Apa maksud dan tujuan dari adanya administrasi dalam perusahaan?

UMUMNYA kata administrasi dalam praktiknya dikenal sewaktu berhubungan dengan instansi pemerintah atau swasta. 

Contohnya, apabila ada penduduk di suatu wilayah yang bertambah jumlah anggota keluarganya karena adanya kelahiran baru maka dia harus berurusan dengan pemerintah 

Baca juga: Kemendikbudristek: Jalur Seleksi Mandiri Tetap Ada karena Amanat UU

Maka itu oleh petugas kantor kelurahan, warga desa tersebut dikenalkan dengan istilah administrasi dalam hubungannya dengan permintaan biaya administrasi oleh petugas kantor, sebagai ganti biaya pembuatan Kartu Keluarga tersebut. 

Nah, kali ini kita akan membahas tentang administrasi secara umum. Lantas seperti apa itu admintrasi secara umum dan apa saja tujuan dan fungsinya? Berikut ini adalah penjelasan lengkapnya, yuk disimak! 

Pengertian Administrasi 
Administrasi merupakan salah satu bentuk usaha dan aktivitas yang berhubungan dengan pengaturan kebijakan agar dapat mencapai target maupun tujuan organisasi. 

Menurut Alemina Henuk-Kacaribu dalam buku Pengantar Ilmu Administrasi (2020), secara etimologis, administrasi berasal dari bahasa Yunani, yakni administrare, berarti melayani atau membantu.

Dengan pengertian lain administrasi adalah seluruh kegiatan, mulai dari pengaturan hingga pengurusan segala halnya, yang dilakukan untuk mencapai tujuan bersama. Administrasi tidak bisa dilakukan oleh satu orang saja, karena membutuhkan kerja sama antar dua orang atau lebih.

Dalam hal ini, administrasi dapat dibedakan ke dalam dua pengertian yang disampaikan para ahli, sebagai berikut: 

1. Administrasi dalam Arti Sempit
Menurut Handayaningrat, administrasi dalam arti sempit berasal dari kata administratie, yaitu meliputi kegiatan mencatat, surat-menyurat, pembukuan ringan, pengetikan, agenda, dan sebagainya yang bersifat teknik ketatausahaan. Sementara itu, menurut Atmosudirjo, administrasi bisa ditinjau dari lingkup kerja sempit, yaitu hanya berkisar pada kegiatan tata usaha kantor (office work) seperti tulis-menulis, pengetikan surat-menyurat, agenda, kearsipan, dan pembukuan.

2. Administrasi dalam Arti Luas
Menurut The Liang Gie, administrasi secara luas merupakan serangkaian kegiatan yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam suatu kerja untuk mencapai tujuan tertentu. Sementara itu, menurut Siagian administrasi sebagai suatu proses kerja sama antara dua orang manusia  atau lebih yang didasarkan atas rasionalitas tertentu guna mencapai tujuan yang telah ditentukan sebelumnya.

Dengan demikian, administrasi secara luas dapat dimaknai sebagai proses kerja sama antara dua orang atau lebih yang mempunyai tujuan untuk mencapai target dengan memanfaatkan sarana dan prasarana secara berdaya guna dan berhasil guna.

Sebuah organisasi atau perusahaan dapat berdiri dan berkembang karena adanya dukungan sumber daya serta pengelolaan yang baik. Administrasi merupakan bagian dari pengelolaan perusahaan atau organisasi yang meliputi pendataan serta pengaturan hal-hal yang berkaitan dengan berbagai aspek perusahaan atau organisasi agar bisa dioptimalkan secara baik.

Dalam kehidupan sehari-hari, administrasi mempunyai banyak fungsi, baik dalam dunia kerja maupun pendidikan. Keberadaan administrasi dapat membantu memudahkan pekerjaan yang bersifat formal maupun non-formal. Dalam pengelolaan data-data, administrasi menjadikan pengelolaan akan lebih mudah dan tepat.

Maka dapat kita simpulkan, administrasi mempunyai peranan penting dan krusial di dalam rangkaian aktivitas organisasi atau perusahaan.

Unsur Administrasi
Menurut The Liang Gie, terdapat 8 unsur yang harus dipenuhi di dalam administrasi agar memunculkan fungsi dan dampak positif bagi organisasi dan perusahaan.

1. Organisasi
Organisasi merupakan tempat di mana kegiatan administrasi dilakukan. Orang-orang akan berhimpun menjadi sebuah wadah bagi para pekerjanya.

2. Manajemen
Manajemen adalah alat utama untuk melakukan pelaksanaan administrasi. Dalam pelaksanaan tersebut ada beberapa bagian seperti pengatur, penggerak, manajer, dan tenaga operasional. Manajemen juga terbagi menjadi tiga kelompok, yaitu top management, , dan lower manajemen.

3. Komunikasi
Administrasi juga mengatur komunikasi antara departemen satu dengan lainnya dalam suatu organisasi. Misalnya melalui surat atau warta. Hal ini sangat penting karena untuk mengetahui dan memperjelas informasi yang beredar sehingga terjalin adanya komunikasi baik antara pihak manajemen, klien, dan administrasi itu sendiri.

4. Kepegawaian
Kepegawaian berhubungan dengan penggunaan tenaga kerja. Proses yang saling berhubungan yaitu penerimaan, penempatan, pendayagunaan, serta penghentian kerja.

5. Keuangan
Hal ini berkaitan dengan pembiayaan kontrak kerja sama mulai dari cara memperoleh dana hingga pertanggungjawabannya. Contohnya, administrasi penjualan, pembelian, kontrak ataupun sewa, serta sumber dana.

6. Perbekalan
Adanya hubungan yang berkaitan dengan pengadaan barang, penyimpangan, serta penyingkiran. Pihak administrasi akan memilah mana barang yang dibutuhkan untuk kegiatan kerja.

7. Tata Usaha
Di dalam tata usaha ada kegiatan yang meliputi aktivitas pencatatan, penyimpanan, serta pengiriman dokumen atau data. Unsur ini sangat penting dalam administrasi karena menjadi sumber informasi bagi organisasi untuk mengambil keputusan.

8. Hubungan Masyarakat
Hubungan masyarakat atau yang biasa disebut public relation adalah suatu usaha dalam menjalin hubungan baik dengan konsumen maupun klien. Administrasi akan menciptakan aturan-aturan tentang bagaimana berhubungan dengan masyarakat terutama kepada para konsumen.

Tujuan administrasi
Administrasi dibutuhkan oleh tiap organisasi ataupun perusahaan. Administrasi membantu dalam hal perencanaan serta pengembangan kegiatan, demi tercapainya tujuan bersama. Setidaknya ada tiga tujuan administrasi, yakni: 

1. Memantau 
kegiatan atau data milik organisasi Adanya administrasi membantu organisasi untuk memantau dan senantiasa memperhatikan kegiatan atau data yang dimilikinya. 

2. Evaluasi
 Selain untuk memantau, adminitrasi juga dibutuhkan untuk melakukan evaluasi, misalnya evaluasi kebijakan, kegiatan, rencana, atau hal lainnya. 

3. Penyusunan 
program kegiatan Adminitrasi juga bertujuan untuk membantu penyusunan program kegiatan dan pengembangannya, agar sejalan dengan yang diinginkan organisasi tersebut.

Fungsi Administrasi
1. Planning/ perencanaan
Perencanaan merupakan kegiatan yang membutuhkan sebuah aktivitas administrasi, dimulai dari pengumpulan data, pengolahan data, hingga proses penyusunan rencana.

2. Organizing/penyusunan
Penyusunan merupakan kegiatan menyusun serta membangun komunikasi kerja antara anggota-anggota di dalam organisasi tersebut, sehingga akan mencapai suatu kesatuan usaha untuk tujuan organisasi tersebut.

3. Coordinating/koordinasi
Koordinasi adalah fungsi manajemen yang melakukan sejumlah aktivitas atau kegiatan agar berjalan dengan baik, sehingga tidak adanya suatu kekacauan, kekosongan aktivitas, ataupun bentrok yang dilaksanakan dengan menghubungkan, menyesuaikan, serta menyatukan suatu pekerjaan bawahan yang adanya kerja sama dengan terencana dalam suatu usaha untuk mencapai suatu tujuan organisasi.

4. Reporting/laporan
Laporan merupakan suatu aktivitas atau kegiatan berupa penyampaian perkembangan atau hasil dari suatu kegiatan dengan membuat serta memberikan laporan mengenai tugas dan fungsi kepada para pejabat yang lebih tinggi, baik secara tulisan maupun lisan untuk mendapatkan gambaran tentang pelaksanaan tugas dari para anggota organisasi.

5. Budgeting/penyusunan anggaran
Penyusunan anggaran merupakan aktivitas perencanaan dan pengelolaan keuangan maupun anggaran dalam organisasi yang dilakukan secara berkesinambungan.

6. Staffing/penempatan
Penempatan merupakan suatu kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia serta sumber daya lainnya di dalam sebuah organisasi, di mulai dari perekrutan tenaga kerja, pengembangan, serta perlengkapan di dalam organisasi tersebut.

7. Directing/pengarahan
Bimbingan atau pengarahan merupakan aktivitas berinteraksi dengan anggota organisasi dengan bentuk memberi dukungan, bimbingan, saran, perintah-perintah agar tugas yang dijalankan dengan baik untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan.

5. Contoh-Contoh Kegiatan Administrasi

Ada beberapa contoh bentuk administrasi berdasarkan jenisnya yang perlu kita ketahui.

- Administrasi kependudukan seperti pembuatan Kartu Keluarga, KTP, Akta lahir, Surat Kematian, dan lain-lain.
- Administrasi kependudukan seperti membuat jadwal pelajaran, mengurus surat-menyurat, serta mengatur aktivitas sekolah.
- Administrasi perkantoran seperti mengurus kehadiran pegawai, membuat surat masuk dan keluar barang, pencatatan stok barang, dan lain-lain.
- Administrasi keuangan seperti membuat catatan pembukuan keuangan, membuat faktur, membuat laporan keuangan, dan lain-lain.
- Administrasi negara seperti adanya aturan tata cara pembentukan badan dan komisi di dalam pemerintahan, aturan, dan tata cara pelayanan publik, serta aktivitas presiden yang mengatur tentang reshuffle kabinet.

Demikian penjelasan tentang administrasi, semoga kalian bisa memahaminya, semoga bermanfaat. (OL-6)

Apa maksud dan tujuan dari adanya administrasi perusahaan?

Apa yang dimaksud dengan administrasi perusahaan?

Mengapa administrasi sangat penting dalam setiap kegiatan dalam perusahaan?