Power otomatis mengirim email dengan lampiran dari excel

Dalam posting ini kita akan belajar cara mengirim email dari Excel. Itu mungkin untuk melakukan ini menggunakan VBA, tapi itu cara lama dari tahun 90-an dan kita berada di tahun 2018

Kami akan menjelajahi Microsoft Flow. Ini adalah produk baru dari Microsoft yang memungkinkan kami mengotomatiskan alur kerja antar aplikasi. Bukan hanya aplikasi Microsoft Office yang dapat diotomatisasi. Ada banyak sekali koneksi pihak ketiga yang tersedia. Kami dapat dengan mudah membuat aturan yang secara otomatis melakukan hal-hal seperti

• Simpan lampiran email apa pun ke folder OneDrive
• Dapatkan notifikasi di ponsel Anda saat seseorang memperbarui tabel di spreadsheet Anda
• Lacak semua sebutan Twitter perusahaan dalam spreadsheet
• Sinkronkan kalender Outlook Anda ke kalender Google Anda
• Meneruskan email ke Slack

Bagian yang luar biasa tentang Microsoft Flow adalah tidak memerlukan kode. Kami dapat merancang dan membangun proses (aliran) Anda dalam beberapa menit dengan antarmuka grafis yang mudah digunakan

Dalam postingan ini, kami akan membuat alur yang menjadwalkan dan mengirim template email dari Outlook berdasarkan data di file Excel

Mendaftar untuk Microsoft Flow

Untuk postingan ini, kita perlu mendaftar akun Microsoft Flow atau masuk ke akun Office 365 yang sudah ada

Ada versi gratis yang memungkinkan 750 aliran sebulan. Jika Anda memiliki Office 365, maka Anda sudah memiliki Microsoft Flow dan dapat menggunakan hingga 2.000 flow per bulan

Buka situs web Microsoft Flow di https. //mengalir. microsoft. com dan klik tombol Masuk atau Daftar gratis. Kemudian masuk dengan kredensial Office 365 Anda atau berikan informasi yang diperlukan untuk membuat akun

Dalam resep alur yang akan kami buat di pos ini, kami juga memerlukan akun OneDrive. Jika Anda memiliki Office 365, maka Anda sudah memiliki akun OneDrive. Jika tidak, maka Anda dapat dengan mudah membuat yang gratis di sini https. //satudrive. hidup. com

Tur Singkat Microsoft Flow

Arus Saya

Di tab Alur Saya di situs, kami melihat semua alur terdaftar yang telah kami buat. Banyak yang bisa dilakukan dari halaman ini

• Ada ikon yang menunjukkan koneksi mana yang telah digunakan untuk aliran tersebut
• Nama aliran terdaftar
• Kita dapat menonaktifkan aliran ke temporalitas menghentikannya agar tidak berjalan
• Kami dapat berbagi aliran dengan pengguna lain
• Kita dapat mengedit aliran
• Kita dapat membuat aliran baru berdasarkan template yang ada atau memulai dari awal dengan aliran kosong

Persetujuan

Alur memungkinkan kami membuat langkah-langkah persetujuan dalam proses kami

Bayangkan membuat alur untuk secara otomatis mengirim penawaran melalui email yang dihasilkan dari spreadsheet ke calon klien. Anda mungkin ingin seseorang meninjaunya dan menyetujui email tersebut sebelum benar-benar dikirim. Ini adalah langkah yang dapat ditambahkan ke alur apa pun dan semuanya dikelola dari tab Persetujuan

Templat

Banyak hal yang ingin kita buat mungkin sudah dibuat oleh tim Microsoft atau orang lain. Di tab Templat, ada banyak aliran bawaan yang dapat Anda gunakan apa adanya, atau sesuaikan untuk penggunaan Anda

Klik salah satu template dan lihat penjelasan yang lebih mendetail tentang apa yang dilakukan flow dan apa yang perlu dihubungkan agar berfungsi

Konektor

Konektor adalah bagian yang Anda gunakan untuk membangun proses otomatis Anda. Di tab Konektor, ada banyak sekali koneksi yang tersedia untuk hampir semua layanan online populer termasuk semua aplikasi kantor

Ada banyak koneksi

• Aplikasi Office seperti Excel, Outlook, OneDrive dll…
• Produk Microsoft lainnya seperti PowerApps dan Power BI
• Paket produktivitas kantor Google
• Twitter, Facebook, YouTube, dan aplikasi sosial lainnya
• Banyak alat online lainnya

Kami dapat mengklik salah satu koneksi untuk melihat detail lebih lanjut tentang jenis tindakan apa yang dapat kami lakukan dengannya

Menyiapkan File Excel Kita

Hal pertama yang perlu kita lakukan adalah mengatur File Excel Anda di OneDrive. Kami dapat membuat buku kerja Excel baru di OneDrive dan menambahkan data ke dalamnya untuk digunakan dengan email kami

Dalam contoh ini, kami akan membuat dan mengirim email dari Outlook berdasarkan data di Excel. Untuk setiap baris data, kami akan mengirimkan email kepada klien yang memberi tahu mereka saldo akun saat ini yang harus dibayar

Kita tidak perlu membuat seluruh email di Excel, cukup data bagian-bagian yang akan berbeda untuk setiap email yang ingin kita kirim.

• Tanggal – Kami akan menunda pengiriman email kami berdasarkan tanggal ini
• Alamat Email – Ini adalah alamat email yang akan kami kirimi email
• Nama – Ini akan digunakan di badan email untuk memanggil penerima dengan nama
• Saldo Akun – Ini akan digunakan di badan email untuk memberi tahu penerima tentang saldo akun mereka saat ini

Kita perlu menambahkan data ke dalam Tabel Excel, karena ini adalah satu-satunya objek Excel yang akan dikenali oleh Microsoft Flow

Untuk membuat tabel, kita dapat memilih data dan pergi ke tab Sisipkan dan gunakan perintah Tabel. Kita juga bisa menggunakan shortcut keyboard Ctrl + T untuk membuat tabel

Setelah kami memiliki tabel dengan data kami, kami perlu memastikan untuk memberikannya nama yang bagus, bukan nama default Table1. Dengan tabel yang dipilih, kita dapat membuka tab Table Tools Design dan memberinya nama baru dari bagian Properties. Kami akan memberi nama tabel Email

Ini akan membuat aliran apa pun yang dibuat dengan data lebih mudah dipahami nantinya. Nama judul kolom yang tepat juga akan membantu nantinya

Membuat Alur Kosong Pertama Kita

Saat masuk ke Microsoft Flow, buka tab Alur saya dan klik tombol Buat dari Kosong. Layar berikutnya akan menunjukkan kepada Anda beberapa pemicu populer untuk memulai aliran Anda, tetapi kami menginginkan aliran kosong, sehingga kami dapat mengklik tombol Buat dari kosong lagi

Menambahkan Pemicu Aliran Kami

Hal pertama yang perlu kita lakukan saat membuat aliran adalah menambahkan pemicu. Seperti inilah kedengarannya, itu adalah sesuatu yang akan memicu aliran untuk dieksekusi

Dalam hal ini, kami akan membuat tombol yang dapat kami tekan dari aplikasi Microsoft Flow untuk menjalankan alur

1. Cari tombol untuk mempersempit daftar pemicu yang tersedia dan temukan tombol seluler
2. Pilih tombol Flow untuk seluler dari opsi koneksi
3. Pilih bagian Pemicu dari hasil. Setiap koneksi mungkin memiliki beberapa opsi pemicu dan tindakan yang tersedia
4. Klik tombol Flow untuk pemicu seluler

Mendapatkan Data dari Excel ke Flow

Setelah kami memicu aliran kami dengan tombol, kami ingin itu melakukan sesuatu. Ini akan menjadi tindakan yang kami tambahkan di langkah selanjutnya dari proses aliran kami

Tindakan pertama yang ingin kita lakukan adalah mendapatkan data dari tabel Excel kita

Klik tombol Langkah baru untuk menambahkan langkah berikutnya ke alur. Kemudian pilih Tambahkan tindakan dari menu

Cari Excel untuk mempersempit daftar koneksi, lalu pilih tindakan Excel – Dapatkan baris. Tindakan ini akan mendapatkan semua baris data dari tabel yang ditentukan dalam buku kerja tertentu

Sekarang kita dapat memilih nama File dari OneDrive kita menggunakan ikon file dan kemudian memilih nama Tabel yang sesuai dari menu tarik-turun, tabel kita diberi nama Email

Membuat Delay Berdasarkan Field Tanggal di Excel

Dalam contoh ini, kami ingin mengirimkan setiap email pada tanggal dan waktu tertentu berdasarkan bidang Tanggal di data Excel. Kita dapat menambahkan langkah jadwal ke dalam alur untuk mencapai hal ini

Buat langkah baru dan Tambahkan tindakan. Kemudian cari delay dan pilih Schedule – Delay until action

Langkah penundaan akan membutuhkan input stempel waktu. Kami dapat mengkodekan nilai tunggal di sini, tetapi juga memungkinkan untuk Menambahkan konten dinamis sehingga stempel waktu bergantung pada nilai dalam file Excel kami. Perhatikan, alur tersebut akan menginterpretasikan data stempel waktu di Excel sebagai UTC

Klik bidang input stempel waktu dan pop up konten dinamis akan ditampilkan

Di bawah bagian Dapatkan baris dari pop up konten dinamis, pilih bidang Tanggal dari tabel Excel kami

Saat kami menambahkan tanggal dari tindakan Dapatkan baris kami, sesuatu yang ajaib terjadi. Flow akan secara otomatis menempatkan langkah penundaan di dalam langkah Terapkan ke Setiap. Flow menyadari bahwa kita tidak ingin hanya melakukan tindakan sekali saja, tetapi kita mungkin ingin melakukan tindakan untuk setiap baris data dalam tabel Excel

Inilah yang kami inginkan. Kami dapat menambahkan ini sendiri sebelum menambahkan langkah penundaan. Tapi senang mengetahui itu akan memberi tahu kita jika kita lupa

Buat Template Email untuk Setiap Baris Data

Sekarang kami siap menambahkan langkah email kami setelah penundaan. Ini akan ditambahkan di dalam Terapkan ke Setiap langkah karena kami ingin mengirim email untuk setiap baris data di tabel kami

Tekan tombol Tambahkan tindakan yang ditemukan di dalam Terapkan ke setiap langkah

Kali ini kita dapat mencari Outlook untuk mempersempit hasil dan memilih Office 365 Outlook – Tindakan kirim email

Kami kemudian dapat membuat template email, mereferensikan bidang dari data kami jika sesuai. Di bagian Ke masukan kami akan menambahkan bidang Alamat Email kami dari data kami karena ini berisi alamat email yang ingin kami kirimi email

Tambahkan Langkah Notifikasi

Karena aliran ini akan menunda email, kami mungkin menginginkan semacam konfirmasi saat setiap email benar-benar terkirim. Untuk ini, kita dapat menambahkan langkah notifikasi. Ini akan mengirimkan pemberitahuan kepada kami ketika setiap email dikirim

Sekali lagi, kami ingin langkah ini di dalam Terapkan ke setiap langkah, jadi tekan tombol Tambahkan tindakan di bagian bawah Terapkan ke setiap langkah. Cari notifikasi untuk mempersempit hasil dan pilih Notifikasi – Kirimi saya tindakan notifikasi seluler

Kami kemudian dapat menambahkan Teks ke peringatan untuk menentukan email mana yang dikirim

Untuk benar-benar menerima notifikasi di perangkat seluler kami, kami perlu menginstal aplikasi Microsoft Flow. Kami dapat mengunduh aplikasi Android di sini atau aplikasi Apple di sini

Menyimpan dan Memberi Nama Aliran

Sekarang setelah kita selesai membangun proses alur kita, kita perlu menyimpannya. Klik ikon Simpan di sudut kanan atas aplikasi web

Kami juga ingin memberikan aliran baru nama deskriptif. Klik pada nama default yang ditemukan di sudut kiri atas aplikasi web, lalu ganti namanya dengan tepat

Menjalankan Arus

Sekarang kita telah membangun proses aliran kita, menamai dan menyimpannya, kita siap untuk menggunakannya. Kami sekarang dapat menjalankan alur dengan beberapa cara berbeda

Karena pemicu yang kita buat untuk menjalankan alur adalah tombol aplikasi seluler, kita dapat menjalankan alur dari perangkat seluler kita dengan aplikasi terpasang. Buka bagian Tombol di aplikasi seluler, lalu tekan tombol untuk aliran email kami

Kami juga dapat menjalankan alur dari aplikasi web di tab Alur saya. Klik ikon 3 elips di sisi kanan alur dan pilih Jalankan sekarang dari opsi

Metode mana pun akan memulai aliran

Jika bidang tanggal sudah lewat, maka email tersebut akan segera dikirim. Tanggal mendatang akan membuat email tertunda. Meskipun email dengan tanggal yang akan datang tidak dikirim, mereka masih dibuat oleh alur, jadi mengubah data di tabel Excel setelah dijalankan tidak akan mengubah email dengan tanggal yang akan datang

Kesimpulan

Microsoft Flow mudah digunakan dan sangat kuat. Kami berada di era modern dan tidak perlu lagi menjadi pemrogram untuk membuat otomatisasi berguna yang menghemat banyak waktu

Kami dapat dengan mudah membuat aliran yang mengirimkan email berdasarkan data dalam tabel Excel yang terhubung

Jika Anda dapat menggunakan mouse dan memiliki beberapa ide tentang proses yang ingin Anda otomatisasi, maka Microsoft Flow cocok untuk Anda

Saya ingin mendengar tentang semua hal keren yang Anda buat dengan Microsoft Flow, jadi beri tahu saya di komentar di bawah

Bisakah Power Automate mengirim email dengan lampiran?

Bagaimana cara mengirim email dengan lampiran di Excel?

Bagaimana Anda menggunakan email Power Automate untuk dikirim dari Excel dengan lampiran pribadi?