Bagaimana teknologi perkantoran dapat membantu pekerjaan di kantor secara efektif

Perusahaan merupakan tempat melakukan suatu proses penciptaan barang atau jasa yang kemudian akan didistribusikan kepada para konsumen (untuk memenuhi kebutuhannya) dengan tujuan memperoleh keuntungan. Untuk mendukung proses bisnisnya itu, perusahaan memanfaatkan teknologi sehingga proses diharapkan lebih efisien dan efektif namun mendapatkan hasil yang maksimal. Penerapan teknologi sangat diperlukan sebagai alat bantu agar perusahaan dapat berkembang dan maju.

Sejatinya, perkembangan teknologi informasi (TI) membawa pengaruh terhadap perkembangan perusahaan. Tanpa kita sadari teknologi sudah mempengaruhi sistem kerja dalam perusahaan. Misalnya, jika dulu untuk membuat administrasi dengan menggunakan mesin tik. Lalu, dokumen dikirim melalui kurir atau telegram. Kini, berganti memanfaatkan komputer. Surat menyurat dan dokumen lainnya bisa dikirim secara elektronik (email) karena ada fasilitas internet. Bahkan, sekarang komputer dan internet telah menjadi kebutuhan pokok dalam berusaha. Begitu seterusnya: perkembangan teknologi yang terjadi turut mempengaruhi sistem kerja dalam perusahaan.

Dalam penerapannya, teknologi informasi yang akan dilakukan sebuah perusahaan dapat dikategorikan ke dalam tiga bagian. Pertama, sistem aplikasi TI pada perusahaan yang menjadi landasan dari berbagai aplikasi yang ada pada perusahaan atau organisasi tersebut. Di antaranya: network management, basis data, sistem operasi dan lain sebagainya. Kedua, sistem aplikasi TI yang akan dipakai dalam segala urusan dasar dari sumber daya perusahaan atau organisasi. Misalnya, sistem atau aplikasi akuntansi dan keuangan, sistem penggajian, serta yang lain sebagainya yang berkaitan pada sumber daya perusahaan. Ketiga, sistem aplikasi TI yang cocok dengan kebutuhan yang spesifik pada perusahaan. Khususnya yang berhubungan pada proses penciptaan produk atau jasa yang akan ditawarkan perusahaan. Misalnya, aplikasi properti, aplikasi akuntansi, aplikasi forwarding, aplikasi pergudangan dan lain sebagainya.

Tentunya, teknologi yang diciptakan memiliki fungsi tertentu untuk setiap kalangan yang menggunakannya. Termasuk bagi perusahaan. Teknologi memiliki fungsi bagi perusahaan, yaitu untuk fungsi operasional. Dengan teknologi memungkinkan struktur organisasi menjadi lebih ramping karena hampir seluruh bagian perusahaan telah menggunakan teknologi dalam perusahaan tersebut.

Selain itu, teknologi juga memiliki fungsi planning dan decision. Dalam hal ini teknologi menjadi landasan knowledge generator dan alasan yang kuat bagi para pemimpin perusahaan untuk mengambil keputusan agar memiliki. Lagi, teknologi memiliki fungsi sebagai media komunikasi (communication) tiap individu perusahaan. Karyawan perusahaan dapat berinteraksi dengan perusahaan lain untuk berkolaborasi, dan sebagainya. Teknologi dalam fungsi communication ini juga dapat dijadikan sebuah media promosi kepada para pelanggan.

Bagi perusahaan, teknologi memegang peran sangat penting dalam mendukung proses bisnis. Teknologi dimanfaatkan untuk menunjang kegiatan operasional perusahaan. Saat ini, umumnya kegiatan operasional perusahaan sudah ditopang teknologi informasi untuk mengurangi cara-cara manual yang bisa mempersulit kinerja karyawannya.

Berbagai aplikasi yang dikembangkan dari teknologi dapat digunakan oleh perusahaan untuk berbagai keperluan. Misalnya, aplikasi sistem akuntansi yang bisa membantu perusahaan dalam menghitung keuangan secara lebih akurat. Karyawan bagian keuangan tinggal memasukkan data-data keuangan, kemudia aplikasi tersebut mengolah data keuangan tersebut hingga menghasilkan laporan yang diinginkan perusahaan. Begitu pula aplikasi-aplikasi lainnya yang diperlukan perusahaan.

Teknologi juga berperan untuk mempermudah menjalankan aktivitas. Tentu saja, dengan mudahnya dalam mengakses teknologi, maka aktivitas pekerjaan yang dilakukan dengan teknologi tersebut pun terasa ringan dan mudah untuk dijalankan. Lagi, dengan memanfaatkan teknologi memungkinkan perusahaan bisa melakukan efisiensi. Karyawan bisa bekerja dengan lebih cepat, sehingga teknologi pun bisa menghemat waktu. Artinya, adopsi teknologi memungkinkan perusahaan bisa lebih efisien dan efektif.

Kebutuhan efisiensi waktu serta biaya yang mengakibatkan tiap pelaku usaha merasa memerlukan penerapan teknologi informasi pada lingkungan kerjanya. Misalnya, penerapan Enterprice Resource Planning (ERP). ERP merupakan salah satu aplikasi perangkat lunak (software) yang di dalamnya termasuk sistem manajemen di dalam perusahaan.

Secara umum, sistem teknologi yang diadopsi dan diimplementasi suatu perusahaan berperan penting dalam Minimize Risk. Tentunya setiap bisnis mempunyai resiko, terutama pada faktor keuangan. Saat ini berbagai jenis aplikasi telah tersedia dalam upaya mengurangi resiko yang sering kali dihadapi pada bisnis, seperti forecasting, financial advisory, planning expert dan sebagainya. Dengan adanya TI, maka persoalan tersebut dapat ditanggulangi karena TI mampu membantu perusahaan dalam mengurangi resiko yang akan terjadi. Juga, dapat menjadi sarana dalam membantu manajemen pada pengelolaan resiko yang sedang dihadapi.

Selain itu, penerapan teknologi di perusahaan juga berperan penting untuk Reduce Costs. Sebagai katalisator pada perusahaan, TI juga dapat digunakan sebagai pengurangan biaya operasional perusahaan yang pada akhirnya berdampak pada profitabilitas perusahaan. Terdapat empat cara yang ditawarkan TI dalam mengurangi biaya kegiatan operasional, yaitu: eliminasi proses, simplifikasi proses, integrasi proses, dan otomatisasi proses.

Jadi, dengan menerapkan teknologi ada beberapa manfaat atau keuntungan yang diperoleh perusahaan. Antara lain: otomatisasi. Semua sistem yang tadinya bersifat manual pada perusahaan berubah menjadi otomatis sehingga dapat mengurangi biaya untuk tenaga kerjanya dan lain-lain.

Waktu pengerjaan dapat lebih cepat karena dengan penerapan TI dapat mempersingkat rantai birokrasi. Misal, jika suatu pekerjaan biasanya selesai dalam satu minggu, namun dengan menggunakan teknologi dapat diselesaikan hanya dengan satu hari. Apabila waktu tersebut dikonversikan ke dalam bentuk biaya, maka akan menghasilkan penghematan sekian Rupiah.

Pengambilan keputusan akan menjadi lebih cepat, karena dengan adanya teknologi maka data yang diperlukan akan cepat diperoleh. Sebaliknya, lambat dalam pengambilan keputusan bisa berakibat pada lost opportunity, seperti kehilangan order dan sebagainya.

Penerapan teknologi di perusahaan juga akan menghemat boaya promosi. Sebab, promosi dapat dilakukan secara online. Selain itu para konsumen juga akan dapat melihat profil perusahaan dari mana saja di seluruh dunia. Dan, mudah mengintegrasikan seluruh kantor atau cabang perusahaan tanpa harus mengunjungi cabang secara satu per satu.

Singkatnya, dengan menerapkan teknologi informasi, maka perusahaan akan mampu menghemat biaya dalam semua aspek seperti tenaga kerja, proses, pemasaran, bahkan manajemen. Penerapan TI juga dapat mempercepat perkembangan perusahaan dengan meningkatnya margin pada perusahaan. Dan, tentunya, adopsi TI memungkinkan perusahaan lebih kompetitif dan berpotensi memenangkan persaingan bisnis. (*dari berbagai sumber)

Oleh : Muhamad Nur Hidayat

Pengajar Otomatisasi dan Tata Kelola Perkantoran SMKN 1 Karanganyar

Untuk mencapai tujuan perusahaan salah satu yang dilakukan perusahaan yaitu dengan memanfaatkan perkembangan teknologi dan informasi saat ini khususnya yaitu pemanfaatan otomatisasi perkantoran. Otomatisasi perkantoran merupakan proses kerja mesin dan sedikit menggunakan tenaga manusia. Otomatisasi kantor bertujuan untuk meningkatkan produktivitas kerja. Gagasan tersebut timbul karena sebagian besar dari waktu kerja pegawai habis untuk melakukan hal-hal yang tidak produktif. Aplikasi-aplikasi dan mesin-mesin kantor yang otomatis tersebut memberikan keuntungan yang sangat besar bagi perusahaan. Semua pekerjaan yang sulit saat ini dapat terselesaikan dengan mudah. Selain itu pekerjaan tersebut akan lebih cepat dan efektif dalam penyelesaiannya. Otomatisasi perkantoran ini dimanfaatkan tidak hanya di dalam perusahaan namun dalam instansi pemerintahan pun saat ini juga sudah menerapkan otomatisasi perkantoran. Otomatisasi perkantoran memberikan banyak manfaat dalam meningkatkan efektivitas dan efisiensi kinerja pegawai, hal tersebut tentunya akan mempengaruhi produktivitas organisasi menjadi lebih baik.

Tidak dapat dipungkiri lagi bahwa kemajuan teknologi saat ini berpengaruh besar terhadap efektivitas dan efiiensi sebuah organisasi, khususnya sebuah kantor. Otomatisasi perkantoran memiliki hubungan yang sangat erat dengan perkembangan teknologi. Hal ini berarti bahwa perkembangan teknologi mempengaruhi otomatisasi. Seperti yang dikemukakan oleh Hani Hanafiah dalam artikelnya bahwa, “Kita perlu mengetahui urgensi teknologi dalam dunia perkantoran untuk mencapai efisisensi dalam mengelola kantor. Hal ini dimaksudkan untuk kenaikan perkembangan produktivitas dalam pekerjaan sehingga pekerjaan kantor dalam jumlah yang kecil maupun besar dapat terselesaikan sesuai dengan target pengelolaan kantor”. Kantor merupakan pusat pelayanan dan pusat informasi dari kegiatan dalam suatu perusahaan atau organisasi. Pusat informasi berarti bahwa tempat terkumpulnya atau terpusatnya segala informasi mengenai perusahaan. Oleh karena itu, tentu suatu kantor akan berjalan dengan baik melalui adanya pengelolaan informasi. Efisiensi dalam mengelola kantor merupakan suatu kegiatan menghimpun, mencatat, mengolah, menggandakan, mengirim, dan menyimpan informasi dalam suatu kantor yang dilakukan dengan usaha, waktu, dan tenaga yang lebih sedikit atau singkat. Melalui pengelolaan kantor yang efisien dapat membantu seluruh pegawai di suatu kantor untuk mempercepat penyelesaian pekerjaan kantor dengan menghemat waktu pengerjaan dan tenaganya. Serta membuat semua informasi menjadi semakin ringkas, akurat, dan dihasilkan pada waktu yang tepat dan dengan biaya yang rendah pula. Berdasarkan uraian diatas dapat kita ketahui bahwa peranan teknologi perkantoran dalam proses pengelolaan data/informasi dalam suatu organisasi saat ini adalah efisiensi kinerja yang menyangkut kepada produktivitas organisasi. Pengaruh teknologi diatas, memungkinkan adanya pemakaian mesin mesin secara otomatis. Karena dengan semakin banyaknya informasi yang harus dikumpulkan, diolah, dianalisa, disimpan dan didistribusikan, terbukti bahwa penerapan atau penggunaan teknologi akan membuat kegiatan pengelolaan ini lebih efisien. Dimana hal tersebut dilakukan dengan memanfaatkan adanya otomatisasi perkantoran. Penggunaan media otomatisasi tidak hanya untuk terciptanya efisiensi, tapi juga mengurangi dan mengembangkan kebutuhan lainnya, misalnya kebutuhan dalam penggandaan (dalam mencetak) apabila diperlukan hal ini dilakukan dengan menggunakan mesin cetak. Suatu sistem yang berjalan secara otomatis dapat diterapkan dalam kegiatan pengelolaan kantor, diantaranya pengiriman, pemrosesan, penyimpanan, dan penemuan kembali informasi. Jika sistem ini diperhitungkan dengan baik, otomatisasi ini akan memberikan kemudahan kepada pengguna informasi baik dalam jumlah kecil maupun dalam jumlah yang besar. Dengan memanfaatkan perkembangan teknologi khususnya otomatisasi perkantoran dapat menjadi motivasi bagi pegawai untuk meningkatkan produktivitas kinerjanya agar lebih efektif dan efisien. Contohnya, jika seorang pegawai ekspedisi menghabiskan waktu satu sampai dua jam untuk mengantar surat maka dengan memanfaatkan otomatisasi perkantoran seperti mesin fax atau e-mail maka waktu yang dua jam tadi dapat dimanfaatkan untuk mengerjakan pekerjaan lain. Dengan kata lain, dengan memanfaatkan otomatisasi perkantoran, Pegawai ekspedisi tersebut produktivitas kinerjanya dapat ditingkatkan. Kemudian dilihat dari sisi anggaran, pemanfaatan otomatisasi perkantoran hanya memerlukan biaya tinggi diawal dengan biaya pemeliharaan jaringan yang efisien. Manajemen konvensional lebih banyak memerlukan kertas dan tenaga manusia dengan tingkat kepercayaan yang tinggi. Sehingga jika dibandingkan dari segi efisiensinya, penggunaan otomatisasi perkantoran dapat membantu meningkatkan produktivitas kerja pegawai. Tentu saja hal tersebut harus didukung pula dengan sumber daya manusia yang optimal. Sumber daya manusia merupakan aktor utama yang menjalankan fungsi pengolahan data dalam dunia usaha dengan menggunakan aplikasi teknologi informasi. Otomatisasi perkantoran menjadi fokus perhatian manajemen dalam membuat perencanaan aktivitas utama dalam bisnis yang didukung oleh kemampuan menspesialisasi sistem informasi manajemen. Otomatisasi penting dilakukan dalam upaya meraih efektivitas dan efisiensi kegiatan perkantoran. Dengan adanya perkembangan teknologi informasi yang menuntut untuk menyelesaikan proses pengolahan informasi secara cepat dan fleksibel, maka kebutuhan dari metode manual ke otomatis sudah menjadi keharusan untuk dipenuhi. Namun, bukan berarti meninggalkan seluruh proses manual dan memangkas tenaga kerja, sebab banyak aspek-aspek lain yang harus menjadi pertimbangan dalam melakukan otomatisasi dikantor. Menurut Ypdhi Yuniarthe dalam artikelnya yang berjudul “Sistem Otomasi Perkantoran sebagai Aplikasi Pendukung Kinerja Sumber Daya Manusia dalam Organisasi”, mengemukakan bagaimana dampak dari otomatisasi perkantoran. 1. Dampak terhadap pekerja dan pekerjaan: a. Angkatan kerja wanita. Wanita yang bekerja semakin meningkat, ditandai banyaknya bidang pekerjaan yang juga di geluti oleh kaum wanita. Perkembangan teknologi yang canggih mengharuskan wanita juga mampu beradaptasi dengan komputer dan mampu bersaing dengan laki-laki. b. Pekerja profesional dan teknis. Meningkatkan permintaan barang dan jasa karena pertambahan penduduk akan membutuhkan pekerja profesional dan pekerja teknis. c. Manajer dan administrator. Perubahan organisasi, penggunaan mesin dalam bidang perkantoran mengakibatkan perubahan pada susunan manajer. Manajer meningkatkan kemampuan pegawai sehingga memaksimalkan pendapatan perusahaan. d. Pegawai administrasi. Perubahan kantor dari manual menuju otomatisasi mengakibatkan pegawai administrasi harus menguasai berbagai Aplikasi komputer yang berhubungan dengan komputerisasi di perkantoran. 2. Dampak terhadap pendidikan dan pelatihan pegawai. Perubahan terhadap struktur pekerjaan menyebabkan permintaan terhadap pegawai yang terampil terus meningkat. Karena peluang kerja untuk orang yang tidak memiliki keterampilan terus berkurang. Pekerja dengan pendidikan tinggi yang terus bertambah memaksa mereka bekerja sebagai pegawai administrasi. Akibatnya peluang kerja bagi nonsarjana berkurang dan terjadi pengangguran. Manajer kantor dapat menetapkan standar bagi operasional kantor sehingga para pengajar memahami klasifikasi pekerjaan yang dibutuhkan. 3. Dampak terhadap manajemen menengah. Pekerjaan manajemen menegah diprediksi menjadi berkurang. Dengan meningkatkan aplikasi proses data elektronik, kebutuhan terhadap manajer yang melakukan proses data meningkat. Ada dua alasan mengapa pekerjaan manajemen menengah tidak berkurang. Pertama, keputusan manjerial pada tingkat ini terlalu jauh dari analisis mekanik, sebaliknya dengan adanya komputer manajer membuat keputusan yang lebih baik. Kedua, dengan adanya peralatan otomatisasi membuat pekerjaan tersebut selalu digunakan, maka peran manajer menengah dibutuhkan untuk menelaah penggunaan peralatan yang benar-benar dibutuhkan. 4. Dampak terhadap kegiatan operasional perusahaan. Membuat banyak perusahaan mulai memusatkan operasional mereka menggunakan sistem informasi komputer di seluruh pusat perusahaan untuk mengumpulkan, mengolah dan mengirim data ke seluruh dunia. Semua perkembangan yang terjadi akibat otomatisasi perkantoran membawa pemikiran baru dalam struktur usaha dan konsep manajemen. Dampak-dampak diatas memperlihatkan bagaimana otomatisasi perkantoran memiliki pengaruh terhadap suatu organisasi. Khususnya dalam meningkatkan kinerja karyawan agar lebih efektif dan efisien. Selain hal-hal diatas yang membuktikan bagaimana pemanfaatan otomatisasi perkantoran dalam perkembangan teknologi berikut merupakan pemanfaatan dari otomatisasi perkantoran yang mulai terimplemntasi. Seperti yang dikemukakan oleh Andreas dan Djoni dalam penelitiannya tentang “Pembuatan Aplikasi Sistem Pendukung Keputusan untuk Proses Kenaikan Jabatan dan Perencanaan Karir pada PT. X” bahwa pemanfaatan otomatisasi perkantoran dibuktikan dalam pembuatan sebuah aplikasi yaitu profile matching. Software tersebut membantu pengambilan keputusan seorang manajer dalam menentukan karyawan yang pantas mengisi jabatan yang kosong dalam perusahaan dan meminimalisisirkan kesalahan dalam pemilihan kriteria karyawan yang tepat. Sistem pendukung keputusan untuk proses profile matching dan analisis gap ini dibuat berdasarkan data dan norma-norma SDM yang terdapat di PT. X. proses profile matching dilakukan untuk menentukan rekomendasi karyawan dalam sistem kenaikan jabatan dan perencanaan karir berdasarkan pada tiga aspek yaitu kapsitas intelektual, sikap kerja, dan perilaku. Hasil dari proses ini berupa ranking karyawan sebagai rekomendasi bagi pengambil keputusan untuk memilih karyawan yang cocok pada jabatan yang kosong tersebut. Software ini dibuat dengan menggunakan Microsoft Access 2000 untuk database dan Borland Delphi sebagai compiller-nya. Dari hasil implementasi sistem tersebut disimpulkan bahwa dengan penggunaan software ini dapat membantu proses pengambilan keputusan terhadap profile matching proses kenaikan jabatan dan perencanaan karir di PT. X”. Pemanfaatan otomatisasi perkantoran selain berguna dalam pengambilan keputusan dan tata kelola manajemen suatu perusahaan. Otomatisasi perkantoran juga berguna dalam manajemen surat menyurat. Kini otomatisasi tidak hanya digunakan dalam instansi besar namun intansi kecil juga menggunakan otomatisasi seperti pada tingkat Rukun Tetangga (RT) yang memanfaatkan fasilitas otomatisasi perkantoran dalam penanganan surat dengan menggunakan aplikasi berbasis sms gateway sebagai penerapan dari konsep paperless office. Paperless merupakan salah satu upaya dalam mengurangi dampak negatif kerusakan lingkungan yang berimplikasi pada kelestarian hutan. Cara kerja aplikasi tersebut yaitu misalnya pada saat warga ingin membuat surat kependudukan maka harus melalui tingkat RT untuk mendapatkan surat pengantar sebagai syarat ke tingkat kelurahan. Pembuatan surat pengantar oleh RT sebenarnya dapat digantikan dengan fungsi aplikasi SMS gateway karena nomor telepon genggam saat ini telah memiliki fungsi sebagai identitas diri. Teknologi SMS Gateway memungkinkan staf RT mengirimkan pesan singkat ke server kelurahan yang akan diterima sebagai data untuk pembuatan surat kependudukan. Data yang ada dapat di integrasikan dengan data pemohon sehingga format SMS tidak terlalu panjang. Melalui metode ini maka pemohon tidak membutuhkan waktu yang lama untuk menunggu surat-surat kependudukan yang dibutuhkan karena saat staf RT mengirimkan SMS maka staf di kelurahan dapat memproses surat tersebut saat itu juga. Penerapan otomatisasi perkantoran selain digunakan dalam suatu kantor atau perusahaan, otomatisasi juga dimanfaatkan oleh instansi pemerintah contohnya di Pemerintahan Kota Bogor demi mengahadapi era otonomi daerah dan untuk mewujudkan pemerintahan yang good govermance yaitu dengan menggunakan e-government. E-government adalah proses pemanfaatan teknologi informasi sebagai alat untuk membantu menjalankan sistem pemerintahan secara lebih efisien. Kemudian dalam instansi pemerintah juga selain di Kota Bogor, pemanfaatan otomatisasi perkantoran dilakukan di Balai Besar Pelatihan Pertanian (BBPP) Lembang. Pemanfaatan otomatisasi dilakukan untuk mempermudah pekerjaan hingga membuat pekerjaan lebih efektif dan efisien hingga pada akhirnya mencapai tujuan paperless. Penggunaan otomatisasi perkantoran yang dilakukan seperti; [1]. Memanfaatkan aplikasi pengolah kata; [2]. Pengolah data seperti MS. Excel; [3]. Aplikasi SIMAK-BMN (Sistem Informasi Manajemen dan Akuntansi Barang Milik Negara); [4]. Pengarsipan; [5]. Percetakan yaitu menggunakan mesin printer; [6].Menggunakan mesin Photocopy; [7]. Menggunakan Absensi Finger Print Lima Jari; [8]. Penanganan Telepon; [9] Pencatatan akuntansi. Sistem otomatisasi perkantoran pada instansi pemerintah di BBPP Lembang berjalan dengan baik. Hal ini ditunjang dengan adanya sumber daya manusia (SDM) yang memadai dan juga ditunjang dengan fasilitas yang telah diberikan pemerintah. Dari beberapa contoh diatas dapat kita buktikan bahwa saat ini sudah banyak perusahaan maupun instansi pemerintah yang memanfaatkan otomatisai perkantoran dalam pekembangan teknologi dan informasi. Pemanfaatan ini dilakukan guna menciptakan kinerja yang efektif dan efisien dalam meningkatkan produktivitas perusahaan.

Otomatisasi perkantoran memberikan kontribusi yang sangat besar terhadap efektivitas dan efisiensi kinerja seseorang. Hal tersebut akan berdampak terhadap produktivitas perusahaan yang meningkat. Pemanfaatan otomatisasi perkantoran tidak hanya dilakukan didunia perusahaan namun juga dilakukan dalam instansi pemerintahan. Otomatisasi perkantoran memberikan kemudahan dan banyak manfaat terhadap penggunanya seperti fasilitas aplikasi-aplikasi otomatisasi dan mesin-mesin kantor yang otomatis memberikan bantuan terhadap penggunanya. Sehingga dapat menyelesaikan segala pekerjaannya dengan lebih baik, cepat, murah dan sesuai dengan target yang telah ditetapkan. ***

Editor: Cosmas