Sebutkan langkah-langkah jika kita ingin menyimpan data yang kita buat di Accurate

Untuk membuat laporan analisa apakah suatu item sudah dibawah standar minimum quantity dari yang sudah kita tentukan atau belum, maka kita bisa menggunakan laporan Item List dengan membuat beberapa modifikasi. Langkah untuk membuat report tsb adalah sbb:

1. Di Available Columns, masukan kolom Minimum Qty. dan satu kolom Calculated Field. Kemudian ceklis keduanya di Columns & Filters, agar nanti tampil di laporan
2. Pada kolom Calculated Field, masukan rumus berikut:

IIF([GETITEMQUANTITY.QUANTITY]>=[ITEM.MINIMUMQTY],1,0,)

Bahasa analisa dari rumus diatas adalah:

1. Jika barang lebih atau sama dengan Min.Qty = 1 

2. Jika barang kurang dari Min Qty = 0

Dalam hal ini, angka satu dan nol dipakai karena rumus di Calculated Field tidak bisa mengambil kesimpulan berupa kata seperti misalnya “OK” dengan “Tidak Ok”; atau “Aman” dengan “Tidak Aman”

(Available for V4)

Apabila Anda mempunyai kebutuhan yaitu menampilkan Vendor No. pada saat preview Purchase Order seperti pada gambar dibawah ini:

• Klik menu Setup | Form Template | Klik Purchase Order | Double klik Purchase Order yang ingin di edit;

• Klik tombol Design as FRF;

• Klik menu File | Data Dictionary…;

• Pada column Variables, klik Folder Vendor | Klik New Variable | Rename Variable1 menjadi Vendor No. (misalnya) | Pada column Values silahkan pilih DialogForm.qryPO | Klik PERSONNO | Ok;                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                             
• Double klik Rectangle yang ingin menyisipkan variable Vendor No. tsb hingga muncul Text Editor (apabila ingin membuat rectangle baru, silahkan klik tombol insert rectangle object) ;
• Klik Insert Expression | Klik tombol Variable… | Klik folder Vendor dan klik Vendor No. | Ok;                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                                 
  
   
• Klik tanda centang (OK) lalu save template tsb.

(Available for V4) 

• Masuk ke dalam Setup | Form Template | Sales Invoice
• Klik Designer | kemudian klik File | Data Dictionary | buatkan variable baru di folder Invoice Item dengan nama Item Type
• di bagian DialogForm/qrySIARInvDet pilih ITEMTYPE
• Di Data Dictionary pada folder Invoice Item ubah expression dari variable No menjadi angka 0
• Di memo yang menampilkan Quantity rubah isinya menjadi :

[IF(ItemType<> 3, Quantity, “)]

• Di memo yang menampilkan Sequence No ganti isinya menjadi :                                                                                                                                                                                                                                                                 [IF(ItemType<> 3, No, “)]
• Kemudian tambahkan Script di bawah ini :

if FinalPass then                                                                                                                                                                   begin                                                                                                                                                                                   if ItemType<>3 then No:=No+1;                                                                                                                                       if ItemType=3 then No:=0;                                                                                                                                                 end;

• Sehingga keseluruhan script menjadi seperti berikut ini :

(Available for Accurate V4 & V5)

Ketika kita melakukan export barang ke file CSV E-Faktur, maka akan muncul konfirmasi log notepad. sbb:

Informasi tsb menjelaskan, kalau barang-barang yang sudah di sebutkan pada notepad itu, bisa ter-export ke file CSV.

Jika ada barang yang tidak muncul di notepad, silahkan dipastikan kembali apakah kode pajak pada tab Sales/Purchase sudah terisi atau belum.

Untuk memeriksanya,

1. Masuk ke menu List | Item, kemudian klik Print.
2. Dari tampilan report, klik Modify.
3. Pada Available Columns, keluarkan kolom “Sls Tax” dan “Pur Tax”
4. Lalu ke Columns & Filters, ceklis keduanya pada tab Selected Columns & Filters sehingga informasi tsb muncul di laporan.

Jika sudah ditemukan barang yang tidak ada kode pajaknya, silahkan diperiksa dan dilengkapi ke data barang pada tab Sales/Purchases

(Available for V5)

Jika kita memiliki report Memorize namun kita belum atau ingin mengetahui report default apa yang terbuat dari hasil Memorize Report tsb. Maka untuk mengeceknya, caranya adalah sbb :

2. Akan muncul kotak “Open With” lalu kita pilih aplikasi Notepad. 

3. Ketika masuk ke notepad, kita bisa search/cari kata dengan tekan CTRL lalu ketik “classname” pada kotak Find What, lalu klik Find Next. 

4. Jika sudah ketemu kata “classname” tsb, maka disebelah kata itu akan ada kata untuk menjelaskan nama report aslinya dari file ARSyang kita buka itu.

5. Jika sudah, maka Notepad bisa ditutup.

Dari contoh diatas, diketahui bahwa report default dari file ARS atau Memorize Report tsb. adalah Report Sales Order List. 

(Available for v4)

Sebelum nya ada dibahas mengenai Overpay & Memotong Faktur Berikut nya. Kali ini akan dibahas jika kelebihan bayar(overpay) yang digunakan untuk memotong pelunasan faktur berikut nya hanya sebagian saja.

Contoh : Customer ada overpay 1 juta. Ada dua kondisi kemungkinan alokasi sebagian ke faktur berikutnya :

I. Overpay > dari faktur terhutang berikutnya 

Misal faktur berikut nya sebesar 700 ribu maka cara pelunasannya,

1. Pilih Customer lalu pilih Invoice yang akan dilunasi dengan centang kolom Pay.
2. Centang Apply from Credit, Cheque Amount isi 0. Cheque Amount 0 karena tidak ada uang yang masuk ke Kas/Bank yang dipilih, semua di lunasi dengan kelebihan bayar faktur sebelumnya. 

Setelah transaksi diatas di Save&Close, maka Overpay Used di Daftar Penerimaan Pelanggan akan terupdate.

II. Faktur dilunasi sebagian dengan Overpay 

Misal faktur berikutnya 800 ribu, overpay yang akan digunakan untuk melunasi faktur tsb hanya 500 ribu. Maka berikut ini caranya :

1. Pilih Customer lalu pilih faktur yang akan dilunasi dengan centang kolom Pay. 
2. Ganti nilai kolom Payment Amount dibaris faktur yang dipilih sesuai contoh diatas yang semula 800 ribu rubah menjadi 500 ribu.
3. Centang Apply from Credit, Cheque Amount isi 0.

Setelah transaksi diatas di Save&Close, maka Overpay Used di Daftar Penerimaan Pelanggan akan terupdate.

(Available for v4) 

Di Item Transfer jika bagian Detail menampilkan kolom Unit Price untuk Screen dan Print nya, jika mau ada total hasil dari Oty x Unit Price dimasing-masing baris item, rumus nya :

[SUM([[Quantity]*[Unit Price]])]

Jangan lupa agar ada separator-nya kita klik kanan di kotak yang isinya rumus diatas lalu pilih Variable Format | Number | Custom, isi Custom Format dengan #,##0.00.

Diatas dikerjakan dari Setup | Form Template | Item Transfer, edit template yang dimaksud.

(Available for v3 & v4) 

Langkah-langkah untuk menghide atau tidak menampilkan Parent Item di Report List Item adalah sbb :

• Klik menu List | Items;
• Uncentang Do not show zero qty except parent item;

• Klik tab Data | Klik IBX lalu tekan F11 pada keyboard komputer hingga muncul Object Inspector;                                            
  

• Klik tanda titik tiga (…) pada kolom SQL;                                                                                                                                                             
• Tambahkan AND ISCHILD.CHILDCOUNT = 0 dibagian WHERE sehingga tampilan SQL seperti gambar dibawah;                                                                                                                                                                                                                                                                 
• Klik tanda centang berwarna hijau (Ok) untuk menyimpan SQL dan Save Report tsb.

(Available for V4 & V5)

Jadi nominal pulsa yang kita jual tidak tentu misalnya sewaktu membeli sudah fixed Pulsa Flexi 50.000 ada 10 qty, ini tidak fixed jadi bisa ada penjualan pulsa 50.000 sebanyak 20 kali contohnya.

Deposit 1.000.000, Flexi 10.000 dijual seharga 11.000. Modal Flexi Pulsa 10.000 adalah 9.800.

A. Buat Item Inventory Part

1. Buat Item Inventory Part dari List | Item klik New, misalnya Flexi

2. Setting GL Account dapat disesuaikan

B.  Pada saat deposit 1.000.000

1. Activities | Purchase | Purchase Invoice

2. isikan Item Flexi tadi, dan di Qty isikan harga deposit yaitu 1.000.000

3. Isikan di Unit Price = 1

Jadi dalam hal ini Qty diganti fungsinya menjadi Unit Price agar kelihatan langsung sisa deposit kita.

C. Buat Item Grouping

1. Activities | Inventory | Grouping

2. Misalnya Description Voucher Flexi

3. Selling Price, isikan 11.000, yaitu harga jual kita ke Customer

4. GL Account bisa disesuaikan

5. Items, kita isikan Item Flexi (Item yang dibuat di langkah A)

6. Oty, isikan harga modal kita, dalam hal ini 9.800

D. Penjualan Voucher

1. Dari Activities | Sales | Sales Invoice

2. Isikan Customer-nya

3. Pilih Item Grouping yang kita buat tadi (langkah C), yaitu Voucher Flexi

4. Isikan Qty seperti biasa (dalam hal Qty disini adalah jumlah Qty-nya)

Nanti komponen detail dari Item Grouping tadi akan memotong stok deposit sebanyak qty dikali Qty yang di item Grouping (ini otomatis Accurate yang menghitung)

Untuk melihat Stok Deposit sisa berapa, dapat langsung dilihat dari List | Item.

(Available for v3 & v4) 

Seringkali jika perusahaan Anda bergerak di bidang Retail, ketika Customer membeli produk dari Anda, maka Anda akan memberikan Bonus ataupun Hadiah berupa produk tertentu dari Item yang Anda jual.

Bagaimana jika Anda ingin menginput Item Bonus atau Hadiah tadi kedalam Faktur Penjualan yang Anda buat untuk Customer, berikut ini langkah-langkahnya.

• Isikan informasi tanggal, customer, item yang dijual, harga dan informasi pendukung lainnya
• Selanjutnya untuk memasukkan item Bonus yang diberikan, silahkan Enter ke baris selanjutnya dari baris detail item yang telah dimasukkan.
• Masukkan Qty dari Item Bonus tsb dan isikan pada bagian Unit Price dengan nilai Nol
• Lakukan langkah yang sama jika item bonus yang diberikan ini ada lebih dari satu.

(Available for v3&v4)