Buku panduan kerja karyawan pt indofood

1 i

2 PENGANTAR Selamat datang dan selamat bergabung di HPI-Agro. Kami berharap anda dapat mengganggap HPI-Agro sebagai rumah kedua dan sebagai media membangun karir bersama dan untuk menyalurkan karya-karya terbaik anda bagi perusahaan dan bangsa Indonesia. Kami memahami bahwa proses adaptasi di lingkungan baru sangat penting untuk Anda. Untuk itulah buku ini dibuat untuk memudahkan adaptasi Anda, terutama pada hari-hari pertama Anda di HPI-Agro. Buku ini bersifat informatif dan tidak menggantikan Peraturan Perusahaan yang sudah ada. Oleh karena itu segala yang tercantum didalam buku ini dapat direvisi sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Untuk kejelasan lebih lanjut setiap karyawan dianjurkan untuk dapat mengakses internal web HPI-Agro: setelah mendapatkan kode dan hak aksesnya. Sekali lagi, selamat bergabung dan berkarya di HPI-Agro. Manajemen ii

3 Definisi Beberapa definisi yang akan digunakan didalam buku ini maupun yang lazim digunakan di lingkup perusahaan akan dijelaskan berikut ini: Perusahaan Karyawan Karyawan Kontrak Karyawan Tetap Keluarga HPI-Agro, dan seluruh perusahaan yang bernaung didalamnya. Semua karyawan level Staff ke atas yang berstatus karyawan tetap maupun kontrak. Karyawan untuk jangka waktu tertentu, guna mengerjakan pekerjaan tertentu yang menurut jenis dan sifat atau kegiatan pekerjaannya akan selesai dalam waktu tertentu. Karyawan untuk jangka waktu tidak tentu, guna mengerjakan pekerjaan tertentu yang menurut jenis dan sifat atau kegiatan pekerjaannya bersifat berkelanjutan. Istri dan anak dari karyawan yang terdaftar pada Database Karyawan di Departemen HR&GS. iii

4 Atasan Kartu Identitas Karyawan HR&GS Personnel Administration Payroll & Benefit General Services Point of Placement (PoP) atasan langsung setingkat Manager atau lebih tinggi. Kartu identitas kekaryawanan yang wajib digunakan selama jam kerja dan atau berada di area kerja/perusahaan. Singkatan dari Human Resources & General Services, merupakan salah satu departemen di perusahaan. Salah satu fungsi dibawah departemen HR&GS Salah satu fungsi dibawah departemen HR&GS Salah satu fungsi dibawah departemen HR&GS Kabupaten / provinsi dimana calon karyawan ditempatkan untuk bekerja iv

5 Daftar Isi PENGANTAR...i Definisi...iii Daftar Isi...v LATAR BELAKANG PERUSAHAAN...1 Visi dan Misi Perusahaan...2 Nilai Inti HPI-Agro...3 Yel HPI-Agro...4 ETIKA BISNIS...5 Etika Bisnis Umum...5 Tindakan Indisipliner...6 ADMINISTRASI KEKARYAWANAN...8 Busana Kerja...8 Kartu Identitas Karyawan...8 Presensi / Kehadiran...9 Ketidakhadiran...10 Izin Meninggalkan Lokasi Kerja saat Jam Kerja...11 Cuti Tahunan...11 Perpanjangan Cuti Tahunan...13 Cuti Tidak Dibayar (Unpaid Leave)...13 v

6 Cuti Istimewa...13 Pengganti Kerja di Hari Libur (Change Day Off)...15 Surat Keterangan Kerja...16 Media Komunikasi Perusahaan...16 Libur Nasional dan Cuti Bersama...16 Meninggalkan HPI-Agro...17 PENGGAJIAN DAN BENEFIT...18 Penggajian...18 Jaminan Sosial Tenaga Kerja (Jamsostek)...18 Penggantian Biaya Pemeliharaan Kesehatan...18 Layanan Kesehatan di Rumah Sakit Rujukan Perusahaan...20 Tunjangan dan Fasilitas Perumahan...21 Bantuan Biaya Kepindahan...22 Tunjangan Kepulangan...24 LAYANAN KEKARYAWANAN...26 Perjalanan Dinas...26 Biaya Perjalanan Dinas...28 Alat Tulis Kantor (ATK)...29 Kendaraan Pool Perusahaan...29 vi

7 Ruang Rapat...30 Layanan Pengiriman Barang / Dokumen...30 Alat Komunikasi...30 Teknologi Informasi...31 Printer dan Fotokopi...31 KESEHATAN DAN KESELAMATAN KERJA...33 Meminimalisir Resiko...33 Kontak HPI-Agro...34 Kantor Pusat - Jakarta...34 Kantor Regional - Pontianak...34 Kantor Regional - Tomohon...34 PERNYATAAN PERSETUJUAN KARYAWAN...35 vii

8 LATAR BELAKANG PERUSAHAAN HPI-Agro, adalah perusahaan agribisnis swasta nasional yang saat ini sedang berkembang pesat, khususnya untuk perkebunan kelapa sawit dan tanaman lainnya. HPI-Agro berkomitmen tinggi dalam usaha perluasan lahan, menjalin kemitraan saling menguntungkan dengan masyarakat hingga mengutamakan prinsip Good Agricultural Practice. Memulai usahanya sejak tahun 2008, HPI-Agro memiliki komitmen membangun perkebunan yang taat hukum, berwawasan ramah lingkungan, dan memberi nilai tambah dan manfaat bagi masyarakat di sekitarnya. Hubungan antara perusahaan dan masyarakat berlandaskan pada prinsip kemitraan yang dikenal dengan nama Mutual Benefit (keuntungan bersama). Tujuannya adalah menjalin kerja sama yang saling menguntungkan antara perusahaan dengan masyarakat. Dalam menjalankan roda operasionalnya, HPI-Agro mengedepankan semangat keunggulan untuk meraih kinerja terbaik atas kolaborasi yang efektif. Berbagai upaya kemajuan yang berkelanjutan dilakukan dan diwujudkan secara nyata dalam pembangunan sistem dan tim kerja, serta pengembangan SDM yang tangguh. 1

9 Sebagai perusahaan agribisnis, selain di kelapa sawit dan cengkeh, HPI-Agro saat ini juga sedang melakukan riset untuk menjajaki potensi bisnis tanaman lain. Visi dan Misi Perusahaan Visi Menjadi perusahaan agribisnis kelas dunia yang menciptakan nilai tambah te rtinggi bagi stakeholdersnya Menjadi perusahaan agribisnis dengan kinerja terbaik pada tahun 2025 Misi Membangun serta mengoperasikan perkebunan dan pengolahan hasil perkebunan yang bersifat lestari, sehingga mampu mengubah peluang-peluang yang ada di dalam bidang Agro Industri menjadi suatu usaha yang menguntungkan Sebagai perusahaan yang bergerak di bidang agribisnis khususnya kelapa sawit saat ini, maka HPI-Agro pun memiliki visi yang kami sebut Target Agronomi Sawit 35/25. 2

10 Target Agronomi Sawit 35/25 35 = 35 ton / Ha Berat Tandan Buah Segar (TBS) yang dihasilkan dalam 1 Ha lahan per tahun. 25 = 25% Target persentase ekstraksi Minyak Kelapa Sawit (MKS) yang dihasilkan TBS. Target tersebut dapat dicapai dengan kualitas bibit, kualitas pemeliharaan, desain kebun, populasi dan homogenitas tanaman, serta pemilihan sistem tanaman yang baik. Nilai Inti HPI-Agro Bagi setiap perusahaan, memiliki nilai inti yang kuat, sama halnya dengan memiliki pondasi yang kuat bagi perusahaan tersebut. Dengan adanya nilai inti ini maka perusahaan akan siap untuk menghadapi berbagai situasi dan kondisi yang mungkin akan dihadapi oleh perusahaan. Sementara itu, kesuksesan jangka panjang dari suatu perusahaan akan ditentukan baik oleh nilai inti dari perusahaan, maupun dari keselarasan karyawan dengan nilai inti yang diterapkan. Oleh karena itu menjadi penting kiranya bagi setiap karyawan untuk dapat mengetahui dan kemudian menerapkan nilai inti yang dipegang teguh oleh perusahaan. 3

11 Nilai inti yang dimiliki oleh HPI-Agro, bukan hanya milik perusahaan, tapi adalah milik semua karyawan. Karena nilai inti ini bersifat mendasar dan manusiawi serta mengedepankan kebersamaan dan profesionalisme. Nilai inti ini adalah: 1. Spirit for Excellence 2. Effective Collaboration for Our Better Future 3. Value Creation Powered by Efficiency 4. Quality in Our Blood 5. A Company of Good Nature Yel HPI-Agro Dalam keseharian di lapangan, HPI-Agro memiliki kebiasan positif untuk selalu memotivasi karyawannya dengan berupa yel-yel yang dipraktekkan sebelum bekerja. Yel tersebut adalah: Komandan : HPI-Agro! Anggota Regu : TANGGUH!! Komandan : HPI-Agro! Anggota Regu : TERBAIK!! Komandan : 35/25! Anggota Regu : KITA BISA!! Bersama-sama : BISA!!!!! 4

12 ETIKA BISNIS Etika Bisnis Umum Sesuai dengan etika yang berlaku umum di setiap perusahaan, maka karyawan tidak diperbolehkan untuk: Menggunakan dana dan fasilitas perusahaan untuk kepentingan pribadi. Menggunakan properti dan aset perusahaan (logo, stempel, website, dan aset perusahaan lainnya) untuk kepentingan pribadi. Memberikan keterangan palsu, menggandakan dan menyebarluaskan informasi dan dokumen sensitif perusahaan, baik ketika karyawan masih bekerja ataupun sudah meninggalkan HPI-Agro. Menerima pemberian dalam bentuk apapun (uang, hadiah, komisi, pinjaman) dari pihak eksternal seperti kontraktor, supplier, pelanggan, dan pihak eksternal lain yang berhubungan dengan tugas dan jabatan karyawan yang bersangkutan. Bila seandainya karyawan melihat/menerima/mengetahui hal tersebut maka wajib melaporkan ke bagian HR&GS atau atasan. Memiliki atau menjalankan kegiatan usaha perkebunan kelapa sawit baik secara langsung maupun tidak, dalam radius 100 km (seratus kilometer) dari lokasi kebun perusahaan. Memiliki atau menjalankan kegiatan usaha pemasok yang berhubungan langsung dengan perusahaan. 5

13 Bekerja paruh waktu, memberikan jasa atau bertindak sebagai konsultan pada usaha perkebunan ataupun proses-proses pengolahan bahan baku, penyetelan dan instalasi mesin pabrik kelapa sawit dan kegiatan lain sejenis. Menjalankan segala kegiatan usaha yang dapat menimbulkan konflik kepentingan dengan fungsi dan perannya selama bekerja di perusahaan, yang bisa berdampak pada merosotnya kinerja baik individu maupun kelompok, yang bisa menurunkan moral kerja sesama karyawan dan merugikan perusahaan, baik langsung maupun tidak langsung. Tindakan Indisipliner Karyawan wajib menunjukkan integritas tertinggi dalam melaksanakan pekerjaannya dan wajib mentaati peraturan perusahaan dan kebijakan yang berlaku. Pelanggaran peraturan akan dikenakan tindakan indisipliner. Tindakan indisipliner diterapkan berdasarkan tingkat keseriusan pelanggaran yang dilakukan oleh karyawan. Tindakan indisipliner dapat berupa: - Peringatan Verbal - Surat Peringatan Pertama - Surat Peringatan Kedua - Surat Peringatan Ketiga - Skorsing - Pemutusan Hubungan Kerja 6

14 Setiap karyawan bertanggung jawab untuk menjaga perilaku agar tetap selaras dengan peraturan dan etika bisnis perusahaan. Segala tindakan yang dilakukan oleh perusahaan terkait dengan penerapan tindakan indisipliner mengacu pada aturan Pemerintah dan UU tenaga kerja yang berlaku. 7

15 ADMINISTRASI KEKARYAWANAN Busana Kerja Setiap karyawan wajib berpenampilan dan berpakaian rapi serta sopan untuk menciptakan budaya disiplin kerja dan membangun citra perusahaan yang profesional. Setiap karyawan akan mendapat baju seragam HPI-Agro sesuai dengan lokasi penempatan dan jabatannya. Baju seragam wajib dikenakan sesuai jadwal dan ketentuan yang berlaku. Seragam adalah identitas perusahaan, oleh karena itu tingkah laku yang diharapkan muncul mewakili perusahaan sesuai dengan norma dan nilai inti yang berlaku. Seragam harus dikembalikan ke Personnel Administration jika karyawan memutuskan untuk berhenti bekerja di HPI-Agro, maupun bila ada kebijakan pergantian seragam. Ketentuan mengenai aturan berbusana dapat diakses di: - Internal memo perihal Pergantian Seragam Kantor dan Ketentua n Busana Kerja (HPI-Agro-IM-HRD-013- VI-2012). Kartu Identitas Karyawan Setiap karyawan staff ke atas akan mendapatkan Kartu Identitas Karyawan yang harus selalu dikenakan pada saat berada di lokasi kerja. 8

16 Karyawan yang Kartu Identitas Karyawan-nya rusak / hilang wajib memberitahukan kepada Personnel Administration. Jika Kartu Identitas Karyawan rusak / hilang atas kelalaian karyawan, maka yang bersangkutan akan dikenakan biaya penggantian. Kartu Identitas Karyawan harus dikembalikan ke Personnel Administration jika karyawan sudah berhenti bekerja dari HPI-Agro. Presensi / Kehadiran Sesuai dengan ketentuan yang ditetapkan oleh Pemerintah, maka jam kerja minimal yang berlaku untuk semua karyawan adalah 40 jam per minggu, tidak termasuk waktu istirahat dan makan siang. Berikut ini hari dan jam kerja resmi untuk setiap daerah operasional HPI-Agro: - Kantor Pusat: Senin Jumat pk Kantor Regional: Senin Jumat pk dan Sabtu pk Kantor Estate: Senin Kamis dan Sabtu: ; Jumat pk (atau disesuikan dengan kondisi operasional kebun masing-masing) Setiap karyawan wajib melakukan pencatatan kehadiran setiap masuk dan pulang kerja sesuai ketentuan yang berlaku di lokasi penempatan. Karyawan yang memalsukan kehadiran dan melakukan presensi atas nama orang lain akan dikenakan tindakan indisipliner. 9

17 Ketentuan mengenai presensi dan waktu kerja dapat diakses di : - Prosedur Administrasi Kehadiran Karyawan (HPI-Agro- HRD-PR-015). - Perjanjian Kerja karyawan yang bersangkutan. Ketidakhadiran Setiap karyawan wajib menginformasikan ke atasan dan Personnel Administration apabila tidak dapat masuk kerja. Jika karyawan tidak masuk kerja lebih dari satu hari karena sakit, maka yang bersangkutan wajib menyerahkan Surat Keterangan Dokter. Jika tidak, maka akan diperhitungkan sebagai pengambilan cuti tahunan. Ketidakhadiran dengan alasan selain sakit akan dihitung sebagai pengambilan cuti tahunan. Jika karyawan tidak hadir tanpa keterangan maka akan dianggap mangkir. Jika hal tersebut terjadi lebih dari 5 hari berturut-turut maka perusahaan berhak melakukan pemutusan hubungan kerja (sesuai dengan aturan Pemerintah dan atau UU Tenaga Kerja yang berlaku) Ketentuan mengenai ketidakhadiran karyawan dapat diakses di : - Prosedur Administrasi Kehadiran Karyawan (HPI-Agro- HRD-PR-015). 10

18 Izin Meninggalkan Lokasi Kerja saat Jam Kerja Setiap karyawan tidak diperbolehkan meninggalkan lokasi kerja selama jam kerja tanpa persetujuan atasan. Apabila karyawan bermaksud meninggalkan lokasi kerja saat jam kerja, maka wajib mengajukan izin tertulis berupa : - Formulir Surat Tugas Dinas Luar apabila memiliki keperluan dinas di luar lokasi kerja, atau - Formulir Izin Harian apabila memiliki kepentingan pribadi tak terduga di luar lokasi kerja Kedua formulir tersebut harus ditandatangani oleh atasan lalu diserahkan kepada Personnel Administration selambatnya satu hari setelah tanggal kejadian. Izin harian maksimum 4 jam sehari untuk 2 kali sebulan. Diluar batas itu akan diperhitungkan sebagai pengambilan cuti tahunan. Ketentuan mengenai izin saat jam kerja dapat diakses di: - Prosedur Administrasi Kehadiran Karyawan (HPI-Agro- HRD-PR-015). Ringkasan : Cuti Tahunan Setiap karyawan yang telah bekerja selama 12 bulan berturut-turut berhak atas cuti tahunan. 11

19 Periode cuti tahunan diperhitungkan mulai 1 Januari sampai 31 Desember pada tahun yang sama. Hak cuti tahunan tidak dapat diakumulasikan ke periode berikutnya dan tidak dapat diuangkan. Pengajuan cuti harus disetujui oleh atasan setingkat Manager. Pinjam cuti tahunan dapat diberikan maksimal 2 hari per tahun dengan syarat karyawan sudah melewati masa kerja 3 bulan. Karyawan yang jatuh sakit saat menjalani cuti tahunan tidak diperkenankan mengganti hari cuti tahunannya dengan izin sakit. Pengecualian berlaku untuk karyawan yang dirawat di rumah sakit / menjalani bed rest minimal selama 2 hari, dengan melampirkan Surat Keterangan Opname / Istirahat Total dari Dokter (asli). Ketentuan mengenai cuti tahunan dapat diakses di : - Prosedur Cuti Karyawan (HPI-Agro-PR-003). Ringkasan : 12

20 Perpanjangan Cuti Tahunan Jika karyawan tidak dapat mengambil cuti tahunan karena tuntutan tugas, sisa cuti tahunan dapat diperpanjang maksimum selama 3 bulan di tahun berikutnya dengan persetujuan atasan setingkat manajer atau lebih. Sisa cuti tahunan yang tidak diambil dalam masa perpanjangan tersebut akan dianggap hangus. Ketentuan mengenai perpanjangan cuti tahunan dapat diakses di: - Prosedur Cuti Karyawan (HPI-Agro-PR-003). Cuti Tidak Dibayar (Unpaid Leave) Cuti tidak dibayar hanya berlaku untuk karyawan yang belum mendapatkan hak cuti atau hak cutinya sudah habis dengan justifikasi. Pinjam cuti tahunan dapat diberikan maksimal 6 hari per tahun dengan persetujuan atasan. Selama cuti, karyawan tidak mendapatkan upah / gaji. Ketentuan mengenai cuti tidak dibayar dapat diakses di: - Prosedur Cuti Karyawan (HPI-Agro-HRD-PR-003). Cuti Istimewa Cuti istimewa hanya dapat diambil dengan menyertakan dokumen pendukung maksimal 7 hari setelah karyawan masuk kerja. Sesuai dengan UU tentang Ketenagakerjaan, berikut ini yang termasuk dalam cuti istimewa : 13

21 - Karyawan menikah : 3 hari - Karyawan menikahkan anak : 2 hari - Karyawan melahirkan : 3 bulan - Karyawan keguguran : sesuai rekomendasi dokter, (maksimal 1,5 bulan) - Istri karyawan melahirkan / keguguran : 2 hari - Karyawan terkena bencana alam : 1 hari - Anggota keluarga langsung sakit keras : 1 hari - Anggota keluarga langsung meninggal : 2 hari - Anggota keluarga satu rumah meninggal : 1 hari - Ibadah haji yang pertama : 1 bulan - Baptisan / khitanan anak : 2 hari Karyawan yang mengambil cuti istimewa tetap mendapatkan gaji selama masa cuti jika memenuhi ketentuan perusahaan dan menyertakan dokumen pendukung dalam pengajuan cuti. Cuti istimewa tidak memotong hak cuti tahunan. Ketentuan mengenai cuti istimewa dapat diakses di: - Prosedur Cuti Karyawan (HPI-Agro-PR-003). Ringkasan : 14

22 Pengganti Kerja di Hari Libur (Change Day Off) Karyawan berhak atas Hari Libur Pengganti jika bekerja pada hari libur atas perintah atasan selama 4 jam berturut-turut atau lebih. Hari Libur Pengganti harus diambil dalam tenggat waktu 30 hari sejak tanggal bertugas dengan membuat pengajuan tertulis yang disetujui atasan. Pengajuan Hari Libur Pengganti harus disertai bukti tertulis yang berupa surat tugas, Bukti Kunjungan Kerja, atau jadwal piket bulanan (untuk karyawan kebun). Jika karyawan tidak dapat mengambil Hari Libur Pengganti karena tuntutan tugas, tenggat waktu pengambilan diperpanjang sebanyak 30 hari. Hari Libur Pengganti akan hangus jika tidak diambil dalam masa perpanjangan. Ketentuan mengenai Pengganti Kerja Hari Libur dapat diakses di : - Prosedur Change Day Off (HPI-Agro-HRD-PR-006). Ringkasan : 15

23 Surat Keterangan Kerja Karyawan yang membutuhkan surat keterangan kerja dapat mengajukan permohonan tertulis / kepada Officer Payroll & Benefit dengan menjelaskan keperluan dari surat tersebut. Karyawan tidak diperbolehkan menerbitkan dan menandatangani surat keterangan kerja sendiri dengan menggunakan kop surat perusahaan. Ringkasan : Media Komunikasi Perusahaan HPI-Agro memiliki media komunikasi internal perusahaan yang bernama TUNAS sebagai sarana pertukaran berita dan informasi antar karyawan. Karyawan dapat mengirimkan kontribusinya berupa artikel / tulisan ke : HPI-Agro juga memiliki Internal Web sebagai media pendistribusian berbagai dokumen internal seperti catatan, berita, hasil rapat, kebijakan perusahaan, SOP, dan informasi penting lainnya. Internal web dapat diakses di Libur Nasional dan Cuti Bersama Jadwal libur nasional dan cuti bersama yang dilaksanakan di perusahaan mengacu pada 16

24 pengumuman resmi pemerintah dan kebijakan manajemen. Jika tidak ada pengumuman resmi dari manajemen, maka hari tersebut dihitung sebagai hari kerja. Meninggalkan HPI-Agro Selain pemutusan hubungan kerja karena berakhirnya masa kontrak, atau hal lain yang tertulis dalam perjanjian kerja, karyawan wajib memberikan pemberitahuan tertulis dalam jangka waktu sebagai berikut : - Manajer keatas: 2 bulan sebelumnya. - Officer dan Staff: 1 bulan sebelumnya. - Karyawan dalam masa percobaan atau kontrak: 12 hari sebelumnya. Berikut ini yang harus dilakukan oleh karyawan sebelum meninggalkan HPI-Agro : - Menyelesaikan utang piutang perusahaan. - Menyerahkan dan mengembalikan semua atribut dan fasilitas milik perusahaan berdasarkan Daftar Periksa Karyawan Keluar ke Personnel Administration. - Mengambil hak cuti tahunan yang tersisa selama periode pemberitahuan. 17

25 PENGGAJIAN DAN BENEFIT Penggajian Gaji bulanan akan dibayarkan ke rekening bank yang ditunjuk karyawan. Bagi karyawan yang belum memiliki rekening bank pribadi diwajibkan untuk membuka rekening bank dan menginformasikan nomor rekening ke Personnel Administration. Setiap karyawan akan menerima slip gaji sebagai bukti pembayaran gaji pada bulan yang bersangkutan. Untuk hal-hal terkait penggajian, karyawan dapat menghubungi Officer Payroll & Benefits. Jaminan Sosial Tenaga Kerja (Jamsostek) Perusahaan mengikutsertakan karyawan dalam program Jamsostek sesuai dengan ketentuan Pemerintah. Untuk hal-hal terkait Jamsostek, karyawan dapat menghubungi Officer Payroll & Benefits. Penggantian Biaya Pemeliharaan Kesehatan Penggantian biaya pemeliharaan kesehatan bagi karyawan pria diberikan kepada karyawan dan keluarganya. Sedangkan untuk karyawan wanita hanya berlaku untuk karyawan yang bersangkutan saja. Penggantian Biaya Pemeliharaan Kesehatan dapat diajukan dengan melampirkan : kuitansi pengobatan 18

26 (asli), copy resep, surat rujukan, dan dokumen penunjang medis lainnya. Batas waktu pengajuan Penggantian Biaya Pemeliharaan Kesehatan paling lambat 1 bulan sejak tanggal pembuatan kuitansi. Lebih dari 1 bulan, kuitansi tersebut dianggap tidak berlaku. Plafon Penggantian Biaya Pemeliharaan Kesehatan tidak dapat diakumulasikan di periode berikutnya. Sisa plafon tidak berlaku di periode berikutnya serta tidak dapat diuangkan. Biaya Pemeliharaan Kesehatan yang melebihi sisa saldo plafon atau tidak sesuai ketentuan akan dibebankan ke karyawan yang bersangkutan. Ketentuan mengenai Penggantian Biaya Pemeliharaan Kesehatan dapat diakses di : - Prosedur Penggantian Biaya Pemeliharaan Kesehatan Staff (HPI-Agro-HRD-PR-002). Ringkasan : 19

27 Layanan Kesehatan di Rumah Sakit Rujukan Perusahaan Karyawan dapat memperoleh layanan kesehatan tanpa perlu membayar tagihan biaya (sampai batas tertentu) di tempat dengan menunjukan Kartu Kesehatan di RS rujukan/rekanan yang ditunjuk dan bekerja sama dengan perusahaan. Seluruh tagihan biaya pemeriksaan kesehatan akan dikirimkan langsung oleh pihak Rumah Sakit kepada Dept. HR&GS. Apabila biaya tagihan Rumah Sakit melebihi batas maksimum penggantian biaya dan atau terdapat biaya pengobatan yang tidak termasuk biaya pemeliharaan kesehatan yang ditanggung, maka kedua hal tersebut akan ditagihkan kepada Karyawan bersangkutan. Daftar rumah sakit rujukan perusahaan beserta ketentuan mengenai layanan kesehatan di rumah sakit tersebut dapat ditanyakan ke Personnel Admin dan dapat diakses di : - Internal memo tentang Kerjasama dengan RS Royal Taruma (HPI-Agro-IM-HRD-007-IV-2012). Ringkasan : 20

28 Tunjangan dan Fasilitas Perumahan Benefit ini hanya berlaku untuk karyawan Kantor Regional dan Estate dengan lokasi penerimaan dan lokasi penempatan yang berbeda propinsi. Benefit ini tidak berlaku untuk karyawan Kantor Pusat. Rumah dinas atau mess diperuntukkan untuk karyawan lajang, sedangkan Fasilitas Perumahan disediakan untuk karyawan yang sudah menikah yang membawa keluarga ke lokasi penempatan. Tunjangan Perumahan diberikan oleh perusahaan kepada karyawan berupa uang tunai untuk menyewa tempat tinggal bagi karyawan dan keluarganya di lokasi penempatan, dan tidak berlaku untuk rumah cicilan. Fasilitas perumahan diberikan secara langsung sejak karyawan mulai bertugas di lokasi penempatan. Tunjangan dan Fasilitas Perumahan diberikan dengan pengajuan terlebih dahulu kepada Departemen HR&GS maksimal 30 hari sebelum tanggal kepindahan. Karyawan yang mendapatkan tunjangan perumahan, diperkenankan mengajukan tunjangan perumahan sebesar 12 bulan dimuka untuk tahun pertama sewa rumah dengan pengikat Surat Pernyataan. Karyawan yang memperoleh benefit ini tidak diperkenankan menyewakan rumahnya kepada orang lain yang tidak berhak. Untuk lokasi penempatan yang belum tersedia Fasilitas Perumahan, akan disesuaikan dan diatur kemudian. 21

29 Ketentuan mengenai Tunjangan dan Fasilitas Perumahan dapat diakses di : - Prosedur Tunjangan dan Fasilitas Pe rumahan (HPI- Agro-HRD-PR-008). Ringkasan pengajuan Rumah Dinas : Ringkasan pengajuan Tunjangan Perumahan : Bantuan Biaya Kepindahan Bantuan Biaya Kepindahan hanya diberikan kepada karyawan baru dengan lokasi penerimaan dan lokasi penempatan yang berbeda propinsi serta karyawan yang mengalami relokasi penempatan. 22

30 Bantuan Biaya Kepindahan untuk karyawan berlaku untuk karyawan berstatus tetap, kontrak, dan masa percobaan, tidak berlaku untuk karyawan non staff dan Trainee. Sedangkan Bantuan Biaya Kepindahan untuk keluarga karyawan berlaku untuk karyawan berstatus tetap saja. Bantuan Biaya Kepindahan meliputi penggantian biaya transportasi dan pengiriman barang atau kendaraan milik pribadi. Bantuan Biaya Kepindahan untuk karyawan saja diberikan secara langsung / otomatis ketika karyawan mulai ditugaskan di lokasi penempatan. Bantuan Biaya Kepindahan untuk keluarga karyawan diberikan dengan pengajuan terlebih dahulu kepada Departemen HR&GS. Ketentuan mengenai Bantuan Biaya Kepindahan dapat diakses di : - Prosedur Bantuan Biaya Kepindahan (HPI-Agro-HRD- PR-009). Ringkasan pengajuan Bantuan Biaya Kepindahan untuk keluarga karyawan : 23

31 Tunjangan Kepulangan Tunjangan Kepulangan hanya diberikan kepada karyawan staf berstatus tetap dengan lokasi penerimaan dan lokasi penempatan yang berbeda. Tunjangan Kepulangan tidak berlaku untuk karyawan dengan lokasi penempatan Kantor Pusat. Tunjangan Kepulangan hanya berlaku untuk karyawan dan keluarga karyawan sesuai ketentuan. Pengajuan Tunjangan Kepulangan diterima HR&GS maksimal 14 hari sebelum tanggal kepulangan. Periode Tunjangan Kepulangan berlaku 1 tahun dari 1 Januari sampai 31 Desember tahun yang bersangkutan. Jatah Tunjangan Kepulangan yang tidak diambil pada periode tersebut dianggap hangus dan tidak dapat diuangkan. Jika karyawan tidak dapat mengambil Tunjangan Kepulangan karena tuntutan tugas, sisa Tunjangan Kepulangan dapat diperpanjang maksimum selama 3 bulan di tahun berikutnya dengan persetujuan atasan. Ketentuan mengenai Bantuan Biaya Kepindahan dapat diakses di : - Prosedur Tunjangan Kepulangan (HPI-Agro-HRD- PR- 005). 24

32 Ringkasan : 25

33 LAYANAN KEKARYAWANAN Perjalanan Dinas Perusahaan dapat menugaskan karyawan untuk melakukan perjalanan dinas. Perjalanan dinas maksimal dilakukan selama 1 bulan. Lebih dari itu maka dianggap penugasan tidak tetap dan akan diatur tersendiri oleh HR&GS. Karyawan wajib mengisi Surat Tugas Perjalanan Dinas sebelum melakukan perjalanan dinas, dan disetujui oleh atasan. Surat Tugas Perjalanan Dinas dapat diperoleh di bagian General Services. Perusahaan menyediakan transportasi dan akomodasi bagi karyawan untuk keperluan dinas dengan terlebih dahulu berkoordinasi dengan bagian General Services. Karyawan tidak diperkenankan untuk melakukan pemesanan transportasi dan akomodasi sendiri tanpa persetujuan atasan dan tanpa koordinasi dengan bagian General Services. Karyawan wajib tinggal di mess perusahaan apabila tersedia. Bila karena suatu hal mess tidak dapat digunakan, maka karyawan diperkenankan untuk menginap di hotel atas pengaturan dari General Services. Setiap karyawan level Staff dan Officer yang melakukan perjalanan dinas dalam lingkungan perusahaan wajib 26

34 mengisi Bukti Kunjungan Kerja (BKK) untuk disetujui Personnel Administration setempat. Untuk karyawan yang ditugaskan dinas diluar negeri maka diharapkan untuk dapat berkoordinasi dengan bagian General Services paling tidak 14 hari sebelumnya. Segala laporan pertanggungjawaban dilakukan maksimal 14 hari dari tanggal kepulangan. Ketentuan mengenai perjalanan dinas dapat diakses di : - Prosedur Pe rjalanan Dinas Dalam Negeri Staff (HPI- Agro-HRD-PR-001). - Prosedur Perja lanan Dinas Luar Negeri Staff (HPI- Agro-HRD-PR-013). Ringkasan prosedur perjalanan dinas : 27

35 Biaya Perjalanan Dinas Biaya perjalanan dinas yang dapat diklaim terdapat di ketentuan perusahaan. Biaya lain untuk keperluan bisnis dapat diklaim atas persetujuan atasan. Klaim perjalanan dinas dilakukan maksimal 14 hari kerja setelah tanggal kepulangan ke kota asal dengan mengisi Laporan Perjalanan Dinas. Surat Tugas Perjalanan Dinas, serta seluruh tiket, bon, kuitansi, dan bukti pendukung lainnya harus disertakan ketika melakukan proses klaim. Ketentuan mengenai klaim perjalanan dinas dapat diakses di : - Prosedur Pe rjalanan Dinas Dalam Negeri Staff (HPI- Agro-HRD-PR-001). - Prosedur Perja lanan Dinas Luar Negeri Staff (HPI- Agro-HRD-PR-013). Ringkasan prosedur klaim perjalanan dinas : 28

36 Alat Tulis Kantor (ATK) Perusahaan menyediakan ATK untuk mendukung pekerjaan karyawan, dan distandarkan sesuai dengan kebutuhan pekerjaan. Karyawan wajib menjaga ATK supaya tidak mudah rusak dan tidak hilang. Permintaan ATK dilakukan dengan mengisi Formulir Permintaan Alat Tulis kantor yang tersedia di bagian General Services. Ringkasan : Kendaraan Pool Perusahaan Mobil dan motor pool hanya dapat digunakan untuk keperluan pekerjaan. Karyawan yang hendak mengajukan peminjaman kendaraan pool dapat menghubungi bagian General Services minimal 1 hari sebelum keberangkatan. Karyawan tidak diperkenankan untuk mengendarai sendiri mobil pool, kecuali pada kondisi tertentu dan dengan persetujuan General Services. 29

37 Bagi karyawan yang menggunakan motor pool, diperkenankan untuk mengendarai sendiri, dengan syarat memiliki kelengkapan administrasi berkendara (SIM C, dsb). Peminjam bertanggung jawab terhadap penggunaan kendaraan pinjaman sesuai dengan tujuan perusahaan meminjamkan kendaraan, sehingga tidak terjadi kerusakan maupun kecelakaan. Ruang Rapat Perusahaan menyediakan ruang rapat bagi karyawan untuk mengadakan pertemuan internal dan eksternal. Karyawan yang hendak menggunakan ruang rapat dapat menghubungi resepsionis setempat untuk reservasi, dengan terlebih dahulu mengisi Formulir Penggunaan Ruangan yang disediakan. Layanan Pengiriman Barang / Dokumen Perusahaan menyediakan layanan pengiriman surat dan barang lewat pos untuk keperluan bisnis. Karyawan yang hendak mengirimkan surat atau barang dapat menghubungi bagian General Services. Alat Komunikasi Perusahaan menyediakan fasilitas komunikasi berupa telepon, V-sat, dan radio komunikasi (handy-talky) untuk mempermudah pelaksanaan tugas karyawan. Fasilitas 30

38 tersebut tidak boleh dipergunakan untuk keperluan pribadi. Penyalahgunaan fasilitas ini akan dianggap sebagai pelanggaran disiplin. Teknologi Informasi Perusahaan menyediakan fasilitas teknologi informasi untuk mendukung pekerjaan, dan distandarkan sesuai dengan kebutuhan pekerjaan yang ditentukan oleh HR&GS. dan akses internet hanya boleh digunakan untuk hal yang berhubungan dengan kepentingan pekerjaan. Pengaksesan situs pornografi, lelang, judi ataupun jaringan sosial dari komputer perusahaan akan dikenakan tindakan indisipliner. Karyawan dilarang menginstal segala aplikasi / perangkat lunak ke komputer perusahaan. Segala penambahan aplikasi komputer wajib disetujui oleh atasan dan Departemen ICT. Untuk layanan yang berhubungan dengan komputer, e- mail, dan internet dapat menghubungi Departemen ICT. Printer dan Fotokopi Perusahaan menyediakan fasilitas printer dan fotokopi untuk keperluan pekerjaan Karyawan wajib menggunakan fasilitas printer dan fotokopi secara tepat guna, tidak untuk kepentingan pribadi. 31

39 Karyawan wajib menjaga keamanan dokumen cetak dengan tidak meninggalkan hasil cetakan di printer / fotokopi atau menghancurkan dokumen yang bersifat rahasia. Untuk layanan yang berhubungan dengan printer dan fotokopi dapat menghubungi Departemen Information, Communication and Technology (ICT). 32

40 KESEHATAN DAN KESELAMATAN KERJA Meminimalisir Resiko Karyawan wajib mengenakan perlengkapan kerja dan Alat Pelindung Diri (APD) sesuai standar yang disediakan. Karyawan wajib memahami langkah-langkah yg harus dilakukan dalam keadaan darurat. Karyawan bertanggung jawab untuk meminimalkan resiko bagi diri sendiri dan orang lain di sekitarnya dalam melaksanakan kerja. Setiap karyawan bertanggung jawab untuk mencatat dan melaporkan setiap kejadian yang menyebabkan jatuhnya korban cidera atau meninggal, maupun yang berpotensi untuk melukai atau membunuh, ke atasan dan ke Departmen Sustainability bagian Environment, Health & Safety (EHS) dalam waktu maksimal 2 x 24 jam. Karyawan wajib mengetahui kontak darurat terkait dengan kesehatan dan keselamatan kerja yang disosialisasikan pada papan pengumuman setempat. Selain itu untuk kepentingan operasional, perusahaan juga membentuk satuan ERT (Emergency Response Team) juga P3K yang tersedia dan disesuikan dengan kondisi dan kebutuhan pekerjaan. Untuk hal-hal yang berkaitan dengan kesehatan dan keselamatan kerja silakan berkoordinasi dengan Departmen Sustainability bagian Environment, Health & Safety (EHS). 33

41 Kontak HPI-Agro Kantor Pusat - Jakarta Menara Citicon Lt. 17 Jl. Letjen S. Parman Kav-77 Jakarta Phone : , Fax : Kantor Regional - Pontianak Komplek Villa Ceria Lestari No. 33 Jl. Arteri Supadio KM 12,5 Pontianak Phone : , Fax : Kantor Regional - Tomohon Jl. RA. Mandangi No. 107, Kakasen 1, Tomohon Utara

42 PERNYATAAN PERSETUJUAN KARYAWAN Saya menyatakan bahwa saya telah menerima, telah membaca, dan memahami kondisi kerja, peraturan, serta kebijakan perusahaan yang tercantum dalam buku ini. Sebagai karyawan HPI-Agro saya akan melaksanakan segala kebijakan yang tercantum di buku ini selama saya bekerja di HPI- Agro, termasuk jika isi buku ini mengalami revisi. Saya memahami bahwa segala pertanyaan yang berkaitan dengan peraturan dan kebijakan perusahaan akan saya konsultasikan dan klarifikasikan dengan atasan saya atau pihak HR&GS. Saya tidak akan mendistribusikan isi buku ini ataupun peraturan dan kebijakan perusahaan kepada pihak eksternal dan pihak lain yang tidak berkepentingan, baik selama saya menjadi karyawan maupun sudah tidak menjadi karyawandi HPI-Agro. Saya memahami bahwa isi buku ini hanya berlaku sebagai pedoman kerja, bukan sebagai kontrak ataupun dokumen legal. Tempat / tanggal: Tanda tangan dan nama jelas karyawan Bagian ini ditandatangan Karyawan dan dikembalikan ke Personnel Admin

Berapa gaji di PT Indofood?

Berapa shift kerja di PT Indofood?

Berapa lama kontrak PT Indofood?

Berapa jumlah karyawan di PT Indofood?