MICROSOFT OFFICE ACCESS 2007
Cakupan Panduan : • Dasar-dasar Microsoft Access : Pengenalan software berbasis data, Memulai Microsoft Access • Pengoerasian Microsoft Access : Menyiapkan table, mengisi table, mengedit table, menampilkan dan menghapus table/record
Tujuan Tutorial : • Dapat melakukan pengolahan data sesuai dengan prosedur pengoperasian program Microsoft Access. • Mempersiapkan aplikasi dan data masukan. • Menggunakan aplikasi pemasukan data. • Menggunakan aplikasi untuk meng-update data. • Menggunakan aplikas untuk men-delete data. • Mengecek hasil entry data. • Mengisi check list entry data.
Ajat Didik Budiansyah Modul Microsoft Office Access 2007
1
MODUL BAHAN AJAR Semua Program Keahlian
PENDAHULUAN Microsoft Access merupakan salah satu program pengolah database yang canggih yang digunakan untuk mengolah berbagai jenis data dengan pengoperasian yang mudah. Banyak kemudahan yang akan diperoleh jika bekerja dengan Microsoft Access diantaranya dapat melakukan proses pernyortiran pengaturan data, pembuatan label data serta laporan pembuatan data kegiatan sehari-hari misalnya untuk menampung daftar pelanggan, pendataan data karyawan, dan lai sebagainya. MEMBUKA PROGRAM MS. OFFICE ACCESS 2007 1. Klik tombol Start 2. Arahkan ke All Programs 3. Arahkan ke Microsoft Office 4. Klik kiri Microsoft Office Access 2007
5. Muncul Template Categories, klik icon Blank Database untuk membuat database baru.
6. Muncul dialog Blank Database, isi kotak File Name sesuai nama database yang diinginkan (contoh : PPDB-Kelas-Tahun) Ajat Didik Budiansyah Modul Microsoft Office Access 2007
2
MODUL BAHAN AJAR Semua Program Keahlian
7. Klik icon Folder jika ingin merubah lokasi penyimpanan. 8. Kemudian klik tombol Create
9. Muncul tampilan awal table dalam bentuk Datasheet View.
Tampilan menu Home :
Tampilan menu Create :
Ajat Didik Budiansyah Modul Microsoft Office Access 2007
3
MODUL BAHAN AJAR Semua Program Keahlian
Tampilan menu External Data :
Tampilan menu Database Tools :
MEMBUAT TABEL Tabel dibuat untuk menyimpan data yang menjadi database. 1. Dari tampilan Datasheet View di atas, ubah kedalam tampilan Design View dengan cara klik menu Home kemudian klik panah icon View lalu klik icon Design View.
2. Tampilan awal menjadi Design View. Isi File Name dan Data Type sesuai bentuk table yang akan dibuat.
3. Tentukan Primary Key dengan cara klik Field Name yang akan dibuat, agar tidak ada data yang sama pada Field tersebut.
Ajat Didik Budiansyah Modul Microsoft Office Access 2007
4
MODUL BAHAN AJAR Semua Program Keahlian
Ketik seperti table di bawah : Field Name No * No_pendf Nama Prog_pilihan PKn B_ind Mtk B_ing IPA IPS Jml_nilai Jml_bbt Ket
Data Type AutoNumber Text Text Text Number Number Number Number Number Number Number Number Text
Description
4. Klik Datasheet View sehingga muncul dialog Save, kemudian klik tombol Yes.
5. Tampilan Table yang dibuat.
Ajat Didik Budiansyah Modul Microsoft Office Access 2007
5
MODUL BAHAN AJAR Semua Program Keahlian
MEMBUAT QUERY Query dibuat untuk menggabungkan lebih dari satu table dan untuk menghitung beberapa field. Langkah-langkah membuat Query : 1. Klik menu Create 2. Klik icon Query Design
3. Akan muncul dialog Show Table, pilih table DAFTAR, keudian klik tombol Add.
Ajat Didik Budiansyah Modul Microsoft Office Access 2007
6
MODUL BAHAN AJAR Semua Program Keahlian
4. Tampilan Query dalam bentuk Design View, masukan semua Field dari Table yang sudah dibuat di atas.
5. Ketik rumus di field Jml_nilai seperti gambar di bawah :
Ajat Didik Budiansyah Modul Microsoft Office Access 2007
7
MODUL BAHAN AJAR Semua Program Keahlian
6. Ketik rumus di field Jml_bbt seperti gambar di bawah :
7. Simpan Query yang sudah dibuat.
MEMBUAT FORM Form digunakan untuk data entry (memasukan data) yang akan tersimpan dalam table atau query tergantung sumber (source) Form tersebut. Langkah membuat Form sbb: 1. Pilih menu Create 2. Klik panah icon More Form 3. Klik Form Wizard, sehingga muncul dialog di bawah
4. Pada kotak Tables/Queries. Pilih Table:DAFTAR kemudian pindahkan seua field Available field ke Selected Field dengan menekan tombol
Ajat Didik Budiansyah Modul Microsoft Office Access 2007
8
MODUL BAHAN AJAR Semua Program Keahlian
5. Kemudian klik tombol
6. Kemudian klik tombol
Ajat Didik Budiansyah Modul Microsoft Office Access 2007
9
MODUL BAHAN AJAR Semua Program Keahlian
7. Terakhir klik tombol
8. Tampilan Form yang dibuat dalam bentuk Form View.
Ajat Didik Budiansyah Modul Microsoft Office Access 2007
10
MODUL BAHAN AJAR Semua Program Keahlian
9. Ubah tampilan ke Design View supaya bias di edit dengan cara pilih meu Home kemuadian klik panah icon View, lalu klik icon Design View.
UBAH TAMPILAN FORM Gunakan menu Design, kemudian klik tool Label lalu klik di Form jika ingin membuat label di Form.
Tampilan Form berubah.
Ajat Didik Budiansyah Modul Microsoft Office Access 2007
11
MODUL BAHAN AJAR Semua Program Keahlian
MASUKAN RUMUS KE TEXT BOX Text Box Jml_nilai dan Jml_bbt dalam kondisi Form View masih terlihat kosong, untuk itu kita ketikkan rumus di text box tersebut. Dengan cara : 1. Pastikan tampilan Form dalam bentuk Design View 2. Klik Property Sheet di menu Design, sehingga muncul dialog Property Sheet di sebelah kanan monitor. 3. Ubah Selection type ke field Jml_nilai atau Jml_bbt. 4. Klik text box Control Source, kemudian klik tombol
5. Untuk Jml_nilai, buat rumus di Expression Builder seperti rumus di bawah.
Ajat Didik Budiansyah Modul Microsoft Office Access 2007
12
MODUL BAHAN AJAR Semua Program Keahlian
6. Untuk Jml_bbt, buat rumus di Expression Builder seperti rumus di bawah.
MEMASUKAN DATA (INPUT DATA) Melalui jendela Datasheet View dari sebuah table dapat melakukan proses editing dengan meyuting data yaitu proses penambahan data record, memindahkan data record, menyalin data record maupun menghapus data record. Prosedur yang harus dilakukan adalah sebagai berikut : 1. Pada jendela database pilih salah satu nama form yang data table-nya ingin anda masukkan. 2. Pastikan form dan table dalam tampilan Datasheet View. 3. Jangan memulai input data dari field AutoNumber. 4. Gunakan tombol Tab untuk berpindah dari field satu ke field yang lain.
Ajat Didik Budiansyah Modul Microsoft Office Access 2007
13
MODUL BAHAN AJAR Semua Program Keahlian
Setelah selesai memasukan data di form maka kita dapat melihat data pada query seperti di bawah.
MENGUBAH DATA A. Memilih Field dan Record Beberapa cara melakukan editing data pada sebuah jendela Datasheet View pada daftar sebagai berikut: Untuk Memilih Perintah Sebuah sel Klik pada posisi sel tersebut Beberapa sel Drag drop pointer pada sisi kiri sel tersebut sampai meilintasi beberapa sel yang ingin dipilih Sebuah kolom Klik pada posisi selector kolom Beberapa kolom Drag drop pointer pada posisi selector kolom Sebuah record Klik pada posisi selector baris Beberapa record Drag drop pointer pada posisi selector baris Semua record Klik tombol Select All yag ada pada selector baris Pilih perintah Select All Record dari menu Edit Tekan kombinasi tombol Ctrl+A
B. Memindahkan Insertion Point Untuk memindahkan Insertion Point dapat menggunaka fasilitas yang ada diperintag Go To, perhatikan table berikut : Pindah Ke Klik Awal Record
First Record
Akhir Record
Last Record
Record sebelumnya
Previous Record
Record berikutnya
Next Record
Ajat Didik Budiansyah Modul Microsoft Office Access 2007
14
MODUL BAHAN AJAR Semua Program Keahlian
Record baru
New Record Tekan tombol F5 atau ketik nomor Record yang Anda inginkan dan lanjutkan dengan menekan tombol enter
Record tertentu
C. Menambah Record Menambah record sama dengan mengedit record yaitu embuak kembali table, query atau form tetapi kita langsung posisikan posisikan pada record yang kosong.
Menambah Field Dengan langkah sebagai berikut: 1. Buka File Database yang sudah dibuat 2. Pilih table yang sudah dibuat 3. Ubah ke tampilan Design View 4. Klik field Ket lalu klik kanan dan klik kiri Insert Row. 5. Ketik field baru (contoh Asal_skl) caranya sama seperti membuat field pertama kali. 6. Kemudian ubah kembali ke tampilan Datasheet View dan Simpan.
*
Field Name No No_pendf Nama Prog_pilihan PKn B_ind Mtk B_ing IPA IPS Jml_nilai Jml_bbt Asal_skl Ket
Data Type AutoNumber Text Text Text Number Number Number Number Number Number Number Number Text Text
Description
Tambahan
Untuk menampilkan di query, dengan langkah sbb: 1. Buka nama query yang sudah dibuat. 2. Ubah ke tampilan Design View 3. Tempatkan pointer di field Ket. 4. Klik tombol Insert Columns di menu Design, sehingga berubah menjadi tampilan di bawah.
Ajat Didik Budiansyah Modul Microsoft Office Access 2007
15
MODUL BAHAN AJAR Semua Program Keahlian
5. Masukan field Asal_skl
6. Tampilan Design View berubah seperti di bawah. 7. Ubah kembali ke tampilan Datasheet View dan Simpan.
Ajat Didik Budiansyah Modul Microsoft Office Access 2007
16
MODUL BAHAN AJAR Semua Program Keahlian
LATIHAN – LATIHAN 1.
Buatlah table di Microsoft Office Access!
Tabel 1 No Kode_brg Nama_brg
Tabel 2 No Nisn
Stok_awal Brg_msk
Nama_siswa Tmt_lhr
Tabel 3 No Nisn
Nama_siswa pai
Tabel 4 No Nisn
Nama_siswa B_ing
Tabel 5 No Nisn
Nama_siswa pdil
2. 3. 4. 5.
Brg_klr
Stok_akhir Harga_stn Jml
Tgl_lhr
Nama_ortu Asal_skl
pkn
B_ind
mtk
kml
kimia
gtl
penjas
ipa
abc
Thn_lulus Ket
Seni_budaya Jml
ips
kkpi
xyz
Ket
Jml
Jml
Ket
Ket
Ket
Buatlah query dari table di atas! Buatlah form dari table di atas! Buatlah report dari table di atas! Gabungkanlah Table 3, 4 dan 5 menggunakan Query!
Ajat Didik Budiansyah Modul Microsoft Office Access 2007
17