Berikut ini adalah beberapa yang perlu dipersiapkan dengan baik dalam penyelengaraan rapat bisnis

TUGAS TUTORIALKE-3PROGRAM STUDI MANAJEMENTugas 3 Sesi 71.Identifikasi Persiapan rapat bisnisPerencanaan(planning)yangbaiktentudapatmembantumempermudah pencapaiantujuanyangdikehendaki.Begitupuladalamrapatbisnisyangefektifsangat ditentukanolehsejauhmanapersiapanyangtelahdilakukan,apakahsebuahrapatbisnisdipersiapkan sekadarnya (asal-asalan) atau dipersiapkan dengan sebaik-baiknya. Agendarapatbisnisakanmenjadiacuanbagiparapesertarapatbisnisagarrapat bisnis tersebut dapat berjalan dengan baik danlancar. Ada beberapa ciri tentang bagaimana mendesain sebuah agendarapat bisnis yang baik, antara lain :Cantumkan tanggal, tempat, waktu mulai dan waktu selesai.Cantumkan rumusan, tujuan atau maksud rapat.Cantumkan siapa saja yang hadir.Alokasi waktu untuk setiap topik yang dibahas.Bahan-bahan bagi peserta yang harus diselesaikan sebelum rapatdimulai.Bahan-bahanrapatdibagikankepadasetiappesertabisnisselambat-lambatnya seminggu sebelum rapat bisnis diadakan.Ada beberapa hal yang perlu dipersiapkan dan diperhatikan dengan baik,khususnya bagi Anda yang bertugas sebagai panitia penyelenggara rapatbisnis, antara lain :a. Undanganrapatbisnisbagipesertasebaliknyadiedarkanbeberapaharisebelum rapatbisnis berlangsung,misalnyaseminggusebelumnyadandilengkapidengan bahan-bahan yangakan dibahas dalam rapat bisnis tersebut.b. Waktudantempatpelaksanaanrapatperludipastikanterlebihdahulusebelum undangandiedarkankeseluruhpesertarapat.Dalamhalini,waktumenunjukkan tanggal, bulan, tahun dan jamberapa rapat bisnis akan dilaksanakan.c. Berapalamawakturapatbisnis dalamhalinimenunjukpadawaktumulaidan berakhirnya rapat bisnis. Penetapan waktu akan

Persiapan penyelenggaraan rapat formal

Rapat Resmi (Formal Meeting), yaitu rapat yang diselenggarakan untuk membahas masalah-masalah yang sangat penting dan berlaku peraturan keprotokolan yang mengatur kelancaran jalannya rapat. Peserta rapat formal akan mendapat pemberitahuan terlebih dahulu melalui surat undangan yang biasanya dilengkapi dengan agenda rapat.

Rapat Tidak Resmi (Informal Meeting), yaitu rapat yang diadakan tidak berdasarkan perencanaan yang formal. Rapat ini tidak memerlukan persiapan istimewa dan biasanya untuk mendiskusikan sesuatu hal yang terjadi secara tiba-tiba dan harus diselesaikan segera dan para peserta mendapat pemberitahuan secara langsung.

Adapun hal hal yang pelru dipersiapkan dalam rangka melaksanakan rapat formal, di antaranya adalah sebagai berikut ;

Membuat Agenda Rapat dan Susunan Acara Rapat.
Menentukan Peserta Rapat.
Membuat Undangan Rapat.
Membuat Daftar Hadir Rapat.
Mempersiapkan Bahan Rapat.
Mempersiapkan Peralatan dan Perlengkapan Rapat.
Mempersiapkan Ruang Rapat.
Akomodasi/Penginapan.
Pengecekan Persiapan Terakhir

Ada beberapa hal yang perlu anda perhatikan. Rapat formal yang baik adalah rapat yang memenuhi persyaratan sebagai berikut :

Menggunakan kop atau kepala surat.
Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatannya.
Mencantumkan perihal undangan rapat.
Mencantumkan nama dan jabatan orang yang diundang rapat.
Mencantumkan hari, tanggal, waktu, dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.
Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.

Lihat Video Dibawah Ini Siapa Tahu Bermanfaat Untuk Kamu