Salah alasan yang dapat dijadikan sebagai salah satu dasar dari penyusunan formasi adalah

PRINSIP-PRINSIP PENYUSUNAN FORMASI

Kebutuhan pegawai baik di perusahaan swasta maupun di lingkungan Dinas Pemerintahan akan selalu bertambah seiring berkembangnya institusi yang menaungi. Perkembangan perusahaan/institusi ini tak pelak membutuhkan pegawai baru yang mengisi unit bagian yang semakin banyak. Untuk merekrut pegawai baru, ada beberapa hal yang harus dicermati mengenai analisis analisis kebutuhan pegawai. Analisis kebutuhan pegawai merupakan dasar bagi penyusunan formasi.

Formasi adalah jumlah dan susunan PNS yang diperlukan oleh satuan organisasi Negara untuk mampu melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu.

2.     Prinsip-Prinsip dalam Penyusunan Formasi

1. setiap jenjang jabatan jumlah pegawainya sesuai dengan beban kerjanya.
2. setiap perpindahan dalam posisi jabatan yang baik karena adanya mutasi atau promosi dapat dilakukan apabila tersedia posisi jabatan yang lowong.
3. selain beban kerja organisasi tidak berubah komposisi jumlah pegawai juga tidak berubah.
4. kebutuhan pegawai dinyatakan dalam jabatan dan syarat jabatan.
5. ditunjukkan dengan jumlah pegawai dalam jabatan.
6. peta jabatan dan uraian jabatan hasil analisis jabatan.

3.      Sistem Penyusunan Formasi

Sistem penyusunan formasi dapat digunakan dengan dua sistem. Yaitu sistem sama dan sistem ruang lingkup. Sistem sama merupakan sistem yang menentukan jumlah dan kualias pegawai yang sama bagi semua satuan organisasi tanpa membedakan besar kecilnya beban kerja. Sedangkan sistem ruang lingkup merupakan suatu sistem yan menentukan jumlah dan kualitas pegawai berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja yang dibebankan kepada suatu organisasi.

4.      Faktor-Faktor Penyusunan Formasi

Faktor yang mempengaruhi penempatan formasi diatur dalam pasal 2 peraturan pemerintah nomor 5 tahun 1976 yang menyatakan bahwa formasi untuk masing-masing satuan organisasi Negara disusun berdasarkan:

Jenis pekerjaan adalah macam-macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu satuan organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya, misalnya pekerjaan pengetikan, pemeriksaan perkara, penelitian, perawatan orang sakit, dan lain-lain.

Sifat pekerjaan adalah pekerjaan yang berpengaruh dalam penetapan formasi, yaitu sifat pekerjaan yang ditinjau dari sudut waktu untuk melaksanakan pekerjaan itu. Ada pekerjaan-pekerjaan yang cukup dilaksanakan selama jam kerja saja, misalnya pekerjaan tata usaha. Tetapi ada pula pekerjaan yang harus dilakkan selama 24 jam penuh, misalnya pemadam kebakaran, tenaga medis dan para medis di rumah sakit pemerintah.

Adalah frekuensi rata-rata dari masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu.

1. Perkiraan Kapasitas Pegawai

Adalah kemampuan rata-rata seorang pegawai untuk menyelesaikan suatu jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Perkiraan beban dan prakiraan kapasitas kerja diperlukan untuk masing-masing jenis pekerjaan.

1. Jenjang dan Jumlah Jabatan serta Pangkat

Penentuan jenjang, jumlah jabatan dan pangkat dalam suatu organisasi harus ditinjau dari sudut keseluruhan organisasi dan tidak ditinjau per unit organisasi.

Analisis jabatan adalah suatu kegiatan mengumpulkan, menilai dan mengorganisasikan informasi tentang jabatan.

1. Prinsip Pelaksanaan Pekerjaan

Prinsip pelaksanaan pekerjaan sangat besar pengaruhnya dalam menentukan formasi. Misalnya, apabila pekerjaan membersihkan ruangan atau merawat pekarangan harus dikerjakan sendiri oleh satuan organisasi yang bersangkutan, maka harus diangkat pegawai untuk pekerjaan-pekerjaan itu, akan tetapi  kalau pekerjaan membersihkan ruangan dan merawat pekarangan diborongkan kepada pihak ketiga, maka tidak perlu mengangkat pegawai untuk pekerjaan itu.

Peralatan yang tersedia atau yang diperkirakan akan tersedia dalam menyelesaikan pekerjaan sesuai tugas pokok akan mempengaruhi jumlah dan mutu pegawai yang diperukan. Pada umumnya makin tinggi mutu peralatan kerja yang ada dan tersedia dalam jumlah yang memadai akan mengurangi jumlah pegawai yang diperlukan.

1. Kemampuan Keuangan Negara/Daerah

Faktor kemampuan keuangan negara adalah faktor penting yang selalu harus diperhatikan dalam penentuan formasi pegawai. Walaupun penyusunan formasi telah sejauh mungkin ditetapkan berdasarkan analisis kebutuhan pegawai seperti diuraikan terdahulu, akan tetapi apabila kemampuan keuangan negara masih terbatas, maka penyusunan formasi tetap harus didasarkan kemampuan keuangan negara yang tersedia. Meskipun’ formasi telah disusun secara rasional berdasarkan hasil analisis jabatan dan analisis kebutuhan, realisasinya tetap disesuaikan dengan kemampuan anggaran yang tersedia.

5.      Analisis Kebutuhan Pegawai

Analisis Kebutuhan Pegawai adalah suatu proses perhitungan secara logis dan teratur dari segala dasar-dasar atau faktor-faktor yang ditentukan untuk dapat menentukan jumlah dan susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan oleh suatu satuan organisasi negara.

Analisis kebutuhan pegawai dapat diperoleh melalui analisis jabatan untuk mengetahui secara konkrit jumlah dan kualifikasi pegawai yang dibutuhkan oleh suatu unit organisasi untuk mampu melaksanakan tugasnya secara berdayaguna, berhasilguna, dan berkesinambungan. Analisis jabatan adalah suatu kegiatan mengumpulkan, menilai, dan mengorganisasikan informasi tentang jabatan.

Analisis jabatan meliputi:

1. Uraian jabatan atau uraian pekerjaan, yaitu informasi yang lengkap tentang tugas dan berbagai aspek lain dari suatu jabatan atau pekerjaan. 
2. Kualifikasi atau syarat-syarat jabatan, yaitu keterangan mengenai syarat-syarat yang diperlukan oleh seorang pegawai untuk dapat melakukan tugas tertentu misalnya pendidikan tertentu, 
3. Peta jabatan, yaitu susunan nama dan tingkat jabatan struktural dan fungsional yang tergambar dalam suatu struktur unit organisasi dari tingkat yang paling rendah sampai dengan yang paling tinggi dan jenis jabatan fungsional serta jumlah yang diperlukan.

     Pengadaan  Pegawai  Negeri  Sipil  dilakukan  berdasarkan kebutuhan  untuk mengisi  formasi  yang  lowong.

Lowongan formasi  dalam  suatu  organisasi  pada  umumnya  disebabkan karena  adanya  pegawai  yang  berhenti,  pensiun,  meninggal dunia atau adanya perluasan organisasi.  

Setiap  warga  negara  Republik  Indonesia  mempunyai kesempatan  yang  sama  untuk  melamar  menjadi Pegawai Negeri Sipil setelah memenuhi syarat-syarat yang ditentukan. Oleh karena itu lowongan formasi tersebut harus diumumkan seluas-luasnya  melalui  media  massa,  yang  berisikan informasi tentang: 

a.      Jumlah dan jenis jabatan yang lowong; 

b.      Syarat-syarat  jabatan  yang  harus  dipenuhi  oleh  setiap pelamar; 

c.       Alamat dan tempat lamaran ditujukan; 

d.      Batas waktu pengajuan lamaran; 

e.      Lain-lain yang dipandang perlu sesuai kebutuhan. 

Ketentuan Pengadaan Pegawai Negeri Sipil  diatur  di dalam Peraturan  Pemerintah  Nomor  98  Tahun 2000,  jo  Peraturan Pemerintah  Nomor  11  Tahun  2002  dan  ketentuan pelaksanaannya ditetapkan dengan Keputusan Kepala Badan Kepegawaian Negara Nomor 10 Tahun 2001. 

Apabila suatu perusahaan memerlukan tenaga kerja baru, maka akan diusahakan untuk menarik atau mencari tenaga yang di hararapkan dapat melaksanakan tugas dengan baik. Langkah ini sebenarnya merupakan langkah kedua, sedangkan langkah pertama ialah menentukan keadaan dan sifat pekerjaan yang lowong serta keadaan dan sifat atau kecakapan orang/tenaga kerja yang diharapkan sanggup melakukan pekerjaan itu.

Agar pelaksanaan pengadaan pegawai kantor berjalan lancar, maka pelaksanaanya harus berdasarkan prosedur yang ada.

Adapun langkah-langkahnya sebagai berikut:

1)      Menetapkan perencanaan kebijakan kepegawaian, sehingga

2)      menghasilkan penggolongan pekerjaan, analisa pekerjaan, gambaran pekerjaan dan rincian pekerjaan.

3)      Menentukan penarikan pegawai dari sumber-sumber tenaga kerja,baik intern maupun ekstern.

4)      Membuat pengumuman lowongan pekerjaan, analisis pekerjaan, gambaran pekerjaan dan perincian pekerjaan.

5)      Penerimaan surat lamaran pekerjaan dari calon tenaga kerja.

6)      Mengadakan seleksi atau penyaringan administrasi dari surat lamaran yang masuk.

7)      Menentukan diterima tidaknya lamaran kerja (dipilih yang memenuhi persyaratan).

8)      Menyiapkan segala perangkat seleksi (baik soal, pedoman penilaian maupun standar kelulusan)

9)      Melakukan pemanggilan bagi calon yang memenuhi syarat untuk mengikuti tes atau ujian.

10)  Mengadakan seleksi pegawai, berupa tes lisan, tertuis, intelegensi, psikotes, dan kesehatan jasmani.

11)  Memeriksa hasil tes dan sekaligus menentukan rangking serta jumlah calon yang lulus.

12)  Memanggil calon pegawai yang lulus untuk mengikuti masa percobaan.

13)  Mengangkat pegawai dengan Surat Keputusan dalam status masa percobaan.

14)  Calon pegawai mengikuti orientasi masa percobaan.

15)  Melakukan penilaian selama calon mengikuti orientasi.

16)  Menentukan lulus tidaknya masa orientasi.

17)  Membuat Surat Keputusan pengangkatan pegawai berstatus pegawai tetap.

18)  Menempatkan pegawai pada jenjang jabatan tertentu dengan tugas, wewenang dan tanggung jawab.

19)  Melakukan pembinaan dan pemeliharaan terhadap pegawai, agar para pegawai berkembang dan betah