Kebutuhan pegawai adalah :
- Kegiatan untuk menetukan jumlah dan kualitas pegawai yang dibutuhkan guna mengisi suatu organisasi.
- Langkah pertama yang dilakukan dengan cara menyusun jenjang kepangkatan dan formasi.
Formasi Pegawai Negeri Sipil adalah jumlah susunan pangkat Pegawai Negeri Sipil yang diperlukan suatu organisasi negara untuk melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu. Sesuai ketepatan menteri yang bertanggung jawab dalam hal penertiban dan penyempurnaan aparatur negara.
Formasi Anggaran merupakan jumlah pegawai dalam suatu organisasi yang berdasarkan atas anggaran belanja pegawai yang tersedia dan tidak selalu mencerminkan realitas kebutuhan.
Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun formasi adalah
1. Dasar penyusunan formasi
2. Sistem penyusunan formasi
3. Analisa kebutuhan Pengawai negeri sipil
4. Angaran belanja negara yang tersedia
1. Jenis pekerjaan
Jenis pekerjaan tersebut terdiri dari :
a. Macam pekerjaan yang wajib dilakukan oleh suatu unit organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya.
b. Jenis pekerjaan yang wajib disusun secara sistematis.
c. Jenis pekerjaan yangbersifat umum pada setia departemen dan pekerjaan yang bersifat khusus sesuai kebutuhan departemen tertentu.
2. Sifat pekerjaan
Peninjauan sifat pekerjaan yang tepat dilakukan berdasarkan waktu kerja, pemusatan perhatian, resiko pribadi yang mungkin timbul dalam melaksanakan pekerjaan.
3. Perkiraan beban kerja
Perkiraan beban kerja merupakan frekuensi kegiatan rata-rata dari masing-masing jenispekerjaan dalam jangka waktu tertentu.
a. Beban kerja dapat diukur berdasarkan per satuan waktu.b. Beban kerja sulit diatur tergantung keadaan, misal tugas kejaksaan
c. Beban kerja tidak bisa diatur seperti intelegen dan diplomatik
4. Perkiraan kapasitas pegawai
Perkiraan kemampuan rata-rata satu orang pegawai untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Perkiraan ini diperlukan untuk mengetahui jumlah pegawai yang diperukan. Kapasitas pegawai ada yang dapat diukur, sulit diukur dan ada yang tidak bisa diatur.
5. Kebijaksanaan pelaksanaan pekerjaan
6. Jenjang dan jumlah jabatan serta pangkat
7. Alat yang tersedia
Simak juga: Mengidentifikasikan Pekerjaan Kantor (Jenis dan Ciri pekerjaan kantor)1. Sistem Sama
Sistem yang menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang sama bagi semua unit organisasi dengan tidak memperhatikan besar kecilnya “Beban Kerja”.
Digunakan dalam organisasi terstandar ABRI.2. Sistem Ruang Lingkup
Jumlah dan kualitas kepegawaian ditetukan berdasarkan jenis, sifat dan beban kerja sebagai unit organisasi.
Apa yang dimaksud dengan Analisa Kebutuhan Pegawai?
Merupakan proses analisa secara logis dan teratur untuk dapat mengetahui jumlah dan kualitas pegawai yang dibutuhkan oleh suatu organisasi agar dapat melaksanakan tugasnya secara berdaya guna, berhasil guna serta berkelangsungan.
Tujuan adanya analisa kebutuhan pegawai adalah agar seluruh pegawai yang ada pada setiap unit organisasi memiliki pekerjaan tertentu, jangan sampai ada pegawai yang tidak memiliki pekerjaan.
Alat yang digunakan dalam analisa kebutuhan adalah Uraian Jabatan atau yang lebih dikenal dengan job description, yang digunakan untuk mengetahui jenis-jenis ruang lingkup tugas, sifat pekerjaan, syarat jabatan, perkiraan kapasitas pegawai dalam jangka tertentu.
Analisa tugas jabatan merupakan suatu penelahaan secara mendalam dan sistematis terhadap hasilnya berupa Uraian jabatan.
Uraian Jabatan terdapat beberapa hal yaitu:
1. Nama jabatan
2. Jumlah Pejabat yang dbutuhkan
3. Rincian tugas jabatan
4. Hubungan anatr tugas jabatan
5. Keterangan tentang jabatan
6. Latihan yang dibutuhkan
7. Waktu kerja
8. Fasilitas atau perlengkapan yang dibutuhkan
9. Syarat pekerjaan
Penggolongan Jabatan dan Pangkat adalah Usaha mengelompokan berbagai jabatan atas dasar persamaan tugas dan tanggung jawab.
Hal ini digunakan sebagai dasar perlakuan yang sama dalam hal pengangkatan pemberian gaji atau upah dan proses kepegawaian lain. Prinsip yang digunakan adalah equal pay for equal work yaitu upah yang sama untuk pekerjaan yang sama.
Pangkat dalam Pegawai Negeri Sipil
1. Golongan I
2. Golongan II
3. Golongan III
4. Golongan IV : Juru
: Pengatur
: Penata
: Pembina
Kegunaan penggolongan Jabatan dan Pangkat
1. Dasar penentuan gaji atau upah.
2. Membantu selksi calon pegawai.
3. Turut menentukan sistem kenaikan pangkat dan pemindahan.
4. Penyeragaman istilah untuk sebutan atau nama jabatan atau pangkat.
5. Mempertinggi modal pegawai.
6. Mempengaruhi teraturnya penyimpanan arsip.
7. Menentukan fokus penilaian kecakapan atau efisensi kerja.
8. Membantu latihan jabatan pegawai.
Dalam penyusunan formasi pegawai diperlukan penentuan kebutuhan pegawai terlebih dahulu. Penentuan kebutuhan merupakan kegiatan untuk menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang diperlukan guna mengisi suatu organisasi. Langkah pertama untuk menentukan kebutuhan dilakukan dengan menyusun jenjang kepangkatan dan formasi.
Formasi dalam hal ini terbagi menjadi dua, yakni formasi PNS dan formasi anggaran. Yang dimaksud dengan formasi Pegawai Negeri Sipil (PNS) adalah jumlah susunan pangkat PNS yang diperlukan satuan organisasi Negara untuk melaksanakan tugas pokok dalam jangka waktu tertentu sesuai ketetapan Menteri yang bertanggung jawab dalam hal penertiban dan penyempurnaan aparatur Negara.
Selain adanya formasi pegawai, adapula formasi anggaran. Yang dimaksud dengan formasi anggaran adalah jumlah pegawai dalam suatu organisasi yang didasarkan atas anggaran belanja pegawai yang tersedia (tidak selalu mencerminkan realitas kebutuhan).
Penyusunan pegawai pada dasarnya harus mengacu pada faktor-faktor tertentu. Beberapa faktor yang perlu diperhatikan dalam menyusun formasi adalah :
- Dasar penyusunan formasi
- Sistem penyusunan formasi
- Analisa kebutuhan PNS
- Anggaran belanja Negara yang tersedia
Terdapat dua bentuk sistem penyusunan formasi yang bisa digunakan untuk menyusun pegawai, yakni:
Sistem sama
- Sistem sama adalah sistem yang menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang sama bagi semua unit organisasi yang sama dengan tidak memperhatikan besar kecilnya “beban kerja”.
- Biasanya digunakan pada organisasi yang terstandar seperti ABRI)
Sistem ruang lingkup
- Sistem ruang lingkup adalah sistem yang digunakan untuk menentukan jumlah dan kualitas pegawai yang ditentukan berdasar jenis, sifat dan beban kerja sesuai unit organisasi.
Dalam penyusunan formasi, terdapat beberapa faktor yang menjadi dasar penyusunan formasi. Dasar penyusunan tersebut meliputi :
Jenis pekerjaan apa saja yang tersedia
Bagaimana sifat pekerjaan tersebut terkait pada pengaruhnya terhadap aktivitas kerja
Seberapa besar beban kerja yang harus dijalankan pegawai
- Perkiraan kapasitas pegawai
- Kebijaksanaan pelaksanaan pekerjaan
- Jenjang dan jumlah jabatan dan pangkat
Peralatan yang menunjang kegiatan
Baca juga: Memahami Sumpah dan Janji Pegawai Negeri Sipil
Dalam dasar penyusunan pegawai yang telah diuraikan di atas, terdapat beberapa hal lagi yang dapat dijabarkan. Mengenai jenis pekerjaan, yang dimaksud dengan jenis pekerjaan adalah macam pekerjaan yang harus dilakukan oleh suatu unit organisasi dalam melaksanakan tugas pokoknya.
Jenis pekerjaan harus disusun secara sistematis. Jenis pekerjaan terbagi menjadi dua, ada yang bersifat umum (ada pada setiap dapertemen) dan bersifat khusus (sesuai kebutuhan departemen tertentu).
Dasar penyusunan yang merujuk pada sifat pekerjaan dapat ditinjau melalui beberapa hal khusus. Untuk meninjau sifat pekerjaan, dapat didasarkan pada waktu kerja, pemusatan perhatian, serta resiko pribadi yang mungkin timbul dari melaksanakan pekerjaan.
Perkiraan beban kerja juga menjadi salah satu dasar penentuan penyusunan formasi pegawai. Perkiraan beban kerja yang dimaksud adalah frekuensi kegiatan rata-rata dari masing-masing jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Beban kerja dapat dibagi dalam tiga kategori, meliputi:
– Beban kerja yang dapat diukur
- Misalnya tugas yang dihitung per satuan waktu
– Beban kerja yang sulit diukur
- Sulit diukur karena tergantung pada keadaan,
- misalnya tugas kejaksaan
– Beban kerja yang tidak dapat diukur
- Tidak dapat diukur seperti misalnya pada tugas intelegen, diplomatik
Perkiraan kapasitas pegawai merupakan perkiraan kemampuan rata-rata satu orang pegawai untuk menyelesaikan suatu jenis pekerjaan dalam jangka waktu tertentu. Perkiraan ini diperlukan untuk mengetahui jumlah pegawai yang diperlukan. Seperti pada beban kerja, kapasitas pegawai juga ada yang dapati diukur, sulit diukur dan tidak dapat diukur.