknya ditulis dan dipasang di ruang panitia agar mudah diketahui, difahami, dan dilaksanakan oleh seluruh panitia. 

Perencanaan yang bagus/baik harus sesuai dengan kriteria berikut :

• Materi pameran
• Kelengakapan pameran
• Tempat penyelenggaraan pameran
• Publikasi kegiatan pemeran
• Waktu penyelenggaraan pameran
• Dekorasi lokasi pameran
• Anggaran kegaitan pameran
• Kepanitiaan pameran.

Demikian penjelasan tentang Perencanaan Pameran tersebut diatas, semoga bermanfaat untuk anda sekalian dan terimakasih.

Sumber : KEMENDIKBUD-RI_Jakarta,2018

Kontributor Naskah : Milasari dkk.

Penerbit : Pusat Kurikulum dan Perbukuan, Balitbang, Kemendikbud