 Laporan merupakan penyajian fakta secara objektif yang berkaitan dengan peristiwa, keadaan, atau kegiatan yang sudah dilaksanakan. Unsur-unsur laporan di antaranya sebagai berikut.
Cari soal sekolah lainnya
KOMPAS.com - Selama belajar online, kita pasti mendapat tugas untuk membuat laporan. Baik itu laporan percobaan, maupun laporan kegiatan. Teks laporan kegiatan ialah teks yang memberitahukan terlaksananya suatu kegiatan. Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia, kegiatan diartikan atau dikaitkan dengan aktivitas, usaha, atau pekerjaan. Dilansir dari Keterampilan Menulis (2016) karya H. Dalman, laporan harus ditulis dalam bahasa yang baik dan jelas, karena bahasa yang baik dan jelas itu dapat menimbulkan pengertian yang tepat, bukan kesan atau sugesti. TujuanPenyusunan teks laporan kegiatan ditujukan sebagai bentuk pertanggungjawaban. Tujuan dari teks laporan kegiatan antara lain:
Baca juga: Teks Laporan Percobaan: Pengertian, Tujuan, Struktur dan Contoh Ciri-ciriCiri-ciri dari teks laporan kegiatan adalah sebagai berikut:
StrukturSeperti teks pada umumnya, teks laporan kegiatan terdiri atas struktur yang membangunnya. Struktur teks laporan kegiatan berbeda-beda tergantung kegiatan macam apa yang dilaksanakan. Rincian dalam isi laporan kegiatan disesuaikan dengan kebutuhan pertanggungjawaban. Namun, secara garis besar, strukturnya meliputi tiga bagian tersebut, yaitu pendahuluan, isi laporan, serta penutup. 1. Pendahuluan
Baca juga: Struktur Teks Laporan Hasil Percobaan 2. Isi Laporan
3. Penutup
Cari soal sekolah lainnya
b. Menganalisis Hubungan Genre pada Setiap Tahapan Teks Laporan Kegiatan 1) Ringkasan Meskipun ringkasan dan abstrak itu sama, abstrak laporan kegiatan lebih cocok disebut ringkasan karena lebih merupakan intisari dari keseluruhan kegiatan yang dilakukan. Ringkasan laporan kegiatan mengandung unsur-unsur: (1) tujuan kegiatan, (2) deskripsi kegiatan, (3) pelaksanaan kegiatan, serta (4) saran. Ringkasan laporan kegiatan berbeda dengan abstrak laporan penelitian. Perbedaan itu terletak pada unsur-unsur pembentuknya. Pada laporan kegiatan tidak terkandung landasan teori dan metodologi penelitian. Selain itu, kalaupun pada ringkasan laporan kegiatan terdapat analisis, analisis yang dimaksud bukan analisis menurut prinsip-prinsip penelitian, melainkan hanya semacam strategi yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan dan untuk mengatasi kendala-kendala yang timbul dalam pelaksanaan kegiatan itu. Genre yang digunakan untuk mengungkapkan ringkasan adalah deskripsi. Formulasi bahasa ringkasan laporan kegiatan dapat diidentifikasi dari konstruksi kalimat yang mengandung penanda-penanda yang menunjukkan keberadaan unsur-unsur di atas. Pada ringkasan yang diambil dari laporan kegiatan tentang praktik kerja di Rumah Turi yang disajikan di bawah ini, penanda-penanda itu dicetak tebal dan unsurunsur yang dimaksud dinyatakan pada Uraian 1 sampai dengan Uraian 4. Anda dianjurkan untuk mencari penanda-penanda lain yang menunjukkan unsur-unsur tersebut. RINGKASAN Penulisan Tugas Akhir ini disajikan untuk memperoleh gambaran tentang berbagai informasi yang berhubungan dengan peran dan tanggung jawab kantor depan (front office) hotel dalam memberikan pelayanan kepada tamu dan mengidentifikasi kendala-kendala yang dialami petugas kantor depan. Tugas Akhir ini dibuat sebagai laporan dari praktik kerja yang telah dilaksanakan di Rumah Turi Eco Boutique Hotel. Hasil praktik kerja dipadukan dengan hasil observasi dan wawancara kepada pihak-pihak yang terkait, kemudian hasil itu disajikan secara deskriptif dalam bentuk laporan. Diketahui bahwa Kantor Depan Rumah Turi Eco Boutique Hotel sangat berbeda dengan hotel lain yang ada di Solo karena petugas kantor depan di hotel tersebut menyambut dan melayani tamu dengan cara duduk. Selain itu, hujan buatan dan berbagai tanaman yang ada di sekitar kantor depan membuat suasana menjadi alami dan asri, terasa seperti di kampung meskipun hotel tersebut terletak di tengah kota. Untuk mengatasi berbagai kendala yang dihadapi oleh petugas kantor depan, perlu dilakukan peningkatan koordinasi serta perlu diadakan pelatihan teknis dan kebahasaan. (Widodo, 2013) 165 Uraian 1: tujuan kegiatan. Uraian 2: deskripsi kegiatan Uraian 3: pelaksanaan kegiatan Uraian 4: saran 1) 2) 3) 4) 5) 6) Jelaskan mengapa ringkasan diperlukan pada laporan kegiatan. Unsur-unsur apa saja yang terkandung di dalam abstrak laporan kegiatan? Menurut Anda, mana yang dibuat terlebih dahulu, ringkasan atau laporan kegiatan? Mengapa demikian? Evaluasilah ringkasan laporan kegiatan tentang praktik kerja di Rumah Turi itu. Apabila Anda memandang perlu, susunlah ulang ringkasan tersebut agar menjadi lebih baik. Carilah laporan kegiatan di kampus Anda masing-masing. Analisislah ringkasannya, dan perbaikilah apabila ringkasan itu belum disusun sesuai dengan unsur-unsur yang seharusnya ada di dalamnya. Anda tentu pernah terlibat pada kegiatan kemahasiswaan, dan kegiatan itu dilaporkan. Apabila laporan itu belum disertai ringkasan, buatlah ringkasannya. 2) Pendahuluan Tahapan Pendahuluan pada laporan kegiatan berfungsi untuk menyampaikan latar belakang kegiatan yang telah dilaksanakan, gambaran tentang jenis dan bentuk kegiatan, tujuan, manfaat, serta strategi yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Pada laporan kegiatan praktik kerja di Rumah Turi di atas, latar belakang kegiatan, jenis dan bentuk kegiatan, tujuan, dan strategi yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan tersebut diuraikan secara eksplisit, tetapi manfaat kegiatan tidak. Namun demikian, apabila seluruh latar belakang itu dicermati, manfaat kegiatan tergambar pada tujuan kegiatan dan dinyatakan tersendiri di bawah Subbab Nama Kegiatan, Bab III (Deskripsi Kegiatan), yaitu untuk memenuhi persyaratan kelulusan jenjang D-3. Laporan kegiatan itu disusun dalam bentuk Tugas Akhir. Genre yang digunakan adalah deskripsi dan atau meliputi eksposisi. Deskripsi digunakan untuk memaparkan jenis dan bentuk kegiatan itu sendiri beserta tujuan, manfaat, dan strategi yang diterapkan. Adapun eksposisi digunakan untuk menyatakan bahwa peran Kantor Depan Rumah Turi itu sangat penting dalam memberikan kepuasan dan kenyamanan kepada tamu. BAB I PENDAHULUAN 1.1 Latar Belakang Kegiatan ... . Setiap hotel terdiri atas bagian-bagian yang memiliki tugas dan tanggung jawab masing-masing, yang kesemuanya bertujuan untuk memberikan pelayanan yang terbaik demi kepuasan para tamu. Salah satu bagian terpenting di sebuah hotel adalah bagian kantor depan (front office) yang dapat dikatakan sebagai ujung tombak dari sebuah hotel karena bagian ini berhubungan langsung dengan tamu. Hotel yang baik adalah hotel yang mendapatkan keuntungan tetapi tetap 166 memberikan kenyamanan dan kepuasan bagi para tamunya. Di bagian inilah praktik kerja yang dilaporkan ini dilakukan. 1.2 Objek Praktik Kerja dan Strategi Pelaksanaannya Objek kegiatan berupa praktik kerja lapangan dirumuskan sebagai berikut: Bagaimanakah peran dan tanggung jawab front office dalam meningkatkan kenyamanan dan kepuasan tamu di Rumah Turi Eco Boutique Hotel Solo? Selain menjalani pekerjaan sebagai petugas kantor depan, strategi yang dipilih adalah observasi dan wawancara kepada pihak-pihak yang berkompeten. Praktik kerja itu dilaksanakan pada bulan Februari sampai dengan bulan Maret 2013. Hasil kegiatan itu dituangkan menjadi laporan dengan judul Peran dan tanggung jawab front office dalam meningkatkan kenyamanan dan kepuasan tamu di Rumah Turi Eco Boutique Hotel Solo. Judul itu adalah Tugas Akhir yang disusun sebagai laporan praktik kerja lapangan di lokasi tersebut. 1.3 Tujuan Kegiatan Tujuan yang dicapai dalam praktik kerja lapangan ini adalah: (1) untuk mengetahui peran dan tanggung jawab bagian kantor depan dalam meningkatkan kenyamanan dan kepuasan tamu di Rumah Turi Eco Boutique Hotel; (2) untuk mengetahui kendala yang dialami bagian kantor depan Rumah Turi Eco Boutique Hotel guna meningkatkan kenyamanan dan kepuasaan tamu. (Widodo, 2013) Formulasi bahasa yang menonjol adalah formulasi bahasa deskripsi dan eksposisi. Pada kutipan Tahapan Pendahuluan laporan kegiatan di atas, kalimat atau bagian kalimat yang menunjukkan formulasi bahasa deskripsi dicetak tebal, sedangkan kalimat atau bagian kalimat yang menunjukkan formulasi bahasa eksposisi digarisbawahi. Anda disarankan untuk membaca Tahapan Pendahuluan seluruhnya sebelum mengerjakan tugas yang diberikan berikut ini. Anda juga disarankan untuk mengidentifikasi unsur-unsur lain yang menunjukkan formulasi bahasa deskripsi dan eksposisi. 1) 2) 3) 4) 5) 6) Tahapan Pendahuluan laporan kegiatan di atas belum memuat manfaat kegiatan secara eksplisit. Rumuskan manfaat itu berdasarkan informasi yang tersedia. Bacalah sekali lagi Tahapan Pendahuluan itu secara utuh, kemudian identifikasilah formulasi bahasa yang menunjukkan deskripsi dan eksposisi, selain yang sudah diidentifikasi di atas. Adakah ciri-ciri genre lain selain deskripsi dan eksposisi? Jelaskan mengapa demikian. Tulislah ulang Tahapan Pendahuluan itu dengan kalimat- kalimat Anda sendiri. Seandainya Anda telah melaksanakan kegiatan, buatlah Tahapan Pendahuluan milik Anda itu. Bandingkan hasilnya dengan milik teman Anda. Perbaikilah pekerjaan Anda itu setelah mendapatkan masukan dari teman Anda. 167 3) Deskripsi Kegiatan Tahapan Deskripsi Kegiatan berisi paparan tentang nama kegiatan, lokasi kegiatan, waktu kegiatan, dan pelaksana kegiatan. Nama kegiatan adalah kegiatan yang dilaksanakan itu sendiri. Waktu kegiatan adalah rentang waktu dilaksanakannya kegiatan itu. Adapun pelaksana kegiatan adalah orang-orang yang terlibat dalam kegiatan itu. Untuk memaparkan semua itu, genre mikro yang digunakan adalah deskripsi. Pada kutipan contoh Tahapan Deskripsi Kegiatan di bawah ini, formulasi bahasa yang menunjukkan deskripsi dicetak tebal. Sebelum mengerjakan tugas yang diberikan berikut ini, Anda disarankan untuk membaca Tahapan Deskripsi Kegiatan seluruhnya. BAB II DESKRIPSI KEGIATAN 2.1 Nama Kegiatan Kegiatan ini berbentuk Praktik Kerja Lapangan. Kegiatan ini dilaksanakan di bagian Kantor Depan Rumah Turi Eco Boutique Hotel. Secara lebih khusus, praktik kerja lapangan ini dilaksanakan oleh mahasiswa (Lihat Subbab 2.4) sebagai syarat kelulusan Program Studi D-3 Usaha Perjalanan Wisata, Universitas Sebelas Maret. ... . 2.2 Lokasi Kegiatan Rumah Turi Eco Boutique Hotel yang dipilih sebagai lokasi pelaksanaan kegiatan beralamat di Jl. Srigading ll/12, Mangkubumen, Solo. Hotel tersebut terletak di kawasan tengah kota yang sangat strategis, dan mudah dijangkau oleh pengunjung dari berbagai arah. Hotel itu dapat dicapai hanya dalam waktu 20 menit dari Bandara Internasional Adi Soemarmo dan beberapa menit dari Stasiun Balapan. Tempat-tempat wisata dan pusat perbelanjaan mudah diakses, sehingga pengunjung tidak mengalami kesulitan untuk menikmati Kota Solo. Nama ini diperoleh dari kata rumah dan turi (nama tanaman), sedangkan kata eco (ecology) berarti lingkungan. Di hotel ini terdapat tanaman turi yang menjadikan inspirasi bagi pemiliknya untuk memberi nama Rumah Turi. Selain itu, hotel ini terletak di Kampung Turisari. Bangunan hotel itu didesain seperti rumah kampung yang asri dan unik dengan sentuhan gaya minimalis modern. Rumah Turi diposisikan sebagai hotel hijau (green hotel), karena hotel itu berada di lokasi yang ramah lingkungan. Hotel itu merupakan hotel ramah lingkungan yang pertama di Solo. ... . 2.3 Waktu Kegiatan Kegiatan praktik kerja lapangan ini dilaksanakan dari Februari sampai dengan Maret 2013. Waktu masuk kerja diatur sesuai dengan jadwal yang ditetapkan oleh pimpinan. 2.4 Pelaksana Kegiatan Pelaksana kegiatan praktik kerja lapangan ini adalah Agus Widodo, mahasiswa Program Studi D-3 Usaha Perjalanan Wisata, Universitas Sebelas Maret. Mahasiswa yang bersangkutan menyatu dengan karyawan-karyawan di tempat praktik kerja. (Widodo, 2013) 168 1) 2) 3) 4) 5) 6) Dari Tahapan Deskripsi Kegiatan di atas, jelaskan laporan itu sesungguhnya merupakan laporan kegiatan tentang apa. Evaluasilah, apakah Tahapan Deskripsi Kegiatan di atas sudah ditulis dengan unsur-unsur yang seharusnya ada. Bacalah sekali lagi Tahapan Deskripsi itu secara utuh, kemudian identifikasilah formulasi bahasa yang menunjukkan deskripsi, selain yang sudah diidentifikasi di atas. Selain deskripsi, adakah ciri-ciri genre lain? Jelaskan mengapa demikian. Tulislah ulang Tahapan Deskripsi Kegiatan itu dengan kalimat-kalimat Anda sendiri. Seandainya Anda telah melaksanakan kegiatan, buatlah Tahapan Deskripsi Kegiatan milik Anda itu. Mintalah pada teman Anda untuk membacanya, sebelum Anda memperbaikinya lebih lanjut. 4) Pelaksanaan Kegiatan Tahapan Pelaksanaan Kegiatan berisi rangkaian tata cara pelaksanaan kegiatan. Tahapan ini berfungsi untuk menguraikan kegiatan yang dilakukan, strategi yang digunakan dalam melaksanakan kegiatan, kendala yang dihadapi, dan langkahlangkah yang ditempuh dalam mengatasi kendala tersebut. Untuk mencapai itu semua, genre mikro yang digunakan adalah deskripsi dan atau meliputi rekon dan prosedur. Di bawah ini, Tahapan Pelaksanaan Kegiatan dari laporan praktik kerja di atas ditampilkan lagi seluruhnya agar semua aspek kegiatan itu dapat dijelaskan secara terperinci. Kegiatan yang dilakukan adalah pekerjaan sebagai petugas Kantor Depan di Rumah Turi, dan strategi yang digunakan adalah menjalani pekerjaan itu dalam bentuk praktik kerja. Pada kutipan di bawah ini, kegiatan itu disajikan pada Subbab 3.1 dan Subbab 3.2, sedangkan strategi pelaksanaannya disajikan pada Subbab 3.3. Sementara itu, kendala yang dihadapi dan langkah-langkah yang ditempuh untuk mengatasi kendala itu disajikan pada Subbab 3.4. Bentuk, keadaan, dan kekhususan kegiatan pada Subbab 3.1 dan Subbab 3.2 itu diungkapkan dengan genre deskripsi. Adapun langkah-langkah yang ditempuh untuk mengatasi kendala diungkapkan dengan genre prosedur (meskipun bukan prosedur yang ketat), dan apabila kegiatan faktual yang berkaitan dengan praktik kerja itu dilakukan di waktu lampau, genre yang digunakan adalah rekon. Pada Tahapan Pelaksanaan Kegiatan yang disajikan ini, formulasi bahasa yang menunjukkan prosedur dicetak tebal, formulasi bahasa yang menunjukkan rekon digarisbawahi, dan formulasi bahasa yang menunjukkan deskripsi dibiarkan, tidak diberi tanda apa pun. Karena deskripsi sudah Anda kenal, hal ini menjadi tugas Anda untuk mengidentifikasinya. 169 BAB III PELAKSANAAN KEGIATAN 3.1 Bagian Front Office di Rumah Turi Kantor Depan atau Front Office adalah bagian yang bertanggung jawab dalam penjualan kamar hotel baik melalui pemesanan atau reservasi sebelumnya maupun tanpa pemesanan, dilanjutkan dengan pendaftaran (registration), dan penunjukan arah ke kamar (room assignment) bagi tamu. Kantor depan langsung berhubungan dengan tamu-tamu yang datang ke hotel. Oleh karena itu, kantor depan selalu terletak di bagian depan hotel sebagai tempat penerimaan tamu. 3.2 Peran dan Tanggung Jawab Front Office di Rumah Turi Kantor depan merupakan tempat sejumlah resepsionis bekerja. Mereka bertugas melayani tamu baik dalam hal check in maupun check out dan mengerjakan hal-hal yang terkait dengan tamu. Dari tempat ini resepsionis harus bisa memberikan kesan pertama yang menyenangkan supaya tamu merasa nyaman dan percaya terhadap produk-produk yang ditawarkan. Di kantor depan inilah para mahasiswa menjalani praktik kerja (termasuk mahasiswa yang membuat laporan ini). Mereka diajari untuk melakukan pekerjaan yang seharusnya dikerjakan. Adapun ruang lingkup kegiatan kantor depan meliputi pemesanan kamar, penerimaan tamu, penanganan surat dan informasi, pelayanan telepon, pembayaran rekening hotel, penanganan barang bawaan tamu, pelayanan Guest Relation Officer, pelayanan business center, dan pelayanan lain-lain. Ini semua menunjukkan peran dan tanggung jawab kantor depan.. (1) Pemesanan Kamar (Room Reservation) Bagian ini menangani seluruh pemesanan kamar baik untuk perorangan maupun untuk kelompok, termasuk untuk perusahaan atau instansi. Pemesanan kamar dapat dilakukan melalui telepon, teleks, faksimile, surat, dan sebagainya. Petugas memastikan bahwa pemesanan tersebut dijadikan jaminan bagi tamu atas kedatangannya dan jaminan bagi hotel untuk penjualan kamar-kamarnya. (2) Penerimaan Tamu (Reception) Tugas utama bagian ini adalah menerima tamu yang akan menginap dan yang datang hanya untuk mencari keterangan atau informasi awal, serta memberikan pelayanan kepada tamu yang tinggal di hotel. Dalam hal tamu yang akan menginap, petugas mengurusi proses pencatatan identitas tamu berdasarkan kartu identitas yang dimiliki oleh tamu. (3) Penanganan Surat dan Informasi (Mails & Information) Kegiatan pada bagian ini adalah mengurusi proses keluar masuknya surat, telegram, dan sejenisnya. Selain menerima, pihak hotel juga perlu mengirim surat atau informasi untuk kepentingan baik tamu maupun hotel (sebagai perusahaan). Fungsi utama bagian ini adalah memberikan pelayanan atas informasi, baik kepada tamu yang menginap maupun pihak luar yang ingin berhubungan dengan hotel. Petugas juga memberikan pelayanan surat, telegram, paket, pesan, baik yang dikirim untuk tamu hotel maupun yang dikirim ke luar oleh tamu hotel. (4) Pelayanan Telepon (Telepon Service) Fungsi utama bagian ini adalah memberikan pelayanan atas sambungan telepon lokal, interlokal (SLJJ), dan internasional (SLI) kepada tamu yang menginap maupun pihak luar yang akan berhubungan dengan hotel. Jadi, layanan telepon diberikan tidak saja untuk kepentingan tamu tetapi juga untuk kepentingan hotel. 170 (5) Pembayaran Rekening Hotel (Front Office Cashiering) Tugas utama bagian ini adalah mengurusi pembayaran dari para tamu ketika mereka meninggalkan hotel. Semua data transaksi yang dilakukan tamu selama menginap di hotel (rekening makan di restoran atau di kamar, minuman di bar, pencucian pakaian, dan sebagainya) dikirimkan ke bagian ini untuk ditagihkan kepada tamu ketika mereka akan pulang atau check out. Hal ini penting, karena tamu menyelesaikan semua rekening hotel sebelum tamu itu meninggalkan hotel. (6) Penanganan Barang Bawaan Tamu (Uniform Service) Bagian ini sering disebut Concierge atau Bell Captain. Lokasinya di lobby berdekatan dengan pintu masuk hotel. Tugas utama bagian ini adalah membawakan barang bawaan tamu ke bagian registrasi, selanjutnya mengantarkannya ke kamar untuk tamu yang akan menginap. Barang bawaan tamu yang akan menginap itu diurusi sejak dari mobil hingga tiba di kamarnya; dan untuk tamu yang akan check out atau meninggalkan hotel, barang bawaan itu diurusi hingga ke mobilnya atau pintu keluar hotel dalam keadaan lengkap. (7) Pelayanan Guest Relation Officer (GRO) Bagian ini bertugas menemani tamu-tamu yang duduk-duduk di lobby, restaurant, coffe shop, atau bar. Fungsi kegiatan ini adalah memberikan kepuasaan pelayanan hotel secara kekeluargaan dan memberikan masukan bagi para tamu dalam hal fasilitas serta aktivitas hotel (promosi), terutama untuk tamu-tamu VIP yang berada di dalam hotel. (8) Pelayanan Business Center Bagian ini memberikan pelayanan untuk membantu tamu yang membutuhkan fasilitas perkantoran antara lain teleks, faksimile, foto kopi, konfirmasi tiket perjalanan, dan penerjemahan dokumen apabila diperlukan. (9) Pelayanan lain-lain (Other Services) Pelayanan lain-lain yang diberikan kepada tamu mencakup antara lain: penitipan barang berharga (safety box), penukaran mata uang asing (money changer), transportasi, dan pemesanan kamar untuk hotel lain. 3.3 Strategi Pelaksanaan Kegiatan Hampir semua kegiatan kantor depan berhubungan dengan tamu, baik secara langsung maupun tidak langsung. Kegiatan kantor depan di Rumah Turi yang dikerjakan sehari-hari oleh mahasiswa pada saat menjalani praktik kerja meliputi halhal sebagai berikut: (1) menjual akomodasi hotel, (2) menyambut dan mendaftar tamu-tamu yang akan check-in, (3) melayani pemesanan kamar, (4) memantau perkembangan situasi kamar (room status) secara akurat, (5) menyiapkan berkas-berkas pembayaran tamu (guest bill), (6) menangani surat yang masuk dan keluar hotel, (7) melayani dan memberikan informasi, (8) melayani, menampung, menyelesaikan keluhan tamu, (9) melayani penitipan barang-barang berharga, (10) melakukan kerja sama yang baik dengan departemen lain untuk kelancaran operasional hotel. Dalam menjalankan tugas, mahasiswa, seperti petugas lain di kantor depan, harus memahami lima kategori kualitas jasa di Rumah Turi. Kelima kategori itu adalah tangibility, realibility, emphaty, assurance, dan responsiveness, yang dapat diuraikan sebagai berikut. 171 (1) Tangibility: fasilitas kantor depan yang lengkap seperti komputer, registration form, guest bill, fax, telepon, alat foto kopi yang dapat membuat pelayanan akan lebih cepat dengan tetap memperhatikan penampilan petugas kantor depan. (2) Realibility: tersedianya kamar yang dipesan oleh tamu ketika tamu akan check in di Rumah Turi, misalnya tamu memesan kamar deluxe double bed pada waktu tamu datang kamar tersebut harus tersedia. (3) Emphaty: pelayanan yang cepat, tepat, dan efisien dalam check in dan proses registrasi. (4) Assurance: menjelaskan kepada tamu tentang fasilitas kamar maupun fasilitas hotel lainnya agar tamu merasa yakin dan percaya kepada apa yang ditawarkan, sehingga tamu akan tertarik dan membeli produk hotel. (5) Responsiveness: cepat dan tepat dalam menanggapi keluhan tamu dengan langkah-langkah yang telah ditentukan (Lihat Subbab 3.5 di bawah ini). 3.4 Kendala yang Dihadapi dan Cara Mengatasinya Dalam meningkatkan kenyamanan dan kepuasaan bagi tamu, petugas resepsionis yang merupakan bagian dari kantor depan pasti menghadapi kendala-kendala yang berupa keluhan dari tamu. Tamu adalah komponen terpenting dalam usaha perhotelan. Untuk itu, seorang resepsionis sebaiknya mengenal berbagai karakteristik atau sifat tamu, seperti: kebiasaan tamu, tingkah laku, sikap, dan lainnya. Berbagai kendala dihadapi oleh petugas, termasuk mahasiswa, baik kendala yang bersifat eksternal maupun kendala yang bersifat internal. 3.4.1 Kendala Eksternal Kendala-kendala eksternal yang dialami oleh kantor depan dari keluhan tamu adalah sebagai berikut: (1) Keluhan atas fasilitas yang kurang memadai Keinginan tamu untuk mendapatkan fasilitas yang lengkap seharusnya terpenuhi, karena tamu sudah membayar mahal untuk menginap. Keluhan terjadi apabila fasilitas kamar tidak sesuai dengan harapan. Misalnya, AC di kamar kurang dingin atau sandal tidak tersedia. (2) Keluhan atas pelayanan yang diterima oleh tamu Keluhan atas pelayanan yang diberikan kepada tamu kurang cepat ditanggapi sehingga membuat tamu merasa kurang puas dengan pelayanan yang diberikan. Misalnya, permintaan tamu agar kamarnya segera dibersihkan, tetapi kamar baru dibersihkan setelah menunggu lebih dari satu jam karena petugas sedang memenuhi permintaan tamu yang lain. (3) Keluhan atas keinginan yang tidak terpenuhi Keluhan ini cenderung disebabkan oleh ketidakcermatan petugas hotel dalam menangani berbagai keinginan tamu. Misalnya, kamar yang sudah dikonfirmasi pihak hotel ternyata tidak tersedia ketika tamu check in. (4) Keluhan atas produk yang diterima Keluhan terhadap produk jelas membawa efek yang kurang baik bagi hotel. Hal ini disebabkan oleh kelalaian petugas hotel. Misalnya, makanan yang dipesan tamu tidak sesuai dengan keinginannya: tamu meminta makanan yang tidak pedas, tetapi diberi makanan yang pedas. (5) Keluhan atas ketidakcakapan orang yang melayani 172 Pelayanan yang diberikan kepada tamu oleh petugas hotel kurang baik, tidak cakap, atau kurang profesional. Misalnya, waiters melayani permintaan tamu dalam pencatatan menu makanan yang tidak sesuai dengan permintaan tamu tersebut. Langkah-langkah yang ditempuh Bagian Kantor Depan Rumah Turi dalam menangani kendala-kendala keluhan tamu adalah sebagai berikut: (1) Meminta maaf Petugas meminta maaf kepada tamu atas ketidaknyamanan yang dialaminya meskipun itu bukan kesalahan petugas. (2) Mendengarkan keluhan tamu Petugas mendengarkan keluhan tamu dengan baik dan penuh perhatian di saat tamu menyampaikan keluhannya, tidak menyela atau membantah pernyataannya, dan waktu tamu berbicara, sikap tubuh petugas menghadap ke arah tamu. (3) Menerima keluhan tamu dengan tenang Petugas berusaha memahami, merasakan, serta menerima dengan tenang semua keluhan tamu, tidak mudah terpancing emosinya, meskipun tamu terkadang menggunakan kata-kata kasar dan makian. (4) Menanggapi keluhan tamu Petugas mempelajari penyebab utama munculnya keluhan yang dialami tamu. Apabila penyebabnya adalah dari tamu itu sendiri, petugas tetap tidak menyalahkan tamu dan menjelaskan kembali agar tamu mengerti dengan persoalan yang sebenarnya. Pihak hotel segera menanggapi keluhan tamu dan menganggap keluhan tamu sebagai kesempatan untuk menciptakan hubungan yang lebih baik untuk tamu. Dalam memberikan tanggapan, petugas menunjukkan sikap terpuji dengan tetap bersikap ramah dan sopan. (5) Mencatat keluhan tamu Petugas mencatat keluhan tamu. Apabila kesalahan dilakukan oleh pihak hotel, keluhan tamu itu dapat menjadi pembelajaran kepada petugas agar kesalahan itu tidak terulang lagi dalam melayani tamu selanjutnya. 3.4.2 Kendala Internal Kendala-kendala internal yang dialami kantor depan dari karyawan hotel adalah sebagai berikut: 1) 2) 3) 4) Kurangnya komunikasi antarpetugas hotel dalam satu departemen atau antardepartemen. Sifat arogan yang timbul pada setiap petugas hotel karena ia merasa ahli dalam bidangnya, yang hal itu kadang-kadang menimbulkan hubungan persaingan yang tidak sehat di antara staf di lokasi kerja. Kurangnya rasa tanggung jawab dalam menjalankan pekerjaannya masingmasing. Minimnya pengetahuan tentang bahasa Inggris, sehingga terkadang terjadi kesalahpahaman karena yang diberikan kepada tamu tidak sesuai dengan yang diinginkan. Langkah-langkah penanganan kendala internal yang dihadapi oleh petugas adalah sebagai berikut: 1) 2) Pimpinan mengadakan briefing sebelum melakukan pekerjaan pada waktu pergantian shift. Petugas selalu membaca log book setiap akan terjadi pergantian shift supaya yang bersangkutan mengetahui apa yang terjadi pada shift sebelumnya. 173 3) 4) Petugas meningkatkan rasa saling percaya dan melakukan kerja sama yang baik. Pihak manajemen mengadakan kursus bahasa Inggris seminggu sekali bagi petugas yang terkait. (Widodo, 2013) 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) Betulkah Tahapan Pelaksanaan Kegiatan merupakan tahapan yang paling penting? Jelaskan dengan argumentasi yang memadai. Kecuali dengan rekon dan prosedur, sebagian besar bagian pada Tahapan Pelaksanaan Kegiatan di atas diungkapkan dengan deskripsi. Mengapa demikian? Mengapa prosedur pada Tahapan Pelaksanaan Kegiatan di atas bukan merupakan prosedur yang ketat? Berikan argumentasi secukupnya. Penanda waktu lampau untuk rekon pada Tahapan Pelaksanaan Kegiatan di atas tidak begitu tegas. Dari mana Anda tahu bahwa bagian-bagian yang digarisbawahi di atas menunjukkan ciri-ciri rekon? Adakah genre mikro lain pada Pelaksanaan Kegiatan di atas? Kalau ya, tunjukkan ciri-cirinya. Modifikasilah Tahapan Pelaksanaan Kegiatan di atas dengan menulis ulang dengan menggunakan kalimat-kalimat Anda sendiri. 5) Penutup Di satu sisi, Tahapan Penutup berisi pernyataan simpulan bahwa kegiatan yang dimaksud telah dilaksanakan dengan baik dan bermanfaat. Di sisi lain, tahapan tersebut berisi saran-saran untuk perbaikan kegiatan yang akan datang. Berbeda dengan simpulan pada penelitian yang dirumuskan berdasarkan analisis, simpulan pada laporan kegiatan berkaitan dengan pelajaran yang dapat dipetik dari kegiatan tersebut atau manfaat yang dapat dirasakan oleh pelaksana kegiatan (dalam hal ini mahasiswa). Di bawah Subtahapan Simpulan pada kutipan di bawah ini, pernyataan tentang simpulan disajikan terlebih dahulu, kemudian disusul pernyataan tentang manfaat bagi pelaksana kegiatan (dicetak tebal miring). Saran-saran ditujukan kepada peningkatan pelaksanaan kegiatan di masa yang akan datang. Saran-saran tersebut diajukan berdasarkan kendala-kendala yang dihadapi. Saran-saran itu bersifat operasional, yaitu saran-saran yang betul-betul dapat dilaksanakan, dan apabila saran-saran itu diikuti, kendala-kendala yang dihadapi dapat diatasi. Genre mikro yang digunakan untuk mengungkapkan Tahapan Penutup adalah deskripsi yang mengandung eksposisi. Deskripsi digunakan untuk menyampaikan pernyataan akhir tentang Kantor Depan Rumah Turi beserta manfaat yang dapat dipetik, sedangkan eksposisi digunakan untuk menegaskan ulang bahwa pernyataan yang disampaikan di Tahapan Pendahuluan “bahwa kantor depan itu mempunyai peranan yang penting” benar adanya. Kesemuanya itu merupakan formulasi bahasa yang mengandung rangkaian dua kalimat atau lebih yang membentuk paragraf pada setiap poin simpulan. 174 Formulasi bahasa lain yang menonjol pada Subtahapan Simpulan adalah penggunaan kata simpulan itu sendiri dalam konstruksi kalimat yang dicetak tebal (yang digunakan untuk mengantarkan poin-poin simpulan di bawahnya). Adapun formulasi bahasa pada Subtahapan Saran terlihat pada penggunaan kata saran itu sendiri dan pada penggunaan kata perlu. Pada kutipan di bawah ini, formulasi bahasa yang dimaksud digarisbawahi. Anda boleh menambahkan formulasi milik Anda sendiri, misalnya simpulan diungkapkan dengan kelompok kata “dapat disimpulkan bahwa” dan saran tidak hanya diungkapkan dengan kata perlu, tetapi juga sebaiknya, seharusnya, seyogianya, dan sebagainya. BAB IV PENUTUP 1. Simpulan Dari pelaksanaan kegiatan praktik kerja di Rumah Turi Eco Boutique Hotel dapat dikemukakan beberapa simpulan sebagai berikut. (1) Semua kegiatan di Front Office atau Kantor Depan berhubungan dengan tamu, baik secara langsung maupun tidak langsung. Mahasiswa yang melakukan praktik kerja menyadari bahwa hal ini juga berlaku di Kantor Depan Rumah Turi Eco Boutique Hotel. (2) Kantor Depan Rumah Turi Eco Boutique Hotel mempunyai peran dan tanggung jawab yang sangat penting dalam memberikan pelayanan yang baik kepada tamu untuk meningkatkan kenyamanan dan kepuasaan. Mahasiswa yang melakukan praktik kerja dapat berbagi peran dan tanggung jawab seperti yang dimaksud. (3) Petugas di Kantor Depan harus mempunyai kriteria sebagai berikut: memiliki pengetahuan yang cukup tentang kondisi dan fasilitas hotel, ramah dan sopan dalam melayani tamu, berkepribadian yang baik, mempunyai loyalitas dan disiplin yang tinggi, bersikap efisien dalam melakukan tindakan, jujur dalam melaksanakan tugasnya, mempunyai rasa percaya diri yang tinggi, dan menguasai bahasa asing. Mahasiswa yang melakukan praktik kerja berusaha untuk menyesuaikan diri dan memenuhi kriteria tersebut. (4) Kendala-kendala yang dialami Kantor Depan dalam meningkatkan kenyamanan dan kepuasan tamu di Rumah Turi dapat digolongkan menjadi kendala eksternal dan kendala internal. Kendala eksternal berkaitan dengan keluhan-keluhan dari tamu yang menginap, dan kendala internal berkaitan dengan kekurangankekurangan yang dimiliki oleh petugas. Mahasiswa yang melakukan praktik kerja dapat belajar bahwa kedua jenis kendala tersebut ditangani dengan menerapkan langkah-langkah pemecahan yang cukup memadai. 2. Saran Perkembangan hotel di Solo sangat pesat sehingga persaingan dalam mencari tamu akan terasa berat. Untuk menjadi hotel yang lebih baik lagi, penulis mengajukan saran-saran yang mungkin dapat dijadikan masukan kepada manajemen Rumah Turi Eco Boutique Hotel demi terciptanya kenyamanan dan kepuasan bagi tamu. Adapun saran-saran itu adalah: (1) Perlu dilakukan training ke hotel lain bagi karyawan untuk menambah pengetahuan dan keterampilan. (2) Perlu peningkatan pelayanan dalam hal fasilitas kamar dan fasilitas hotel lainnya untuk mengurangi keluhan tamu. (3) Perlu peningkatan koordinasi antara shift dalam satu departemen dan shift (4) antardepartemen agar pelayanan yang diberikan berkesinambungan, sehingga segala kebutuhan tamu tetap terlaksana dan terpenuhi. 175 (5) Perlu dilaksanakan kursus bahasa Inggris bagi karyawan untuk meningkatkan kualitas pelayanan. (Diadaptasi dan dimodifikasi dari Widodo, 2013) 1) 2) 3) 4) 5) 6) Apa perbedaan antara Tahapan Penutup pada laporan penelitian dan pada laporan kegiatan? Didasarkan pada apakah simpulan pada laporan kegiatan dibuat? Ditujukan kepada siapakah simpulan itu? Didasarkan pada apakah saran pada laporan kegiatan dibuat? Ditujukan kepada siapakah saran itu? Menurut Anda, apakah Tahapan Penutup di atas perlu ditata ulang? Kalau ya, lakukan dengan menggunakan kalimat-kalimat Anda sendiri. 6) Daftar Pustaka dan Lampiran Meskipun daftar pustaka dan lampiran itu penting–seperti telah diuraikan pada pembicaraan tentang daftar pustaka dan lampiran untuk penelitian di atas–dua hal itu juga tidak dimasukkan ke dalam struktur teks laporan kegiatan. Penyajian daftar pustaka diletakkan di belakang setelah bab-bab inti. Tentang formulasi penulisan daftar pustaka, Anda diminta untuk membuka kembali Bab III. Lampiran pada laporan kegiatan juga sama dengan lampiran pada laporan penelitian. Lampiran merupakan materi pendukung yang diletakkan di bagian belakang, di luar bab-bab inti teks laporan kegiatan. Materi yang dapat dimasukkan ke dalam lampiran pada laporan kegiatan adalah antara lain: 1) Dokumen yang dijadikan bahan rujukan penulisan laporan kegiatan. 2) Surat-surat pendukung, seperti surat izin untuk melakukan kegiatan di lokasi (misalnya praktik kerja, pentas seni, dan lokakarya), surat tugas, dan sejenisnya. 3) Rincian penggunaan dana. 4) Gambar atau foto. 7) Simpulan tentang Struktur Teks dan Hubungan Genre pada Laporan Kegiatan Setelah dilakukan penelusuran terhadap struktur teks dan genre mikro yang digunakan untuk merealisasikan setiap tahapan yang ada dalam laporan kegiatan, dapat ditarik simpulan bahwa laporan kegiatan merupakan paparan hasil pelaksanaan kegiatan yang dibuat berdasarkan proposal yang telah dirancang sebelumnya. Laporan kegiatan mengandung unsur-unsur inti yang saling terkait, yaitu ringkasan, pendahuluan, deskripsi kegiatan, pelaksanaan kegiatan, dan penutup. Unsur-unsur lain yang ada meliputi halaman judul, halaman pengesahan, kata pengantar, daftar isi, daftar tabel, daftar gambar, daftar pustaka, dan lampiran. 176 Unsur-unsur inti dapat dirangkum ke dalam struktur teks laporan kegiatan dengan urutan ringkasan^pendahuluan^deskripsi kegiatan^pelaksanaan kegiatan^penutup. Seperti disajikan pada Tabel 4.4, struktur teks yang terdiri atas tahapan-tahapan tertentu itu direalisasikan oleh genre mikro sesuai dengan isi dan fungsi retoris masing-masing. Pada dasarnya, tabel tersebut merupakan simpulan dari hasil penelusuran dan analisis terhadap unsur-unsur inti dari laporan kegiatan di atas yang dinyatakan dengan tahapan-tahapan yang diwadahi dalam struktur teks. Tabel 4.4 Struktur teks dan genre mikro pada laporan kegiatan Struktur Teks Genre Mikro yang Diharapkan Ringkasan Ringkasan Pendahuluan Deskripsi (dan atau meliputi Eksposisi) Deskripsi Kegiatan Deskripsi Pelaksanaan Kegiatan Deskripsi (dan atau meliputi Rekon, Prosedur) Penutup Deskripsi (dan atau meliputi Eksposisi) Fungsi Retoris Memberikan ringkasan dari keseluruhan laporan kegiatan Memberikan latar belakang kegiatan yang telah dilaksanakan, gambaran tentang jenis dan bentuk kegiatan, tujuan, manfaat, serta strategi yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan tersebut Menguraikan, nama kegiatan, lokasi kegiatan, waktu kegiatan, dan pelaksana kegiatan. Menguraikan kegiatan yang dilakukan, strategi yang digunakan dalam melaksanakan kegiatan, termasuk langkah-langkah yang ditempuh. Mengidentifikasi kendala yang dihadapi dan cara mengatasi kendala tersebut. Menyatakan bahwa kegiatan yang telah dilaksanakan dapat berjalan dengan baik serta mengajukan saran-saran untuk kegiatan yang akan datang. Apabila unsur-unsur inti dan unsur-unsur yang lain itu dijadikan satu, terbentuklah sistematika laporan kegiatan. Setiap lembaga pendidikan atau badan (termasuk organisasi) mempunyai sistematika masing-masing, tetapi unsur-unsur inti yang membentuk struktur teks laporan kegiatan relatif sama. Selain itu, judul-judul subbab dapat disesuaikan dengan objek dan nama kegiatan yang dilaksanakan. Berikut ini dicontohkan sistematika laporan kegiatan yang dapat diikuti oleh mahasiswa pada saat membuat laporan kegiatan, seperti laporan praktik kerja, laporan magang, laporan kegiatan pentas seni, laporan kegiatan lokakarya, dan sejenisnya. Apabila ada buku pedoman yang dikeluarkan oleh program studi Anda, Anda dapat membandingkan sistematika itu dengan sistematika yang dimuat di dalam buku tersebut. 177 Bagian Depan Halaman Judul Halaman Pengesahan Halaman Pernyataan (kalau ada) Halaman Ringkasan Halaman Kata Pengantar Halaman Daftar Isi Halaman Daftar Gambar (kalau ada) Halaman Daftar Tabel (kalau ada) Bagian Inti 1. Pendahuluan 1.1 Latar Belakang Kegiatan 1.2 Objek Kegiatan dan Strategi Pelaksanaannya 1.3 Tujuan kegiatan 2. Deskripsi Kegiatan 2.1 Nama Kegiatan 2.2 Lokasi Kegiatan 2.3 Waktu Kegiatan 2.4 Pelaksana Kegiatan 3. Pelaksanaan Kegiatan 3.1 Kegiatan yang Dikerjakan 3.2 Strategi Pelaksanaan Kegiatan 3.3 Kendala yang Dihadapi dan Cara Mengatasinya 4. Penutup 4.1 Simpulan 4.2 Saran Bagian Akhir 1. Daftar Pustaka 2. Lampiran c. Menganalisis Ciri-ciri Akademik, Manfaat, dan Pihak yang Diberi Teks Laporan 1) Menganalisis Ciri-ciri Akademik Teks Laporan Ciri-ciri teks akademik secara umum telah dibicarakan pada Bab I. Teks laporan tergolong ke dalam teks akademik, sehingga tentu saja teks laporan mengandung ciri- ciri tersebut. Ciri-ciri akademik teks laporan yang akan disampaikan berikut ini hendaknya dikonfirmasikan dengan ciri-ciri yang diuraikan pada Bab I. Baik laporan penelitian maupun laporan kegiatan dapat dianggap bagus apabila memiliki ciri-ciri akademik sebagai berikut: 1) Ringkas atau padat: Laporan yang ditulis hanya berisi hal-hal pokok secara ringkas, sehingga penerima laporan segera mengetahui permasalahannya. 178 |
Unsur-unsur apa saja yang terkandung di dalam ringkasan laporan kegiatan?
Pos Terkait
Copyright © 2024 kemunculan Inc.
