Dibawah ini manakah yang merupakan tahapan pelaksanaan pameran?

KOMPAS.com - Dalam membuat rencana sebuah pameran perlu dirancang secara sistematis dan logis. Tujuannya agar pada waktu pelaksanaan pameran berjalan lancar.

Tanpa perencanaan yang sistematis, sebuah pameran tidak dapat berjalan lancar sesuai dengan yang diharapkan.

Perencanaan pameran seni rupa

Rencana kegiatan panitia pameran dari awal sampai akhir tertuang dalam sebuah rumusan yang disebut proposal.

Dikutip dari situs resmi Kementerian Pendidikan Republik Indonesia, berikut ini tahapan umum dalam perencanaan panyelenggaraan pameran seni rupa:

1. Menentukan tujuan
2. Menentukan tema pameran
3. Menyusun kepanitiaan
4. Menentukan waktu dan tempat
5. Menyusun agenda kegiatan
6. Menyusun proposal kegiatan

Baca juga: Pameran Seni Rupa Orak-arik di Solo

Berikut ini penjelasan masing-masing tahapan perencanaan pameran seni rupa:

Langkah awal yang harus diperhatikan dalam menyusun program pameran adalah menetapkan tujuan pameran terlebih dahulu.

Tujuan penyelenggaraan pameran bisa bermacam-macam, antara lain untuk tujuan komersial, sosial atau kemanusiaan.

Untuk penyelenggaraan pameran seni rupa di sekolah, siswa dapat mendiskusikan dengan guru dan teman mengenai tujuan kegiatan pameran yang akan diadakan.

Tema pameran ditentukan setelah tujuan pameran dirumuskan. Penentuan tema berfungsi untuk memperjelas tujuan yang akan dicapai.

Dengan adanya tema dapat memperjelas misi pameran yang akan dilaksanakan.

Baca juga: Pameran Seni Rupa: Perempuan di Borobudur

Kepanitiaan perlu dibuat dalam sebuah organisasi kepanitiaan pameran. Tujuannya untuk mendukung kelancaran penyelenggaraan pameran agar berjalan lancar.

Penyusunan struktur organisasi kepanitiaan pameran disesuaikan dengan tingkat kebutuhan, situasi dan kondisi sekolah.

Umumnya, struktur kepanitiaan sebuah pameran terdiri dari panitia inti dan dibantu dengan seksi-seksi.

Penyelenggaraan pameran seni rupa sekolah akan berjalan lancar dengan pembagian tugas kepanitiaan yang jelas.

Tujuannya agar masing-masing orang yang terlibat dalam kepanitiaan pameran memiliki rasa tanggung jawab dan kebersamaan.

• Menentukan waktu dan tempat

Penentuan waktu pameran yang diselenggarakan bersamaan dengan pekan seni di sekolah biasanya dilakukan saat tidak ada kegiatan pembelajaran di kelas.

Seperti saat akhir semester atau tahun ajaran menjelang hingga saat pembagian rapor.

Pemilihan waktu tersebut dimaksudkan agar tidak mengganggu kegiatan belajar. Dan agar dapat diikuti serta disaksikan oleh segenap warga sekolah.

Penentuan tempat pameran disesuaikan dengan kondisi sekolah dan ukuran, jumlah serta karakteristik karya yang akan dipamerkan.

Pameran bisa dilakukan di kelas, di aula, gedung serba guna, di halaman sekolah atau tempat lain di luar sekolah.

Baca juga: Pameran Seni Rupa Anak Indonesia Digelar di Galeri Nasional

Penyusunan agenda kegiatan dimaksudkan untuk memberikan kejelasan waktu pelaksanaan kepada semua pihak yang berkaitan dengan proses penyelenggaraan pameran.

Agenda kegiatan disusun dalam sebuah tabel dengan mencantumkan komponen jenis kegiatan dan waktu, biasanya dalam bulan, minggu dan tanggal.

• Menyusul proposal kegiatan

Penyusunan proposal kegiatan sangat bermanfaat dalam kegiatan persiapan pameran. Proposal kegiatan dapat digunakan sebagai pedoman penyelenggaraan kegiatan pameran.

Proposal kegiatan juga dapat digunakan untuk mencari dana dari berbagai pihak. Untuk membantu kelancaran penyelenggaraan pameran.

Secara umum, sistematika isi proposal biasanya mencakup:

1. Latar belakang
2. Tema
3. Nama kegiatan
4. Landasan (dasar penyelenggaraan)
5. Tujuan kegiatan
6. Susunan panitia
7. Anggaran biaya
8. Jadwal kegiatan
9. Ketentuan sponsorship
10. dan lain-lain

Rencana sebuah pameran perlu dirancang secara sistematis dan logis agar pada waktu pelaksanaannya berjalan lancar. Tanpa perencanaan yang sistematis sebuah pameran tidak dapat berjalan lancar sesuai dengan yang diharapkan. Urutan kegiatan dalam merencanakan pameran seni rupa adalah : (1) Menentukan Tujuan Pameran, (2) Menentukan Tema Pameran, (3) Menyusun Kepanitiaan Kegiatan Pameran, (4) Menentukan Waktu dan Tempat Kegiatan Pameran, (5) Menyusun Agenda Kegiatan Kegiatan Pameran dan (6) Menyusun Proposal Kegiatan Kegiatan Pameran. Mari kita pelajari tahapan umum dalam perencanaan penyelenggaran pameran seni rupa berikut ini.

1. Menentukan Tujuan Pameran

Langkah awal yang harus diperhatikan dalam menyusun program pameran adalah menetapkan terlebih dahulu tujuan pameran tersebut. Penyelenggaraan pameran dapat saja bertujuan untuk menggalang dana yang bersifat komersial, sosial atau kemanusiaan. Cobalah diskusikan dengan teman-teman kalian tujuan penyelenggaraan yang paling tepat untuk kegiatan pameran dalam pekan seni akhir semester atau tahun ajaran yang akan datang.

2. Menentukan Tema Pameran

3. Menyusun Kepanitiaan Kegiatan Pameran

Untuk mendukung kelancaran penyelenggaraan pameran agar berjalan dengan lancar perlu dibuat kepanitiaan dalam sebuah organisasi kepanitiaan pameran. Penyusunan struktur organisasi kepanitiaan pameran disesuaikan dengan tingkat kebutuhan, situasi, dan kondisi. Umumnya struktur kepanitiaan sebuah pameran terdiri dari panitian inti dan dibantu dengan seksi-seksi. Penyelenggaraan pameran seni rupa akan berjalan lancar bila ada pembagian tugas kepanitian yang jelas. Hal ini dilakukan agar masing-masing orang yang terlibat dalam kepanitiaan pameran memiliki rasa tanggung jawab dan kebersamaan. Secara singkat, berikut ini pembagian tugas kepanitiaan dalam pameran seni rupa.

a. Ketua

Ketua panitia adalah pimpinan penyelenggaraan pameran yang bertanggungjawab terhadap kelancaran pelaksanaan pameran. Ketua diharapkan dapat mencari jalan keluar untuk menyelesaikan berbagai masalah yang timbul sejak perencanaan hingga pelaksanaan pameran. Seorang ketua seyogianya memiliki sikap kepemimpinan yang tegas dan jujur yang disertai sifat sabar dan bijaksana penuh rasa tanggung jawab terhadap tugas dan kewajiban yang telah menjadi garapannya. Dalam menjalankan tugasnya, seorang ketua harus mampu berkomunikasi dan bekerja sama dengan semua pihak, yang mendukung kegiatan pameran.

b. Wakil Ketua

Secara umum tugas sebagai wakil ketua adalah pendamping ketua, bertanggung jawab atas kepengurusan berbagai hal dan memperlancar kegiatan seksi-seksi, juga mengganti ketua atau melaksanakan tugas ketua, apabila ketua berhalangan. Seorang wakil ketua harus memiliki sikap tegas, jujur, sabar, serta memiliki rasa tanggung jawab atas pekerjaan.

c. Sekretaris

Tugas pokok sekretaris dalam suatu kegiatan pameran atau suatu organisasi diantaranya adalah menulis seluruh kegiatan panitia selama penyelenggaraan pameran. Pembuatan surat-surat pemberitahuan kepada kepala sekolah, orang tua, kepada dinas terkait, apabila pergelaran tersebut akan dilangsungkan di sekolah. Sedangkan apabila pameran tersebut akan diselenggarakan di luar sekolah, perlu ada surat izin dan dan pemberitahuan kepada instansi pemerintah yang berwewenang.

Tugas sekretaris lainnya adalah mengarsipkan surat-surat penting tersebut dan menyusunnya sesuai tanggal, waktu pengeluaran surat-surat tersebut secara cermat dan teratur. Selain itu, bersama ketua, membuat laporan kegiatan sebelum, sedang dan sesudah pergelaran berlangsung.

d. Bendahara

Seorang bendahara bertanggung jawab secara penuh tentang penggunaan, penyimpanan, dan penerimaan uang dana yang masuk sebagai biaya penyelenggaraan pameran. Bendahara harus juga dapat menyusun laporan pertanggungjawaban atas penggunaan dan pengelolaan keuangan selama pameran berlangsung. Untuk itu bendahara memang harus betul-betul mereka yang memiliki sikap yang jujur, teliti, cermat, sabar, tidak boros, dan tidak lepas rasa tanggung jawab terhadap seluruh tugas yang dilaksanakannya.

e. Seksi Kesekretariatan

Seksi ini bertugas membantu sekretaris dalam pembuatan dokumen tertulis seperti surat-menyurat, penyusunan proposal kegiatan, dan mencatat segala sesuatu yang terjadi hingga pameran selesai.

Selain susunan panitia inti di atas, seksi-seksi pun dibentuk sebagai penunjang pelaksanaan pameran, di antaranya:

f. Seksi Usaha

Seksi ini berkewajiban membantu Ketua dalam pencarian dana atau sumbangan dari berbagai pihak, untuk menutupi biaya pameran. Beberapa usaha untuk memperoleh dana, misalnya dari iuran peserta pameran, sumbangan dari siswa secara kolektif, sumbangan dari donatur atau para simpatisan terhadap diselenggarakannya pameran, baik berupa uang atau barang yang sangat diperlukan dalam penyelenggraan kegiatan tersebut.

g. Seksi Publikasi dan Dokumentasi

Seksi publikasi bertugas sebagai juru penerang kepada umum melalui berbagai media, seperti dengan surat-surat pemberitahuan, spanduk kegiatan, pembuatan poster pameran, katalog, undangan, dan sebagainya. Apabila dalam masalah pemberitahun tersebut ternyata memerlukan surat-surat izin dapat berhubungan dengan sekertaris penyelenggaraan pameran.

Seksi publikasi juga bertugas untuk membuat laporan dokumentasi pameran, dengan jalan mengumpulkan hasil pemotretan tentang kegiatan dari awal sampai selesai (berakhir), dokumentasi pameran ini sangat penting sebagai tolok ukur dan wawasan di masa mendatang.

f. Seksi Dekorasi dan Penataan Ruang

Seksi Dekorasi dan Penataan Ruang pameran bertugas mengatur tata ruang pameran. Seksi ini selain bertugas untuk menghias ruang pameran juga bertugas mengatur denah dan penempatan karya yang dipamerkan. Dalam penataan ruang pameran Seksi Dekorasi dan Penataan Ruang pameran perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut:

1. Pengaturan benda-benda yang dipajang tergantung di dinding ruangan berupa lukisan, jangan sampai dicampur atau satu tempat dengan benda-benda seni kerajinan lainnya yang dipajang di atas meja pameran, bila mungkin disediakan ruangan gelar yang terpisah.
2. Penataan benda-benda untuk mengarahkan pengunjung agar dapat berkonsentrasi waktu menonton dan melihat berbagai barang (karya) yang dipamerkan.
3. Pemberian hiasan dekorasi ruangan diharapkan tidak berlebihan sehingga mengganggu penikmatan karya yang dipamerkan.
4. Pengaturan jalan masuk dalam ruang pameran sesuai dengan keinginan karya mana yang diharapkan dilihat pertama kali dan karya mana yang diharapkan dilihat terakhir kali.
5. Penyertaan musik dan lagu sebagai pengantar dan pengisi suasana pameran bertujuan untuk membantu pengunjung pameran menikmati karya yang dipamerkan.
6. Penyertaan musik pengiring yang berlebihan dapat mengganggu pengunjung pameran sehingga tujuan apresiasi karya dapat tidak tercapai.

g. Seksi Stand

Seksi stand atau petugas stand adalah penjaga pameran yang bertugas menjaga kelancaran pameran, mengatur (mengarahkan) pengunjung mulai dari masuk sampai ke luar dari ruang pameran.

Petugas penjaga stand diharapkan melayani para pengunjung secara ramah dan sopan membantu memberikan informasi tentang karya-karya yang dipamerkan.

h.Seksi Pengumpulan dan Seleksi Karya

Karya yang akan dipamerkan dikumpulkan dan dipilih, dikategorikan sesuai dengan tema pameran yang ditentukan. Seksi pengumpulan dan seleksi karya bertugas melakukan pencataan dan pendataan karya (nama seniman, judul, tahun pembuatan, kelas, harga, dll) serta melakukan pemilihan karya yang akan dipamerkan.

i. Seksi Perlengkapan

Seksi Perlengkapan memiliki tugas untuk mengatur berbagai perlengkapan (alat dan fasilitas lain) yang digunakan dalam penyelenggaraan pameran. Seksi ini bekerjasama dengan seksi dekorasi dan penataan ruang mempersiapkan tempat penyelenggaraan pameran serta berkordinasi secara khusus dengan seksi pengumpulan dan seleksi karya dalam pengumpulan dan pemilihan karya.

j. Seksi Keamanan

Tugas seksi keamanan dinataranya menjaga ketertiban dan keamanan lokasi pameran khususnya kemanan karya-karya yang dipamerkan.

k. Seksi Konsumsi

Saat pembukaan pameran umumnya disediakan kudapan atau hidangan bagi tamu undangan. Seksi Konsumsi bertugas menyediakan dan mengatur konsumsi ketika pembukaan pameran tersebut. Seksi konsumsi juga bertanggung jawab menyediakan dan mengatur konsumsi dalam kegiatan kepanitian pameran.

4. Menentukan Waktu dan Tempat Kegiatan Pameran

Penentuan waktu pameran yang diselenggarakan bersamaan dengan pekan seni di sekolah biasanya dilakukan saat tidak ada kegiatan pembelajaran di kelas seperti pada akhir semester atau tahun ajaran menjelang hingga saat pembagian raport. Hal ini dimaksudkan agar penyelenggaraan pameran tidak mengganggu kegiatan belajar dan dapat diikuti serta disaksikan oleh segenap warga sekolah.

Penentuan tempat pameran disesuaikan dengan kondisi sekolah dan ukuran, jumlah serta karakteristik karya yang akan dipamerkan, apakah akan dilakukan di kelas, di aula, gedung serba guna, di halaman sekolah atau tempat lain di luar sekolah.

5. Menyusun Agenda Kegiatan Kegiatan Pameran

Penyusuan agenda kegiatan dimaksudkan untuk memberikan kejelasan waktu pelaksanaan kepada semua fihak yang berkaitan dengan proses penyelenggaraan pameran. Agenda kegiatan disusun dalam sebuah tabel dengan mencantumkan komponen jenis kegiatan dan waktu (biasanya dalam bulan, minggu dan tanggal).

6. Menyusun Proposal Kegiatan Kegiatan Pameran

Penyusunan proposal kegiatan sangat bermanfaat dalam kegiatan persiapan pameran. Proposal kegiatan dapat digunakan sebagai pedoman penyelenggaraan kegiatan pameran. Selain itu, proposal ini juga dapat digunakan untuk mencari dana dari berbagai pihak (sponsorship) untuk membantu kelancaran penyelenggaraan pameran. Secara umum sistematika isi proposal biasanya mencakup: latar belakang, tema, nama kegiatan, landasan/dasar penyelenggaraan, tujuan kegiatan, susunan panitia, anggaran biaya, jadwal kegiatan, ketentuan sponsorship, dan lain-lain.

Setelah mempelajari tentang perencanaan pameran, cobalah untuk menyusun kepanitian pameran seni rupa yang akan diselenggarakan bersamaan dengan pementasan karya seni lainnya dalam kegiatan pekan seni sekolah di akhir semster atau akhir tahun ajaran sebelum libur sekolah.