Apa yang membuat email masuk ke spam?

loading...

Menghindari spam di email. FOTO/ IST

JAKARTA - Saat mengirim email, pasti pernah kan email malah masuk ke spam? Tentu ini akan merugikan, terlebih kalau email yang dikirim berkaitan dengan tugas sekolah atau pekerjaan.

Nah untuk mengatasinya, penting untuk mengetahui apa penyebab email bisa masuk ke spam. Berikut adalah penyebab email masuk ke spam, dilansir dari blog Niagahoster, Kamis (12/5/2022).

BACA JUGA - Cara Melacak HP Hilang dengan Email

1. Judul Email Tidak Relevan
Penyebab email masuk ke spam bisa karena judul email tidak relevan dengan isi yang ada di dalamnya, atau click bait. Sekali mengirim email dengan judul click bait, penerima mungkin akan menandainya sebagai spam. Dan ini akan berlaku seterusnya.

Untuk itu, pastikan judul email dimulai dengan kata kerja yang pas dan berisi urgensi yang wajar tidak berlebihan. Selain itu, hal yang terpenting adalah pastikan judul relevan dengan konten.

2. Konten Email Terjaring Filter Spam

Filter spam akan menyaring email berdasarkan elemen tertentu di dalamnya. Kalau email berisi elemen tersebut, maka email akan otomatis dianggap spam.

Untuk itu hindari beberapa pemicu filter spam seperti berisi banyak kata Gratis, Harga Terendah, dan Tanpa Biaya, tanda baca yang tidak perlu, atau huruf besar semua.

3. Tidak Ada Link Berhenti Langganan

Bagi yang bekerja di bidang marketing, jangan sekali-kali mengirim email tanpa opsi berhenti berlangganan karena ini sama saja seperti pemaksaan.

Hal ini bisa memicu penerima untuk menjadikannya spam. Jika tidak ingin ini terjadi, sertakan juga opsi berhenti berlangganan dengan menampilkan link berhenti berlangganan.

4. Mengirim Email dengan Banyak Lampiran

Menggunakan banyak lampiran bisa mengakibatkan email masuk spam. Apalagi kalau file lampiran yang disertakan dianggap mengandung malware dan virus.

Jika memang perlu mengirimkan lampiran, jangan terlalu banyak atau gunakan alternatif lain. Misalnya, menguploadnya terlebih dulu di Google Drive atau Dropbox, lalu sisipkan link lampiran ke email.

5. Menggunakan Struktur Email yang Tidak Tepat

Untuk membuat email yang menarik, struktur email harus baik. Perlu untik mengatur elemen seperti gambar, video, atau font tulisan dalam email tersebut.

6. Nama Pengirim Tidak Tepat

Alasan lain kenapa email masuk ke spam adalah informasi nama pengirim tidak tepat. Bisa karena kesalahan saat input, misalnya jika menggunakan plugin contact form.

Jika hal ini terjadi, cara menanganinya sebenarnya cukup mudah. Klik plugin Contact Form di dashboard, lalu klik tab Mail. Pastikan kolom “From” merupakan alamat email admit website.

7. Belum Mengatur Autentikasi Email Otomatis

Saat menggunakan layanan email otomatis, email akan dikirimkan dengan nama domain pengirim. Email ini bisa dianggap spam oleh penerima kalau pengaturannya tidak pas.

Oleh sebab itu, perlu melakukan pengaturan autentikasi email yang tepat.

Nah, ada beberapa cara autentikasi email yang bisa Anda lakukan, yaitu SPF (Sender Policy Framework) atau DKIM (Domain Key Identified Mail).

SPF bekerja dengan memverifikasi alamat IP pengirim terhadap daftar IP yang dituju, Sementara DKIM memverifikasi email dengan memberikan kunci enkripsi dan tanda tangan digital.

8. Penerima Menandai Email sebagai Spam

Alasan lain kenapa email masuk spam adalah karena penerima menandai email sebagai spam. Kalau sudah begini tidak bisa diatasi lagi, namun bisa mencegahya dengan membuat konten yang menarik.

9. Tidak Memiliki Izin dari Penerima Email

Meminta izin sebelum mengirim email bisa menjadi solusinya. Salah satu caranya adalah dengan memanfaatkan formulir online yang diisi oleh audiens sendiri.

(wbs)

Email atau surat elektronik adalah suatu sarana untuk mengirim dan menerima surat atau pesan dengan format digital melalui jalur jaringan komputer dan internet. Penggunaan Email sebagai sarana alat komunikasi masih menjadi sebuah pilihan di kalangan profesional karena terlihat lebih formal, selalu aktif 24 jam, dan dapat diakses oleh siapa saja melalui perangkat apa saja.

Banyaknya email dari server hosting menyebabkan email berakhir di folder Spam penerimanya. Kejadian ini seringkali merugikan. Ketika email sudah masuk ke Spam, maka kesempatan untuk dibaca oleh penerimanya sangatlah kecil. Hal ini akan sangat berpengaruh jika isi email berisi konten atau pesan yang penting dan mendesak.

Berikut ini beberapa penyebab dari email masuk di folder Spam:

1. Email Masuk Spam Karena IP Masuk Spam Blacklist

IP masuk Spam Blacklist disebabkan oleh IP Address server email mempunyai reputasi buruk atau mungkin telah masuk ke daftar blacklist Spam sehingga sebanyak apapun kita mengirimkan email, maka email tersebut akan selalu masuk ke dalam Spam.

Umumnya IP address yang masuk daftar blacklist Spam atau yang kurang mempunyai legitimasi adalah IP address shared yang digunakan secara bersama-sama. Hal ini bisa terjadi karena kebutuhan user dalam mengirimkan email berbeda-beda meskipun telah memberlakukan beberapa level monitoring seringkali IP address shared tetap saja besar kemungkinan bisa masuk daftar Spam.

Jika kamu menemukan bahwa IP server telah terdaftar sebagai Spam silahkan kontak provider untuk melakukan pembenahan, atau melakukan delist atau menjadikan IP address/domain ke dalam whitelist.

2. Email Masuk Spam Akibat Terjerat Konten Filter

Terjerat konten filter maksudnya adalah isi maupun subjek email yang dikirimkan berisi kata-kata yang mengandung jargon Spam. Contoh dari jargon Spam ini antara lain : gratis, free, diskon, voucher, persen (%) dan lain sebagainya. Selain itu kata-kata yang mengandung pornografi, kekerasan dan promosi juga bisa menjadi indikator email Anda masuk Spam.

Meskipun IP Address dianggap bersih dan mempunyai legitimasi tapi kalau konten email kamu berisi kata-kata tersebut yang dianggap sebagai kata-kata “Spam” maka tentu saja email akan tetap masuk Spam.

3. Email Masuk Spam karena Email Filter

Email filter artinya email yang dikirimkan tidak masuk inbox atau primary, melainkan masuk ke Spam, promotion, forum atau mungkin update. Email filter ini merupakan kebijakan dari server penerima email. Secara teknis sebagai pengirim email kita tidak bisa memilih email ini akan masuk ke tab yang mana, apakah masuk ke Primary Inbox, Promotion atau Spam.

Untuk mengatasi penyebab tersebut ada satu cara yang bisa Anda lakukan. Yaitu dengan meminta para penerima email untuk memindahkan / move email tersebut dari folder Spam / Junk ke dalam folder atau tab Inbox/ primary.

Pengirim email dituntut berhati-hati dalam mengirimkan pesan jika tidak ingin email yang dikirim masuk ke Spam. Pengirim email yang baik biasanya mengirimkan email kepada seseorang yang telah saling mengenal dan tidak mengirim secara asal bahkan massal kepada orang yang sama sekali tidak dikenal.

4. Email Masuk Spam Gmail Disebabkan Email Satu Arah

Email satu arah maksudnya adalah kamu hanya dapat mengirimkan email saja tanpa mengajak penerima email untuk membalas email. Hal ini bisa menjadi penyebab email masuk spam karena pada dasarnya email itu adalah alat komunikasi 2 arah.

Misalnya domain yang baru di aktivasi kemudian melakukan pengiriman email ke pihak lain yang menggunakan email @gmail.com maka secara otomatis email tersebut akan masuk folder spam. Tapi apabila penerima email @gmail.com tersebut membalas email maka kiriman email selanjutnya akan langsung masuk ke inbox @gmail.com penerima.

Cara Agar Email Tidak Masuk Spam

1. Membuat Email yang Baik

Ada beberapa Kriteria Email yang tidak dianggap Spam, yaitu :

•             Gunakan judul yang baik, jangan mengosongkan judul dan usahakan untuk tidak terlalu panjang atau pendek.

•             Hindari cara penulisan dengan menggunakan huruf besar semua, karena terkesan tidak sopan dan identik dengan orang yang sedang marah.

•             Jangan menulis judul dengan bahasa yang sulit dimengerti misal menggabungkan huruf dan angka seperti “4y0 bu4t 3mail”.

•             Jika menambahkan link, pastikan link tersebut aktif, dan jangan menggunakan URL Shortener dalam isi pesan.

•             Jangan terlalu banyak menggunakan gambar tanpa menambahkan kata-kata dalam pesan email.

•             Melakukan pemeriksaan agar aman dari dugaan Spam, caranya melalui aplikasi email Spam seperti IsNotSpam atau Litmus.

2. Meminta Penerima Email untuk Memeriksa Email Spam dan Memindahkannya ke Folder Inbox

Cara yang paling ampuh adalah meminta penerima email untuk memasukkan alamat email ke dalam whitelist. Bisa dilakukan dengan Fitur autoresponder dari cPanel atau Plugin Contact Form dan mengisinya dengan panduan untuk memindahkan email kita dari daftar Spam.

3. Kontak Penyedia Hosting

Jika langkah di aas tetep membuat email dari hosting kamu masuk ke dalam Spam, maka bisa jadi IP Address yang kamu gunakan bermasalah. untuk memeriksanya bisa memakai tools online seperti [mxtoolbox] (https://mxtoolbox.com/) atau UltraTools. Hanya dengan memasukkan nama domain, lalu tools tersebut akan mencari IP alamat domain. Bila ternyata masuk ke dalam daftar blacklist, segera konsultasikan dengan penyedia layanan hosting yang digunakan untuk melakukan whitelist IP Anda.

Apa Penyebab email terdeteksi sebagai spam?

Bagaimana cara agar email tidak masuk ke spam?

Kenapa email masuk ke junk mail di Outlook?