Bagaimana cara pengolahan tabel pada Word dengan mengkombinasikannya dengan Excel

| 16/08/2013 | M. Office |

Sudah kita ketahu bahwa Microsoft Word adalah software yang digunakan untuk menyelesaikan dokumen berupa text sedangkan M. Excel menyelesaikan dokumen berupa data angka. Akan tetapi kita dapat mengkombinasikan keduanya menjadi satu yaitu anda tetap bisa menyelesaikan dokumen berupa text sekaligus angka di Microsoft Word.

Kita dapat memasukkan data dokumen excel kita ke word dengan mudah. Dalam hal ini data yang dimaksud berupa data tabel yang kita sisipkan ke Word namun format formula excel tetap bisa digunakan walaupun bukan di excel. Ada 2 cara agar kita bisa memasukkan tabel excel ke word.  Baiklah pada kesempatan ini saya share caranya:

Memasukkan Data Dokumen Excel d Word

Cara Pertama

1. Silahkan buka Microsoft Word anda, dalam hal ini versi word yang saya pakai yaitu 2007.

2. Setelah itu pilih Tab Menu Insert>>Table>>Excel Spreadsheet.

Cara Kedua

1. Tetap pilih Tab Menu Insert>>Text>>Object

Apa persamaan berita, makalah, artikel jurnal, skripsi, tesis, disertasi, makalah, prosiding, dan laporan keuangan? Dokumen-dokumen tersebut termasuk jenis teks laporan, yaitu teks yang disusun berdasarkan hasil penyelidikan (penelitian, eksperimen, atau studi) terhadap fakta dan data.

Jenis teks laporan bukan hanya itu saja. Artikel lepas di surat kabar, majalah, atau situs web juga merupakan contoh teks laporan, terutama jika opini-opini atau pernyataan-pernyataan dalam artikel tersebut memang didasarkan atas data dan fakta sehingga terbentuk narasi argumentatif yang ilmiah.

Dalam teks-teks laporan semacam itu, data dan fakta bisa disajikan dalam berbagai cara. Fakta bisa dipaparkan dalam bentuk kalimat pernyataan positif maupun negatif. Sedangkan data biasanya disajikan dalam bentuk tabel atau grafik.

Oleh karena itu, tidak jarang kita temui karya tulis ilmiah seperti makalah, presentasi, artikel jurnal, laporan penelitian, atau tugas akhir yang memuat grafik dan tabel di dalamnya.

Ketika kita menyusun karya-karya tulis ilmiah atau teks laporan tentu menggunakan aplikasi pengolah kata seperti Microsoft Word. Akan tetapi, untuk pengolahan datanya, kita biasanya memanfaatkan aplikasi yang berbeda; sebagai contoh, yang paling populer adalah Microsoft Excel.

Karena mengolah data dan tulisan di dua aplikasi yang berbeda, saya sering menemukan orang yang harus memindah-mindahkan data olahan dari Microsoft Excel ke Microsoft Word dengan cara salin tempel a.k.a copy-paste biasa. Cara ini tidak salah memang. Namun begitu, cara ini memiliki satu kelemahan.

Kelemahan itu adalah ketika ada perubahan data dalam suatu tabel dan tabel yang bersangkutan sudah terlanjur di-paste ke dokumen Word, kita harus mengubah data tersebut secara manual.

Konsekuensi yang menyebalkannya sebenarnya bukan mengubah data secara manual, melainkan tidak berfungsinya rumus (formula) Excel yang dipakai untuk menghitung secara otomatis pada tabel yang bersangkutan.

Contoh Kasus

Sebagai contoh, pada tabel di bawah ini, saya menyajikan data tentang kebutuhan anggaran belanja sebuah warung gorengan. Dalam tabel tersebut, saya menggunakan formula untuk mengisi kolom selisih antara stok, jumlah uang yang dianggarkan untuk memenuhi kembali stok, serta jumlah total anggaran belanja.

Jika tabel ini saya pindahkan ke dokumen Microsoft Word, saya sebenarnya hanya menyalin tabel dan isinya, tetapi tidak menyalin rumus atau formulanya. Oleh karena itu, jika saya mengubah data di dalam tabel yang sudah ditempel ke dokumen Word tersebut, perhitungan yang seharusnya berubah pula secara otomatis, ternyata tidak berubah.

Berarti, apakah cara menyalin tabel seperti itu salah? Tidak juga. Karena cara menyalin tabel memang ada dua cara: (a) cara langsung, dan (b) cara menyisipkan objek. Maka dari itu, pada tutorial kali ini, saya akan membahas teknik menyisipkan data-data dalam bentuk tabel dan grafik ke dalam dokumen Microsoft Word dengan tabel yang rumus Excel-nya tetap berfungsi.

Cara Menyalin Tabel & Grafik ke Microsoft Word

Nah, lalu bagaimana caranya menyalin tabel dan grafik ke Microsoft Word? Ada banyak cara, dan Carisinyal akan memaparkan secara jelasnya berikut ini.

Copy-Paste Tabel secara Langsung

Cara pertama adalah menyalin tempel tabel secara langsung. Caranya sangat mudah, Anda bisa ikuti langkah-langkah berikut ini:

1. Anda tinggal menyeleksi kolom dan baris yang ingin diambil dari spreadsheet Excel, tekan Ctrl + C.

2. Kemudian berpindah ke dokumen Word, klik kanan pada posisi kursor di tempat Anda ingin menyisipkan tabel, lalu tekan Ctrl + V.

Sedikit tips sebelum Anda menempelkan tabel dengan cara ini: Microsoft Word sebenarnya punya beberapa mode penempelan data. Hasil tempelan dari tiap mode bisa berbeda-beda. Jika Anda merasa penampilan hasil tempelan dari Excel ternyata berbeda jauh dari pengaturan huruf dan ukuran kolom yang sudah dilakukan di Excel, Anda bisa mencoba mode lainnya.

Caranya, jangan melakukan paste dengan menekan Ctrl + V. Alih-alih, coba klik kanan pada dokumen Word. Pada menu yang muncul, perhatikan pilihan Paste Options. Biasanya ada 6 ikon di situ, yang masing-masing menerapkan mode penempelan data yang berbeda.

• Keep source formatting berarti menempelkan data Excel sesuai dengan pemformatan di spreadsheet asli. Ini berarti termasuk jenis font, ukuran font, lebar kolom, border tabel, dan sebagainya.
• Use destination styles berarti Anda menggunakan gaya tabel standar pada dokumen Word yang sedang dikerjakan. Ini berarti menggunakan jenis dan ukuran font standar yang digunakan pada dokumen Word, bukan Excel.
• Link and Keep Source Formatting serta Link and Use Destination Styles hampir sama dengan dua pilihan tadi, tetapi melibatkan penyalinan alamat URL.
• Picture berarti Anda menempelkan tabel sebagai sebuah objek gambar bitmap, bukan tulisan ataupun tabel yang bisa diubah isinya.
• Keep text only berarti menempelkan data-data teks dalam tabel saja. Jika ada objek gambar, Word tidak akan menempelkannya. Bordering tabel juga tidak diterapkan. Bahkan sebenarnya, Word tidak menempelkan tabel bergaris, namun deretan data yang tiap kolomnya dipisah dengan tab stop, bukannya garis tabel.

Kelemahan menyisipkan tabel dengan cara copy-paste langsung seperti ini adalah rumus atau formula yang digunakan di Excel tidak akan tersalin ke tabel dokumen Word. Word akan membaca data yang hasil perhitungan formula tersebut, kemudian menempelkan data itu ke dalam tabel.

Dengan kata lain, jika Anda harus mengubah data di salah satu sel tabel, data pada sel lain yang seharusnya menggunakan data tersebut sebagai variabel perhitungan tidak akan berubah. Sama seperti pada contoh gambar pada contoh kasus yang dikemukakan di awal.

Cara Insert Object

Nah, cara terbaik untuk menyisipkan data Excel adalah dengan memasukkan objek spreadsheet Excel ke dalam Microsoft Word.

Dengan memasukkan objek spreadsheet, Anda bisa membuat tabel, mengisi data, menyusun rumus/formula perhitungan, dan melihat hasil perhitungan yang berubah sesuai dengan perubahan data, sama halnya seperti ketika Anda bekerja dengan Microsoft Excel.

Bedanya, Anda mengerjakan spreadsheet ini di dalam aplikasi Microsoft Word, bukan Excel. Untuk itu, ikuti langkah-langkah berikut: