Dalam dunia kerja siapa yang tidak kenal dengan administrasi? Show
Ya, kata administrasi tidak lain adalah usaha atau kegiatan yang berkenaan dengan menyelenggarakan berbagai macam kebijakan, guna mencapai sebuah tujuan tertentu. Jika diartikan secara sempit, administrasi ini adalah sebuah kegiatan yang berhubungan dengan surat menyurat, catat mencatat, pengetikan, pembukuan ringan, dan hal-hal lainnya yang berhubungan dengan teknik tata usaha. Fungsi AdministrasiAdministrasi juga bisa dikatakan sebagai Queen of Piece. Bayangkan saja, bagaimana jadinya, jika sebuah bisnis atau perusahaan sistem administrasinya tidak berjalan lancar. Contohnya saja, surat atau bukti pembayaran suatu hal tertentu, disimpan dimana saja, atau tidak rapi, maka ketika dibutuhkan akan sulit mencarinya. Hal ini yang membuat proses kerja, jadi semakin sulit, dan sistem pendataan, jadi memakan waktu lebih lama. Itu sebabnya, dalam berbagai macam bidang, adminstrasi ini memang memegang peranan penting. Dilihat dari fungsinya, administrasi ini akan meliputi : 1. Perencanaan (Planning)Planning sendiri adalah sebuah teknik menyusun rencana, yang diperlukan, dalam sebuah kegiatan administrasi, misalnya saja, dalam hal mengumpulkan data, mengolah data hingga menyusun perencanaan tertentu. 2. Penyusunan (Organizing)Penyusunan ini adalah sebuah kegiatan susun menyusun dalam bentuk sebuah hubungan kerja, antara 1 dengan yang lainnya, hingga membentuk sebuah kesatuan usaha, dalam mencapai sebuah tujuan yang telah ditetapkan bersama. 3. Pengadaan Tenaga Kerja (staffing)Staffing sendiri adalah salah satu fungsi lain dari adminstrasi atau manajemen. Terutama manajemen personalia, yang nantinya mengorganisir para calon tenaga kerja, mulai dari proses perekrutan, pengembangan sumber daya yang dimilikinya, usaha untuk memberikan tugas yang tepat sesuai kemampuan masing-masing. Tentunya hal ini dilakukan, agar masing-masing personal mampu memberikan daya guna lebih pada organisasi atau perusahan itu sendiri. 4. Pengarahan / bimbingan (Directing)Pengarahan atau directing ini adalah salah satu fungsi dari sebuah manajemen yang berhubungan dengan memberikan bimbingan. Perintah, saran, dan tugas lainnya dengan baik. Tentunya hal tersebut benar-benar tertuju pada tujuan yang diberikan di awal (tujuan perusahaan). 5. Koordinasi (Coordinating)Koordinasi ini adalah sebagian dari fungsi manajemen, ketika melaksanakan aneka kegiatan, agar berjalan dengan sebagaimana mestinya, guna menghindari berbagai kekacauan, kekosongan kegiatan, keributan, dan hal-hal lainnya. Hal seperti ini dilakukan untuk menyatukan serta menyelaraskan sebuah pekerjaan yang umumnya dilakukan oleh para bawahan dalam satu ruang lingkup yang sama, agar lebih terarah, sehingga usaha untuk mencapai maksud dan tujuan sebuah organisasi dapat tercapai dengan baik. Baca Juga: Apa Tugas Admin HRD? 6. Penyampaian (Reporting)Penyampaian informasi atau reporting ini, adalah sebuah sistem manajemen yang diberikan untuk menyampaikan perkembangan, dari hasil sebuah kegiatan atau yang lainnya, dalam bentuk keterangan. Keterangan inilah yang nantinya akan disusun secara rapi dan rinci, dan diberikan pada pihak pejabat atau atasan yang berwenang, untuk laporan tersebut. Sehingga pihak tersebut, mengerti dan mengetahui bahwa kegiatan atau rencana yang dilakukan sudah selesai dilakukan dan berjalan dengan baik. 7. Keuangan (Budgeting)Berikutnya dan sekaligus yang terakhir adalah tentang budgeting atau keuangan. Walaupun umumnya hal ini masuk dalam ranah akuntansi, namun secara tidak langsung, pihak administrasi, juga ikut memberikan sumbangsihnya dalam bidang tersebut. dalam hal ini adalah membantu mengaitkan dan mengelola beberapa bidang atau perencanaan yang berhubungan dengan administrasi itu sendiri. Hal ini tentunya meliputi tentang sistem anggaran, dan perencanaan anggaran itu sendiri. Salah contoh administrasi keuangan adalah administrasi gaji dan budgeting kegiatan bisnis perusahaan. Jenis-jenis Tugas AdministrasiMengingat bahwa saat ini administrasi digunakan dalam berbagai macam sektor, maka jenis dan tugas seorang administrator juga berbeda-beda. Berikut ini adalah beberapa jenis dan juga tugas dari seorang administrator tersebut, antara lain ; 1. Administrasi secara UmumBerikut ini adalah aneka tugas yang dimaksud :
2. Administrasi Toko / DistributorSeseorang yang bekerja menjadi administrasi toko atau distributor, mempunyai tugas yang berbeda dengan administrator lainnya. Selain itu, jobdesk yang akan dikerjakan juga tidak terlalu berbelit seperti yang ada pada admin perkantoran lainnya. Tentunya hal ini berkaitan dengan keperluan atau pekerjaan yang ada di toko itu sendiri. Umumnya jobdesk yang diberikan ini ada 2, yaitu admin umum dan admin keuangan. Untuk admin umum, pastinya akan mengurus berbagai macam hal, seperti :
Sedangkan untuk admin keuangan, umumnya diberi tugas yang lebih spesifik, seperti :
3. Administrasi Sosial MediaSeiring dengan perkembangan teknologi seperti sekarang ini, kehidupan masyarakat jadi tidak lepas dari yang namanya sosial media. Ada banyak sekali fungsi yang diberikan oleh sosial media tersebut, seorang admin yang akan mengurus semuanya. Seorang admin sosial media, umumnya, mengatur dan mengelola akun sosial media milik perusahaan, agar mampu memperoleh citra merk yang baik, bagi para konsumennya. Dilihat secara spesifik, seorang administrasi yang mengurusi sosial media antara lain :
Baca Juga: Trend HR: Menerawang Calon Karyawan Melalui Media Sosial 4. Administrasi ProduksiLain administrasi sosial media, lain pula administrasi pada produksi. Seperti dilihat, admin tersebut akan ditempatkan di bagian produksi. Jobdesk-nya, tentunya juga berbeda, antara lain :
Baca Juga: Pengertian Manajemen Perkantoran, Fungsi dan Tujuannya Dari ulasan di atas, dapat disimpulkan bahwa walaupun namanya sama administrasi namun masing-masing tugas yang akan diemban berbeda-beda, tergantung dimana admin tersebut berada. |