Jelaskan apa saja jenis jenis otomatisasi perkantoran?

Dengan adanya komputer sangat memudahkan pekerjaan orang-orang kantor. Orang kantoran sangat dibantu oleh teknologi komputerisasi dalam mengerjakan tugasnya, sehingga hasilnya lebih terstruktur dan menjadi sesuai dengan mekanisme yang ada. Dalam pengerjaan tugas kantor yang menggunakan komputer tersebut, tentu banyak sekali aplikasi yang digunakan. Beraneka ragam aplikasi yang ada ditentukan oleh kebutuhan masing-masing pengguna. Berikut ini 10 aplikasi yang berhubungan dengan otomatisasi perkantoran yang bisa digunakan:

1. Aplikasi Word Proessing (Pengelolah Kata)

Aplikasi word processing (pengelolah kata ) merupakan peralatan elektronik yang digunakan untuk mengerjakan banyak tugas yang secara otomatis dengan membuat dokumen ketik maupun cetak.

Aplikasi pengelolah kata memberikan kemudahan dan solusi kepada manajer yang berhubungan dengan komunikasi tertulis kepada orang lain secara efektif. Dengan adanya aplikasi word processing ini dapat dengan mudah membuat dokumen yang diketik, dicetak atapun sebagai dokumen yang dikirim via email.

Aplikasi pengelolah kata banyak ragamnya, tapi untuk perkantoran paling sering menggunakan Mocrosoft Office pada sub bagian MS. Word. Memang aplikasi ini berbayar, namun saat ini aplikasi ini bisa didapatkan secara gratis pada saat membeli komputer atau laptop baru. Banyak juga link download yang didapatkan melalui internet yang bisa diinstall secara gratis. Adapun aplikasi gratis lainnya yang dapat digunakan adalah Libre, sebagai alternatif lain dalam mengelolah kata.

2. Electronic Mail (Surat Elektronik)

Elektronik mail ataupun surat elektronik sering disebut dengan E-mail. E-mail telah menggantikan pengiriman surat secara manual dan dengan e-mail pengiriman file dapat dilakukan dengan cepat. E-mail menggunakan terminal komputer dan alat penyimpanan dalam mengirimkan data/file kepada para pengguna. Para pengguna dengan mudah melakukan pengiriman, penyimpanan dan penerimaan pesan melalui e-mail tersebut.

Saat ini jenis e-mail yang banyak digunakan adalah Gmail yang dimiliki oleh perusahaan Google. Tapi ada juga yang masih menggunakan jenis lain yaitu Ymail yang dimiliki oleh perusahaan Yahoo. Jenis email lainnya juga ada, namun jenis e-mail yang terbaiklah yang digunakan banyak orang.

3. Voice Mail (Pesan Suara)

Voice mail merupakan pesan suara yang direkam atau disimpan secara digital yang dikirimkan kepada orang lain. Dengan voice mail ini tidak perlu repot-repot untuk mengetik teks pesan, seperti E-mail.

4. Electronic Calendaring (Kalender Elektronik)

Kalender elektronik digunakan untuk menyusun acara yang ditetapkan oleh manajer. Dengan adanya kalender elektronik, maka jadwal yang ada menjadi terorganisir dengan baik. Fungsinya bukan sebagai media komunikasi, melainkan sebagai penyusun atau informasi terjadinya komunikasi. Dengan adanya kalender elektronik tersebut, manajer ataupun sekretaris akan mudah memasukkan jadwal meeting dan mengedit atau merubah jadwal tersebut.

5. Audio Conferencing (Konferensi Audio)

Konferensi audio merupakan komunikasi secara audio yang menggunakan alat komunikasi suara oleh orang-orang yang berjauhan secara geografis. Alat yang digunakan cukup telepon atau handphone sudah bisa melakukan konferensi. Tapi dengan perkembangannya, komputer atau laptop saat ini banyak digunakan dalam melakukan konferensi tersebut. Dan sudah banyak aplikasi-aplikasi yang sesuai untuk digunakan sebagai konferensi audio, misalnya melalui Whatsapp atau Telegram.

Keuntungan dari konferensi audio, diantaranya adalah:
1. Peralatan yang digunakan untuk konfrensi tergolong standar
2. Orang lebih nyaman bila berbicara dengan telepon atau handphone
3. Konfrensi dapat dilakukan secara dadakan

6. Video Conferencing (Konferensi Video)

Biasanya konferensi video menggunakan media televisi yang menghubungkan beberapa orang untuk melakukan konferensi dari jarak jauh. Peralatan tersebut menggabungkan audio dan video. Majunya aplikasi, saat ini konferensi video dapat dilakukan dengan komputer/handphone di aplikasi yang tersedia, misalnya Skype.

7. Facsimile Transmission (Fax)

Fax kepanjangannya adalah Facsimile transmission, yang merupakan peralatan khusus yang digunakan untuk membaca citra dokumen pada satu ujung saluran komunikasi dan membuat duplikat pada ujung lainnya. Fax menggunakan saluran telepon biasa sebagai saluran komunikasinya. Fax telah berperan sebagai solusi dalam menyebarkan dokumen tanpa hambatan letak geografis dan secara mudah dapat dikirimkan.

Pengoperasian fax sangat mudah, melalui jalur telepon yang difungsikan sebagai channelnya dapat mengirimkan fotocopy dokumen yang dikirimkan.

8. Slide Presentase

Presentasi slide biasanya menggunakan aplikasi MS. Powe Point. Aplikasi tersebut dapat menampilkan materi berupa teks, gambar, audio, bahkan video dalam bentuk slide. Aplikasi ini sangat efektif untuk mempresentasikan materi-materi yang baru atau bisnis baru.

9. Image Storage and Retrieval

Aplikasi ini diperlukan oleh perusahaan yang memiliki volume dokumen yang banyak, supaya dapat kembali dilihat di dalam sebuah file penyimpanan secara digital. Perubahan dokumen fisik ke sebuah file bisa melakukan scanner, yang hasilnya disimpan dalam komputer dengan kapasitas penyimpanan yang besar atau bisa juga disimpan secara online di web perusahaan.

Dengan adanya file dokumen tersebut, jika sewaktu-waktu diperlukan untuk di print, maka akan dengan mudah dipanggil kembali. Atau aplikasi tersebut mempermudah mengecek histori yang ada dalam dokumen.

10. Aplikasi Pengelolah Angka

Adanya aplikasi pengelolah angka menjadikan pekerjaan kantor yang berhubungan dengan perhitungan keuangan menjadi mudah dan akurat. Aplikasi ini mencegah kesalahan-kesalahan yang terjadi dalam pembuatan laporan keuangan.

Banyak jenis aplikasi angka yang bisa digunakan, diantaranya; MS. Excel, yang merupakan bagian dari MS. Office atau MYOB jika khusus pelaporan keuangan.

Baca juga: 4 Dampak Otomatisasi Perkantoran

Pencarian Berdasarkan Kata Kunci

Apa saja yang termasuk jenis jenis otomatisasi perkantoran?

4 Apa saja fungsi otomasi kantor dalam suatu organisasi dan sebutkan manfaatnya?

Jelaskan singkat apa yang dimaksud dengan otomatisasi perkantoran?

Apa itu Otomatisasi Perkantoran dan contohnya?