Mengapa surat konvensional saat ini belum terkalahkan oleh surat elektronik/email

Penulis:      

Saat ini, siapa yang tidak mengenal Email, atau elektronik mail? Hampir setiap orang dan khususnya yang bergelut dengan dunia teknologi informasi atau dunia surat menyurat pasti sudah tidak lagi menjadi hal yang asing dengan memanfaatkan fasilitas mail di dunia internet tersebut. Dengan email, komunikasi menjadi lebih mudah, karena informasi tidak hanya dapat disampaikan kepada satu orang saja, namun bisa disampaikan untuk beberapa orang dalam waktu yang bersamaan. Dengan kondisi yang kita alami saat ini, email menjadi hal yang sangat biasa dan bahkan hampir setiap hari, kita gunakan menjadi media komunikasi surat menyurat yang sebagian orang mengganggap dapat menggantikan surat menyurat secara hardcopy, yang memang dari segi waktu, kurang efisien. Email dapat dikatakan sebagai salah satu revolusi terbesar dalam sejarah korespondensi. Hal tersebut tentu diikuti oleh peran sebuah email dalam kehidupan kita yang sudah semakin relevan dan membantu kebutuhan kita.

Dalam buku Mail Merge oleh Moehammad Ferryzal (2006: 2), ada sebuah pendapat yang menyatakan bahwasanya, adanya elektronik mail (Email) belum mampu sepenuhnya menggantikan fungsi korespondensi konvensional, yaitu surat menyurat dengan menggunakan kertas. Dengan adanya pendapat tersebut, tentu kita dapat memahami, pentingnya korespondensi konvensional yang menggunakan kertas maupun korespondensi elektronik yang memanfaatkan internet.

Lantas apa alasan, email (elektronik email) belum mampu menggantikan peran dan fungsi korespondensi konvensional dalam dunia surat menyurat?

Moehammad Ferryzal (2006: 2) dalam bukunya terkait mail merge, juga mengungkapkan beberapa alasan tersebut. Berikut beberapa alasan yang diungkapakan oleh Ferryzal:

1.Email berjalan melalui sistem elektronik komputer yang rentan terhadap aksi manipulasi. Jika kita menggunakan kertas,atau hardcopy tentu saja kita dapat mudah mengetahui bentuk manipulasinya, dapat kita lihat dari keaslian suratnya, banyaknya coretan, maupun sisa hapusan di bagian tertentu.

2.Email tidak dapat menjadi bukti pengesahan kasus-kasus yang membutuhkan bukti nyata seperti surat pernyataan, surat wewenang, dan sebagainya.

3.Dan terakhir, seseorang dapat menyangkal telah menulis suatu email, sementara dengan harcopy, yang bersangkutan tentu tidak dapat mengelak karena ada tanda tangannya, maupun sidik jarinya yang akan mudah dilacak.

Mengingat antara keduanya, memiliki kelebihan dan kelemahan masing-masing, tentu kita dapat memahami dan menempatkan fungsi dan peran korespondensi konvensional maupun elektronik dalam pekerjaan kita sesuai porsinya masing-masing. Sehingga, antara keduanya dapat saling melengkapi satu sama lainnya. Karena ketika penggunaan elektronik mail (email) maupun mail konvensional (kertas) keduanya digunakan dengan menggunakan kelebihan antara keduanya, tentu akan mempermudah pekerjaan korespondensi kita namun tetap aman.

Sehingga ketika kegunaan, ataupun kelebihan korespondensi melalui hardcopy maupun elektronik ini dikonsolidasi, akan memberikan keuntungan yang besar bagi kita, ketika waktu penyampaian korespondensi menjadi kendala utama, korespondensi dapat kita lakukan menggunakan elektronik mail (email), namun hardcopy tetap dikirimkan untuk mengurangi kecurigaan atas manipulasi atau memberikan bukti yang jelas, bahwa surat tersebut yang kita kirimkan, merupakan asli dan benar dari kita, sebagai pengirimnya.

Dunia kini telah memasuki kemajuan yang pesat. Hal ini juga berdampak pada kemajuan teknologi. Segala hal dapat dimudahkan dengan adanya teknologi, khususnya dalam komunikasi dan informasi. Hadirnya internet membuat sistem komunikasi dan informasi menjadi beragam. Era digitalisasi telah melanda seluruh dunia. Mau tidak mau, suka tidak suka, penduduk bumi harus menerima dan menyesuaikan diri.

Media informasi sangat penting bagi setiap orang untuk mendapatkan hal-hal yang mereka butuhkan. Media informasi awalnya berupa media konvensional seperti surat kabar, televisi, dan radio. Ketiga media konvensional ini memiliki masa kejayaannya masing-masing sebelum digitalisasi melanda.

Kini, banyak yang meragukan benteng pertahanan dari ketiga media konvensional tersebut. Bagaimana tidak, dewasa ini banyak orang yang mengakses internet untuk mendapatkan informasi yang dibutuhkan.

Penikmat ketiga media konvensional tersebut rata-rata sudah mengakses internet. Sehingga, penurunan konsumen dari media cetak, televisi, dan radio tak terbantahkan lagi. Internet membawa banyak hal positif dalam hal kecepatan akses komunikasi dan informasi.

Dibanding media konvensional, kemudahan dan kecepatan internet menjadi daya tarik tersendiri. Selain itu, biaya yang terjangkau dan efisiensi media baru sangat memudahkan, di samping mobilitas masyarakat yang tinggi. Maka tak heran jika generasi post millennial lebih memilih mengakses informasi menggunakan internet.

Media cetak seperti koran, tabloid, dan majalah pun mengalami imbas dari maraknya internet dikalangan masyarakat. Media cetak yang menjadi primadona dalam penyebaran informasi pada tahun 1990-an, kini semakin menurun penikmatnya. Hadirnya berita online menjadi faktor utama berpindahnya pembaca. Berita online yang cepat dan mudah didapatkan, sangat digemari masyarakat.

Biaya dan proses produksi media online yang jauh lebih murah serta cepat pun menambah deretan panjang alasan industri media cetak terancam gulung tikar. Terancamnya keberadaan media konvensional khususnya media cetak pun banyak dikhawatirkan.

Konvergensi (penggabungan) media menjadi salah satu jalan keluar yang dapat dimanfaatkan para industri media. Berita online memang lebih memudahkan pembaca.

Namun berita yang rata-rata berupa straight news hanya mengabarkan berita sekilas dengan menyajikan poin penting dari isi berita tersebut. Sehingga para pembaca dapat menggali informasi yang lebih mendalam lewat media cetak seperti koran.

Lantas apa jawaban dari judul di atas? Dari beberapa penjelasan diatas, mungkin banyak pihak yang mengkhawatirkan keberadaan media konvensional di tengah merebaknya media baru. Namun penulis memiliki keyakinan bahwa media konvensional akan terus bertahan.

Hal ini didasarkan pada penikmat media itu sendiri. Setiap media punya pasarnya. Keadaan masyarakat Indonesia pun belum dapat disamaratakan khususnya dalam hal ekonomi, maka media konvensional masih akan eksis di tengah masyarakat.

Media cetak dianggap lebih kredibel atau dapat dipercaya dan minim hoax karena proses yang cukup panjang dengan melewati beberapa proses editing. Pilihan media sebagai sumber informasi pun menjadi salah satu penanda pendidikan dan pemikiran seseorang.

Pengiklan di media cetak pun lebih luas daripada media lain. Dari hotel, institusi pendidikan, hingga toko kelas menengah masih banyak yang membanjiri iklan di media cetak. Tak berlebihan jika dengan beberapa hal di atas menjadi penguat keberadaan media cetak dari sisi bisnis. Begitu pula dengan radio.

Akibat pandemi Covid-19, konsumen media mengalami perubahan yang cukup signifikan, khususnya konsumen Televisi. Baik penonton maupun durasi menontonnya, keduanya mengalami peningkatan. Selain untuk mengakses berita dan informasi terbaru mengenai Covid-19, kebijakan bekerja dan belajar dari rumah pun menjadi salah satu pemicu naiknya penonton televisi.

Konsumen akan menyesuaikan barang atau jasa yang dibutuhkannya. Sama halnya dengan kosmetik, penggunanya akan memilih mana yang sesuai dan cocok untuk kulitnya. Media pun memiliki peminatnya sendiri. Entah karena sesuai dengan kebutuhan, kenyamanan, atau alasan lain.

Media konvensional masih akan bertahan walau ada yang harus gulung tikar, namun tidak semua. Dengan konvergensi media, media konvensional dan media baru akan saling melengkapi, bukan mematikan. Apa yang ada di media konvensional akan dilengkapi di media baru, begitupun sebaliknya.

KOMUNIKASI BISNIS BAB 12 Soal Essai 1. Apa perbedaan anatar korespondensi bisnis dan korespondensi bisnis modern? Jawaban: korespondensi bisnis merupakan bentuk korespondensi yang dilakukan oleh suatu lembaga atau organisasi bisnis dengan harapan mencapai tujuan bisnis. Salah satu tujuan bisnis adalah memperoleh keuntungan atau profit. Korespondensi bisnis modern lebih menekankan pada aspek pemanfaatan media modern ketika menyampaikan pesan-pesan bisnis 2. Sebutkan beberapa media elektronik yang dapat digunakan dalam korespondensi bisnis modern! Jawaban: Misalnya, pemanfaatan teknologi informasi dan komunikasi mealui internet, dimana salah satu fasilitasnya adalah surat elektronik (e-mail). Di samping itu, media elektronik yang juga dapat digunakan dalah fasimili. 3. Sebutkan berapa fungsi surat bisnis? Jawaban: - Sarana komunikasi - Alat menyampaikan sesuatu - Alat bukti tertulis - Alat untuk mengingat - Sebagai bukti historis - Pedoman kerja - Media promosi bagi pengirim surat 4. Sebutkan beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam membuat surat bisnis yang baik? Jawaban: bahasa yang digunakan mudah dipahami, menggunakan kalimat yang sederhana, isi pesannya jelas, dan tidak bertele-tele. Di samping itu, yang tak kalah pentingnya adalah bila menggunakan surat kertas, pilihlah kertas yang baik, bersih, dan ukurannya sesuai dengan maksud serta tujuan pengiriman surat (tidak terlalu tipis maupun tidak terlalu tebal). 5. Jelaskan beberapa pengertian berikut ini: a. Surat pribadi: Surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal atau pribadi. Karena bersifat pribadi, maka jenis surat ini tidak memiliki format penulisan yang baku dan cenderung bersifat informal. Penulisan surat pribadi tentu saja sangat tergantung pada kemampuan seseorang dalam mengepresikan buah pikiran, ide, ataupun gagasan yang ingin disampaikan kepada pihak lain. b. Surat dinas: Surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi pemerintah. Karena berkaitan dengan kegiatan kedinasan dan bersifat formal, surat dinas memiliki format penulisan baku yang dapat digunakan dalam kegiatan korespondensi suatu instansi tertentu. c. Surat bisnis: Yang juga disebut sebagai surat niaga, adalah surat yang digunakan orang atau badan yang menyelengarakan kegiatan usha bisnis, seperti bidang usaha produksi (perusahaan percetakan, perusahaan farmasi, perusahaan mebel, perusahaan tekstil). Surat bisnis memegang peranan penting dalam dunia bisnis karena hubungan dengan pihak eksternal (luar) organisasi perusahaan dilakukan melalui korespondensi atau surat menyurat. d. Surat sosial: Surat yang digunakan oleh organisasi oleh lembaga-lembaga sosial kemasyarakatan untuk berbagai kepentingan sosial bagi masyarakat pada umumnya. 6. Sebutkan beberapa komponen penting yang ada dalam sebuah surat! Jawaban: - Kepala surat - Tanggal surat - Nomor, lampiran, hal/perihal - Alamat tujuan - Salam pembuka - Paragraf pembuka - Paragraf isi - Paragraf penutup - Salam penuup - Tanda tangan - Nama jalas penanda tangan - Tembusan - Inisial 7. Surat formal dapat dirancang ke dalam beberapa bentuk atau formatnya. Jelaskan beberapa format surat tersebut! (a) Bentuk lurus penuh (full block style) (b) Bentuk lurus (block style) (c) Bentuk setengah lurus (semi block style) (d) Bentuk bertekuk (indented style) (e) Bentuk paragraph menggantung (hanging paragraph style) (f) Bentuk surat Amerika (American style) (g) Bentuk surat inggris (British style) 8. Surat dapat dikelompokkan berdasarkan pemakaiannya, sifatnya, jumlah yang dituju, dan maksudnya. Jelaskan secara singkat! (a) Berdasarkan pemakaiannya:  Surat Pribadi Surat yang dibuat oleh seseorang yang isinya menyangkut kepentingan atau hal-hal yang sifatnya personal atau pribadi. Karena bersifat pribadi, maka jenis surat ini tidak memiliki format penulisan yang baku dan cenderung bersifat informal.  Surat Dinas Surat yang isinya berkaitan dengan kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi pemerintah.  Surat Bisnis Yang juga disebut sebagai surat niaga, adalah surat yang digunakan orang atau badan yang menyelengarakan kegiatan usha bisnis, seperti bidang usaha produksi (perusahaan percetakan, perusahaan farmasi, perusahaan mebel, perusahaan tekstil).  Surat Sosial Surat yang digunakan oleh organisasi oleh lembaga-lembaga sosial kemasyarakatan untuk berbagai kepentingan sosial bagi masyarakat pada umumnya. (b) Berdasarkan Sifatnya  Surat Biasa Surat yang isinya bersifat biasa (bukan rahasia), dapat beramplop dan tanpa amplop.  Surat Konfidensial (Terbatas) Surat yang termasuk rahasia, tetapi terbatas untuk kalangan tertentu bukan untuk disebarluaskan dalam suatu organisasi.  Surat Rahasia Surat yang isinya hanya boleh dibuka dan dibaca oleh orang/pejabat tertentu dalam suatu organisasi. (c) Berdasarkan Jumlah yang Dituju  Surat Biasa Surat yang dibuat oleh seseorang atau organisasi yang ditujukan kepada seseorang atau organisasi lain yang berisi suatu informasi yang bersifat umum dan bukan bersifat pribadi/privasi.  Surat Edaran Surat pemberitahuan secara tertulis yang disampaikan oleh seseorang/suatu lembaga yang ditujukan kepada orang/lembaga lain dalam jumlah yang banyak.  Surat Pengumuman Surat yang berisi pemberitahuan tentang sesuatu hal yang perlu diketahui oleh pegawai/karyawan suatu organisasi ataupun masyarakat luas. (d) Berdasarkan Maksudnya  Pengelompokan surat menurut isi dan maksudnya Sangat tergantung pada maksud dan tujuan pengirim surat. Karena maksud dan tujuan pengiriman surat antara yang satu dengan yang lain berbeda. 9. Ada beberapa bentuk lipatan surat yang sering dijumpai dalam dunia praktis. Jelaskan secara ringkas! a. Lipatan Baku (Standard Fold) b. Lipatan Setengah Baku (Semi Standard Fold) c. Lipatan Akordeon (Accordion Fold) d. Lipatan Setengah Akordeon (Semi Accordion Fold) e. Lipatan Tunggal (Single Fold) f. Lipatan Ganda/paralel (Paralel/Double Fold) g. Lipatan Model Prancis (France Fold) h. Lipatan Model Baron (Baronion Fold) 10. Amplop dapat dikelompokkan berdasarkan wujudnya, ukurannya, dan penggunaannya. Jelaskan secara ringkas beberapa pengelompokkan amplop tersebut! a. Berdasarkan Wujudnya 1) Amplop Biasa 2) Amplop Berjendela b. Berdasarkan Ukurannya 1) Amplop Resmi 2) Amplop Kartu 3) Amplop Bisnis 4) Amplop Pendek 5) Amplop Panjang 6) Amplop Besar  Amplop Katalog  Amplop Mata Berkaot  Amplop Kancing Bertali c. Berdasarkan Penggunaannya 1) Amplop Katalog 2) Amplop Mata Berkaot 3) Amplop Kancing Bertali Bahan Diskusi 1. Dengan semakin majunya teknologi informasi dan komunikasi dewasa ini, maka kini pengiriman surat dapat dilakukan dengan mudah dan cepat yaitu dengan menggunakan surat elektronik (electronic maille-mail). Bagaimana dampak munculnya surat elektronik terhadap keberadaan surat konvensional (kertas)? Jawab: Dampak dari munculnya surat elektronik terhadap keberadaan surat konvensional adalah surat elektronik menggantikan keberedaan surat konvensional, meskipun tidak seluruhnya tergantikan oleh surat elekteronik karena proses pembuatannya mudah dan cepat. Dampak positifnya, setiap orang dapat membuat surat elektronik dengan waktu yang singkat dibandingkan dengan surat konvensional. Dampak negatifnya, dengan sedikitnya pengiriman surat konvensional mengakibatkan berkurangnya jasa layanan POS lalu pengangguran bertambah. 2. Sebelum menulis surat-surat bisnis, sebaiknya perlu dibuat outline terlebih dahulu. Namun, menurut pandangan pihak lain mengatakan bahwa membuat outline itu tidak perlu dan hanya buang-buang waktu atau sia-sia saja. Bagaimana menurut anda? Jawab: Menurut saya, memang diperlukan membuat kerangka (outline) terlebih dahulu. Hal ini dimaksdukan agar audience dapat benar benar memahami apa yang disampaikan oleh pengirim, serta mengurang timbulnya gagal komunikasi. 3. Sebagai mahasiswa, apa arti pentingnya korespondensi bisnis bagi anda? Apakah perbedaan dan persamaannya dengan budaya tulis-menulis karya ilmiah di perguruan tinggi Anda? Jawab: Korespondensi merupakan salah satu bentuk komunikasi verbal yang digunakan untuk menyampaikan pesan pesan bisnis maupun non bisnis kepada pihak lain. Seperti memo, proposal, agenda, maupun dalam bentuk laporan. Perbedaan dari korespondensi dengan budaya tulis mungkin cara kegunaannya atau penyampaiannya, jika korespondensi digunakan untuk menyampaikan suatu pesan kepada pihak lain dan cara penyampaiannya ditulis lalu audience membacanya sendiri, sedangkan karya ilmiah digunakkan untuk pemecahan masalah atau penelitian dan cara penyampaiaannya harus dibahas secara lisan didepan audience. Persamaan dari korespondensi dengan budaya tulis mungkin cara pembahasannya, dalam membahas korespondensi penulisannya harus mendetail agar isi pokok permasalahannya bisa dimengerti dengan baik oleh audience, seperti halnya pula menulis karya ilmiah penulisannya harus mendetail tentang apa yang dibahas, agar audience dapat mengetahui isi pokok permasalahan dengan baik. Tugas 1. Sesuai dengan kesepakatan rapat pemilihan panitia, Anda ditunjuk secara aklamasi oleh peserta rapat sebagai ketua panitia Seminar Bisnis Nasional dengan tema Prospek Perekonomian Indonesia di Tengah Arus Globalisasi yang diselenggarakan oleh Himpunan Bisnis Surakarta (HABIS) Kegiatan Seminar Nasional tersebut akan diadakan pada tanggal 16 Januari 2017 bertempat di Gedung Utama “GRAHA NUSANTARA JAYA” Surakarta. Dalam acara tersebut, Anda akan menghadirkan pembicara dari kalangan praktisi atau pengusaha sukses dari Jakarta yaitu DR. Bima Unggul dan DR. Jati Kusuma, M.B.A. Pertanyaan: a. Buatlah surat permohonan sebagai pembicara dalam seminar tersebut! Jawab: HIMPUNAN BISNIS SURAKARTA (HABIS) Jl. Pattimura No. 50 Jakarta 12610 – Indonesia Ph. (021) 8884709 Fax. (021) 888470 Nomor Lampiran Perihal : 12/PAN-SEMNAS/XI/2015 1 Januari 2017 : 1 (satu) Berkas : Permohonan Menjadi Pembicara

Yth. Dr. Bima Unggul / Dr. Jati Kusuma, B.M.A No. 225 Jakarta Barat 12150 Dengan hormat,Sehubungan dengan akan diselenggarakan Seminar Bisnis Nasional oleh Himpunan Bisnis Nasional dengan Tema “Prospek Perekonomian Indonesia di Tengah Arus Globalisasi”. kami memohon kesediaan Bapak untuk menjadi Pembicara pada: Hari/ Tanggal  : Sabtu, 16 Januari 2017 Waktu  : 09.00 s/d 13.00 WIB Tempat : Gedung Utama “GRAHA NUSANTARA JAYA” Surakarta   Bersama ini turut kami sampaikan Term Of Reference yang berkaitan dengan seminar ini danmengingat singkatnya waktu , mohon segera konfirmasi kesediaan Bapak melalui email: [email protected] Besar harapan kami agar Bapak dapat berpartisipasi dalam acara tersebut. Atas perhatianBapak, kami mengucapkan terima kasih. Ketua Panitia 

Reksa Pratama c. Buatlah contoh desain iklan yang menarik di sebuah media massa lengkap dengan contoh gambar produk dan harganya! Jawab: