Contoh surat delivery order excel

Anda mungkin pernah melihat contoh surat jalan barang sebelumnya, tetapi Anda mungkin tidak tahu apa itu surat jalan barang atau untuk apa surat jalan barang itu digunakan atau mungkin belum pernah download form surat jalan. Pada dasarnya, surat jalan barang adalah jenis dokumen pengiriman yang digunakan untuk mengangkut barang dari satu tempat ke tempat lain. Surat jalan barang sangat mirip dengan delivery order, tetapi ada beberapa perbedaan utama.

Dalam artikel ini, kami akan membahas berbagai jenis surat jalan barang, kegunaannya, dan cara membuatnya. Kami juga akan menunjukkan kepada Anda beberapa contoh bagaimana surat jalan barang dapat digunakan dalam bisnis.

Point Penting di Konten Ini

Apa itu Surat Jalan Barang?

Ilustrasi Tanda Tangan Surat Jalan (Sumber: Freepik.com)

Surat jalan atau letter of passage adalah sebuah surat yang berisi perintah atau izin untuk memindahkan barang tertentu dari satu tempat ke tempat lain. Surat ini biasanya digunakan dalam perdagangan atau pengiriman barang.

Ada beberapa jenis surat jalan, diantaranya adalah: surat jalan untuk pengiriman, surat jalan untuk perjalanan, dan surat jalan untuk penyerahan. Contoh surat jalan yang paling sering digunakan adalah surat jalan untuk pengiriman.

Baca Juga: Surat Jalan: Definisi, Fungsi, Jenis, dan Komponen

Apa Fungsi dan Kegunaan Surat Jalan?

Fungsi dari surat jalan barang digunakan untuk memberitahu pihak tujuan barang telah diterima dan apa isinya. Untuk membuat surat jalan barang, perlu dibuat daftar isi barang yang dikirim. Surat jalan barang sebaiknya disertai dengan tanda tangan pengirim sebagai tanda tangan penyerahan barang.

Surat jalan barang juga akan memberikan informasi kepada penerima mengenai spesifikasi barang yang diterima, seperti berat, ukuran, dan nomor resi. Surat jalan barang ini berguna untuk melindungi kedua belah pihak, baik pengirim maupun penerima. Jadi, jika ada masalah dengan barang-barang yang dikirim, maka surat jalan barang dapat dijadikan bukti.

• Surat jalan barang digunakan untuk dokumen legalitas muatan.
• Surat jalan barang bertindak sebagai bukti pengiriman.
• Surat jalan barang berfungsi untuk informasi kedua pihak.
• Sebagai bukti pengiriman yang sah dan benar
• Surat keterangan untuk petugas yang berwenang

Informasi yang Harus Tercantum dalam Surat Jalan

Untuk membuat surat jalan, Anda perlu mengisi informasi seperti nama dan alamat pengirim dan penerima, nomor telepon, tanggal pengiriman, dan deskripsi barang yang dikirim. Selain itu, Anda juga perlu mencantumkan tanda tangan pengirim dan penerima agar surat jalan barang ini memiliki nilai hukum yang sah.

Ada beberapa informasi penting yang harus disertakan dalam setiap Surat Jalan:

• Nomor surat
• Lokasi tujuan pengiriman
• Nama dan alamat perusahaan pengirim
• Rincian dari barang yang dipesan seperti nama barang, jumlah barang, dan harga barang
• Keterangan tambahan per barang
• Tanda tangan Penerima/Pembeli, Bagian Pengiriman dan Petugas Gudang

Warna Kertas pada Surat Jalan Barang

Surat jalan biasanya terdiri dari 3 rangkap dengan warna berbeda.

Warna Kertas Rangkap di Surat Jalan

1. Lembar Warna Putih

Lembar putih surat jalan berfungsi sebagai bukti transaksi pembelian dan penagihan. Lembar ini berisi informasi tentang barang dan jumlah barang. Lembar ini juga biasanya berisi informasi tentang pembeli, seperti nama dan alamat pembeli.

2. Lembar Warna Merah

Lembar berwarna merah surat jalan adalah lembar untuk arsip bagi pihak pembeli atau penerima barang. Lembar ini nantinya akan digunakan sebagai bukti bahwa barang yang dipesan sudah diterima oleh pihak pembeli dan dalam keadaan baik.

3. Lembar Warna Kuning

Lembar ketiga berwarna kuning biasanya merupakan lembar untuk arsip bagi pihak yang menerbitkan delivery order. Lembar ini berisi informasi lengkap tentang nomor delivery order, tanggal, dan nama perusahaan pengirim. Hal ini biasanya dilakukan agar apabila terjadi kendala atau perselisihan, pihak penerima barang dapat dengan mudah menghubungi perusahaan pengirim barang.

Apa Bedanya Delivery Order dan Surat Jalan?

Dalam paragraf ini, kita akan membahas perbedaan antara surat jalan dan surat perintah pengiriman barang. Pertama, mari kita lihat apa itu dokumen-dokumen ini.

Surat jalan adalah dokumen yang digunakan untuk mengesahkan pengangkutan barang dari satu tempat ke tempat lain. Surat jalan berfungsi sebagai bukti bahwa barang diangkut di bawah pengawasan pengirim, dan juga menunjukkan bahwa penerima telah diberitahu tentang pengiriman tersebut.

Di sisi lain, delivery order adalah dokumen yang memungkinkan penerima untuk mengambil barang dari lokasi tertentu. Dokumen ini juga berfungsi sebagai bukti bahwa barang telah dikirim.

Sekarang setelah kita mengetahui apa saja dokumen-dokumen ini, mari kita lihat perbedaannya :

• Surat jalan biasanya berukuran lebih besar daripada surat perintah pengiriman.
• Surat jalan biasanya dicetak di atas kertas berwarna, sedangkan delivery order dicetak di atas kertas putih.
• Surat jalan memiliki lebih banyak informasi daripada delivery order, seperti nama pengirim dan penerima, serta informasi tentang barang yang diangkut.
• Surat jalan hanya memiliki nama penerima dan lokasi di mana mereka dapat mengambil barang.
• Surat jalan berlaku selama tiga bulan sejak tanggal penerbitan, sedangkan delivery order berlaku selama satu hari.

Siapa yang Mengeluarkan Surat Jalan Pengiriman Barang?

Pada kegiatan jual beli, pihak penjual akan mengeluarkan surat jalan yang berisi informasi tentang barang yang akan dikirim.

Surat jalan akan diberikan kepada pembeli sebagai bukti bahwa barang telah dikirim dan juga untuk menunjukkan siapa yang harus mengambil barang di lokasi pengiriman.

Cara Membuat Surat Jalan yang Mudah

Untuk membuat Surat Jalan, Anda bisa menggunakan beberapa software seperti Microsoft Word atau Microsoft Excel.

1. Menggunakan Microsoft Word

Cara yang paling mudah untuk Anda yang masih awam membuat surat jalan, Anda bisa menggunakan aplikasi Word ini. Untuk membuatnya Anda bisa melihat di Google contoh template surat jalan. Ada banyak sekali format surat jalan yang tersebar di internet.

Atau jika Anda masih kesulitan, bisa tonton video Youtube berikut ini :

2. Menggunakan Microsoft Excel

Cara kedua adalah menggunakan aplikasi excel atau Google Sheets. Kelebihan menggunakan Microsoft Excel atau Google Sheets adalah, telah disediakan kolom dan baris agar Anda lebih mudah membuat kolom keterangan barang dan tanda tangan.

Download Form Surat Jalan Gratis

Anda bisa download form surat jalan yang Saya sediakan di sini secara Gratis!

3. Menggunakan Software Akuntansi

Selain 2 cara di atas yang Saya sampaikan di atas, Anda bisa menggunakan aplikasi pembukuan seperti Beecloud untuk membuat Surat Jalan secara otomatis.

Otomatis yang dimaksud ini seperti apa ya?
Jadi setiap kali Anda mencatat atau membuat data penjualan barang, Anda bisa memilih opsi untuk cetak Surat Jalan.

Tampilan di Beecloud saat Cetak Surat Jalan

Bukan hanya membuat Surat Jalan, Anda juga bisa melakukan pencatatan pembukuan yang lain seperti; Produk, Stok, Penjualan, Pembelian, Hutang/Piutang, Kas/Bank dan juga Akuntansi.

5 Contoh Surat Jalan Barang

1. Contoh Surat Jalan untuk Perusahaan Material

Contoh Surat Jalan Material

2. Contoh Surat Jalan untuk Perusahaan

Contoh Surat Jalan Barang untuk Perusahaan

3. Contoh Surat Jalan untuk Toko Ritel

Contoh Surat Jalan Barang untuk Toko

4. Contoh Surat Jalan untuk Distributor

Contoh Surat Jalan Untuk Distributor

5. Contoh Surat Jalan untuk Kontraktor Proyek

Contoh Surat Jalan Untuk Kontraktor Proyek

Kesimpulan

Meskipun pada awalnya mungkin tampak rumit, menulis surat jalan barang sebenarnya cukup mudah. Yang Anda butuhkan hanyalah informasi yang benar dan sedikit latihan. Setelah Anda menguasainya, Anda akan dapat membuat surat seperti seorang profesional.