Bagaimana cara memperbaiki file excel yang terlalu besar?

Microsoft Excel dirancang untuk menjadi alat untuk mengelola kumpulan data yang relatif kecil untuk tujuan Keuangan & Akuntansi, hari ini kita melihat bahwa Excel sering digunakan untuk analisis data besar, pembuatan prototipe solusi kompleks (sering dibangun dengan VBA Marcos). Anda mungkin bertanya-tanya di sini berjuang dengan file Excel yang membengkak, frustrasi karena harus menunggu perhitungan selesai atau file Excel yang terus-menerus mogok

Kurangi ukuran file Excel… atau ubah alatnya

Sebelum kita mulai bekerja untuk mengurangi Excel, ini adalah saat yang tepat untuk bertanya pada diri sendiri…

Apakah Excel alat yang tepat untuk pekerjaan itu?

Jika Anda yakin, lanjutkan lebih jauh, jika tidak pertimbangkan bahwa Microsoft Excel telah membangun beberapa alat yang didedikasikan untuk mengelola tantangan yang muncul saat bekerja dengan kumpulan data yang lebih besar

• PowerQuery – AddIn Microsoft untuk Excel ini dibuat khusus untuk menarik dan menjalankan kueri pada kumpulan data besar di Excel. Anda dapat dengan mudah menggabungkan lembar kerja, file csv, atau menjalankan kueri hubungan kompleks di seluruh lembar kerja Anda
• PowerBI – Microsoft PowerBI adalah aplikasi gratis yang dapat Anda unduh dari Microsoft Store yang memungkinkan Anda membuat dasbor khusus, menjalankan analitik kompleks… dan dengan mudah menerbitkan dasbor dan laporan Anda secara online

Simpan file sebagai Biner (XLSB)

Sejak Excel 2007 Microsoft ditekan untuk membuka format Excel agar aplikasi lain dapat menggunakannya. Ini berarti pindah dari format file biner yang ramah penyimpanan dan akan dibuka secara efisien, ke format file yang lebih berat (file XML dikompresi ke file ZIP). Akibatnya format file XLSX akan selalu lebih besar dari XLSB

Untuk menyimpan file dalam format biner buka FILE klik Save As dan pilih Excel Binary Workbook (*. xlsb) seperti yang ditunjukkan di bawah ini

Hapus Rentang Sel Bekas

Hal yang merepotkan yang dapat meningkatkan ukuran file Excel Anda adalah Rentang Penggunaan. Bayangkan lembar kerja di bawah ini. Mari kita asumsikan pada suatu saat saya menambahkan beberapa data ke dalam sel G16, dan setelah itu saya menghapusnya. Meskipun secara de facto saya baru sekarang menggunakan A1. C4, de jure Excel akan menyimpan seluruh rentang A1 dalam memori. G12 memperluas ukuran file

Bagaimana cara memeriksa Rentang Penggunaan Excel Anda? . Anda akan dipindahkan ke sel terakhir di Worksheets Used Range Anda

Menghapus Rentang yang Tidak Digunakan

Jadi apa yang harus dilakukan untuk mengurangi Rentang Terpakai Anda hanya ke rentang aktual yang Anda gunakan?

Hapus data dan pemformatan dari sel yang tidak digunakan

Pilih semua sel yang tidak diperlukan yang berisi data atau pemformatan dan pergi ke Beranda->Pengeditan->Hapus dan pilih Hapus Semua

Atur Ulang Rentang Penggunaan Lembar Kerja

Sekarang kita perlu memperbarui properti Rentang Terpakai di Lembar Kerja Anda. Buka Tab Pengembang dan buka VBE. Selanjutnya tambahkan Makro VBA berikut ke Modul VBA apa pun

Sub ReduceRangeActiveWorksheet()
     Debug.Print ActiveSheet.UsedRange.Rows.Count
End Sub

Selanjutnya jalankan Macro (atau gunakan shortcut F5). Kisaran Digunakan sekarang harus diperbarui

Hapus Lembar Kerja Tersembunyi / Tidak Terpakai

Alasan lain untuk ukuran file yang besar adalah memiliki banyak lembar kerja yang tidak terpakai atau tersembunyi di Buku Kerja Anda. Setiap Lembar Kerja Excel memiliki bagian metadatanya sendiri, yang lebih penting, namun, Anda mungkin menyimpan lembar dengan kumpulan data serupa, salinan, atau Tabel Pivot yang tidak perlu yang juga menghabiskan banyak ruang. Ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk menampilkan dan menghapus lembar kerja tersembunyi yang tidak perlu

Lihat juga   Alat Excel Analisis Data

Perlihatkan lembar kerja tersembunyi

Untuk memperlihatkan lembar kerja tersembunyi, klik kanan pada Lembar Kerja dan pilih Perlihatkan

Hapus Lembar Kerja yang tidak terpakai

Untuk menghapus Lembar Kerja yang tidak terpakai, klik kanan dan pilih Hapus

Hapus Pemformatan

Pemformatan menambahkan kilobyte tambahan ke ukuran file Excel Anda. Pendekatan yang baik adalah menghapus pemformatan apa pun dari sel yang tidak memerlukan pemformatan

Untuk menghapus pemformatan sel, Anda dapat membaca artikel MSDN ini atau ikuti di bawah ini

Pilih Sel dan klik Hapus Format

Pilih Sel yang ingin Anda hapus formatnya. Cari bagian Pengeditan di pita Beranda dan pilih Hapus Format

Kompres Gambar

Alasan lain Excel memiliki ukuran file yang tidak masuk akal adalah karena media, terutama Gambar. Meskipun Anda mungkin berpikir memotong dan Gambar serta mengubah ukuran mengurangi ukurannya, sebenarnya Excel masih menyimpan seluruh gambar di memori. Oleh karena itu satu-satunya cara untuk membebaskan memori Gambar adalah dengan Mengompres Gambar

Mengapa file Excel saya tiba-tiba berukuran sangat besar?

Bagaimana cara mengembalikan spreadsheet Excel saya ke ukuran normal?