Mengapa dibutuhkan basis data dan Database Management System (DBMS dalam suatu sistem data)

Apa itu DBMS (Database Management System)? Pengertian DBMS adalah suatu sistem atau software yang dirancang khusus untuk mengelola suatu database dan menjalankan operasi terhadap data yang diminta oleh banyak pengguna.

DBMS adalah singkatan dari “Database Management System” yaitu sistem penorganisasian dan sistem pengolahan Database pada komputer. DBMS atau database management system ini merupakan perangkat lunak (software) yang dipakai untuk membangun basis data yang berbasis komputerisasi.

DBMS merupakan perantara untuk user dengan basis data, untuk dapat berinteraksi dengan DBMS dapat memakai bahasa basis data yang sudah di tentukan oleh perusahaan DBMS. Bahasa basis data umumnya terdiri dari berbagai macam instruksi yang diformulasikan sehingga instruksi tersebut dapat diproses oleh DBMS.

DBMS (Database Management system) ini juga dapat membantu dalam memelihara serta pengolahan data dalam jumlah yang besar, dengan menggunakan DBMS bertujuan agar tidak dapat menimbulkan kekacauan dan dapat dipakai oleh user sesuai dengan kebutuhan.

Pengertian DBMS Menurut para ahli

Pengertian DBMS menurut C.J. Date adalah software yang menghandle seluruh akses pada database untuk melayani kebutuhan user.
Pengertian DBMS menurut S. Attre adalah software, hardware, firmware dan prosedur-prosedur yang memanage database. Firmware adalah software yang telah menjadi modul yang tertanam pada hardware (ROM)
Pengertian DBMS menurut Gordon C. Everest adalah manajemen yang efektif untuk mengorganisasi sumber daya data.

Database merupakan salah satu komponen dalam teknologi informasi yang mutlak diperlukan oleh semua organisasi yang ingin mempunyai suatu sistem informasi yang terpadu untuk menunjang kegiatan organisasi demi mencapai tujuannya. Karena pentingnya peran database dalam sistem informasi, tidaklah mengherankan bahwa terdapat banyak pilihan software Database Management System (DBMS) dari berbagai vendor baik yang gratis maupun yang komersial. Beberapa contoh DBMS yang populer adalah MySQL, MS SQL Server, Oracle, Firebird, Database Desktop Paradox dan MS Access.

Perintah atau instruksi umumnya ditentukan oleh user, adapun bahasa yang digunakan dibagi ke dalam 2 (dua) macam diantaranya sebagaimana di bawah ini:

DDL (Data Definition Language)
Yang pertama adalah bahasa DDL atau kepanjangannya Data Definition Language, yaitu dipakai untuk menggambarkan desain dari basis data secara menyeluruh. DDL (Data Definition Language) dapat dipakai untuk membuat tabel baru, memuat indeks, maupun mengubah tabel. Hasil dari kompilasi DDL akan disimpan di kamus data. Itulah definisi dari DDL.
DML (Data Manipulation Language)
Dan yang kedua adalah DML atau kepanjangannya Data Manipulation Language, yaitu dipakai untuk memanipulasi dan pengambilan data pada suatu basis data, misalnya seperti penambahan data yang baru ke dalam suatu basis data, menghapus data pada suatu basis data dan mengubah data pada suatu basis data. Itulah definisi dari DML.

Tujuan DBMS (Database Management System).

Adapun Tujuan dari DBMS ini diantaranya sebagai berikut:

Bisa dipakai atau digunakan secara bersama
Kecepatan serta kemudahan ketika mengakses data
Menghemat ruang penyimpanan data
Untuk keamanan data
Menghilangkan duplikasi dan inkonsistensi data
Menangani data dalam jumlah yang banyak atau besar

Fungsi DBMS (Database Management System)

Adapun Fungsi dari DBMS adalah sebagai berikut :

1. Mendefinisikan data dan kaitannya
2. Mengubah data atau memanipulasi data
3. Keamanan dan integritas data
4. Recovery/perbaikan dan akurasi data
5. Data dictionary
6. Untuk performance kerja

Istilah-Istilah dalam DBMS

Istilah-istilah yang dipakai dalam DBMS adalah sebagai berikut :

Adalah orang, tempat, kejadian atau konsep yang informasinya direkam. Contoh: siswa, buku, pembayaran (Pada Bidang Kemahasiswaan). Pasien, dokter, obat, kamar (Pada Bidang Kedokteran).

Setiap entitas mempunyai atribut atau sebutan untuk mewakili suatu entitas. Atribut siswa misalnya nobp, nama, alamat, tgl lahir.

Merepresentasikan suatu atribut dari record yang menunjukkan suatu item data, misalnya nama, alamat, dsb.

Merupakan bagian data yang terkecil, dapat berupa karakter numerik, huruf ataupun karakter-karakter khusus yang membentuk suatu item data.

Kumpulan dari field membentuk suatu record. Record menggambarkan suatu unit data individu tertentu.

File terdiri dari record-record yang menggambarkan satu kesatuan data yang sejenis. Misalnya file mata kuliah berisi data tentang semua mata kuliah yang ada.

Data Value (Nilai atau isi Data)

Adalah data aktual atau informasi yang disimpan pada tiap data elemen atau atribut. Contoh data value untuk atribut nama mahasiswa adalah Sutrisno, Budiman.

Adalah kumpulan elemen-elemen yang saling berkaitan, menginformasikan tentang suatu entity secara lengkap. Satu record mewakili satu data atau informasi tentang seseorang misalnya : nobp, nama, alamat, tgl lahir (2311011, Nirwan, Palembang, 15 April 1980).

Komponen DBMS

Pada umumnya DBMS memiliki beberapa komponen fungsional atau modul. Adapun beberapa komponen DBMS adalah sebagai berikut:

Komponen yang mengelola ruang di dalam disk dan juga struktur data yang digunakan untuk merepresentasikan informasi yang tersimpan pada disk.

Komponen yang menyediakan interface antar data low-level yang terdapat pada basis data dengan program aplikasi serta query yang diberikan ke suatu sistem.

Komponen yang berfungsi menerjemahkan perintah dalam bahasa query ke instruksi low-level yang dapat dimengerti database manager.

Komponen yang mengkonversi perintah DML, yang ditambahkan pada suatu program aplikasi ke pemain prosedur normal dalam bahasa induk.

Komponen yang mengkonversi berbagai perintah DDL ke dalam sekumpulan tabel yang mengandung meta data.

Sumber dari:

Bisnis di dunia semakin berkembang setiap tahunnya seiring dengan berkembangnya teknologi yang membantu perusahaan untuk mencapai tujuan dari perusahaan tersebut dengan lebih mudah dan cepat. Para start up pun mulai berlomba-lomba menunjukan bahwa teknologi mereka lah yang lebih unggul dibandingkan dengan kompetitornya sehingga banyak start up yang dapat survive bahkan berkembang hingga saat ini.

Dalam sebuah perusahaan yang maju biasanya terdapat sistem informasi yang baik yang dapat menunjang proses bisnis dari sebuah perusahaan tersebut. Di dalam sistem informasi perusahaan biasanya terdapat database management system yang digunakan untuk menyimpan data perusahaan. Namun seberapa pentingkah database management system (DBMS) dalam sebuah perusahaan?

Sebelum menjawab pertanyaan tersebut sebaiknya kita mengetahui apa yang dimaksud dengan database itu sendiri. Database adalah sekumpulan data yang terorganisir dan mempunyai hubungan satu dengan yang lainnya. Database diatur dan dikontrol oleh sebuah software yang disebut database management system (DBMS).

Sebuah perusahaan tentunya memiliki data penting yang harus disimpan dengan aman karena data tersebut merupakan salah satu aset berharga yang dimiliki oleh perusahaan. Data dalam sebuah perusahaan dapat meliputi nama-nama supplier, nama-nama buyer, stok barang yang tersedia, data pembayaran dan masih banyak lagi.

Apabila suatu perusahaan belum memiliki database management system (DBMS) maka semua data yang terdapat pada perusahaan tersebut akan disimpan secara manual. Ketika semua data dalam sebuah perusahaan disimpan secara manual maka semakin tinggi tingkat kesalahan dalam penyimpanan maupun untuk mengakses data tersebut. Faktor human error merupakan salah satu faktor yang paling berpengaruh besar terhadap tingkat kesalahan tersebut. Bisa saja seseorang lupa dimana dia menempatkan data yang dimiliki perusahaan atau bahkan hilang. Hal tersebut tentu saja dapat merugikan perusahaan dikarenakan salah satu aset berharga dalam perusahaan tersebut lenyap. Lalu apabila data dalam sebuah perusahaan disimpan secara manual maka akan sangat memakan banyak waktu yang menyebabkan perusahaan tersebut tidak efektif dalam menjalankan bisnisnya.

Namun dengan memiliki database management system (DBMS), sebuah perusahaan akan dengan mudah menjalankan bisnisnya. Seluruh data yang dibutuhkan oleh sebuah perusahaan akan tersimpan dan terorganisir dengan baik serta memudahkan seseorang dalam perusahaan tersebut untuk mengaksesnya. Data yang tersimpan dalam sebuah DBMS juga bukan merupakan data yang redundant atau mempunyai duplikat. Sehingga meminimalisir ambigu terhadap suatu data. Hal tersebut dapat membuat sebuah yang mempunyai database management system (DBMS) yang baik akan sangat efektif dalam menggunakan waktu yang ada karena tidak memerlukan penyimpanan manual. Selain itu juga dengan memiliki DBMS sebuah perusahaan akan dapat sangat akurat mengetahui informasi yang ada dalam perusahaan tersebut, Hal ini secara tidak langsung akan meningkatkan penghasilan dari sebuah perusahaan dikarenakan dapat mengambil keputusan yang tepat dalam menjalankan bisnisnya dengan menggunakan data yang akurat dibandingkan dengan sistem manual.

Sebagai contoh, bila bagian gudang dari suatu perusahaan belum mempunyai DBMS dan harus menghitung stok yang ada secara manual maka hal tersebut akan memakan banyak waktu dan belum tentu akurat dikarenakan beberapa faktor yang ada. Sehingga ketika perusahaan memutuskan untuk memesan barang ke supplier, perusahaan tersebut bisa saja kelebihan ataupun kekurangan jumlah barang yang dipesan dikarenakan kesalahan penghitungan dari stok yang ada di gudang. Hal ini akan sangat merugikan perusahaan dikarenakan dapat menambah cost yang keluar. Namun dengan menggunakan DBMS, suatu perusaahan dapat dengan akurat menentukan jumlah barang yang harus dipesan ke supplier sesuai dengan kondisi stok yang ada. Hal ini akan dapat menghemat pengeluaran yang ada.

Dengan penjelasan singkat tersebut, apakah jawaban yang tepat untuk pertanyaan “seberapa pentingkah database management system (DBMS) dalam sebuah perusahaan?”. Jawabannya tentu saja sangat penting. Dengan menggunakan DBMS suatu perusahaan akan banyak mendapat keuntungan diantaranya yaitu mengambil keputusan yang tepat terhadap bisnis berdasarkan data yang akurat sehingga dapat meningkatkan bisnis dari perusahaan tersebut.