Tuliskan fungsi PENDISTRIBUSIAN sarana dan prasarana kantor

Materi Penerimaan dan Pendistribusian Sarana dan Prasarana

1. Pengertian Penerimaan Sarana Kantor

Penerimaan Barang adalah menerima fisik barang dari pabrik, prinsipal atau distributor yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman dan dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya. Didalam aktifitas penerimaan barang ini terdapat 3 point penting yang tidak dapat dipisahkan satu dengan lainnya:

Fisik barang yang diterima

Dokumentasi

Cara penanganan barang

1. Fisik Barang Yang Diterima

Adalah bentuk fisik barang yang harus dapat dirasa, diraba atau dilihat langsung. Penerimaan yang bukan berupa fisik barang dapat menyebabkan perbedaan proses dan hasil yang akan dicapai. Pada umumnya hasilnya adalah negatif. Jika ada penerimaan tanpa harus menangani fisik barangnya, maka perlu dilakukan proses tambahan untuk memastikan keabsahan proses tsb.

Prinsip penerimaan barang adalah menerima FISIK BARANG secara langsung. Bukan hanya DOKUMENnya saja.

Secara fisik, barang dapat dilihat, diraba atau dirasa dan dapat dibandingkan dengan dokumen pengantaran.

Pengecekan acak atau keseluruhan kondisi isi kemasan

Tanggal Kadaluarsa barang, nomor batch

Kuantitas barang VS dokumen

2. Dokumentasi

Dokumen pemesanan; barang diterima berdasarkan adanya dokumen yang mendasari berapa barang yang harus diterima, jenis barangnya apa dan untuk memastikan bahwa barang yang diterima adalah sama dengan barang yang dikirimkan.

Dokumen adalah pendamping barang yang secara fisik dapat dibaca dan dicocokan dengan barang yang dikirimkan.

Dokumen yang diperlukan minimal dokumen pengiriman [DN [Delivery Note], DO [Delivery Order], Packing List atau Surat Jalan].

Akan lebih baik jika dokumen Pemesanan [PO-Purchase Order] dilampirkan juga.

3. Cara Penanganan Barang

Persyaratan penanganan; kondisi khusus yang harus disiapkan pada saat barang tsb diterima. Apakah perlu ditangani pada suhu/temperatur khusus atau perlu dilakukan penanganan khusus dikarenakan faktor beratnya, tingkat kesulitannya atau masalah lainnya.

· Tangani barang sesuai dengan siklus hidupnya

· Gunakan peralatan yang sesuai

· Pahami aturan keselamatannya

Dalam kegiatan administrasi penerimaan sarana kantor biasanya beberapa dokumen sebagai berikut :

1. Bukti penerimaan barang

2. Laporan penerimaan baran [receiving report].

Laporan penerimaan barang adalah sebuah dokumen yang berisi informasi tentang rincian barang yang diterima, yang mencakup tanggal diterima, nama pengirim, nama pemasok dan nomor order pembelian.

Tahapan Penerimaan Barang:

1. Masuk gudang.

2. Parkir dan antri.

3. Bongkar muat di loading dock.

4. Penyusunan barang bongkaran.

5. Pengecekan barang vs dokumen.

6. Pemasukan data kedalam system

7. Legitimasi dokumen.

8. Keluar gudang.

Dalam kegiatan penerimaan barang ada 3 kemungkinan yang dihadapi :

1. Menerima barang dalam jumlah berbeda dengan jumlah yang dipesan.

2. Menerima barang yang rusak.

3. Menerima barang dengan kuantitas rendah.

Biasanya pemasok akan memberikan kesempatan kepada pembeli untuk mengoreksi faktur pembelian terhadap barang-barang yang tidak sesuai dengan pesanan.

Penerimaan dan Penyimpanan.

Tujuan utama diselenggarakan fungsi penerimaan dan penyimpanan barang adalah untuk memferifikasi barang yang diterima dari pemasok dan melindungi barang tersebut dari kehilangan atau pencurian.

Berikut ini ancaman-ancaman dan prosedur pengendalian yang berhubungan dengan penerimaan dan penyimpanan barang.

- Penerima barang yang tidak dipesan.

Penerimaan kiriman barang yang tidak dipesan menyebabkan perusahaan harus mengeluarkan biaya yang berkaitan dengan penyimpanan dan pengembalian barang ke pemasok.

- Kesalahan dalam penghitungan barang yang diterima.

Perhitungan barang yang diterima secara akurat merupakan faktor penting dalam menyelenggaan catatan persediaan perpetual yang akurat.

- Pencurian Barang.

Kehilangan barang dapat diatasi dengan prosedur :

a. Barang harus disimpan dalam lokasi yang aman dan akses ke lokasi tersebut dibatasi.

b. Seluruh transfer barang antar bagian dalam perusahaan harus didokumentasikan.

2. Pendistribusian sarana dan prasarana kantor.

Pengertian Pendistribusian Sarana Prasarana.

Pendistribusian merupakan kegiatan yang menyangkup pemindahan barang dan tanggung jawab dari instansi/ pemegang yang satu kepada instansi/ pemegang yang lain. Pendistribusian atau penyaluran perlengkapan merupakan kegiatan pemindahan barang dan tanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang membutuhkan barang itu. Dalam prosesnya ada 3 hal yang harus diperhatikan yaitu ketepatan barang yang di sampaikan, baik jumlah maupun jenisnya, ketepatan sasaran penyampaiannya, ketepatan kondisi barang yang di salurkan. Dalam rangka itu paling tidak 3 langkah yang sebaiknya di tempuh pleh bagian penanggung jawab penyimpanan atau penyaluran, yaitu :

a. Penyusunan alokasi barang;

b. Pengiriman barang;

c. Penyerahan barang.

Langkah- langkah Pendistribusian Sarana Prasarana

1]. Penyusunan Alokasi

Untuk menghindari pemborosan dalam pembagian/ pendistribusian barang sehingga merata dan seimbang dengan kebutuhan pemakainya masing- masing, maka perlu disusun alokasi kuantitas dan frekuensi pendistribusiannya, sehingga sungguh- sungguh dapat menunjang kegiatan instruksional.

Dalam penyusunan alokasi barang tersebut perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:

a. penerimaan barang

b. waktu penyerahan barang

c. jenis barang

d. jumlah barang

e. kegunaan/ keperluan barang

2]. Pengiriman Barang

Pengiriman barang dari pusat- pusat penyalur barang perlu memperhatikan beberapa hal sebagai berikut:

a. cara pengiriman

b. pengemasan

c. pemuatan

d. pengangkutan

e. pembongkaran

3]. Penyerahan Barang

Dalam penyerahan barang hendaklah tidak dilupakan untuk mengisi daftar penyerahan barang, surat pengantar, tanda terima, biaya pengiriman dan lain sebagainya.

Page 2

Video yang berhubungan

BAB II.Penerimaan, penyimpanan, dan penyaluran sarana dan prasarana

A. Administrasi sarana dan prasarana kantor

1. fungsi sarana dan prasarana

Fungsi dari sarana dan prasarana dapat berbeda sesuai dengan ruang lingkup dan juga penggunaannya, misalkan saja sarana dan prasarana pendidikan berbeda dengan transportasi, wisata dan sebagainya. Tetapi mempunyai suatu tujuan yang sama yaitu tujuan untuk mencapai hasil yang di harapkan sesuai dengan rencana. Berikut adalah fungsi utama sarana dan prasarana, yaitu :

Dapat mempercepat proses pelaksanaan pekerjaan sehingga mampu menghemat waktu.
Serta meningkatkan produktivitas baik barang maupun jasa.
Hasil kerja lebih berkualitas serta terjamin.
Dapat lebih sederhana atau memudahkan dalam gerak para pengguna atau pelaku.
Membuat ketetapan susunan stabilitas pekerja lebih terjamin.
Dapat menimbulkan rasa kenyamanan bagi orang-orang yang berkepentingan.
Dan menimbulkan rasa puas pada orang-orang yang berkepentingan yang mempergunakannya.

2. tujuan administrasi sarana dan prasarana

Tujuan administrasi sarana dan prasarana adalah:

Mampu menyediakan sarana dan prasarana sesuai dengan kebutuhan, baik berkaitan dengan jenis dan spesifikasinya, jumlah, waktu, maupun tempat dibutuhkan, dalam keadaan dapat dipakai, dari sumber yang dapat dipertanggungjawabkan, dengan harga yang layak, serta dengan memberikan pelayanan yang baik.
Mampu menyediakan informasi berkaitan dengan keberadaan sarana dan prasarana / perbekalan yang dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan pengawasan dan pengendalian perbekalan serta dapat digunakan sebagai instrumen pengambilan keputusan berkaitan dengan tindakan-tindakan manajemen perbekalan, seperti pengadaan perbekalan, dislribusi, dan penghapusan perbekalan.
Mampu menyediakan sarana dan prasarana/perbekalan yang siap pakai (ready for use) ke unit-unit kerja maupun personel sehingga menjamin kelangsungan aktivitas maupun tugas setiap unit kerja maupun personel dalam suatu organisasi melalui penyelenggaraan pengelolaan gudang dan distribusi secara optimal.
Mampu menjaga dan mempertahankan kondisi teknis, daya guna dan daya hasil, baik secara preventif maupun represif secara optimal guna mendukung optimalisasi fungsional maupun umur barang.
Mampu melakukan pengakhiran fungsi sarana dan prasarana / perbekalan dengan pertimbangan-pertimbangan dan argumentasi-argumentasi yang dapat dipertanggungjawabkan guna mendukung kelancaran pelaksanaan aktivitas maupun tugas, serta mencegah tindakan pemborosan.
Mampu mencegah dan mengambil tindakan antisipatif terhadap berbagai penyimpangan dalam setiap kegiatan pengelolaan maupun Mampu mencegah dan mengambil tindakan antisipatif terhadap berbagai penyimpangan dalam setiap kegiatan pengelolaan maupun penggunaan sarana dan prasarana /perbekalan sehingga selain dapat menekan pengeluaran biaya, baik berkaitan finansial, tenaga, waktu, material, maupun pikiran, juga mendukung kelancaran pelaksanaan aktivitas dan tugas dalam organisasi.
Mampu menyediakan pedoman kerja bagi setiap unit kerja maupun personel sehingga setiap unit kerja maupun personel dapat menjalankan aktivitas maupun tugasnya secara optimal.
Mampu membangun budaya penggunaan sarana dan prasarana / perbekalan secara bertanggung jawab oleh para pegawai di lingkungan organisasi sehingga dapat dicegah dan dihindarkan tindakan penyimpangan maupun pemborosan. (Tim Dosen ASMI Santa Maria, 2008: 2)

3. langkah-langkah administrasi sarana dan prasarana

Langkah-langkah sarana dan Prasarana

· Mendata segala kebutuhan

· Menentukan kebutuhan yang ingin dibeli

· Mencatat dan mengurusi

· Mulai melakukan pengadaan

· Melakukan pemakaian

· Pertanggung Jawaban

· Penyimpanan

B. administrasi penerimaan dan pendistribusian sarana prasarana kantor.

a) Pengertian penerimaan sarana kantor

Pengertian Penerimaan Barang adalah menerima fisik barang dari pabrik, prinsipal atau distributor yang disesuaikan dengan dokumen pemesanan dan pengiriman dan dalam kondisi yang sesuai dengan persyaratan penanganan barangnya.

b) Fisik barang yang diterima

Fisik Barang Yang Diterima

· Prinsip penerimaan barang adalah menerima FISIK BARANG secara langsung. Bukan hanya DOKUMENnya saja.

· Secara fisik, barang dapat dilihat, diraba atau dirasa dan dapat dibandingkan dengan dokumen pengantaran.

· Pengecekan acak atau keseluruhan kondisi isi kemasan

· Tanggal Kadaluarsa barang, nomor batch

· Kuantitas barang VS dokumen

c) Dokumentasi

· Dokumen adalah pendamping barang yang secara fisik dapat dibaca dan dicocokan dengan barang yang dikirimkan.

· Dokumen yang diperlukan minimal dokumen pengiriman (DN (Delivery Note), DO (Delivery Order), Packing List atau Surat Jalan).

· Akan lebih baik jika dokumen Pemesanan (PO-Purchase Order) dilampirkan juga.

d) Cara penanganan barang

· Tangani barang sesuai dengan siklus hidupnya

· Gunakan peralatan yang sesuai

· Pahami aturan keselamatannya

e) Departemen pengolah data

Setelah menerima input data penerimaan barang, departemen ini menjalankan program update file dan pencetakan laporan penerimaan barang, dengan menggunakan file induk pemasok, file induk persediaan dan file order pembelian.Pada tahap ini, komputer akan membandingkan data input dengan data pada file order pembelian. Jika ada perbedaan, maka perbedaan ini akan segera ditayangkan dilayar monitor agar segera bisa dikoreksi.Selanjutnya program komputer akan memperbaiki field kuantitas barang dipesan dan field kuantitas tersedia dalam file induk persediaan, mencatat tanggal penerimaan barang dalam file induk persediaan dan mencatat kuantitas diterima dalam file order pembelian.

Keluaran dari proses ini adalah penerimaan barang sebanyak dua lembar dan diserahkan ke departemen penerimaan barang. Setelah menerima laporan penerimaan barang, departemen penerimaan barang mendistribusikan laporan tersebut sebagai berikut :

· Lembar ke 1 bersama-sama dengan barangnya diserahkan ke bagian gudang.

· Lembar ke 2 bersama-sama dengan order pembelian dan slip pengepakan diarsipkan urut dokumen.

f) Prosedur penerimaan barang

Departemen penerimaan barang menerima barang bersama-sama dengan slip pengepakan, selanjutnya mencocokkan barang yang diterima dengan arsip order pembelia, memeriksa kondisi fisik barang, menghitung kuantitas dan mengentry data penerimaan kekomputer

g) Mengadministrasikan penyimpanan barang sarana kantor

Setelah menerima laporan penerimaan barang bersama-sama barangnya dari departemen penerimaan barang, gudang akan memeriksa dan menghitung barang, kemudian menandatangani laporan penerimaan barang dan meneruskan laporan tersebut ke bagian utang.

Dalam kegiatan penerimaan barang ada 3 kemungkinan yang dihadapi :

1. Menerima barang dalam jumlah berbeda dengan jumlah yang dipesan.

2. Menerima barang yang rusak.

3. Menerima barang dengan kuantitas rendah.

Biasanya pemasok akan memberikan kesempatan kepada pembeli untuk mengoreksi faktur pembelian terhadap barang-barang yang tidak sesuai dengan pesanan.

h) Penerimaan dan penyimpanan

Tujuan utama diselenggarakan fungsi penerimaan dan penyimpanan barang adalah untuk memferifikasi barang yang diterima dari pemasok dan melindungi barang tersebut dari kehilangan atau pencurian.

Berikut ini ancaman-ancaman dan prosedur pengendalian yang berhubungan dengan penerimaan dan penyimpanan barang.

- Penerima barang yang tidak dipesan.

Penerimaan kiriman barang yang tidak dipesan menyebabkan perusahaan harus mengeluarkan biaya yang berkaitan dengan penyimpanan dan pengembalian barang ke pemasok.

- Kesalahan dalam penghitungan barang yang diterima.

Perhitungan barang yang diterima secara akurat merupakan faktor penting dalammenyelenggaan catatan persediaan perpetual yang akurat.

- Pencurian Barang.

Kehilangan barang dapat diatasi dengan prosedur :

a. Barang harus disimpan dalam lokasi yang aman dan akses ke lokasi tersebut dibatasi.

b. Seluruh transfer barang antar bagian dalam perusahaan harus didokumentasikan.

Contoh :

Departemen penerimaan barang dan departemen penyimpanan harus mengetahui adanya transfer barang dari lokasi penerimaan ke gudang.

i) Pendistribusian sarana dan prasarana

- Penyusun alokasi barang

- Penyiriman barang

- Penyerahan barang

- Pengertian Pendistribusian Sarana Prasarana.

- Pendistribusian merupakan kegiatan yang menyangkup pemindahan barang dan tanggung jawab dari instansi/ pemegang yang satu kepada instansi/ pemegang yang lain. Pendistribusian atau penyaluran perlengkapan merupakan kegiatan pemindahan barang dan tanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang membutuhkan barang itu. Dalam prosesnya ada 3 hal yang harus diperhatikan yaitu ketepatan barang yang di sampaikan, baik jumlah maupun jenisnya, ketepatan sasaran penyampaiannya, ketepatan kondisi barang yang di salurkan. Dalam rangka itu paling tidak 3 langkah yang sebaiknya di tempuh pleh bagian penanggung jawab penyimpanan atau penyaluran, yaitu :

- a. Penyusunan alokasi barang;

- b. Pengiriman barang;

- c. Penyerahan barang.

j) Departeman pengiriman

Pada tahap kedua dalam siklus pendapatan adalah memenuhi order dan mengirimkan barang. Bagian gudang bertanggung jawab intuk memenuhi order pelamggan dengan mengeluarkan barang dari gudang sesuai dengan intruksi yang tercantum dalam tiket pengambilan barang (picking ticket).

Netoda pengiriman yang digunakan ,departemen pengiriman membutuhkan informasi yang akurat tentang jenis barang apa yang akan dikirim dan kemana barang tersebut akan dikirimkan. Informasi ini disampaikan melaui dokumen yang diterima dari departemen order penjuala dan gudang

k) System pendistribusian barang

- System langsung

- System tidak langsung

Pengertian dari sistem penyaluran distribusi adalah pengaturan dalam hal penyaluran barang dari produsen kepada konsumen. Sistem distribusi dapat dibedakan menjadi 2 macam, yaitu :

1. Sistem distribusi jalan pendek atau langsung.

Merupakan sistem distribusi yang sama sekali tidak menggunakan saluran distribusi. Seperti contoh distribusi sistem ini adalah penyaluran hasil pertanian oleh para petani langsung ke pasar.

2. Sistem distribusi jalan panjang atau tidak langsung.

Merupakan sistem distribusi yang menggunakan saluran distribusi dalam kegiatan distribusinya dan biasanya melalui agen. Seperti contoh : motor, mobil, TV dan lain-lain.

C. Distribusi dan penggunaan sarana prasarana kantor

1. Distribusi sarana dan prasarana perkantoran

- Kebutuhan yng jelas

- Kecekatan petugas

Pendistribusian merupakan kegiatan yang menyangkup pemindahan barang dan tanggung jawab dari instansi/ pemegang yang satu kepada instansi/ pemegang yang lain. Dalam lingkungan yang sempit seperti sekolah, maka kegiatan ini dapat berwujud penyaluran atau kegiatan membagi/ mengeluarkan barang sesuai kebeutuhan guru/ seksi bagian dalam instant tersebut untuk keperluan kegiatan belajar mengajar serta perkantoran.[1][5] Pendistribusian atau penyaluran perlengkapan merupakan kegiatan pemindahan barang dan tanggung jawab penyimpanan kepada unit-unit atau orang-orang yang membutuhkan barang itu. Dalam prosesnya ada 3 hal yang harus di perhatikan yaitu ketepatan barang yang di sampaikan, baik jumlah maupun jenisnya; ketepatan sasaran penyampaiannya, dan ketepatan kondisi barang yang di salurkan.

2. Penggunaan sarana dan prasarana kantor

- Sikap mental

- Kurangnya keterampilan

Sarana dan prasarana sebagai bagian integral dari keseluruhan kegiatan pembelajaran di satuan pendidikan mempunyai fungsi dan peran dalam pencapaian kegiatan pembelajaran sesuai kurikulum satuan pendidikan. Agar pemenuhan sarana dan prasarana tepat guna dan berdaya guna (efektif dan efisien), diperlukan suatu analisis kebutuhan yang tepat di dalam perencanaan pemenuhannya.

D. Aplikasi teknologi informasi aministrasi sarana dan prasarana perkantoran

1. Pengertian teknologi

teknologi adalah ilmu pengetahuan yang mempelajari tentang keterampilan dalam menciptakan alat, metode pengolahan, dan ekstraksi benda, untuk membantu menyelesaikan berbagai permasalahan dan pekerjaan manusia sehari-hari

2. Teknologi computer informasi dan komunikasi

payung besar terminologi yang mencakup seluruh peralatan teknis untuk memproses dan menyampaikan informasi

3. Aplikasi dalam teknologi perkantoran

Macam-macam aplikasi otmatisasi kantor yaitu sebagai berikut:

1. Word Processing

Penggunaan suatu peraitan elektronik yang secara otomatis melakukan beberapa tugas yang diprelukan untuk membuat dokumen ketik atau cetak.

2. Elektronik Mail

Penggunaan jaringan komputer yang memungkinkan pemakai untuk mengirim. menyimpan, dan menerima pesan dengan menggunakan terminal komputer dan peralatan penyimpanan.

3. Voice Mail

Voice mail sama dengan eletronik mail. Perbedaaannya bahwa anda hanya mengirimkan pesan dengan mengucapkan pesan tersebut melalui telepon dan bukan mengetiknya, dan anda menggunakan telepon untuk memanggil pesan yang telah dikirimkan kepada anda.

4. Elektronik Calendaring

Penggunaan jaringan komputer untuk menyimpan dan memanggil acara yang telah ditetapkan oleh manager.

5. Audio Conferncing

Penggunaan komunikasi suara untuk membuat hubungan audio di antara orang-orang yang tersebar secara geografis untuk tujuan melakukan konferensi. Audio Conferencing adalah aplikasi Oa pertama yang tidak memerlukan komputer.

6. Video Conferencing

Video conferencing melengkapi signal audio dan signal video. Peraltan televisi digunakan untuk mengirim dan menerima signal audiodan video.

7. Computer Conferencing

Computer conferencing adalah penggunaan jarinagn komputer, sehingga memberi kemampuan seseorang untuk melakukan pertukaran informasi selama proses terjadinya konferensi. Aplikasi ini hampir sama dengan e-mail, karena keduanya menggunakan hardware dan software yang sama.

8. Facsimile Transmission

Facsimile transmission yang bisa disebut fax, adalah penggunaan peralatan khusus yang dapat membaca tampilan dokumen pada ujung chanel komunikasi dan membuat salinan atau copy di ujung yang lain. Fax sangat mudah diimplementasikan dan dioprasikan.