Wie kann ich ein Dokument als PDF verschicken

Der normale Weg ist, über „Datei -> Exportieren“ ein PDF zu erzeugen, es zu speichern, als Nächstes zu Outlook zu wechseln, eine neue Nachricht anzulegen und die Datei einzufügen. Dieser Vorgang lässt sich jedoch wesentlich beschleunigen.

Klicken Sie einfach in Word auf „Datei –› Optionen –› Symbolleiste für den Schnellzugriff“. Stellen Sie jetzt im Drop-down-Menü unter „Befehle auswählen“ die Option „Alle Befehle“ ein. Scrollen Sie nach unten zu „Als PDF-Anlage senden“, markieren Sie den Befehl, klicken Sie nun auf „Hinzufügen“ und bestätigen Sie mit „OK“. Oben in der Titelleiste erscheint ein neues Icon, über das Sie nach einem Klick das aktuell geöffnete Dokument als PDF-Anhang in eine neue Outlook-Mail setzen.

In derselben Liste finden Sie außerdem den Befehl „An E-Mail-Empfänger senden“, mit dem Sie den Text des gerade geöffneten Dokuments in eine neue Mail einfügen können.

Tipp: Praktische Microsoft Word Tipps für den Alltag

So erstellen Sie ganz einfach eine PDF-Datei

Ein PDF erstellen zu können, ist besonders dann wichtig, wenn Sie Dokumente versenden möchten. Bereits wenige Mausklicke reichen, um das PDF zu erstellen. FOCUS Online erklärt, wie Sie in wenigen Schritten die Datei erstellen.

Um ein Dokument in ein PDF umzuwandeln, gibt es verschiedene Möglichkeiten:

PDF erstellen mit dem "Druck"-Befehl

Ein Weg führt über die Druckfunktion. Im Feld "Drucker" wählen Sie nicht Ihren normalen Drucker aus, sondern die PDF-Option, zum Beispiel "Microsoft Print to PDF". Danach klicken Sie ganz normal auf Drucken.

In dem Fenster, das sich dann öffnet, können Sie entscheiden, wo das Dokument gespeichert werden soll. Nicht nur Dokumente, auch Webseiten können so als PDF abgespeichert werden.

PDF erstellen über die "Speichern unter"-Funktion

Ein anderer Weg, ein PDF zu erstellen, führt über die "Speichern"-Funktion. Im Folgenden ist dieser Weg für Microsoft Word erklärt. Es funktioniert aber auch mit anderen "Office"-Programmen.

Schritt 1: Klicken Sie auf den Button "Datei" oben links im Bild.

Anzeige

Schritt 2: Klicken Sie auf Speichern unter.

Schritt 3: Unter dem Dateinamen haben sie die Auswahl zwischen verschiedenen Dateiformaten. Wählen Sie hier das Format PDF.

Schritt 4: Klicken Sie auf Speichern. Ihr Dokument wurde nun an dem von Ihnen gewünschten Speicherort erstellt und abgelegt.

PDF erstellen mit einem PDF-Creator

Schließlich können Sie PDF auch noch mit Hilfe von speziellen Programmen erstellen. Ein PDF-Creator ist ein Programm, mit dem Sie aus ihren Textdateien ganz leicht PDF-Dokumente machen können. Dabei stehen Ihnen verschiedene kostenlose, aber auch kostenpflichtige Programme zur Auswahl. Hier stellen wir Ihnen den kostenlosen PDF24 Creator einmal genauer vor.

Schritt 1: Öffnen Sie den PDF24 Creator mit einem Doppelklick.

Schritt 2: Wählen Sie PDF Creator.

Schritt 3: Wählen Sie in der linken Spalte die Datei von Ihrer Festplatte, die Sie zu einem PDF machen wollen und ziehen Sie es zur Bearbeitung mit der Maus in das dafür vorgesehen Fenster recht.

Schritt 4: Klicken Sie auf die kleine Diskette recht oben.

Schritt 5: Nun sehen Sie eine Reihe von anpassbaren Einstellungen. Für das erfolgreiche Erstellen eines PDFs können Sie die Standardeinstellungen beibehalten. Klicken Sie auf Weiter.

Schritt 6: Wählen Sie den gewünschten Speicherort auf Ihrer Festplatte und klicken Sie auf Speichern. Anschließend wird ihr PDF erstellt. Die Originaldatei bleibt natürlich erhalten.

Tipp: Mit einen PDF-Creator lassen sich auch oft verschiedene PDF und Dokumente zu einem großen PDF zusammenfügen.

Im Video: Wieso die Buchstaben einer Tastatur nicht im ABC-Schema angeordnet sind

FOCUS Online/Wochit Wieso die Buchstaben einer Tastatur nicht im ABC-Schema angeordnet sind

Wie Sie Word in PDF umwandeln, zeigen wir Ihnen hier anhand kostenloser Tools. Wenn Sie das Word-Dokument per Mail verschicken oder im Internet verbreiten, werden durch Umwandeln in PDF Kompatibilitätsprobleme bei anderen Nutzern ausgeschlossen.

Wenn Sie ein Dokument in Word geöffnet haben, können Sie dieses in verschiedenen Datei-Formaten speichern - unter anderem auch als PDF.

1. Öffnen Sie das entsprechende Dokument in Microsoft Word.
2. Klicken Sie auf "Datei" und wählen Sie die Option "Speichern unter" aus.
3. Es öffnet sich ein neues Dialogfenster, in dem Sie Speicherort, Dateinamen und Dateityp festlegen können.
4. Wählen Sie unter "Dateityp" das Format "PDF" aus und klicken Sie auf "Speichern".
5. Das Dokument wird anschließend in eine PDF-Datei umgewandelt und am ausgewählten Speicherort abgelegt.

Word-Dokument in PDF-Datei umwandelnScreenshot: Thomas Zick

Auch in Word 2016 können Sie beliebige Dokumente im PDF-Format abspeichern, allerdings ist hier die Vorgehensweise ein wenig anders:

1. Öffnen Sie das gewünschte Dokument in Word.
2. Klicken Sie in der Menüleiste auf "Datei". Anschließend wählen Sie "Exportieren" aus.
3. Klicken Sie au den Button "PDF/XPS-Dokument erstellen".
4. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie den Dateinamen und den Speicherort festlegen. Stellen Sie außerdem sicher, dass als Dateityp "PDF" eingestellt ist.
5. Klicken Sie auf "Veröffentlichen", um die neue PDF-Datei zu erstellen.

Das äußerst umfangreiche PDF-Tool "PDF-XChange Lite" kann für den Privatgebrauch völlig kostenlos genutzt werden. Es wandelt zahlreiche Datei-Typen unkompliziert in PDF-Dokumente um.

1. Laden Sie PDF-Change Lite herunter, entpacken Sie den Ordner und führen Sie die Setup-Datei aus. Folgen Sie den Anweisungen, um das Programm zu installieren.
2. Öffnen Sie anschließend das betreffende Dokument wie gewohnt in Microsoft Word.
3. Gehen Sie auf "Datei" > "Drucken" und wählen Sie als Drucker "PDF-XChange Lite" aus.
4. Klicken Sie auf "Drucken" und das Dokument wird automatisch umgewandelt. Zum Schluss wählen Sie noch einen Speicherort und können anschließend die PDF-Datei von dort aufrufen.
5. Sollten Sie Probleme mit dem Gratis-Programm haben, können Sie auch zum ebenso kostenlosen WordToPDF greifen.

Das ganze geht auch in die andere Richtung: Wenn Sie ein PDF Dokument in ein Word Dokument umwandeln möchten empfehlen wir Ihnen das kostenlose Angebot von CHIP-Partner SodaPDF

Im nächsten Praxistipp erfahren Sie, wie Sie ein PDF-Dokument ins JPG-Format umwandeln.

(Tipp ursprünglich verfasst von: Curt Bauer)

Sie können in Bibliotheken registrierte Dokumente mit erweiterten Einstellungen in PDF-Dokumente konvertieren und per E-Mail versenden.

Zum Konvertieren von Dateien in PDF-Dokumente und zum Versenden per E-Mail müssen Sie [Einstellungen für E-Mail-Anlagedateien] für das Mailausgabesymbol auf [Nach Konvertierung als PDF-Dokument anhängen] oder [Beim Anhängen auswählen] festlegen. Weitere Informationen finden Sie hier:

1.

Wählen Sie im Dateilistenfenster das Dokument aus, das als E-Mail-Anhang versendet werden soll.

2.

Klicken Sie auf

Alternativ ziehen Sie das Dokument per Drag & Drop auf

Das [Detaileinstellungen für PDF-Dokument]-Dialogfeld wird angezeigt.

HINWEIS

Wenn für das Mailausgabesymbol für [Einstellungen für E-Mail-Anlagedateien] die Option [Beim Anhängen auswählen] festgelegt ist, wird ein Dialogfeld zur Auswahl des Formats der anzuhängenden Datei angezeigt. Klicken Sie in diesem Fall auf [In PDF-Dokument konvertieren]. Weitere Informationen finden Sie hier: Sie können denselben Vorgang auch mit einer der nachfolgenden Methoden durchführen. Klicken Sie im Menüband oder in der Symbolleiste auf ein angezeigtes Mailausgabesymbol Klicken Sie im Menüband oder in der Symbolleiste auf für ein angezeigtes Mailausgabesymbol und wählen Sie [Ausführung]. Wenn Symbolschaltflächen im Menüband oder in der Symbolleiste nicht angezeigt werden, finden Sie hier, wie Sie sie anzeigen können.

3.

Konfigurieren Sie die erweiterten Einstellungen des PDF-Dokuments, und klicken Sie dann auf [OK].

Das E-Mail-Programm wird gestartet, und der Bildschirm zum Erstellen einer neuen E-Mail wird angezeigt.

Wenn ein Kennwort zum Öffnen des Dokuments festgelegt wurde, wird das [Kennwort zum Öffnen bestätigen]-Dialogfeld angezeigt. In diesem Fall geben Sie dasselbe Passwort ein, das Sie in [Kennwort zum Öffnen] eingegeben haben, und klicken Sie auf [OK].

Wenn der Druck oder die Bearbeitung des Dokuments eingeschränkt ist, wird das [Zulassungspasswort bestätigen]-Dialogfeld angezeigt. In diesem Fall geben Sie dasselbe Passwort ein, das Sie in [Kennwort zum Ändern von Berechtigungen] eingegeben haben, und klicken Sie auf [OK].

Geben Sie alle Passwörter erneut ein, und klicken Sie dann auf [OK], um die E-Mail-Anwendung zu starten.

4.

Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers, den Betreff und Ihre Nachricht ein und versenden Sie die E-Mail.

Page 2