Dapatkah saya mengurangi ukuran file excel?

Kadang-kadang bekerja di Excel, memindahkan data, membuat lembar kerja dan menghapus, menyalin, semua pekerjaan itu dapat menghasilkan ukuran file yang besar, tanpa disadari. Saya mengalami situasi seperti ini baru-baru ini, dengan spreadsheet Excel yang tidak memiliki banyak data, tetapi ukuran file pada disk lebih dari 15 kali lebih besar dari yang seharusnya.

Mengurangi ukuran file lembar kerja Excel Anda mudah, yang harus Anda lakukan hanyalah mengidentifikasi apa yang menyebabkan masalah. Terkadang Anda mengerjakan file Excel dengan satu atau lebih Lembar Kerja dan saat Anda menyimpan, Anda melihat penyimpanannya lebih lambat, membutuhkan waktu lebih lama untuk berpindah atau membuka menu klik kanan, dll. Semua ini adalah gejala bahwa file memiliki masalah ukuran - di memori atau di disk.  

Mari kita lihat bagaimana Anda bisa memeriksa ukuran buku kerja Excel Anda, bagaimana memeriksa lembar kerja untuk mengetahui lembar kerja mana yang terlalu besar atau menyebabkan masalah ukuran, lalu lihat beberapa pintasan keyboard keren untuk membantu Anda bergerak dan . Akhirnya, dengan beberapa penekanan tombol, saya akan menunjukkan kepada Anda bagaimana Anda dapat menghapus masalah, mengurangi ukuran file excel Anda dan menghapus baris dan kolom yang tidak perlu atau kosong di buku kerja Excel Anda sehingga dioptimalkan

Bagaimana cara memeriksa ukuran file spreadsheet Excel Anda?

Dengan spreadsheet terbuka, buka File > Info, dan di sisi kanan Anda akan melihat ukuran pada disk buku kerja Anda

Periksa ukuran file Excel Anda dengan mudah, dari Excel

Untuk menyelidiki masalah lebih lanjut dan melihat beberapa data tentang seluruh buku kerja Anda, Anda dapat membuka statistik Buku Kerja di tab Tinjau di Excel, dan melihat statistik buku kerja. Ini akan menunjukkan kepada Anda apa yang terjadi di lembar kerja Anda saat ini serta berapa banyak sel dengan data di buku kerja Anda, berapa banyak lembar kerja yang Anda miliki dan info berguna lainnya

Statistik Buku Kerja menampilkan info berguna tentang buku kerja Excel Anda

Mulailah membersihkan file Excel Anda

Hal pertama yang akan saya lakukan adalah memeriksa lembar kerja mana yang tidak saya perlukan dan menghapusnya. Apakah itu kosong atau menurut Anda kosong, jika Anda tidak membutuhkannya, hapus.  

Kemudian simpan kembali dokumen Anda dan setelah file Excel disimpan, periksa lagi ukurannya di File > Info, seperti dijelaskan di atas. Mungkin ukuran file turun. Jika tidak, teruslah membaca

Pintasan keyboard yang berguna untuk menemukan area masalah di Excel

Jika menghapus lembar kerja yang tidak perlu tidak membantu, berikut adalah beberapa pintasan keyboard untuk membantu Anda berpindah lembar kerja lebih cepat dan melihat masalahnya

Dalam contoh file masalah saya, pintasan CTRL + END membawa saya hingga lebih dari 1 juta baris (saya tidak punya banyak data. )

Sel-sel kosong yang menurut Excel diisi dengan data bisa menjadi penyebab file terlalu membengkak

Inilah yang membuat file menjadi sangat besar. Excel mengambil banyak sel kosong dan mengira ada data di dalamnya, yang kemudian mencoba menyimpannya ke dalam file XLSX di disk, dan karena perlu menyimpan referensi ke semua ratusan atau ribuan sel itu, ukuran file menjadi berlebihan

Saya punya dua kombinasi pintasan lagi untuk Anda, dan kali ini, ini akan menunjukkan di mana data di spreadsheet Excel SEBENARNYA berakhir

Jadi pintasan keyboard ini membantu mengidentifikasi sejauh mana data Anda dan bukan apa yang menurut Excel adalah data

Untuk menghapus semua sel kosong, ikuti langkah berikut

1. Pergi ke kolom di sebelah yang terakhir dengan data di dalamnya, dalam contoh saya itu adalah kolom M, dan pilih kolom itu
2. Tekan CTRL + SHIFT + tombol PANAH KANAN untuk memilih semua kolom setelah kolom ini, hingga akhir kolom kosong
3. Kemudian tekan klik kanan dan pilih Hapus

Pilih kolom pertama tanpa data di akhir rentang data Anda

Ini seharusnya menghapus semua 'data' di kolom kosong itu

Sekarang ulangi prosedur yang sama untuk baris tanpa data

1. Gunakan pintasan CTRL + PANAH BAWAH untuk menemukan baris terakhir dengan data di dalamnya
2. Pilih baris segera SETELAH baris itu
3. Tekan CTRL + SHIFT + PANAH BAWAH untuk memilih semua sel kosong hingga akhir lembar
4. Klik kanan dan pilih Hapus pada sel-sel ini untuk menghapusnya (mungkin perlu beberapa saat, bagi saya di komputer yang kuat butuh beberapa saat karena saya memiliki lebih dari 1 juta baris. )

Ini harus mengurusnya

Mulai pemilihan setelah baris data berakhir

Periksa apakah file telah menyusut

Setelah prosedur di atas, simpan kembali file Anda. Kali ini ukuran file seharusnya turun jauh, jika semua sel kosong telah dihapus

Jika ukuran file tidak berkurang sebanyak yang Anda pikirkan, pastikan Anda tidak memiliki lembar kerja lain dalam situasi yang sama dan ulangi langkah-langkah di atas pada lembar itu juga

Jika ini berguna, beri tahu saya dan lihat saluran YouTube saya untuk tutorial Excel lainnya

Chris Menard adalah Pelatih Bersertifikat Microsoft (MCT) dan bekerja penuh waktu sebagai Pelatih untuk BakerHostetler, salah satu firma hukum terbesar di negara ini. Menard memiliki saluran YouTube dengan lebih dari 900 video teknologi yang mencakup Excel, Word, Zoom, Teams, Outlook, Gmail, Google Kalender, dan sumber daya lain yang telah diapresiasi oleh lebih dari 15 juta pemirsa. Menard juga berbicara di depan umum di konferensi untuk CPA dan Profesional Administrasi. Terhubung dengan Chris di LinkedIn di chrismenardtraining. com/linked atau di YouTube di chrismenardtraining. com/youtube

Bagaimana cara mengurangi ukuran file Excel tanpa membukanya?

Mengapa file Excel saya tiba-tiba berukuran sangat besar?