Dibawah ini termasuk 5 orang yang berencana membatalkan pemberkatan itu kecuali

33.3.1

Presidensi pasak

Presiden pasak mengawasi penyimpanan catatan pasak. Dia boleh menugasi penasihat dan juru tulisnya untuk melakukan banyak dari pekerjaan ini di bawah arahannya. Dia memastikan bahwa mereka mengikuti kebijakan dan prosedur Gereja dalam memenuhi tanggung jawab mereka.

33.3.2

Juru Tulis Pasak

Setiap pasak hendaknya memiliki juru tulis pasak yang memenuhi syarat dan berfungsi dengan baik. Dia dipanggil dan ditetapkan oleh presiden pasak. Dia hendaknya memegang Imamat Melkisedek dan layak untuk memiliki rekomendasi bait suci. Dia adalah anggota dewan pasak dan menghadiri pertemuan dewan tinggi. Dia bukanlah anggota kuorum imam tinggi.

Juru tulis pasak dilatih oleh presidensi pasak dan bekerja di bawah arahan mereka. Presiden pasak boleh menugasi dia tanggung jawab seperti yang diuraikan di bagian ini. Asisten juru tulis pasak boleh dipanggil untuk membantu (lihat 33.3.3).

33.3.3

Asisten Juru Tulis Pasak

Presiden pasak atau seorang penasihat yang ditugasi boleh memanggil dan menetapkan asisten juru tulis pasak sewaktu diperlukan. Asisten juru tulis pasak hendaknya pemegang Imamat Melkisedek yang layak memiliki rekomendasi bait suci. Mereka bekerja di bawah arahan presidensi pasak dan juru tulis pasak.

Jika diperlukan, satu asisten juru tulis pasak boleh dipanggil untuk masing-masing jabatan berikut:

• Asisten juru tulis pasak

• Asisten juru tulis pasak—keuangan (lihat bab 34)

• Asisten juru tulis pasak—keanggotaan (lihat 33.5 dan 33.6)

Presidensi pasak juga boleh menugasi seorang asisten juru tulis pasak untuk mengumpulkan catatan sejarah (lihat 33.7).

Presidensi pasak boleh menugasi asisten juru tulis pasak agar menjadi familier dengan materi-materi sumber daya Gereja dan mengetahui cara memesannya dari Layanan Distribusi Gereja. Juru tulis ini mengoordinasikan upaya untuk menolong para anggota pasak agar mendapatkan informasi tentang materi-materi ini dan mengetahui cara mendapatkannya.

33.4.1

Keuskupan

Uskup mengawasi penyimpanan catatan lingkungan. Dia boleh menugasi penasihat dan juru tulisnya untuk melakukan banyak dari pekerjaan ini di bawah arahannya. Dia memastikan bahwa juru tulis dan pemimpin kuorum dan organisasi lingkungan diajari tanggung jawab mereka mengenai penyimpanan catatan. Dia juga memastikan bahwa mereka mengikuti kebijakan dan prosedur Gereja dalam memenuhi tanggung jawab ini.

33.4.2

Juru Tulis Lingkungan

Setiap lingkungan hendaknya memiliki seorang juru tulis lingkungan yang memenuhi syarat dan berfungsi dengan baik. Dia direkomendasikan oleh keuskupan dan dipanggil serta ditetapkan oleh seorang anggota presidensi pasak. Dia hendaknya memegang Imamat Melkisedek dan layak untuk memiliki rekomendasi bait suci.

Juru tulis lingkungan dilatih oleh keuskupan dan oleh juru tulis pasak. Dia bekerja di bawah arahan keuskupan. Uskup boleh menugasi dia tanggung jawab seperti yang diuraikan di bagian ini. Asisten juru tulis lingkungan boleh dipanggil untuk membantu (lihat 33.4.3).

Untuk tanggung jawab tambahan juru tulis lingkungan, lihat 7.6.4.

33.4.3

Asisten Juru Tulis Lingkungan

Asisten juru tulis lingkungan boleh dipanggil sewaktu diperlukan. Mereka direkomendasikan oleh keuskupan dan dipanggil serta ditetapkan oleh seorang anggota presidensi pasak atau seorang anggota dewan tinggi yang ditugasi. Anggota pria ini hendaknya pemegang imamat yang layak memiliki rekomendasi bait suci. Jika seorang asisten juru tulis lingkungan ditugasi dengan keuangan, dia hendaknya memegang Imamat Melkisedek. Asisten juru tulis lingkungan bekerja di bawah bimbingan keuskupan dan juru tulis lingkungan.

Jika diperlukan, satu asisten juru tulis lingkungan boleh dipanggil untuk masing-masing jabatan berikut:

• Asisten juru tulis lingkungan

• Asisten juru tulis lingkungan—keuangan (lihat bab 34)

• Asisten juru tulis lingkungan—keanggotaan (lihat 33.5 dan 33.6)

Keuskupan juga boleh menugasi asisten juru tulis lingkungan untuk mengumpulkan catatan sejarah (lihat 33.7) dan menjadi familier dengan materi sumber daya Gereja dan mengetahui cara memesannya dari Layanan Distribusi Gereja. Juru tulis ini mengoordinasikan upaya untuk menolong para anggota lingkungan agar terinformasi tentang materi-materi ini dan mengetahui cara mendapatkannya.

33.4.4

Pemimpin Imamat dan Organisasi

Para pemimpin imamat dan organisasi mengawasi penyimpanan catatan dalam organisasi mereka. Mereka boleh menugasi sekretaris untuk melakukan banyak dari pekerjaan ini di bawah arahan mereka. Mereka bertemu secara reguler dengan sekretaris untuk memastikan bahwa catatan akurat, lengkap, dan tepat waktu.

33.5.1

Komponen Laporan

33.5.2

Daftar Keanggotaan

Daftar keanggotaan dihasilkan oleh komputer lingkungan atau oleh kantor area. Daftar ini menyediakan informasi tambahan penting untuk laporan mengenai peran serta anggota. Itu menolong para pemimpin mengidentifikasi para anggota yang cukup usia untuk tata cara, remaja putra yang berada dalam usia misionaris, pria yang memegang Imamat Melkisedek, anggota yang telah menerima pemberkahan, dan remaja yang perlu dijadwalkan untuk wawancara keuskupan. Pemimpin kuorum dan organisasi hendaknya memiliki akses ke daftar mengenai mereka yang termasuk dalam kuorum atau organisasi mereka.

33.5.3

Menggunakan Informasi

Setiap angka dan statistik dalam sebuah laporan mewakili anggota individu yang memiliki kebutuhan unik. Para pemimpin hendaknya mengupayakan arahan dari Tuhan sewaktu mereka mempertimbangkan siapa yang mungkin membutuhkan bantuan mereka dan bantuan apa yang perlu disediakan.

Informasi dari laporan ini khususnya sangat penting bagi keuskupan dan dewan lingkungan untuk digunakan dalam mengamati kemajuan para anggota lingkungan dan memutuskan cara memberkati dan memperkuat mereka. Misalnya, laporan ini juga dapat membantu para pemimpin menentukan siapa orang insaf dewasa yang tidak menghadiri pertemuan imamat atau Lembaga Pertolongan selama bulan berjalan.

Persentase dalam laporan peran serta boleh digunakan untuk memperlihatkan kecenderungan, misalnya apakah kegiatan meningkat atau menurun. Namun, persentase hendaknya tidak digunakan untuk membandingkan satu lingkungan dengan yang lain, satu kuorum dengan yang lain, atau satu orang dengan yang lain. Keadaan lingkungan dan individu adalah unik.

33.6.1

Nama yang Digunakan dalam Catatan Gereja

Nama lengkap yang sah dari seseorang, sebagaimana didefinisikan oleh undang-undang atau kebiasaan setempat, hendaknya digunakan pada catatan keanggotaan dan sertifikat tata cara.

33.6.2

Anggota Tercatat

Untuk tujuan statistik dan pelaporan, individu-individu berikut adalah para anggota tercatat. Mereka masing-masing hendaknya memiliki catatan keanggotaan:

• Mereka yang telah dibaptis dan dikukuhkan.

• Mereka yang berusia di bawah 9 tahun yang telah diberkati tetapi belum dibaptis.

• Mereka yang tidak dapat bertanggung jawab karena disabilitas intelektual, terlepas dari berapa usianya.

• Anak-anak di bawah 8 tahun yang belum diberkati ketika (1) setidaknya satu orangtua atau satu kakek/nenek adalah anggota Gereja dan (2) kedua orangtua memberikan izin untuk dibuatkannya catatan. Ini termasuk anak-anak dari orang insaf. (Jika satu orangtua tidak memiliki hak asuh sah terhadap anak, izin dari orangtua yang memiliki hak asuh adalah cukup.)

Seseorang berusia 9 tahun atau lebih yang memiliki catatan keanggotaan tetapi belum dibaptiskan dan dikukuhkan tidaklah dianggap seorang anggota tercatat. Namun, lingkungan di mana orang itu tinggal menyimpan catatan keanggotaan tersebut hingga orang tersebut berusia.18 tahun. Pada saat itu, jika orang tersebut memilih untuk tidak dibaptis meskipun telah diberi setiap kesempatan, uskup, dengan izin dari presiden pasak, membatalkan catatan keanggotaan.

Catatan tidak dibatalkan bagi mereka yang belum dibaptis karena disabilitas intelektual kecuali diminta oleh orang tersebut atau wali yang sah, termasuk orangtua.

33.6.3

Catatan Anggota Lingkungan yang Baru

Juru tulis lingkungan atau seorang asisten juru tulis bertemu dengan para anggota lingkungan yang baru segera setelah catatan keanggotaan mereka tiba untuk meninjau Ringkasan Tata Cara Individu untuk akurasi.

Untuk petunjuk tentang memperkenalkan para anggota baru setelah catatan mereka diterima atau setelah mereka dibaptis dan dikukuhkan, lihat 29.2.1.1,.

33.6.4

Catatan Anggota yang Pindah atau Untuk Sementara Jauh dari Rumah

Para pemimpin lingkungan, brother pemberi pelayanan, sister pemberi pelayanan, atau juru tulis mendapatkan alamat terusan anggota segera setelah mereka mengetahui bahwa anggota tersebut bermaksud untuk pindah. Para pemimpin lingkungan yang baru hendaknya menghubungi para anggota sesegera mungkin setelah mereka pindah ke sana.

Jika, setelah upaya yang cukup, juru tulis tidak dapat menemukan ke mana anggota telah pindah, dia mendapatkan persetujuan dari uskup untuk mengirimkan catatan keanggotaan ke kantor pusat Gereja atau kantor area, di mana usaha untuk menemukan anggota tersebut akan berlanjut.

Ketika seseorang pindah dari sebuah lingkungan lebih dari tiga bulan, seorang juru tulis memindahkan catatan keanggotaan ke lingkungan yang baru. Sebagai pengecualian, catatan tidak dipindahkan jika anggota bermaksud untuk kembali setelah pergi untuk tujuan pekerjaan sementara atau musiman yang mungkin berlangsung lebih dari tiga bulan.

Ketika seseorang pindah dari lingkungan selama kurang dari tiga bulan dan berencana untuk kembali, catatan keanggotaannya disimpan di lingkungan asal. Lingkungan asal juga menyimpan catatan keuangan anggota itu.

Jika para pemimpin tidak pasti mengenai di mana catatan keanggotaan hendaknya disimpan (misalnya untuk seorang anggota yang berada di penjara), mereka memastikan catatan keanggotaan tersebut disimpan di lingkungan yang dapat paling baik memenuhi kebutuhan orang tersebut.

33.6.5

Catatan Anggota yang Melayani di Luar Lingkungan Asal Mereka

33.6.6

Catatan Dewasa Lajang Muda

Lihat 14.6.6.

33.6.7

Catatan Anggota yang Tinggal di Rumah Sakit atau Panti Wreda

Catatan para anggota yang tinggal di rumah sakit atau panti wreda bagi yang berusia lanjut dan lemah hendaknya berada di lingkungan yang dapat paling baik melayani mereka. Dalam banyak kasus ini adalah lingkungan di mana rumah sakit atau panti wreda tersebut berlokasi. Pemimpin lingkungan memastikan para anggota ini menerima sepenuhnya program Gereja sejauh memungkinkan.

33.6.8

Catatan Anggota dalam Dinas Militer

Ketika seorang anggota masuk dinas militer untuk pelatihan, catatan keanggotaan disimpan di lingkungan asal sampai anggota tersebut ditugaskan ke pos penugasan yang lebih berjangka panjang. Pada saat itu anggota tersebut hendaknya menghubungi lingkungan asal dan memberikan nama serta alamat lingkungan yang baru sehingga juru tulis dapat memindahkan catatan keanggotaan itu.

Jika seorang anggota berada di laut untuk jangka waktu yang panjang, ditempatkan dalam zona perang, atau tidak berada dalam batas sebuah pasak atau misi, catatan biasanya disimpan di lingkungan yang mendukung pos penugasan.

33.6.9

Catatan Anggota yang Tidak Memiliki Alamat Permanen

Para anggota yang sering mengadakan perjalanan dan tidak memiliki alamat tetap hendaknya berkonsultasi dengan uskup di tempat tinggal utama mereka dan menentukan suatu lingkungan asal. Lingkungan itu menyimpan catatan keanggotaan, dan para pemimpin lingkungan hendaknya tetap berhubungan dengan para anggota tersebut. Sumbangan keuangan dan pernyataan persepuluhan dibuat untuk lingkungan itu.

33.6.10

Catatan Anggota Difabel Intelektual

Jika uskup memutuskan bahwa seseorang yang setidaknya berusia 8 tahun tidak dapat bertanggung jawab, dia atau juru tulis mengindikasikan “Tidak Dapat Bertanggung Jawab” di bagian pembaptisan dari catatan keanggotaan orang itu dalam Sumber Pemimpin dan Juru Tulis (SPJ) (lihat 38.2.3.5). Jika SPJ tidak tersedia, juru tulis mengirimkan pemutakhiran tersebut ke kantor pusat Gereja atau kantor area. Catatan keanggotaan tidak dibatalkan.

33.6.11

Catatan Anggota Penyandang Tunarungu atau Gangguan Pendengaran

Anggota yang menggunakan bahasa isyarat, dan anggota keluarga dekat atau wali sah mereka, dapat memilih untuk memiliki catatan keanggotaan Gereja mereka di salah satu tempat berikut:

• Lingkungan lokal mereka

• Lingkungan bagi penyandang tunarungu dan gangguan pendengaran yang tinggal dalam batas lingkungan itu

• Lingkungan yang menampung kelompok untuk penyandang tunarungu dan gangguan pendengaran yang tinggal di dalam area geografis yang ditentukan oleh presiden pasak atau Presiden Area

Untuk memenuhi kebutuhan para anggota ini dan keluarga mereka dengan paling baik, catatan individu atau keluarga mungkin di satu unit, dan mereka mungkin menjadi anggota “di luar unit” di unit lain. Misalnya, seorang individu, satu keluarga, atau bagian dari sebuah keluarga mungkin memiliki catatan mereka di unit untuk penyandang tunarungu dan gangguan pendengaran, dan mereka mungkin anggota di luar unit di unit lokal mereka. Untuk informasi lebih lanjut, lihat 33.6.25.

Anggota penyandang tunarungu atau gangguan pendengaran dapat menghadiri secara virtual unit atau kelompok yang diorganisasi bagi penyandang tunarungu atau gangguan pendengaran di luar area geografis anggota. Mereka dapat melakukannya bahkan meskipun catatan mereka tidak ada di unit itu. Sebelum menghadiri secara virtual, mereka hendaknya mendapatkan izin dari uskup dari unit yang ingin mereka hadiri.

33.6.12

Catatan Anak yang Diadopsi

Catatan anak-anak yang diadopsi boleh dibuat atau dimutakhirkan hanya setelah adopsi tuntas. Nama pada catatan hendaknya sama dengan keputusan adopsi. Catatan orangtua pengadopsi boleh diperbarui hanya setelah adopsi tuntas.

33.6.13

Catatan Bayi yang Lahir di Luar Ikatan Pernikahan

Lihat 18.6.3.

33.6.14

Catatan Anak dari Orangtua yang Bercerai

Jika orangtua seorang anak bercerai, nama sahnya, sebagaimana didefinisikan oleh hukum atau kebiasaan setempat, hendaknya dicatat pada catatan keanggotaan serta pada sertifikat tata cara dan pemberkatan keimamatan.

Anak-anak yang orangtuanya bercerai sering menghadiri pertemuan Gereja di lingkungan kedua orangtua. Sementara hanya satu unit yang dapat menyimpan dan memutakhirkan catatan keanggotaan resmi anak tersebut, catatan anggota di luar unit dapat dibuat di lingkungan lain yang dia hadiri. Catatan ini dibuat menggunakan Sumber Pemimpin dan Juru Tulis. Itu memperkenankan nama dan informasi kontak anak tersebut untuk dimasukkan dalam daftar lingkungan dan absensi kelas.

Anak-anak dengan catatan anggota di luar unit dapat menerima pemanggilan di unit itu. Ini dapat membantu memastikan bahwa mereka disertakan dan dapat berperan serta penuh di mana pun mereka hadir.

33.6.15

Catatan dengan Anotasi

Lihat 32.14.5.

33.6.16

Catatan dengan Komentar Khusus

Catatan ini tidak ada lagi.

33.6.17

Catatan dengan Permintaan Uskup untuk Dihubungi

Catatan ini tidak ada lagi.

33.6.18

Restriksi Perpindahan pada Catatan Keanggotaan

Jika seorang anggota pindah saat restriksi keanggotaan formal atau masalah serius lain masih menunggu penyelesaian, uskup, atau juru tulis lingkungan dengan wewenang uskup, boleh menghubungi kantor pusat Gereja atau kantor area dan meminta restriksi perpindahan pada catatan keanggotaan. Restriksi perpindahan juga boleh diminta dalam kasus penyalahgunaan kesejahteraan.

Catatan yang memiliki restriksi perpindahan tidak akan dipindahkan ke unit yang baru sampai pemimpin imamat yang meminta restriksi mewenangkannya untuk dihapuskan.

33.6.19

Catatan dari Arsip “Alamat Tak Diketahui”

Ketika seorang anggota ditemukan setelah catatannya berada dalam arsip “alamat tak diketahui,” catatan keanggotaan dikirimkan ke lingkungan dengan sebuah pesan yang mengimbau keuskupan dan para pemimpin kuorum agar mengunjungi orang itu sesegera mungkin untuk memberikan penemanan. Misionaris penuh waktu juga boleh diminta untuk mengunjungi dan memberikan penemanan kepada anggota ini.

33.6.20

Mencatat dan Mengoreksi Informasi Tata Cara

Lihat bab 18.

33.6.21

Mempersiapkan Sertifikat untuk Tata Cara dan Pemberkatan

Pemimpin Imamat memastikan bahwa juru tulis mempersiapkan dan mendistribusikan sertifikat tata cara dan pemberkatan sesegera mungkin setelah pemberkatan anak, pembaptisan dan pengukuhan, serta penahbisan Imamat. Pemimpin mendorong anggota untuk menjaga sertifikat ini, menjelaskan bahwa itu mungkin tidak dapat diganti jika itu hilang atau hancur.

33.6.22

Mencatat dan Mengoreksi Informasi Sipil

Catatan keanggotaan mencakup informasi sipil seseorang (nama; nama orangtua; tanggal lahir; informasi pernikahan; tanggal perceraian, jika berlaku; dan tempat di mana peristiwa ini terjadi). Jika para anggota melihat bahwa informasi tersebut tidak benar pada Ringkasan Tata Cara Individu mereka, mereka boleh meminta juru tulis untuk memperbaikinya pada catatan keanggotaan mereka. Jika dokumen resmi tersedia, uskup mungkin ingin meninjaunya kembali untuk memverifikasi akurasi dari koreksi yang diminta.

33.6.23

Situasi Khusus

Untuk situasi khusus yang tidak dibahas di bagian ini, misalnya catatan untuk pernikahan dengan hukum adat, para pemimpin hendaknya melihat petunjuk catatan keanggotaan atau menghubungi kantor pusat Gereja atau kantor area.

33.6.24

Audit Catatan Keanggotaan

Setiap tahun juru tulis pasak atau asisten juru tulis pasak memastikan bahwa audit catatan keanggotaan di setiap lingkungan dilaksanakan. Presiden pasak boleh memberikan tugas ini kepada juru tulis pasak, asisten juru tulis pasak, juru tulis lingkungan, asisten juru tulis lingkungan, atau kombinasi antara para anggota pria ini, tergantung keadaan di pasaknya. Presiden pasak boleh memanggil orang lain yang berpengalaman dalam pencatatan keanggotaan untuk membantu dalam audit ini. Audit hendaknya diselesaikan sebelum tanggal 30 Juni setiap tahunnya.

Selain audit ini, uskup menugasi seorang juru tulis atau lebih di lingkungan untuk mengadakan tinjauan tahunan terhadap Ringkasan Tata Cara Individu bersama para anggota sebagaimana dijelaskan dalam 33.6. Jika kekeliruan ditemukan, juru tulis memastikan bahwa itu dikoreksi pada catatan keanggotaan.

33.6.25

Catatan Anggota di Luar Unit

Catatan keanggotaan resmi seorang anggota dapat disimpan hanya di satu lingkungan dalam satu waktu. Hanya uskup di lingkungan ini yang dapat mengawasi pemutakhiran catatan keanggotaan, melaksanakan tata cara, dan melakukan wawancara kelayakan bagi anggota tersebut.

Beberapa keadaan mengharuskan bahwa nama dan informasi kontak seorang anggota dicatat di lingkungan sekunder. Dalam kasus ini, juru tulis lingkungan sekunder membuat catatan anggota di luar unit menggunakan Sumber Pemimpin dan Juru Tulis.

Para anggota dengan catatan anggota di luar unit dapat menerima pemanggilan di lingkungan itu. Mereka juga disertakan dalam direktori dan daftar nama di lingkungan. Mereka akan memiliki akses ke direktori anggota di lingkungan melalui aplikasi Alat Bantu Anggota.

Keadaan di mana catatan anggota di luar unit dapat digunakan mencakup:

• Anak-anak yang orangtuanya bercerai yang sering menghadiri pertemuan Gereja di lingkungan kedua orangtua.

• Anggota yang melayani dalam pemanggilan di luar lingkungan asal mereka, seperti presiden misi, presiden bait suci, uskup dari lingkungan dewasa lajang muda, dan misionaris senior.

• Anggota yang menghadiri lingkungan bagi penyandang tunarungu atau gangguan pendengaran.

• Anggota yang tinggal jauh dari lingkungan asal mereka untuk sementara.

33.7.1

Sejarah Lingkungan dan Pasak

Setiap unit di Gereja harus mendokumentasikan semua hal penting mengenai unit, termasuk laporan dari para pemimpin unit (lihat Ajaran dan Perjanjian 69:3, 5). Mengidentifikasi hal-hal penting paling baik dilakukan dengan:

• Mengingat upaya untuk membantu individu dan keluarga.

• Mengenali pengalaman bermakna yang menunjukkan pengaruh Allah dalam kehidupan anak-anak-Nya.

• Mencatat pengalaman-pengalaman ini dan pelajaran yang didapat.

Menyimpan sejarah adalah pekerjaan rohani yang akan memperkuat iman mereka yang menulis dan membacanya. Mendokumentasikan cerita sepanjang tahun akan meningkatkan kualitas sejarah. Itu juga akan memperkenankan cerita-cerita itu untuk dibagikan dengan cepat dengan anggota unit melalui ChurchofJesusChrist.org.

Presidensi pasak mengarahkan juru tulis pasak atau asisten juru tulis pasak dalam mempersiapkan sejarah pasak. Presidensi pasak boleh juga memanggil seorang spesialis sejarah untuk membantu juru tulis yang ditugasi mempersiapkannya. Keuskupan mengikuti pendekatan serupa untuk lingkungan. Petunjuk tersedia di Stake, District, and Mission Annual Histories [Sejarah Tahunan Pasak, Distrik, dan Misi] di ChurchofJesusChrist.org.

33.7.2

Sejarah Gereja

Departemen Sejarah Gereja secara selektif mengumpulkan catatan sejarah, termasuk catatan pribadi, seni, dan artefak “demi kebaikan bagi gereja, dan bagi angkatan-angkatan muda” (Ajaran dan Perjanjian 69:8). Pertanyaan mengenai nilai sejarah dari catatan boleh dialamatkan ke:

Church History Library

15 East North Temple Street

Salt Lake City, UT 84150-1600

Telepon: 1-801-240-5696

Posel:

33.9.1

Perlindungan

Semua informasi hendaknya dilindungi terhadap akses, perubahan, pemusnahan, atau pengungkapan yang tak diwenangkan. Catatan, laporan, dan salinan cadangan program perangkat lunak komputer serta data Gereja hendaknya disimpan di tempat yang aman. Catatan yang sangat sensitif, termasuk hasil cetak komputer dan media penyimpanan elektronik, hendaknya disimpan dalam laci atau kabinet yang terkunci di kantor pemimpin ketika tidak digunakan.

Untuk melindungi informasi konfidensial pada komputer dan perangkat digital lainnya, para pemimpin dan juru tulis hendaknya menggunakan hanya nama pengguna dan kata sandi pribadi mereka untuk mengakses sistem penyimpanan catatan Gereja. Kata sandi hendaknya diganti secara berkala. Itu tidak boleh dibagikan dengan orang lain atau disimpan di tempat yang mungkin dilihat orang lain. Jika para anggota menggunakan komputer Gereja untuk pekerjaan sejarah keluarga, mereka tidak boleh memiliki akses ke informasi keanggotaan atau keuangan.

Banyak negara telah mengesahkan undang-undang perlindungan data yang mengatur pengolahan data pribadi, seperti informasi yang termuat dalam catatan keanggotaan dan catatan lain yang mengidentifikasi individu. Untuk menentukan sejauh mana hukum semacam itu mengatur pengelolaan catatan Gereja lokal atau untuk mendapatkan arahan dalam situasi tertentu, para pemimpin boleh menghubungi petugas privasi data Gereja di .

33.9.2

Periode Penyimpanan

Catatan hendaknya disimpan hanya selama itu diperlukan untuk tujuan administrasi, hukum, dan sejarah. Para pemimpin yang mempunyai pertanyaan tentang berapa lama menyimpan catatan hendaknya merujuk pada petunjuk penyimpanan catatan atau menghubungi kantor pusat Gereja atau kantor area.

33.9.3

Disposisi

Catatan yang kedaluwarsa atau tidak diperlukan lagi hendaknya dimusnahkan sedemikian rupa sehingga informasi tidak dapat diperoleh kembali atau direkonstruksi. Ketika menghapus informasi keanggotaan atau keuangan yang disimpan di perangkat keras atau peralatan penyimpanan elektronik lain, seseorang harus memastikan bahwa itu tidak dapat diperoleh kembali melalui sarana teknis apa pun.

Catatan yang memiliki potensi nilai sejarah hendaknya tidak dibuang, dihancurkan, atau ditempatkan di pusat sumber daya. Pertanyaan tentang nilai sejarah dari catatan boleh dilayangkan ke Church History Library [Perpustakaan Sejarah Gereja] (lihat informasi kontak dalam 33.7.2).