Identifikasi perlengkapan tidak habis pakai apa saja yang digunakan dalam pekerjaan?

Pengadaan merupakan proses kegiatan untuk pemenuhan atau penyediaan kebutuhan dan pasokan barang atau jasa di bawah kontrak atau pembelian langsung untuk memenuhi kebutuhan bisnis. Pengadaan dapat mempengaruhi keseluruhan proses arus barang karena merupakan bagian penting dalam proses tersebut.

Jenis Pengadaan dan Contohnya

Berikut jenis pengadaan (procurement): Barang, Pekerjaan Konstruksi, Jasa Konsultansi, Jasa Lainnya.

1. Pengadaan Barang

Barang publik adalah barang yang pengunaannya terkait dengan kepentingan masyarakat banyak baik secara berkelompok maupun secara umum, sedangkan barang privat merupakan barang yang hanya digunakan secara individual atau kelompok tertentu.

Contoh: bahan baku, bahan setengah jadi, peralatan, barang jadi, makhluk hidup

Jika barang tersebut adalah bukan benda fisik, misalnya software database keuangan sesuai kebutuhan instansi, Sistem Informasi pemerintahan, website, dan sebagainya, maka akan masuk dalam jenis jasa konsultansi.

2. Pekerjaan Konstruksi

Pekerjaan Konstruksi adalah keseluruhan atau sebagian rangkaian kegiatan perencanaan dan/atau pelaksanaan beserta pengawasan yang mencakup pekerjaan arsitektural, sipil, mekanikal, elektrikal, dan tata lingkungan masing-masing beserta kelengkapannya, untuk mewujudkan suatu bangunan atau bentuk fisik lain. (Pasal 1 Angka 2 UU Nomor 18 Tahun 1999 Tentang Jasa Konstruksi).

Contoh dari pekerjaan konstruksi adalah seperti yang telah diterangkan di atas. Misalnya mobil dengan spesifikasi khusus yang tidak ada di pasaran. Dapat juga kapal maupun pesawat, dan alat transportasi lainnya dengan spesifikasi khusus.

Disamping itu, pembangunan properti seperti kantor, gedung, jembatan, dan sebagainya juga masuk dalam kategori ini. Inti dari pekerjaan konstruksi adalah membangun atau merakit wujud fisik sesuatu yang sesuai dengan si pemesan.

Baca juga ? Audit Keuangan (Financial Audit) – Definisi, Prosedur & Persyaratan – Untuk mencegah penipuan dan pencurian internal

3. Jasa Konsultasi

Jasa Konsultansi adalah jasa layanan profesional yang membutuhkan keahlian tertentu diberbagai bidang keilmuan yang mengutamakan adanya olah pikir (brainware). Apapun produk dari pengadaan jasa konsultasi namun pada intinya jasa konsultansi memerlukan keahlian tenaga ahli dari berbagai bidang keilmuan sesuai dengan bidang jasa yang dibutuhkan.

Contoh:

Contoh dari jasa konsultansi dalam kegiatan pemerintahan yang paling mencolok adalah pekerjaan perencanaan seperti: tata ruang, perencanaan sosial, dan sebagainya.

Disamping itu, ada beberapa jasa konsultansi yang biasa ada pada kegiatan perencanaan. Misalnya jasa arsitek yang biasa disebut dengan konsultan bangungan, dan ada pula pembuatan sistem informasi teknologi.

Khusus tentang pembuatan sistem informasi, walaupun output dari kegiatan ini adalah adanya barang tidak berwujud yang disebut software, namun pekerjaan pembuatan sistem informasi masih dimasukkan dalam kategori jasa konsultansi.

4. Jasa Lainnya

Jasa Lainnya adalah jasa yang membutuhkan kemampuan tertentu yang mengutamakan keterampilan (skillware) dalam suatu sistem tata kelola yang telah dikenal luas di dunia usaha untuk menyelesaikan suatu pekerjaan atau segala pekerjaan dan/atau penyediaan jasa selain Jasa Konsultansi, pelaksanaan Pekerjaan Konstruksi dan pengadaan Barang.

Contoh yang paling sering ditemui dalam kegiatan pemerintahan adalah jasa kebersihan atau keamanan gedung, jasa transportasi dan penyewaan kendaraan, hotel, penyelenggaraan pameran kegiatan, dan sebagainya.

Apakah fungsi pengadaan?

Pengadaan adalah proses mencari dan memperoleh barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan untuk memenuhi model bisnisnya. Strategi pengadaan yang efektif dapat menghemat uang perusahaan dengan menegosiasikan persyaratan dan harga yang menguntungkan, serta memastikan kualitas dan efisiensi pemasok.

Langkah-langkah aturan dalam Proses Pengadaan

Pengadaan melibatkan lebih dari sekadar menyerahkan kartu kredit perusahaan dan membayar pembelian. Strategi pengadaan yang efektif mencakup segala hal mulai dari mengidentifikasi barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan hingga memelihara dokumentasi dan catatan yang benar. Berikut gambaran singkat proses pengadaan:

1. Identifikasi barang dan jasa yang dibutuhkan perusahaan
2. Kirimkan permintaan pembelian (purchase request)
3. Menilai dan memilih vendor
4. Negosiasikan harga dan persyaratan
5. Buat pesanan pembelian (purchase order)
6. Terima dan periksa barang yang dikirim
7. Lakukan pencocokan tiga cara (three way matching: (proses membandingkan pesanan pembelian; nota penerimaan barang dan faktur pemasok sebelum menyetujui faktur pemasok untuk pembayaran. Ini membantu dalam menentukan apakah faktur harus dibayar sebagian atau seluruhnya).
8. Setujui faktur dan atur pembayaran
9. Pencatatan (Recordkeeping)

Perlu diingat, bagaimana perusahaan membentuk proses pengadaan internalnya akan dipengaruhi oleh faktor-faktor seperti ukuran perusahaan, industri, sumber daya manusia yang tersedia, dan struktur organisasi.

Pengertian Pengadaan Barang dan Jasa Pemerintah

Menurut Bab 1 Ketentuan Umum Pasal 1 Perpres 16 Tahun 2018 disebutkan bahwa:

Pengadaan barang/jasa adalah kegiatan untuk memperoleh barang/jasa oleh Kementrian/Lembaga/Satuan Kerja Perangkat Daerah/Institusi lainnya yang prosesnya dimulai dari perencanaan kebutuhan sampai diselesaikannya seluruh kegiatan untuk memperoleh barang/jasa. Kegiatan pengadaan barang/jasa tersebut dibiayai dengan APBN/APBD, baik yang dilaksanakan secara swakelola maupun oleh Penyedia barang/jasa.

Akuntansi Keuangan

Proses pengadaan dapat dibagi dan dianalisis dari beberapa sudut. Perusahaan dan industri akan memiliki cara berbeda dalam mengelola pengadaan biaya langsung dan tidak langsung. Perusahaan barang, dibandingkan dengan perusahaan jasa, juga akan memiliki cara berbeda dalam mengelola biaya.

Biaya Pengadaan Langsung vs. Tidak Langsung

Pembelanjaan langsung mengacu pada segala sesuatu yang berkaitan dengan harga pokok penjualan dan produksi, termasuk semua barang yang merupakan bagian dari produk jadi. Untuk perusahaan manufaktur, ini dapat berkisar dari bahan mentah hingga komponen dan suku cadang. Untuk perusahaan merchandising, ini akan mencakup biaya pembelian barang dagangan dari grosir untuk penjualan.

Untuk perusahaan berbasis layanan, biaya langsung terutama akan menjadi biaya tenaga kerja per jam dari karyawan yang melakukan layanan. Pengadaan barang-barang yang berkaitan dengan harga pokok penjualan secara langsung mempengaruhi laba kotor perusahaan.

Sebaliknya, pengadaan tidak langsung melibatkan pembelian yang tidak terkait dengan produksi. Ini adalah pembelian yang digunakan perusahaan untuk memfasilitasi operasinya. Pengadaan tidak langsung dapat melibatkan berbagai macam pembelian termasuk perlengkapan kantor, materi pemasaran, kampanye iklan, layanan konsultasi, dan banyak lagi. Perusahaan pada umumnya akan memiliki anggaran dan proses yang berbeda untuk mengelola biaya langsung dibandingkan dengan biaya tidak langsung.

Akuntansi Pengadaan Barang vs. Jasa

Pengadaan adalah bagian dari proses pengeluaran untuk semua jenis perusahaan, tetapi perusahaan barang dan jasa menghitung pendapatan dan biaya secara berbeda. Dengan demikian, akuntansi untuk pengadaan barang juga akan berbeda dengan akuntansi untuk jasa pengadaan.

Perusahaan yang berfokus pada barang perlu menangani pengadaan barang tersebut sebagai inventaris. Perusahaan-perusahaan ini sangat mementingkan bidang ini pada manajemen rantai pasokan. Perusahaan berbasis layanan menyediakan layanan sebagai penghasil pendapatan utama mereka sehingga mereka tidak terlalu bergantung pada rantai pasokan (supply chain) untuk inventaris meskipun mereka mungkin perlu membeli barang untuk layanan berbasis teknologi.

Metode Pengadaan Barang

Pengadaan langsung (Direct Procurement)

Direct Procurement merupakan metode pengadaan yang mudah dan umum dilakukan oleh setiap perusahaan. Metode ini melalui banyak proses dan membutuhkan biaya yang besar untuk mengadakan bahan baku yang digunakan untuk proses produksi perusahaan.

Proses ini berawal dari perencanaan procurement dan berakhir pada pembayaran. Dalam setahun, perusahaan melakukan procurement selama beberapa kali untuk pembelian bahan baku. Agar berjalan lancar, perusahaan perlu membuat perencanaan yang matang agar pembelian barang berjalan dengan baik dan tidak melebihi anggaran yang telah dianggarkan.

Pengadaan langsung merupakan salah satu metode yang umum dipilih oleh banyak perusahaan.

Request for Proposal (RFP)

Request for proposal adalah metode pengadaan yang dilakukan oleh perusahaan dengan mengirimkan permintaan formal berupa pengajuan proposal. Biasanya, hal ini akan dilakukan ketika perusahaan membutuhkan pengadaan jasa.

Proposal akan dikirimkan ke sejumlah vendor yang sesuai dengan kriteria kebutuhan. Vendor yang tertarik akan menjawab permintaan tersebut dengan memberikan penawaran. Penawaran yang telah disepakati akan berlanjut ke tahap kerjasama.

Tender Pengadaan Barang

Anda pasti akrab mendengar istilah tender dalam pengadaan perusahaan. Kegiatan ini bertujuan untuk mengumpulkan sejumlah vendor yang akan mengajukan penawaran harga dan barang. Perusahaan akan memilih vendor yang sesuai dan vendor terpilih akan menjadi mitra bisnis dalam proses pengadaan.

Baik perusahaan maupun pemerintah dapat mengadakan tender. Pada umumnya, tender terbuka bagi siapa saja mulai dari perusahaan kecil hingga perusahaan besar. Cara ini dianggap menjadi cara yang tepat bagi setiap perusahaan untuk memperluas jaringan dan mengembangkan usaha mereka.

Tender berawal dari undangan untuk mengikuti tender. Setelah itu, peserta undangan akan mengajukan proposal teknis. Proposal perusahaan yang terpilih akan melakukan presentasi. Jjika terpilih, perusahaan akan masuk ke tahap paling penting, auction atau lelang. Disini, perusahaan terpilih akan mengajukan penawaran harga dan solusi terkait tender yang ada.

Kini, metode ini telah berevolusi menjadi e-tendering yang lebih modern dan praktis. Alurnya sama dengan proses tender konvensional tapi, metode ini menggunakan internet sehingga, setiap pihak yang terkait tidak perlu bertatap muka.

Request for Quotation (RFQ)

Diantara semua metode pengadaan yang ada, request for quotation merupakan metode yang paling gampang dan simpel. Perusahaan tidak perlu melakukan penawaran secara resmi karena, mereka hanya tinggal mengirimkan dokumen quotation kepada beberapa vendor sesuai dengan keinginan.

Dari penawaran yang ada, perusahaan akan mengkaji proposal vendor dengan harga dan barang sesuai kebutuhan. Jika sesuai, pihak perusahaan akan menawarkan surat kerjasama kepada vendor yang diinginkan.

Dengan hanya mengirim quotation, perusahaan bisa memilih vendor pengadaan dengan mudah dan cepat
Kemajuan teknologi mendorong munculnya electronic quotation yang dapat dibuat hanya lewat computer atau gawai Anda. Hal ini bisa Anda lakukan lewat Paper.id, platform bisnis terlengkap dan mudah digunakan. Dengan fitur quotation, Anda bisa membuat quotation dimana saja dan kapan saja. Selain itu, Anda bisa mengecek jumlah barang secara real time dan terintegrasi dengan invoice sehingga, barang akan berkurang atau bertambah secara otomatis begitu invoice dibuat. Mengelola barang jadi lebih mudah dan beban kerja Anda akan berkurang.

Vendor tunggal

Metode yang terakhir adalah vendor tunggal dimana, ini hanya terjadi ketika hanya ada satu vendor yang mampu memenuhi kebutuhan suatu perusahaan akan barang yang dibutuhkan. Jika itu terjadi, perusahaan akan melakukan persetujuan dari pihak manajemen karena membutuhkan banyak pertimbangan.

Jika cocok, perusahaan akan melanjutkan kerjasama dengan vendor ke tahap selanjutnya. Karena itu, perusahaan perlu mengkaji ulang vendor yang ada serta pengadaan yang dilakukan. Dengan begitu, hal ini dapat menghindari kesalahan yang bisa terjadi.

Setiap perusahaan memiliki pertimbangan tersendiri dalam memilih metode procurement yang pas. Hal ini bergantung pada kebutuhan dan situasi yang ada pada setiap perusahaan sehingga, mereka perlu melakukan perencanaan yang tepat dengan memilih metode pengadaan barang yang pas.

Apa perbedaan antara Pengadaan Tidak Langsung (Direct Procurement), Langsung (Indirect Procurement) dan Jasa (Services Procurement)?

Pengadaan langsung, tidak langsung, dan layanan adalah anak perusahaan dari proses pengadaan menyeluruh dan berbeda dalam aspek seperti definisi, penugasan, dan lainnya. Dengan melihat lebih dalam pada perbedaan antara proses-proses ini dan memahami apa saja yang tercakup di dalamnya, para pemangku kepentingan akan lebih mudah mengambil tindakan yang tepat untuk memenuhi kebutuhan.

Pengadaan Langsung (Direct Procurement)

Pengadaan Tidak Langsung (Indirect Procurement)

Pengadaan Service (Services Procurement)

Pengadaan Ramah Lingkungan (Green Procurement)

Misalnya, semakin banyak bisnis yang mempraktikkan pengadaan ramah lingkungan (juga dikenal sebagai pengadaan ramah lingkungan atau pembelian berkelanjutan), membuat kebijakan yang menekankan pada pengadaan dan pembelian barang dan jasa yang tidak terlalu merusak lingkungan dibandingkan alternatif yang sebanding.

Kebijakan pengadaan hijau mencakup pengadaan barang atau jasa yang memiliki dampak yang lebih kecil terhadap lingkungan dengan:

• Mengurangi limbah.
• Menurunkan emisi gas rumah kaca.
• Menghemat energi, air, dan tanah.
• Menggunakan sumber energi terbarukan.
• Tidak mengandung zat beracun atau mengeluarkan polusi.

Sebuah bisnis dapat memilih untuk membeli produk dari pemasok karena memiliki kemasan yang lebih sedikit daripada produk yang sebanding karena mengandung bahan daur ulang sementara yang lain tidak.

Baca juga ? Daftar Sumber Energi Terbarukan (renewable energy) 10 Daftar Pada Umumnya dan 8 yang Digunakan di Indonesia