Sebutkan fungsi administrasi dalam kegiatan usaha

Administrasi adalah aktivitas mengatur dan merencanakan untuk bisa mencapai tujuan yang diharapkan. Itu sebabnya fungsi administrasi amat krusial dalam organisasi maupun bentuk usaha.

Baca juga : pengertian dan fungsi manajemen dalam bisnis

Fungsi administrasi dalam usaha selalu meliputi kepemimpinan, pengawasan dan bimbingan sehingga dapat membagi pekerjaan dengan lebih spesifik dan memudahkan mencapai tujuan yang ditargetkan. Berikut ini fungsi secara umum dari administrasi.

Fungsi Administrasi Secara Umum

Secara umum, terdapat tujuh fungsi dari administrasi yang perlu Anda ketahui. Berikut ini telah kami rangkumkan poin-poinnya, berikut penjelasannya secara rinci.

1. Perencanaan

Perencanaan menjadi salah satu fungsi dari administrasi dimana aktivitasnya meliputi pengumpulan data, kemudian dilanjutkan dengan pengolahan data dan sampai pada menyusun rencana.

Penyusunan merupakan aktivitas menyusun serta membangun komunikasi antar anggota dalam sebuah organisasi, sehingga tercipta kesatuan usaha dalam mencapai tujuannya. Oleh sebab itu, penyusunan menjadi hal yang sangat penting dalam suatu organisasi. Tanpa hal ini, tentu suatu organisasi tidak dapat berjalan dengan baik.

3. Koordinasi

Hal ini menjadi bagian dari fungsi administrasi dan manajemen, agar segala aktivitas dapat berjalan lancar tanpa adanya kekacauan, ataupun kekosongan dengan menciptakan hubungan dan penyesuaian antar anggota. Maka semua akan saling terhubung dan bekerjasama secara terencana dalam mencapai tujuannya.

4. Laporan

Reporting atau laporan merupakan fungsi administrasi yang meliputi aktivitas penyampaian suatu perkembangan maupun hasil kegiatan dalam bentuk laporan baik secara tertulis maupun lisan pada atasan. Dimana hal tersebut bertujuan memberi proyeksi kerja dari setiap anggota organisasinya.

Perencanaan anggaran merupakan beragam kegiatan yang bertujuan untuk merencanakan juga mengelola keuangan dalam sebuah organisasi maupun usaha serta dilakukan secara berkesinambungan.

6. Penempatan

Penempatan menjadi fungsi dari administrasi yang berkaitan dengan sumber daya manusia maupun sumber daya lainnya di dalam sebuah organisasi ataupun badan usaha. Hal ini meliputi kegiatan perekrutan karyawan atau tenaga kerja, pengembangan suatu produk atau usaha, juga penyediaan perlengkapan yang dibutuhkan di dalamnya.

Segala hal yang berkaitan dengan ketersediaan sumber daya organisasi maupun badan usaha menjadi bagian dari aktivitas penempatan dalam organisasi atau badan usaha tersebut.

Directing atau bisa juga disebut dengan pengarahan atau bimbingan, ialah langkah interaksi juga komunikasi yang dilakukan oleh atasan pada anggota organisasi dengan tujuan memberi saran, perintah ataupun larangan agar setiap anggota dapat memberi performa maksimal dalam menjalankan tugasnya sehingga dapat mencapai tujuannya.

Dari ketujuh fungsi dari administrasi tersebut, secara keseluruhan menjadi langkah dalam mempermudah dan memperlancar jalan mencapai tujuan. Agar supaya tidak terjadi kekurangan, kesalahan, kekacauan juga kegagalan dalam prosesnya.

Contoh-contoh Administrasi

Adapun beberapa contoh administrasi yang juga perlu anda ketahui, diantaranya yaitu :

Aktivitas pembuatan aturan dalam membentuk lembaga pemerintahan, reshuffle kabinet oleh Presiden, serta aturan terkait Pemilu juga beragam aktivitas kenegaraan lainnya yang bersifat administratif

2. Administrasi Tata Usaha atau Pendidikan

Aktivitasnya meliputi pembuatan jadwal, pengurusan surat-surat dan pengaturan kegiatan yang berkenaan dengan aktivitas belajar mengajar di sekolah.

Fungsi administrasi dalam tata usaha ini begitu penting karena mempengaruhi operasional sekolah yang tidak hanya terkait dengan guru, wali murid dan siswa saja, tetapi juga negara dan juga kelangsungan serta kualitas generasi penerus bangsa.

Hal ini meliputi aktivitas pengeluaran atau penerbitan faktur, penghitungan keluar masuknya kas dan juga laporan keuangan dalam bentuk pembukuan sesuai aturan yang diberlakukan terkait aliran dana yang ada.

4. Administrasi Penduduk

Aktivitas terkait pembuatan dokumen kependudukan seperti Kartu Keluarga, Kartu Tanda Penduduk/KTP, akta kelahiran dan berbagai dokumen kependudukan lainnya. Dimana informasi dan juga data penduduk yang ada, dikelola serta disimpan sesuai aturan yang ditetapkan oleh negara.

5. Administrasi Perkantoran

Administrasi ini berkaitan dengan absensi karyawan, pembuatan laporan serta pencatatan arus barang produksi dan keuangan, klasifikasi barang juga penghitungan stoknya, serta pengawasan juga pengaturan berbagai aktivitas terkait operasional perkantoran lainnya.

Dari sini dapat kita ketahui, bahwasanya fungsi administrasi amat krusial dan memberi pengaruh tinggi bagi setiap badan usaha ataupun organisasi. Keberadaannya menjadi kunci dalam mencapai target serta memastikan kelancaran juga ketepatan pada prosesnya. Oleh sebab itulah penting sekali keberadaan administrasi dalam setiap organisasi.

Sarjana Ekonomi – Hai sobat sarjanaekonomi.co.id jumpa lagi dalam artikel kesayangan Anda.

Pada pembahasan kali ini, akan membahas mengenai Administrasi. Untuk lebih jelasnya mari simak pembahasannya secara lengkap di bawah ini.

Pengertian Administrasi

Administrasi merupakan salah satu bentuk usaha dan aktivitas yang berhubungan dengan pengaturan kebijakan agar dapat mencapai target/ tujuan organisasi.

Jadi, boleh dibilang bahwa administrasi punya peranan yang sangat krusial dalam semua aktivitas sebuah organisasi.

Fungsi Administrasi

1. Planning (Perencanaan)

Planning ialah salah satu kegiatan perencana yang membutuhkan sebuah aktivitas administrasi, mulai dari pengumpulan data, pengolahan data, hingga penyusunan perencanaan.

2. Organizing (Penyusunan)

Organizing yaitu sebuah kegiatan menyusun dan membangun komunikasi kerja antara anggota-anggota dalam organisasi sehingga akan tercapai suatu kesatuan usaha untuk mencapai tujuan organisasi tersebut.

3. Coordinating (Kordinasi)

Coordinating merupakan sebagian dari fungsi manajemen yang melakukan sejumlah aktivitas agar berjalan baik dengan menjauhi terjadinya suatu kekacauan, bentrok, kekosongan aktivitas yang dilaksanakan dengan menghubungkan, menyatukan dan menyesuaikan suatu pekerjaan bawahan yang sehingga terdapat kerjasama yang terencana dalam suatu usaha untuk mencapai suatu tujuan organisasi.

4. Reporting (Laporan)

Reporting yakni segala kegiatan penyampaian perkembangan atau hasil dari suatu kegiatan dengan membuat dan memberikan laporan dari tugas dan fungsi para pejabat yang lebih tinggi baik lisan ataupun tulisan untuk mendapatkan gambaran tentang pelakasanaan tugas para anggota organisasi.

5. Budgeting (Penyusunan Anggaran)

Budgeting adalah berbagai kegiatan perencanaan dan pengelolaan keuangan atau anggaran dalam organisasi yang dilakukan secara berkesinambungan.

6. Staffing (Penempatan)

Staffing sebagai kegiatan yang berhubuungan dengan sumber daya manusia dan sumber daya lainnya dalam sebuah organisasi, mulai dari perkrutan tenaga kerja, pengembangan, perlengkapan di dalam organisasi tersebut.

7. Directing (Pengarahan atau Bimbingan)

Directing ialah dapat berinteraksi dengan anggota organisasi dalam bentuk memberi bimbingan, saran, perintah-perintah, agar tugas dijalankan dengan baik guna mencapai tujuan yang telah ditentukan.

Ciri-Ciri Administrasi

• Administrasi memiliki tujuan yang jelas
• Dalam Administrasi ada sekelompok manusia yang terdiri dari dua orang atau lebih
• Administrasi selalu terkait dengan kegiatan kolaboratif
• Dalam Administrasi ada proses bisnis atau kerja
• Kegiatan dalam Administrasi selalu memiliki kepemimpinan, bimbingan dan pengawasan

Unsur-Unsur Administrasi

1. Organisasi

Dalam sebuah administrasi terdapat beberapa organisasi baik secara langsung maupun tidak.

Organisasi ini sangat penting untuk membagi pekerjaan secara jelas bagi masing-masing elemen yang ada dalam lembaga maupun perusahaan.

2. Menejemen

Menejemen juga masuk dalam unsur administrasi, sebab tanpa adanya suatu perencanaan dan pengaturan yang jelas, sebuah lembaga, instansi, maupun perusahaan tidak bisa berjalan dengan baik dan maksimal.

3. Komunikasi

Suatu hal yang berkaitan dengan suatu pekerjaan pencatatan, pembukuan, pelayanan, dan sebagainya tentu membutuhkan komunikasi yang baik.

Hal itu bertujuan untuk memperjelas dan mengetahui informasi yang beredar. Komunikasi ini harus terjalin baik antar sesama elemen administrasi seperti klien, pihak menejemen, dan administrator itu sendiri.

4. Personalia

Individu atau personalia tentu juga akan masuk dalam administrasi sebagai unsur yang sangat penting.

Bukan sekadar individu, namun juga skill yang dimiliki seseorang dalam menjalankan aktivitas yang berkaitan dengan administrasi.

5. Informasi

Informasi ini sangat penting dalam sebuah administrasi. Banyak hal yang masuk dalam ruang lingkup administrasi seperti data, surat masuk dan keluar, dan sebagainya yang nantinya bisa menjadi sumber informasi bagi lembaga atau instansi untuk dianalisa dan dijadikan sebagai dasar pengambilan kebijakan.

6. Keuangan

Administrasi juga mencakup pembiayaan dalam suatu usaha seperti halnya penjualan, pembelian, kontrak atau sewa, termasuk pula sumber dana.

7. Pembekalan

Dalam beberapa kasus, administrasi meliputi pembekalan terkait dengan pemilihan barang yang akan digunakan atau tidak.

Kemudian berbagai barang-barang tersebut disisihkan dan kelompokkan sesuai dengan fungsinya.

8. Hubungan Masyarakat

Tentu saja dalam administrasi terdapat unsur hubungan masyarakat yaitu menjalin hubungan baik dengan konsumen atau klien agar tercipta suatu keharmonisan.

Selain itu juga untuk menyampaikan informasi kepada para konsumen secara jelas dan tepat.

Tujuan Administrasi

• Untuk memantau segala aktivitas administrasi
• Untuk mengevaluasi suatu kegiatan perusahaan
• Menyusun beberapa program usaha
• Untuk dapat memastikan keamanan kegiatan usaha

Contoh Administrasi

• Administrasi Negara – Pembuatan aturan mengenai pembentukan lembaga pemerintahan, aturan tentang reshuffle kabinet oleh presiden, aturan tentang pemilihan umum, dan sebagainya.
• Administrasi Keuangan – Mengeluarkan faktur, menghitung setiap kas masuk dan keluar sampai membuat pembukuan atau laporan keuangan, sesuai dengan aliran dana yang ada serta berdasarkan aturan.
• Administrasi Pendidikan atau Tata Usaha – Membuat jadwal, mengurus surat-surat, dan mengatur kegiatan sekolah.
• Administrasi Perkantoran – Mengurus bagian absensi pegawai, membuat catatan terkait arus barang produksi, membuat laporan barang dan keuangan, menghitung serta mengklasifikasi stok barang dan masih banyak lagi.
• Administrasi Penduduk – Pembuatan dokumen kependudukan seperti KTP, Kartu Keluarga, Akta Kelahiran, Surat Kematian, dan masih banyak lagi, pengelolaan serta penyimpanan data dan informasi penduduk sesuai aturan yang ada.

Jenis-Jenis Administrasi

1. Administrasi Negara

Yaitu salah satu sistem yang mengatur banyak hal terkait dengan penyelenggaraan negara agar berjalan dengan baik.

Secara umum ada tiga elemen penting yang ada dalam pemerintahan yaitu legislative, eksekutif, dan yudikatif yang semuanya masuk dalam pembahasan administrasi negara.

Selain itu juga mencakup hal lain seperti tujuan negara, administrasi publik, pembangunan negara, sampai etika bagi penyelenggara negara.

Jadi, bisa dikatakan bahwa jenis administrasi ini lebih umum karena mencakup banyak hal.

Baca Juga Secara Lengkap : Administrasi Negara

2. Administrasi Niaga

Administrasi niaga atau bisnis ialah suatu kegiatan kerjasama antara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan yang telah disepakati yaitu memperoleh keuntungan.

Dalam hal ini berkaitan dengan proses produksi, distribusi, sampai keuangan. Ini seringkali dibutuhkan di perusahaan dagang dan produksi.

Baca Juga Secara Lengkap : Administrasi Bisnis (Niaga)

3. Administrasi Kependudukan

Yakni serangkaian kegiatan penataan, pengaturan, dan penertiban data dan dokumen kependudukan melalui pencatatan sipil, pendaftaran penduduk, pengelolaan informasi, hingga pemanfaatan data tersebut sesuai dengan aturan yang berlaku.

4. Administrasi Keuangan

Administrasi keuangan adalah berbagai kegiatan yang berkaitan dengan keuangan seperti pencatatan pengeluaran, pemasukan, aliran serta sumber dana, sampai laporan keuangan dalam suatu perusahaan.

Oleh sebab itu, pihak yang bergelut di bidang ini harus memiliki kemampuan penghitungan yang baik, cakap, dan cekatan.

Baca Juga Secara Lengkap : Administrasi Keuangan

5. Administrasi Pendidikan

Adalah suatu aktivitas ini terkait dengan penyelenggaraan pendidikan yang meliputi perencanaan, pengorganisasian, pengawasan, pengarahan, dan sebagainya. Tujuannya agar sistem pendidikan berjalan dengan baik serta sesuai dengan aturan yang ada.

Demikianlah penjelasan terlengkap mengenai √ Administrasi : Pengertian, Ciri, Unsur, Fungsi, Tujuan, Jenis & Contohnya Lengkap. Semoga bermanfaat dan bisa menambah wawasan serta ilmu pengetahuan bagi yang membacanya. Terima Kasih.

Baca Juga Artikel Lainnya :