Tata Kelola TI (Tata Kelola Teknologi Informasi) adalah proses yang digunakan untuk memantau dan mengendalikan keputusan kapabilitas teknologi informasi untuk memastikan pengiriman nilai kepada pemangku kepentingan utama dalam suatu organisasi.
Berikut merupakan poin-poin penting dalam definisi ini:
- Tata Kelola TI adalah suatu proses. Bukan suatu acada pada suatu waktu. Bukan kepanitiaan juga bukan departemen.
- Tujuan Tata Kelola TI adalah untuk memastikan pengiriman hasil bisnis bukan “kinerja sistem TI” atau “manajemen risiko TI” – yang akan memperkuat gagasan TI sebagai tujuan itu sendiri. Sebaliknya, Tata Kelola TI adalah tentang keputusan TI yang berdampak pada nilai bisnis.
- Oleh karena itu proses memantau dan mengendalikan keputusan TI yang mungkin berdampak, positif atau negative, pada hasil bisnis.
- Konsep tatakelola tidak ada artinya tanpa pengakuan kepemilikan dan tanggung jawab. Stakeholder kunci dalam suatu organisasi memiliki saham “kepemilikan” dalam organisasi. Manajemen bertanggung jawab kepada para pemangku kepentingan ini.
Tata Kelola Teknologi Informasi
Tata kelola TI adalah konsep luas yang berpusat pada departemen atau lingkungan TI yang memberikan nilai bisnis kepada perusahaan. Ini adalah seperangkat aturan, peraturan, dan kebijakan yang menetapkan dan memastikan operasi departemen TI yang efektif, terkontrol, dan berharga. Ini juga menyediakan metode untuk mengidentifikasi dan mengevaluasi kinerja TI dan bagaimana hubungannya dengan pertumbuhan bisnis. Selain itu, dengan mengikuti dan menerapkan Kerangka Kerja Tata Kelola TI seperti COBIT, organisasi dapat mematuhi persyaratan peraturan dan mengurangi bisnis TI sambil mencapai manfaat bisnis yang terukur. Tata kelola IT menggunakan, mengelola, dan mengoptimalkan TI sedemikian rupa sehingga mendukung, melengkapi, atau memungkinkan sebuah organisasi untuk mencapai tujuan dan sasarannya.
Definisi Tata Kelola TI
Ada banyak definisi Tata Kelola TI, yang paling penting diantaranya adalah:
- Weill dan Ross mendefinisikan tata kelola TI sebagai: hak keputusan dan kerangka kerja akuntabilitas untuk mendorong perilaku yang diinginkan dalam penggunaan TI. Mereka mengidentifikasi tiga komponen tata kelola:
- Domain Keputusan TI: Apa bidang keputusan utama TI?
- Pola Dasar Tata Kelola TI: Siapa yang mengatur domain keputusan dan bagaimana pengaturannya? Siapa yang memutuskan atau memiliki input, dan bagaimana?
- Mekanisme Implementasi: Bagaimana struktur keputusan dan input dibentuk dan diberlakukan?
- IT Governance Institute (ISACA) mendefinisikan IT Governance sebagai berikut:
“… kepemimpinan, struktur dan proses organisasi untuk memastikan bahwa TI organisasi mempertahankan dan memperluas strategi dan tujuan organisasi .”
- Menurut Gartner, tata kelola TI (ITG) didefinisikan sebagai proses yang memastikan penggunaan TI yang efektif dan efisien dalam memungkinkan suatu organisasi untuk mencapai tujuannya. Tata kelola permintaan TI (ITDG – apa yang harus dikerjakan TI) adalah proses yang digunakan organisasi untuk memastikan evaluasi, seleksi, penentuan prioritas, dan pendanaan investasi TI yang bersaing secara efektif; awasi implementasi mereka; dan mengekstrak (terukur) manfaat bisnis. ITDG adalah proses pengambilan keputusan dan pengawasan investasi bisnis, dan merupakan tanggung jawab manajemen bisnis. Tata kelola sisi penawaran TI (ITSG – bagaimana TI harus melakukan apa yang dilakukannya) berkaitan dengan memastikan bahwa organisasi TI beroperasi dengan cara yang efektif, efisien dan patuh, dan terutama merupakan tanggung jawab CIO.
- Majalah CIO mendefinisikan Tata Kelola TI sebagai: Sederhananya, itu meletakkan struktur di sekitar bagaimana organisasi menyelaraskan Strategi TI (Strategi Teknologi Informasi) dengan strategi bisnis, memastikan bahwa perusahaan tetap berada di jalur yang tepat untuk mencapai strategi dan tujuan mereka, dan menerapkan cara-cara yang baik untuk mengukur kinerja TI. Ini memastikan bahwa kepentingan semua pemangku kepentingan diperhitungkan dan bahwa proses memberikan hasil yang terukur. Sebuah kerangka tata kelola TI harus menjawab beberapa pertanyaan kunci, seperti bagaimana departemen TI berfungsi secara keseluruhan, apa kunci kebutuhan metrik manajemen dan apa yang didapatkan bisnis steah membuat investasi di dunia IT.
Berbagai nama Tata Kelola TI
Tata Kelola TI (IT Governance) juga dikenal sebagai:
- Tata kelola teknologi informasi (Information technology governance)
- Tata kelola teknologi informasi dan komunikasi (information and communications technology governance (ICT Governance))
- Tata kelola perusahaan teknologi informasi (corporate governance of information technology)
- Tata kelola perusahaan teknologi informasi dan komunikasi (corporate governance of information and communication technologyI
Sejarah Tata Kelola TI
Munculnya Tata Kelola TI
Disiplin tata kelola teknologi informasi pertama kali muncul pada tahun 1993 sebagai turunan dari tata kelola perusahaan dan terutama berkaitan dengan hubungan antara tujuan strategis organisasi, tujuan bisnis, dan manajemen TI dalam suatu organisasi. Ini menyoroti pentingnya penciptaan nilai dan pertanggungjawaban untuk penggunaan informasi dan teknologi terkait dan menetapkan tanggung jawab badan pengatur, daripada kepala petugas informasi atau manajemen bisnis. Tujuan utama tata kelola informasi dan teknologi adalah
- memastikan bahwa penggunaan informasi dan teknologi menghasilkan nilai bisnis,
- mengawasi kinerja manajemen dan
- mengurangi risiko yang terkait dengan penggunaan informasi dan teknologi.
Hal ini dapat dilakukan melalui arahan tingkat dewan, menerapkan struktur organisasi dengan akuntabilitas yang jelas untuk keputusan yang berdampak pada keberhasilan pencapaian tujuan strategis dan melembagakan praktik-praktik baik melalui pengorganisasian kegiatan dalam proses dengan hasil proses yang jelas yang dapat dikaitkan dengan tujuan strategis organisasi. Menyusul kegagalan tata kelola perusahaan pada 1980-an, sejumlah negara menetapkan kode tata kelola perusahaan pada awal 1990-an:
- Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission: AS
- Cadbury Report: UK
- King Report: Afrika Selatan
Sebagai hasil dari upaya tata kelola perusahaan ini untuk mengatur dengan lebih baik peningkatan sumber daya perusahaan, perhatian khusus diberikan pada peran informasi dan teknologi yang mendukung untuk mendukung tata kelola perusahaan yang baik. Segera diakui bahwa teknologi informasi tidak hanya merupakan enabler dari tata kelola perusahaan, tetapi sebagai sumber daya, itu juga merupakan pencipta nilai yang membutuhkan tata kelola yang lebih baik. Di Australia, Tata Kelola Perusahaan TIK AS8015 diterbitkan pada Januari 2005. Jalur cepat ini diadopsi sebagai ISO / IEC 38500 pada Mei 2008. Proses tata kelola TI menegakkan hubungan langsung sumber daya & proses TI dengan tujuan perusahaan sesuai strategi. Ada korelasi yang kuat antara kurva kematangan tata kelola TI dan efektivitas keseluruhan TI.
Referensi:
- 2021. Google Image.
- 2017. Tata Kelola IT (IT Governance). Jakarta.
- 2013. Tata Kelola Teknologi Informasi Sebagai Salah Satu Strategi Bisnis. Jakarta.
Ignatius Edward Riantono, S.E., M.Ak., CCFA, CertDA., CHCM., CPHCM., CHCBP.
Kemajuan teknologi memberikan banyak keuntungan misalnya penyimpanan, pengiriman, pengaksesan dan pengolahan informasi atau data menjadi semakin cepat. Kemajuan teknologi ini telah menempatkan informasi sebagai salah satu sumber daya yang sangat penting dan perlu untuk dikelola secara baik dan benar. Pengelolaan teknologi informasi perusahaan sudah dilakukan, akan tetapi belum dikelola dengan menggunakan pendekatan dan metode terstruktur, sehingga sulit untuk mengukur seberapa besar peranan teknologi informasi dalam mendukung proses bisnis untuk pencapaian tujuan perusahaan. Oleh karena itu, tujuan penelitian ini adalah untuk menganalisis model standar untuk tata kelola teknologi informasi tersebut. Dari penelitian dapat disimpulkan bahwa COBIT mempunyai kompromi antara dimensi horisontal dan vertikal yang lebih baik dari standar-standar lainnya. COBIT mempunyai spektrum proses TI yang lebih luas dan lebih mendetail.
Pada saat ini, Teknologi Informasi (TI) merupakan bagian yang tidak bisa terpisahkan dari suatu perusahaan. Ilmu dan teknologi yang bergerak maju dan berkembang ternyata tidak sedikit menimbulkan masalah, terutama dalam menghadapi kompleksitas dan intensitas tantangan yang semakin berat. Pimpinan dan para pembuat kebijakan perusahaan dituntut berpikir kreatif untuk menemukan berbagai terobosan strategi yang mampu menciptakan sinergi, yang memberi kontribusi optimal dalam pencapaian tujuan perusahaan. Namun, kenyataannya sering kita jumpai bahwa pemanfaatan TI itu justru menghabiskan sumber daya, sementara hasil yang diharapkan tidak tercapai. Untuk itu, perlu dilakukan manajemen informasi efektif dan pemanfaatan dan dibahas. Dari pembahasan itu, makin disadari pentingnya “IT Governance”.
IT (IT Governance). Tata Kelola TI merupakan bagian yang tidak terpisahkan dari Tata Kelola Perusahaan (Good Corporate Governance). Teknologi Informasi (TI) adalah faktor penting dalam meraih sukses di era ekonomi informasi ini. Bahkan saat ini TI adalah bagian sentral dari banyak operasi bisnis khususnya di bidang managemen finansial. Sebagai akibatnya Tata Kelola Perusahaan (Enterprise Governance) dan Tata Kelola TI (IT Governance) tak dapat lagi dikatakan sebagai dua hal yang terpisah. Tata kelola perusahaan yang efektif fokus pada individu dan sekumpulan ahli berpengalaman yang bekerja secara produktif, dimana kinerjanya dapat dimonitor dan diukur, serta memberikan jaminan bahwa setiap issu-issu kritikal yang muncul dapat segera ditangani. Di pihak lain TI telah lama dikenal sebagai enabler bagi strategi perusahaan, dan merupakan bagian tak terpisahkan dari strategi itu sendiri.
Tata kelola TI memberikan suatu dasar struktur yang mengaitkan dan menyelaraskan proses-proses TI, sumberdaya TI, serta informasi yang dibutuhkan perusahaan dalam mengimplementasikan strateginya untuk meraih target-target yang telah dicanangkan. Tata kelola TI mengintegrasikan serta mengoptimalisasikan metode untuk merencanakan, mengorganisasikan, melaksanakan akuisisi dan implementasi, delivery dan support, serta monitoring dan evaluasi kinerja TI. Hal yang penting untuk diketahui bersama bahwa Tata Kelola TI adalah bagian tak terpisahkan dari sukses pelaksanaan Tata kelola Perusahaan dengan cara memastikan adanya peningkatan yang terukur terhadap efisiensi dan efektivitas proses-proses bisnis perusahaan.
Gambar 1: Kerangka pengendalian dan peningkatan berkelanjutan
Pada tataran implementasi Tata Kelola TI dapat diartikan sebagai proses pengendalian dan peningkatan kinerja yang dilakukan secara terus-menerus terhadap penerapat TI di perusahaan. Dengan memperhatikan Kerangka pengendalian dan peningkatan berkelanjutan dapat dilihat bahwa proses Tata Kelola TI diawali dengan penentuan tujuan TI perusahaan. Dimana tujuan tersebut memberikan arah. Aktifitas-aktifitas TI yang dilakukan harus berdasarkan pada tujuan-tujuan tersebut. Akhirnya, kinerjanya dapat diukur dan dibandingkan, hasil yang dicapai dibandingkan dengan hasil yang telah dicapai sebelumnya dan dibuat penyesuaian dalam kaitannya dengan tujuan yang telah ditetapkan.
Pengertian Tata Kelola Teknologi Informasi
Ada banyak pengertian mengenai Tata Kelola TI (IT Governance) salah satu diantaranya adalah yang dinyatakan oleh IT Goverment Insitute (2003) sebagai berikut :
“IT Governance is the resposibility of the board of directors and executive management. IT is an integral part of enterprise governance adn consists of the leadership and organizational structures anda processes that ensure that the organization’s IT sustains and extends the orgazation’s strategises and objectives.”
Dari pemahaman terhadap pernyataan tersebut dijelaskan bahwa Tata Kelola TI merupakan tanggungjawab dari pimpinan puncak dan eksekutif managemen suatu perusahaan. Bahwa Tata Kelola TI merupakan bagian dari Tata Kelola perusahaan yang terdiri dari kepemimpinan, struktur organisasi, dan proses demi memastikan keberlanjutan organisasi TI dan pengembangan strategi dan tujuan organisasi.
Senada dengan IT Goverment Insitute (ITGI), menurut Grembeergen, Haes, & Guldentops (2004) dinyatakan bahwa Tata Kelola TI merupakan tindakan organisasional yang dilakukan oleh dewan direksi, managemen eksekutif, dan juga managemen TI untuk mengendalikan formulasi dan implementasi strategi TI yang memastikan adanya kepaduan antara bisnis dan TI. Sedangkan Tarigan (2006) mengartikan bahwa Tata Kelola TI merupakan struktur dari hubungan dan proses yang mengarahkan dan mengatur organisasi dalam rangka mencapai tujuannya dengan memberikan nilai tambah dari pemanfaatan teknologi informasi sambil menyeimbangkannya dengan resiko dibandingkan dengan hasil yang diberikan oleh teknologi informasi dan prosesnya.
Melalui pemahaman terhadap definisi-definisi tersebut diatas maka dapat dilihat penekanan dari Tata Kelola TI demi terciptanya keselerasan yang strategis antara teknologi informasi dengan bisnis dari suatu perusahaan dan pihak managemen mempunyai peranan yang sangat penting dalam implementasi Tata Kelola TI.
Pentingnya Tata Kelola TI
Teknologi informasi menjadi salah satu faktor yang sangat penting dalam keberhasilan perusahaan, hal tersebut dapat memberikan kesempatan untuk mendapatkan keunggulan kompetitif dan menawarkan perlengkapan untuk meningkatkan produktivitas dan memberikan nilai lebih di masa yang akan datang. Semakin banyak nilai-nilai perusahaan bergeser dari sesuatu yang sifatnya tangible menjadi intangible. Kebanyakan dari aset ini dapat dikelola dengan bantuan teknologi informasi. Selain itu sebuah perusahaan dapat disebut rapuh apabila nilai perusahaan lebih banyak berasal dari aset fisik. Dengan demikian Tata Kelola TI sangatlah penting dalam mendukung dan mencapai tujuan perusahaan.
Teknologi informasi juga membawa resiko. Ada kalanya dalam melakukan proses bisnis terjadi peristiwa downtime jaringan, bagi perusahaan downtime ini berakibat pada potential loss yang sangat besar. Di beberapa industri, TI merupakan sumberdaya kompetitif untuk melakukan diferensiasi dan memberikan keunggulan kompetitif sedangkan di perusahaan lainnya teknologi informasi membantu dalam mempertahankan keberlangsungan hidup perusahaan. Kondisi yang demikian memaksa semua pihak dalam perusahaan memberikan perhatian yang lebih serius terhadap TI, menelaah sebesar apa ketergantungan perusahaan terhadap TI dan sepenting apa TI bagi pelaksanaan strategi bisnis. Dari sini dapat disimpulkan bahwa :
- TI sangat penting dalam mendukung dan mencapai tujuan perusahaan.
- TI bernilai sangat strategis terhadap bisnis, khususnya dalam pengembangan dan inovasi.
- Due diligence semakin diperlukan terhadap implikasi teknologi informasi dalam hal merger dan akuisisi.
Faktanya di lapangan yang sering terjadi top management sangat memberikan perhatian yang besar pada strategi bisnis dan resiko strategis namun abai terhadap peranan TI yang kenyataannya justru membutuhkan investasi yang sangat besar dan beresiko tinggi. Walaupun tidak selalu demikian, di beberapa perusahaan tertentu terdapat top management yang memberikan perhatian yang sama besar baik kepada strategi bisnis, resiko strategis, maupun strategi implementasi TI. Kurangnya perhatian ini dilandasi karena beberapa alasan sebagai berikut :
- TI lebih banyak membutuhkan pandangan teknis dibandingkan disiplin lain dalam memahami bagaimana TI dapat diterapkan dengan tetap memperhatikan peluang perkembangan teknologi dan dipihak lain menekan resiko yang akan terjadi.
- Seringkali TI dianggap secara tradisional sebagai suatu entitas yang lepas dari bisnis.
- TI memang cukup kompleks, khususnya bagi perusahaan yang sedang bertumbuh cepat dan beroperasi di lingkungan ekonomi yang terhubung dalam suatu jejaring informasi.
Alasan lain yang menjadi rasionalitas bagi urgensi TI adalah adanya harapan yang tinggi dari top management namun dipihak lain realitasnya seringkali jauh dari harapan. Menurut ITGI (2003) umumnya Dewan Direksi berharap kepada managemen perusahaan agar :
- Memberikan solusi TI dengan kualitas yang bagus, tepat waktu, dan sesuai anggaran.
- Menguasai dan menggunakan TI untuk mendatangkan keuntungan.
- Menerapkan TI untuk meningkatkan efisiensi dan produktifitas sambil menangani resiko TI.
Di pihak lain Tata Kelola TI yang buruk akan menjadi awal dari suatu bencana. Sebagaimana ITGI (2003) telah memperingatkan sebagai berikut :
- Kerugian bisnis, berkurangnya reputasi dan melemahkan kompetisi.
- Tenggat waktu terlampuai, biaya lebih tinggi dari yang diperkirakan, dan kualitas lebih rendah dari yang seharusnya dapat diantisipasi.
- Efisiensi dan proses inti perusahaan terpengaruh secara negatif oleh rendahnya kualitas penggunaan teknologi informasi.
- Kegagalan dari inisiatif teknologi informasi untuk melahirkan inovasi atau memberikan keuntungan yang dijanjikan.
REFERENSI:
- Kaban, 2019. Tata Kelola Teknologi Informasi (IT Governance). Jakarta.
- Falahah, 2006. Tata Kelola Teknologi Informasi Berdasarkan Framework COBIT. Seminar Nasional Aplikasi Teknologi Informasi 2006 (SNATI 2006). Yogyakarta.
- AP, 2014. Tata Kelola Teknologi Informasi (IT Governance) Framework COBIT 5, Jakarta.
Image Sources: Google Images