Sesuai dengan namanya Kas Kecil atau yang dalam bahasa inggrisnya disebut Petty Cash, merupakan akun atau account yang khusus dipergunakan khusus untuk mendanai transaksi-transaksi kecil dan rutin.
Karakteristik Dasar dari Kas Kecil
| 1. | Jumlahnya dibatasi tidak lebih atau tidak kurang dari suatu jumlah tertentu yang telah ditentukan oleh manajemen perusahaan. Tentunya masing-masing perusahaan menetapkan jumlah yang berbeda sesuai dengan sekala operasional perusahaan (biasanya antara Rp 500,000,- sampai dengan Rp 5,000,000,-); |
| 2. | Dipergunakan untuk mendanai transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari; |
| 3. | Disimpan di tempat khusus, entah itu dengan kotak kecil, yang biasa disebut dengan petty cash box atau di dalam sebuah amplop; |
| 4. | Ditangani atau dipegang oleh petugas keuangan di tingkatan pemula (Junior Cashier). |
Prosedur Kas Kecil
Terlepas dari material atau tidaknya nilai dari kas kecil, kas kecil memiliki peranan yang penting di dalam operasional perusahaan. Transaksi-transaksi kecil terjadi setiap hari mulai sejak awal jam operasional perusahan di pagi hari sampai akhir jam operasional di sore atau malam hari. Untuk itu, perusahaan hendaklah melakukan pengelolaan kas kecil secara baik. Prosedur kas kecil mutlak diperlukan. Tidak ada alasan bagi perusahaan untuk tidak melakukan pengelolaan. Pengelolaan yang tidak memadai atau cenderung buruk akan kas kecil, dapat mengganggu kelancaran operasional perusahaan. Dapat dibayangkan jika suatu ketika perusahaan kehabisan kas kecil, akan ada banyak pembelian kecil yang tidak dapat dilakukan dengan cepat.
Berikut adalah petunjuk atau tips bagaimana melakukan pengelolaan kas kecil
| 1. | Penetapan Batas saldo maksimal dan minimal kas kecil | |
| Di awal pembentukan akun kas kecil, manajemen hendaknya menetapkan nominal yang pasti mengenai saldo minimal dan saldo maksimal atas kas kecil. Seperti telah disampaikan di atas, nominal yang akan ditentukan disesuaikan dengan skala operasional perusahaan. Sekiranya manajemen menganggap perlu untuk mengubah batasan saldo minimal atau saldo maksimal kas kecil, tentu boleh dilakukan, akan tetapi kebijakan baru itu hendaklah diumumkan secara resmi dan disosialisasikan kepada semua pihak di perusahaan, untuk diketahui dan dijadikan dasar pertimbangan bagi setiap departemen di perusahaan di dalam melakukan permintaan akan dana atau pembelian barang. | ||
| 2. | Petugas Pelaksana Kas Kecil (Kasir Kas Kecil) | |
| Minimal ada dua petugas pelaksana kas kecil. Mengingat fungsi dari kas kecil yang diperuntukkan untuk mendanai transaksi transaksi kecil yang sifatnya rutin setiap hari, satu orang petugas saja tidaklah cukup. Ketika salah satu kasir kas kecil meninggalkan kantor, entah karena pergantian shift atau karena cuti, hendaknya masih ada petugas kas kecil lain yang dapat menggantikannya. Seorang kasir kas kecil sebaiknya memenuhi kriteria-kriteria sebagai berikut: | ||
| a. | Menguasai dasar-dasar akuntansi; | |
| b. | Mampu menangani pembelian-pembelian dalam jumlah kecil; | |
| c. | Dapat bersikap konsisten, jujur dan mampu melakukan pekerjaan-pekerjaan yang memerlukan penggunaan spreadsheet sederhana (Misalnya : Microsoft Excel). | |
| 3. | Pelatihan (Training) | |
| Manajemen hendaknya menyediakan pelatihan (training) yang memadai mengenai penanganan kas kecil. Memberikan petunjuk atau tips bagaimana melaksanakan kas kecil, mulai dari tata cara pengisian kembali kas kecil sampai dengan cara-cara rekonsiliasi kas kecil, dan prosedur pembelian. |
Pengisian Kembali Kas Kecil
Begitu nilai batasan maksimal dan minimal kas kecil telah ditentukan, maka Financial Controller hendaknya memberikan perintah pengisian kepada Kasir Umum (General Cashier) dengan menarik kas dari bank. Uang diserahkan kepada Kasir kas kecil. Setelah jumlah fisik dana kas kecil selesai dihitung, hendaknya dilakukan serah terima resmi, dimana Kasir Kas Kecil menandatangani tanda terima atas dana Kas Kecil yang diserahkan sekaligus sebagai tanda serah terima tanggung jawab atas dana kas kecil tersebut. Kasir Kas Kecil wajib mentaati ketentuan batas saldo maksimal dan minimal atas kas kecil. Jika suatu ketika saldo kas kecil mengalami perubahan yang signifikan, maka kasir kas kecil mengajukan permohonan pengisian kembali (dalam hal saldo diperkirakan akan melewati batas bawah) kepada Financial Controller, atau melaporkan dan menyerahkan kelebihan dana (dalam hal saldo diperkirakan akan melewati batas atas yang telah ditentukan).
Penggunaan Kas Kecil
Bagian yang membutuhkan, seharusnya mengajukan permohonan kas kecil sebelum melakukan pembelian, dan Kasir Kas kecil hanya boleh mengeluarkan (melakukan pembayaran) Kas Kecil, hanya untuk permohonan pembayaran atau pembelian yang telah mendapat persetujuan dari Financial Controller atau Manajer Keuangan. Untuk setiap pengeluaran, Kasir kas kecil harus membuat bukti pengeluaran Kas Kecil yang ditanda tangani oleh penerima dana (pembayaran). Dicatat di dalam buku kas kecil, kemudian Bukti pengeluaran diarsipkan dengan baik.
TIPS : Selalu lakukan penghitungan cepat terhadap fisik kas kecil, setiap selesai melakukan pengeluaran kas kecil. Hal ini dapat mengurangi beban pekerjaan pada saat melakukan rekonsiliasi di penutupan kas kecil setiap harinya.
Penghitungan Fisik dan Rekonsiliasi Kas Kecil
Pencatatan dan pelaporan kas kecil hendaklah bersifat akurat dan dapat dipertanggungjawabkan. Untuk itu setiap pembukaan di awal jam kerja dan penutupan di akhir jam kerja operasional perusahaan, hendaknya selalu dilakukan penghitungan fisik. Untuk kemudian dicocokkan dengan catatan kas kecil atau lebih dikenal dengan rekonsiliasi kas kecil. Jika ditemukan perbedaan antara fisik kas kecil dengan catatan yang ada, maka perbedaan tersebut hendaknya dilaporkan kepada Financial Controller. Jika sudah diapprove, maka mintalah bookkeeper melakukan adjustment (penyesuaian) atas perbedaan tersebut.
Di dalam perusahaan baik perusahaan skala kecil maupun besar, manajemen finansial adalah unsur penting bahkan krusial. Karena dengan adanya manajemen yang teratur, prospek bisnis akan terlihat dengan jelas. Artinya, dengan adanya manajemen keuangan yang baik, perkembangan perusahaan juga bisa dideteksi dengan benar. Termasuk dengan penggunaan kas kecil atau petty cash.
Untuk membangun manajemen finansial yang baik, tentunya dibutuhkan sistem yang tepat. Termasuk sistem yang memang sesuai dengan regulasi atau budaya di dalam perusahaan yang menggunakannya.
Terkait dengan sistem ini, banyak sekali unsur sistemik yang harus digunakan dalam mengelola manajemen finansial. Salah satunya adalah dengan pengaturan kas yang benar. Ini merupakan istilah sistem di dalam manajemen finansial yang sangat krusial.
Pengertian Kas Kecil
Ketika akan melakukan transaksi bisnis, pebisnis tidak selalu mengeluarkan biaya besar. Bahkan sekalipun nominal uang yang dibayarkan tidak seberapa tetapi jumlah produk yang dibeli kadang sangat banyak.
Sekalipun demikian, transaksi ini harus dicatat dengan benar. Bahkan pembukuan yang dipersiapkan juga harus detail supaya akuntan bisa melakukan analisis tanpa kesalahan.
Pembukuan yang berisi catatan transaksi kecil inilah yang disebut kas kecil. Biasanya, nantinya data-data akan menjadi rujukan ketika akan melakukan pembayaran biaya operasi perusahaan.
Esensi dari petty cash atau kas kecil sendiri adalah dana yang dikeluarkan perusahaan dengan jumlah yang relatif kecil. Sesuai dengan namanya, tentunya dana ini akan dikeluarkan untuk pengeluaran-pengeluaran yang nominalnya juga kecil. Salah satu contoh dana yang termasuk kas kecil adalah dana konsumsi rapat.
Biasanya petty cash dikelola oleh petugas keuangan perusahaan yang masih Fresh graduated atau pemula. Tujuannya sederhana, supaya mereka bisa belajar membuat neraca yang baik dari sistem kalkulasi yang paling sederhana.
Baca juga : Pengertian Laba Kotor, Cara Hitung, dan Perbedaannya Dengan Laba Bersih
Tujuan Dibuatnya Kas Kecil
petty cash dimasukkan ke dalam manajemen keuangan perusahaan didasarkan pada tujuan-tujuan tertentu. Ini dia tujuan-tujuan yang dimaksudkan:
1. Menangani Masalah Perlengkapan di dalam Perusahaan
Tujuan yang pertama adalah untuk menangani masalah pembiayaan perlengkapan atau perbekalan yang terjadi di dalam perusahaan. Karena biasanya biaya yang terkait perbekalan usaha relatif lebih kecil dibandingkan biaya yang lain.
Karena nominal pembiayaan kecil, tentu pembukuan yang digunakan untuk mencatat transaksi juga khusus, pembukuan inilah yang disebut petty cash.
2. Mencegah Terjadinya Alokasi Pembayaran
Dengan adanya pencatatan petty cashl, tentu kesalahan alokasi pembayaran tidak akan terjadi. Tidak mungkin perusahaan membayar mahal pada biaya transaksi yang kecil atau sebaliknya. Karena semuanya terpetakan di dalam pembukuan yang berbeda.
Artinya jika ingin membayar biaya yang kecil, tentu datanya ada di kas kecil. Sedangkan jika ingin membayar biaya kebutuhan perusahaan yang besar, tentu datanya harus dilihat di pembukuan yang berbeda.
Baca juga : Mengetahui Pentingnya dan Cara Membuat Laporan Stok Barang
3. Meringankan Pekerjaan Karyawan
Tujuan yang selanjutnya adalah untuk meringankan karyawan di dalam melayani pelanggan. Selain itu, kas kecil juga membantu meringankan tugas karyawan dalam melaporkan kinerjanya kepada relasi bisnis maupun atasan.
Karena dengan adanya kas kecil, tentu pemetaan dana yang dikeluarkan menjadi jelas. Itu artinya, analisis untuk bahan laporan juga lebih mudah dan tidak rumit.
4. Mempercepat Penentuan Kebijakan Insidental
Terkadang atasan mengeluarkan kebijakan insidental atau kebijakan mendadak untuk perusahaan, dengan adanya kas kecil dan kas besar, tentu analisis pra kebijakan menjadi lebih mudah.
Dasar keputusan juga kuat, sehingga tidak akan terjadi permasalahan di belakang hari. Artinya, kebijakan mendadak yang dikeluarkan memang didasarkan pada data yang ada sekalipun analisisnya dilakukan dengan cepat dan juga mendadak.
Manfaat Kas Kecil
Selain ada tujuan tertentu, petty cash juga harus dibuat karena ada manfaat-manfaat darinya. ini dia manfaat-manfaat yang dimaksud:
1. Mempermudah Akuntan Mencatat Keuangan
Tugas seorang akuntan sangat berat. Salah satunya adalah harus membuat laporan keuangan untuk periode tertentu. Maka dari itu, seorang akuntan harus memiliki kemampuan menganalisis keuangan yang mumpuni serta memiliki ketelitian yang akurat.
Dengan adanya pembukuan petty cash tentu kerja akuntan ketika mencatat keuangan perusahaan menjadi lebih mudah. Karena sistem analisisnya hanya dengan menyatukan data-data keuangan di setiap bidang di dalam perusahaan.
2. Untuk Meningkatkan Pelayanan Pelanggan
Manfaat pembukuan kas kecil yang kedua adalah untuk meningkatkan pelayanan pelanggan. Faedah yang membuat pembukuan ini wajib ada di dalam manajemen finansial usaha.
Rapat di kantor adalah hal lumrah. Bahkan ada agenda khusus untuk kegiatan ini. Termasuk rapat eksternal kantor yang diadakan dalam periode tertentu.
Penyediaan konsumsi untuk agenda ini perlu dilakukan. Tentunya membutuhkan dana untuk memberikan pelayanan konsumsi yang bagus. Misal, dengan adanya kas kecil karyawan yang bertugas tidak perlu bingung dan takut suguhan tidak akan memuaskan, karena semua dana diambilkan dari perusahaan dan nanti akan dicatat di dalam pembukuan.
Baca juga : Mengetahui Secara Lengkap 2 Metode Akuntansi : Kas dan Akrual
3. Untuk Mengeluarkan Dana Darurat Perusahaan
Tidak dimungkiri, kalau di setiap divisi perusahaan terkadang membutuhkan dana yang haru dipersiapkan dengan cepat. Tentunya divisi ini tidak akan mengajukan dana yang kecil pada perusahaan teras yang dananya sendiri dialokasikan untuk transaksi-transaksi yang besar.
Lain soal kalau divisi itu memiliki uang tunai sendiri yang bisa dialokasikan untuk membiayai divisi-nya sendiri. Tak hanya itu, dana yang tercatat di dalam petty cash ini, juga bisa diperbantukan pada divisi lain yang kebetulan membutuhkan dana darurat.
Metode Pencatatan Kas Kecil
Untuk mengelola setiap unsur manajemen finansial perusahaan diperlukan metode-metode khusus. Tanpa terkecuali yang terkait dengan pencatatan petty cash. Pencatatan kas kecil juga membutuhkan metode-metode atau cara-cara pencatatan tertentu. Ini dia metode-metode tersebut:
1. Metode Tetap
Metode pencatatan kas kecil yang pertama adalah metode tetap atau istilah akuntansi-nya disebut Imprest Fund System. Maksud dari metode ini adalah sebuah pembukuan petty cash yang jumlah nominalnya selalu sama.
Hal ini biasanya terjadi akibat jumlah dana yang dikeluarkan dengan dana yang dimasukkan sama. Karena itu, saldo kas di dalam petty cash jumlahnya selalu tetap.
2. Metode Fluktuasi
Metode Fluktuasi adalah metode pencatatan kas kecil yang jumlah nominalnya selalu berubah. Tentunya ini merupakan metode kebalikan dari metode pencatatan petty cash yang pertama yaitu Imprest Fund System atau metode tetap.
Metode fluktuasi terjadi karena adanya ketimpangan antara pengeluaran dengan pemasukan. Yang mana jumlah uang yang dikeluarkan dengan deposit dana tidak sama. Bisa lebih banyak saldo daripada dana yang dikeluarkan atau sebaliknya.
Baca juga : Pengertian Invoice dan Cara juga Tips Membuat Invoice Yang Tepat
Menyiapkan Dana Kas Kecil
Jumlah uang dalam dana kas kecil berbeda untuk setiap perusahaan tergantung pada seberapa sering perusahaan melakukan pembelian kecil. Untuk beberapa, 500 ribu rupiah sudah cukup sementara yang lain mungkin membutuhkan 200 juta di akun mereka. Biasanya, sebuah bisnis akan mencadangkan dana yang cukup untuk memenuhi kebutuhan bulanannya.
Langkah-langkah berikut menguraikan langkah-langkah yang harus diambil saat menyiapkan dana kas kecil:
- Mulailah dengan menentukan berapa banyak uang yang dibutuhkan bisnis setiap hari untuk pengeluaran kecil dan kembalian untuk pelanggan.
- Tambahkan akun kas kecil ke bagan akun.
- Sisihkan sejumlah uang untuk dana tunai dan simpan di laci uang atau brankas.
- Buat catatan tentang pengeluaran selama beberapa waktu untuk membantu Anda menentukan jumlah maksimum yang harus disimpan dalam dana.
- Evaluasi uang tunai yang ada dari waktu ke waktu untuk memastikan bahwa itu cukup untuk menutupi kebutuhan perusahaan. Uang mungkin perlu dikurangi jika selalu ada sejumlah besar dana yang tidak terpakai di dalam rekening.
- Isi kembali dana tunai setelah habis.
Cara Menggunakan Petty Cash
Petty cash atau kas kecil hanya boleh digunakan untuk pengeluaran bisnis kecil. Oleh karena itu, Anda harus menentukan untuk apa uang tersebut dapat dibelanjakan dengan mengembangkan kebijakan kas kecil dan memastikan bahwa karyawan memahami prosedur untuk menghindari penyalahgunaan. Uang tunai hanya boleh dikeluarkan untuk permintaan yang termasuk dalam pedoman kas kecil berikut.
- Setelah ada tanda terima yang memverifikasi bahwa seseorang mendapat penggantian, itu harus dilampirkan ke voucher. Dengan metode ini, pelacakan jenis pengeluaran yang dilakukan dapat dibebankan di berbagai akun.
- Hitung juga pencairan kas karena ini penting untuk membuktikan jumlah uang yang dilunasi. Voucher tersebut kemudian harus ditandatangani oleh penerima bukti sehingga pemohon bisa mendapatkan uang dalam jumlah yang sesuai.
- Setiap kali voucher Anda telah diisi, pastikan bahwa pemegang kas kecil Anda telah memperbarui buku kas dengan memastikan saldo kas, tanggal pengeluaran, saldo kas berjalan telah diperbarui.
Dana kas kecil perlu diisi kembali ke jumlah yang disetujui sesuai kebutuhan, semakin sedikit orang yang dapat mengaksesnya, semakin baik.
Anda perlu memberi dua orang akses ke dana kas kecil. Jika Anda memiliki beberapa divisi dengan banyak dana seperti itu, pastikan bahwa di setiap divisi Anda memiliki dua orang yang dapat mengaksesnya. Salah satunya harus memiliki tanggung jawab menyediakan dana. Yang lainnya harus menjadi tanggung jawab untuk memperbarui transaksi.
Dalam jurnal pengeluaran kas, catatan harus dibuat oleh kustodian. Jika dana tunai Anda berjumlah $ 100, maka yang diperlukan adalah Anda mendebit kas kecil dan mengkredit biaya kredit yang keduanya adalah $ 100.
Miliki daftar pengeluaran dari rekening kas kecil saat Anda membuatnya memastikan bahwa Anda telah melampirkan daftar untuk setiap pengeluaran. Untuk mendukung transaksi jurnal Anda, Anda perlu memastikan bahwa Anda telah mendebit pengeluaran dan di jurnal kas yang Anda miliki.
Menyimpan Catatan Transaksi
Saat Anda mulai mencatat berapa banyak yang Anda miliki di kotak kas kecil, pastikan bahwa setiap pembayaran telah dilakukan. Anda akan membutuhkan daftar transaksi dan slip kas kecil sehingga dalam setiap transaksi, Anda akan mencatat tanggal dan menyebutkan tujuannya.
Anda perlu menentukan dan memastikan bahwa transaksi Anda terkait dengan bisnis. Bukan suatu keharusan untuk melacak perubahan setiap hari tetapi akan lebih baik jika dilakukan di setiap penghujung hari, pastikan Anda telah mencatat jumlah Anda di laci dana kantor.
Pajak dan Kas Kecil
Bagian terpenting dari kas kecil adalah proses validasi setiap transaksi. Mendokumentasikan transaksi seseorang adalah cara di mana dokumen bisnis digunakan untuk melacak transaksi. Anda perlu memiliki catatan yang dapat mendukung pemotongan Anda untuk pengeluaran bisnis kecil.
Secara keseluruhan, semakin banyak biaya terdokumentasi yang Anda miliki, semakin tinggi potongan yang akan Anda dapatkan untuk menurunkan tagihan pajak bisnis.
Petty cash juga disebut sebagai uang tunai di tangan. Ini berarti ada sejumlah kecil uang yang disimpan dalam bisnis tertentu. Ada dua alasan mengapa kas kecil harus disimpan:
- Untuk memastikan bahwa ada perubahan bagi pelanggan
- Untuk membayar pembelian kecil di mana pembayaran diperlukan. Contohnya bisa makanan untuk kantor.
Dengan kas kecil di sistem imprest, jumlah modal awal dimasukkan ke dalam rekening, di mana ia ditarik untuk alasan dan tujuan tertentu. Jika akun turun di bawah jumlah yang ditentukan, sistem akan diisi ulang.
Kesimpulan
Setelah kita memahami petty cash atau kas kecil yang tenyat merupakan satu unsur yang harus ada dalam bentuk pembukuan keuangan yang sangat penting bagi perusahaan. Jika pencatatan kas kecil nya bagus, maka otomatis pengelolaan seluruh kas dalam bisnis Anda juga bagus.
Untuk pengelolaan kas bisnis lebih baik, Anda bisa menggunakan software akuntansi berbasis cloud yang akan meningkatkan efisiensi bisnis Anda. Dengan software akuntansi berbasis cloud, kegiatan pemantauan keuangan bisnis bisa dilakukan kapanpun dan dimanapun Anda mau.
Accurate Online adalah software akuntansi berbasis cloud yang sudah dikembangkan sejak 20 tahun lalu dan digunakan oleh lebih dari 300 ribu pengguna dari berbagai jenis bisnis.
Kini Anda bisa melakukan pemantauan setiap transaksi dan proses pembukuan usaha yang lebih baik kapanpun Anda mau dengan Accurate Online.
Tertarik mengelola arus kas lebih baik dengan Accurate Online? Anda bisa mencobanya gratis selama 30 hari melalui tautan di bawah ini :