Bukti hukum baik bagi pegawai maupun instansi perusahaan dalam pemeliharaan dokumen merupakan fungsi

Manajemen Dokumentasi Arsip Tata Naskah Kepegawaian

ARSIP merupakan  rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dgn perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga negara, pemerintahan daerah, lembaga pendidikan perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan, dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara.  

ARSIP KEPEGAWAIAN adalah kumpulan surat – surat keputusan dibidang kepegawaian yang dikeluarkan oleh pejabat berwenang,  disimpan dalam susunan yang teratur dan tertib sehingga dapat ditemukan dan dipergunakan apabila diperlukan.

DOKUMEN KEPEGAWAIAN adalah Surat Keputusan dibidang Kepegawaian yang dikeluarkan oleh Pejabat yang berwenang.

TATA NASKAH KEPEGAWAIAN adalah sistem penyimpanan dan pemeliharaan surat – surat keputusan dibidang kepegawaian, dikeluarkan pejabat berwenang yang disusun secara teratur, tertib dan terus menerus dalam media yang ditetapkan.

JADWAL RETENSI ARSIP adalah Daftar sebagaimana dimaksud Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor : 34 Tahun 1979, Pasal 4 ayat 3, yaitu daftar berisi sekurang-kurangnya jenis arsip beserta jangka waktu penyimpanannya sesuai dengan nilai kegunaannya dan dipakai sebagai pedoman penyusutan arsip.

JADWAL RETENSI ARSIP KEPEGAWAIAN PNS DAN PEJABAT NEGARA, merupakan satu kesatuan yang tidak terpisahkan. Digunakan sebagai pedoman penyusutan arsip yang berkaitan dengan Arsip Kepegawaian PNS dan Pejabat Negara di lingkungan Lembaga-lembaga Negara dan Badan-badan Pemerintah Pusat dan Daerah.

Dengan adanya pengelolaan dokumen dan arsip kepegawaian yang baik, maka bermanfaat untuk:

ü  Memberikan kemudahan dalam pencarian dokumen

ü  Efisiensi, efektivitas tempat, waktu, tenaga dan biaya

ü  Tersusunnya dokumen PNS sesuai PERKA BKN No 18 Tahun 2011

Pengelolaan tata naskah dokumen kepegawaian ini dilaksanakan dalam rangka meningkatkan pentingnya dokumen / berkas tata naskah / arsip Kepegawaian PNS sebagai salah satu sumber informasi manajemen kepegawaian yang dapat membentuk citra positif arsip / tata naskah kepegawaian.

Nah untuk itu perlu pedoman pengelolaan tata naskah kepegawaian secara efisien dan efektif.  Untuk mendukung penyusunan dan pemeliharaan Tata Naskah Kepegawaian PNS diperlukan adanya :

ü  Prosedur kegiatan / SOP (Standar Operasional Prosedur).

ü  Dokumen kepegawaian PNS yang lengkap & akurat.

ü  Pengelola Tata Naskah / SDM yg mengelola naskah / arsip kepegawaian

ü  Sarana & Prasarana yang digunakan dalam mengelola arsip kepegawaian.

Dengan adanya pedoman pengelolaan tata naskah kepegawaian yang baik tersebut bertujuan agar:

ü  Dapat menjadi Pedoman bagi Instansi pusat dan daerah guna mewujudkan sistem informasi kepegawaian yang  terintegrasi secara nasional.

ü  Dapat digunakan sebagai Pelayanan informasi kepegawaian yang efisien dan efektif.

Fungsi ketersediaan dokumen tata naskah kepegawaian antara lain sebagai:

ü  Bukti fisik yang disusun secara kronologis sejak seorang PNS menjadi pegawai sampai dengan purna tugas

ü  Instrumen yuridis jika terjadi sengketa pegawai

ü  Bukti akuntabilitas kinerja instansi pemerintah

Pengelolaan tata naskah dokumen terbagi menjadi 2 jenis yaitu secara fisik dan tata naskah dokumen digital.

a.         Data Fisik

Penyimpanan dokumen berupa fisik maksudnya adalah penyimpanan dokumen atau file berupa kertas, surat, gambar, patung dan lain-lain. Penyimpanan dokumen fisik ini biasanya disebut arsip, yaitu menyimpan secara langsung dokumen ditempat yang telah ditentukan dan diberi label tertentu.

b.        Data Digital

Penyimpanan dokumen berupa data digital merupakan penyimpanan dokumen atau file berupa data computer atau hasil scanning dari file data fisik. Menurut Sri Widodo selaku Kepala Seksi Pelayanan Direktorat pada Direktorat Pengelolaan Data Arsip Kepegawaian (PDAK) I, dalam buletin Badan kepegawaian Negara Edisi XIV November 2010, menjelaskan bahwa dengan Elektronik Record Management (ERM), Badan Kepegawaian Negara (BKN) melakukan konversi dan migrasi takah (tata naskah) arsip kepegawaian dari file berbasis kertas menuju file berbasis elektronik. Konversi dan migrasi ini dilakukan dengan pemindaian (scaning), identifikasi (indexsing) serta pengelolaan (managing) terhadap file image dari hasil scaning terhadap file kepegawaian. Sri Widodo juga menambahkan ERM terhadap takah kepegawaian akan memberikan manfaat terutama bagi pelayanan masyarakat. ERM yang uptodate akan berguna dan efektif dalam memberikan informasi yang akuntable, autentik, transparansi informasi dan pertukaran informasi baik internal maupun eksternal bahkan lintas organisasi pemerintah (Widodo,2010). Dari berbagai permasalahan dalam proses penyimpanan dan pencarian kembali data konvensional, maka perlu dicarikan penyelesaian permasalahan tersebut.

1.       Jenis dokumen yang disimpan

a)      Kartu Pendaftaran Ulang Pegawai Negeri Sipil (KARDAF) Tahun 1974.

b)      Dokumen Kepegawaian Perorangan (DKP).

c)       Nota Persetujuan / Penetapan NIP Kepala BKN

d)      SK Pengangkatan CPNS sebagai Realisasi dari Nota Persetujuan Ka. BKN yg     diterbitkan oleh instansi.

e)      Surat Keputusan Pengangkatan CPNS menjadi PNS.

f)        dll

2.       Prosedur pencatatan dokumen

Kegiatan pencatatan dokumen kepegawaian PNS yang disimpan dalam bentuk dokumen fisik  meliputi verifikasi dan validasi.

3.       Prosedur penyimpanan dokumen

a)      Memberikan Label  pada lemari dan sampul sesuai urutan NIP

b)      Menyusun tata Naskah ke dalam lemari sesuai urutan NIP

c)       Menyimpan tata Naskah ke dalam lemari sesuai urutan NIP

d)      Membuat laporan

4.       Prosedur pemeliharaan dokumen

a)      Melakukan inventarisasi & rasionalisasi isi takah sesuai dengan jadwal  retensi takah dan membuat laporan

b)      Jika terjadi mutasi di  lingk, BKD Kab/Kota/Prov  tata naskah pegawai ybs  

c)       dipindahkan sesuai unit kerja yg baru.

d)      Mengendalikan jumlah  dan isi takah secara berkala serta mengendalikan katalog peminjaman & pengembalian tata naskah

e)      Memperpanjang usia dokumen: mengatur suhu ruangan, memberikan penerangan cukup, dan membersihkan lemari.

5.       Prosedur pelayanan informasi dokumen

a)      Unit kerja yang akan meminjam dokumen mengisi blanko peminjaman tata naskah.

b)      Blanko peminjaman harus disetujui oleh pejabat eselon II.

c)       Jangka waktu peminjaman paling lama 5 (lima) hari kerja.

JENIS ARSIP KEPEGAWAIAN:

1)           Formasi Pegawai

2)           Penerimaan Pegawai.

3)           Pengangkatan Pegawai.

4)           Pembinaan Karir Pegawai

5)           Penyelesaian Pengelolaan Keberatan Pegawai.

6)           Mutasi Pegawai.

7)           Administrasi Pegawai.

8)           Kesejahteraan Pegawai.

9)           Proses Pemberhentian Pegawai/Pensiun.

10)        Keputusan Pemberhentian Pegawai/Pensiun.

11)        Perselisihan/Sengketa Kepegawaian.

12)        Pemberian Tanda Jasa/Penghargaan.

13)        Data Kepegawaian.

14)        Dokumentasi Kepegawaian.

15)        Berkas Perorangan Pegawai Negeri Sipil.

MENYUSUN TATA NASKAH KEPEGAWAIAN YANG BAIK:

Setiap pengelola arsip kepegawaian, diharapkan perlu :

1)         Menjaga kerapihan penyimpanan;

2)         Menjaga kebersihan tempat penyimpanan;

3)         Menjadi Petugas yang terampil dan terdidik;

4)         Menciptakan sistem arsip yang mudah dalam penyimpanan dan mudah menemukan kembali;

5)         Menjaga keamanan arsip, melaksanakan fumigasi, dan lainnya sebagaimana ketentuan pengamanan dokumen arsip umum/lainnya.

6)         Pengelolaan takah PNS, hendaknya, dilaksanakan secara konvensional maupun elektronik

KELENGKAPAN DOKUMEN TATA NASKAH KEPEGAWAIAN PERSEORANGAN

1)             Lamaran

2)             Nota Persetujuan Kepala BKN (Persetujuan NIP)

3)             Pengangkatan CPNS

4)             Hasil Pengujian Kesehatan;

5)             Pengangkatan PNS

6)             Daftar Riwayat Hidup;

7)             Kartu Pegawai (KARPEG);

8)             Kartu istri/Suami (KARIS/KARSU);

9)             Kartu Peserta Taspen;

10)          Kartu Pegawai Elektronik (KPE);

11)          Tanda Peserta Asuransi

12)          DP 3 dari pertama sampai terakhir;

13)          KGB dari pertama sampai dengan terakhir;

14)          SK Pengangkatan/Pemberhentian ke/dari Jabatan (Struktural/Fungsional)

15)          SK KP mulai dari pertama sampai terakhir;

16)          SK Hukuman Disiplin dan Berita Acara Pemeriksaan;

17)          Surat Keterangan Hasil Penelitian Khusus;

18)          Surat Keputusan Peninjauan Masa Kerja;

19)          Perbantuan pada Instansi lain, terdiri : SK Perbantuan Kepala Daerah Otonom/Instansi Lain dan SK Penarikan kembali dari perbantuan.

20)          Surat Keputusan dipekerjakan pada Instansi;

21)          Surat Keputusan Perpindahan Wilayah Kerja;

22)          Surat Keputusan Perpindahan Antar Instansi;

23)          SK tanda Kehormatan/jasa/Penghargaan;

24)          Surat Keputusan Cuti Di Luar Tanggungan Negara (CLTN) dan SK Persetujuan/Penugasan Kembali Cuti diluar Tanggungan Negara;

25)          Salinan Ijazah Pendidikan Umum /Kedinasan/ Kursus dalam dan Luar Negeri

26)          Surat Tugas/ijin Belajar Dalam/Luar Negeri;

27)          Data / Mutasi keluarga PNS;

28)          Pemberhentian dari & Pengangkatan kembali dalam jabatan organik

29)          Laporan dan Surat Peningkatan Pendidikan/kursus;

30)          Inpassing bagi gaji maupun jabatan;

31)          Penetapan Angka Kredit/fungsional;

32)          Pas foto berwarna ukuran 4 x 6 cm 2 (dua) lembar;

33)          Nomor Pokok Wajib Pajak PNS;

34)          Surat Ijin Bepergian ke Luar Negeri

35)          SK Pernyataan Hilang dan SK Kembalinya PNS yang Dinyatakan Hilang;

36)          SK Meninggal Dunia/Hilang;

37)          SK Pemberhentian Sementara/uang tunggu;

38)          Surat Keputusan Pemberhentian Pensiun atau SK Pemberhentian sebagai PNS;

BUKU PENJAGAAN ADMINISTRASI KEPEGAWAIAN PADA TIAP SKPD/UNIT KERJA

1)           Daftar Kepemilikan Kartu TASPEN

2)           Daftar Nama Pejabat Struktural

3)           Daftar Nama Pejabat Fungsional

4)           Daftar Cuti Pegawai Negeri Sipil

5)           Buku Penjagaan Kenaikan Pangkat (KP)

6)           Buku Penjagaan KGB PNS

7)           Daftar Kepemilikan KARIS / KARSU

8)           Daftar Kepemilikan KARPEG

9)           Daftar Kepemilikan Kartu Asuransi Kesehatan (ASKES)

10)        Daftar Urut Kepangkatan (DUK) PNS Daerah

11)        Buku Catatan Pensiun dan Realisasinya

12)        Buku Catatan Pelanggaran Disiplin

13)        Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Diklat

14)        Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas Belajar

15)        Buku Daftar Pegawai yang Mengikuti Tugas Lainnya

16)        Buku Induk Pegawai Negeri Sipil (PNS)