Apa yang dimaksud dengan Out Of Office Assistant?

Hello Brotha and Sistah..

Tadi pagi saya ditelpone sama ketua accounting disini…dia tanya..bagaimana mau mengaktifkan auto replies nya outlook..? terus saya tanya “..emang mau kemana pak?” “..mau balik kampung” kata-nya.

Out Of Office Assistant pada Ms. Outlook 2007 atau di sebut juga ‘vacation mode’ ini merupakan sebuah media untuk memberitahukan keberadaan anda dengan rekan bisnis/kantor disaat anda sedang tidak dikantor dan ini adalah etika yang baik!

Bagaimana caranya…?

1. Klik menu Tools di menu bar outlook anda.

2. Klik Send Out of Office auto-replies dan tuliskan pesan yang ingin anda buatkan dan cantumkan juga tanggal berapa anda akan masuk ke kantor lagi. Jika anda bisa di hubungi lewat telphone/cell phone saat liburan, bisa juga anda cantumkan nomor hp anda yang bisa dihubungi.

3. Anda juga bisa mengaktifkan timer-nya jikalau anda tidak ingin repot-repot untuk me-non-aktive-kannya kembali. dengan cara mengklik Only send during this time range dan setting Start time dan End time yang anda inginkan..dan otomatis akan disable dengan sendirinya.

Out of office assistant outlook2007 Step 3

4. Dan setelah pesan sudah anda tulis dan waktu juga sudah, kemudian klik tombol “OK”

Semoga bermanfaat…

Cheers,

-eRs-

About erickbatam

lagi di batam nih...

180 Modul Pendidikan Latihan Profesi GuruPenyelenggara Sertifikasi Guru Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar 4 Klik dua kali pada file yang akan disertakan 5 Setelah itu file akan dimasukkan ke dalam pesan dan siap disertakan. Cara singkat lain adalah dengan drag and drop file dari desktop atau Windows Explorer ke body pesan.

i. Membalas Reply Pesan

Ketika menerima dan telah membaca sebuah pesan email kemungkinan Anda ingin langsung membalas pesan ke orang yang mengirimnya. Untuk melakukan hal tersebut lakukan langkah berikut: 1 Standard Reply a Pada folder Inbox klik dua kali email yang ingin Anda balas. b Klik tombol Reply . c Alamat pengirim akan otomatis tercantum pada bagian To: d Ketik pesan anda pada body pesan. e Klik Send. 2 Reply To All Fungsi reply to all akan membalas pesan kepada semua penerima pesan yang dituju oleh pengirim pertama. Untuk melakukan ini : a Klik tombol reply to all. b Semua penerima akan tercantum di bagian To : dan semua alamat bagian Cc akan tercantum pada bagian Cc : juga c Ketik pesan anda pada body pesan. d Klik tombol send.

h. Out Of Office Assistant

Ms Outlook menyediakan fasilitas autoreply, dimana Outlook akan otomatis membalas email yang datang. Jika Anda berada d iluar kantor atau sedang tidak di tempat, Anda bisa otomatis mengirim reply pesan ke orang yang mengirim anda pesan, sehingga orang itu tahu bahwasannya Anda belum membaca pesan yang telah dia kirim. Hal ini kita lakukan dengan memanfaatkan fasilitas Outlook yang disebut “Out Of Office Assistant “. Untuk melakukannya lakukan langkah berikut : 1 Klik Tools pada toolbar. 2 Klik Out Of Office Assistant. 181 Modul Pendidikan Latihan Profesi GuruPenyelenggara Sertifikasi Guru Rayon 1 24 Universitas Negeri Makassar 3 Jendela Out Of Office Assistant akan muncul. Klik radio button disebelah I am currentlyout of the office dan ketik pesan yang ingin Anda sampaikan pada kotak yang tersedia. 4 Klik tombol OK.

i. Forward Meneruskan Pesan

Ketika Anda sudah membaca pesan, dan ingin juga menyampaikanmeneruskan pesan tersebut ke orang lain, lakukan langkah berikut : 1 Buka emailpesan yang ingin Anda teruskan ke orang lain. 2 Klik tombol Forward . Masukkan alamat email penerima. Anda dapat menambahkan komentar di body text pesan jika diinginkan. 3 Setelah selesai, klik Send.

j. PemakaianSignature

Kita juga dapat menyertakan “signature” atau tanda tangan elektronik, biasanya ditempatkan pada bagian bawah email kita. Signature terlebih dahulu dibuat formatnya sehingga sewaktu mengirim email tidak perlu dilakukan berulang-ulang tetapi secara otomatis akan tertera pada bagian bawah email kita. Untuk melakukannya ikuti langkah berikut: 1 Pada Outlook klik menu Tools 2 Pilih Options 3 Pilih Mail Format ada di atas 4 Kemudian klik tombol “Signature Picker” akan muncul window untuk mengedit “signature” 5 Pilih New – masukkan nama untuk “signature” Anda. 6 Klik Next – Ketik sesuai yang Anda inginkan, demikian juga anda bisa memilih warna dan bentuk dari font. 7 Klik Finish Signature biasanya berisi jabatan dan alamat pengirim e-mail, sehimgga penerima dapat mengenal identitas pengirim.