Bagaimana cara memicu email di google sheets saat nilai sel berubah?

Spreadsheet seringkali menjadi tulang punggung operasional untuk bisnis Anda dan melayani banyak tujuan, mulai dari mengatur anggaran dan rencana proyek hingga mengelola daftar email dan prospek baru.  

Dalam tutorial ini, kami akan menunjukkan cara membuat Zap yang secara otomatis mengirimkan email dari data spreadsheet sehingga Anda dapat menyelesaikan lebih banyak dalam waktu lebih singkat

Zapier adalah pemimpin dalam otomatisasi tanpa kode—terintegrasi dengan 5.000+ aplikasi dari mitra seperti Google, Salesforce, dan Microsoft. Bangun sistem otomatis yang aman untuk alur kerja penting bisnis Anda di seluruh tumpukan teknologi organisasi Anda. Belajarlah lagi

Sebelum kamu memulai

Buat spreadsheet Anda di Google Sheets jika Anda belum melakukannya. Pastikan kolom Anda diberi label. Zap ini tidak akan berfungsi jika kolom Anda tidak diberi label

Jika Anda mengantisipasi bahwa nilai dalam sel akan sering berubah di antara dua nilai—misalnya, jika nilai sel berubah dari

Catatan. Anda dapat memasukkan stempel waktu dengan cepat saat bekerja di Google Sheets menggunakan pintasan keyboard berikut. Ctrl + Alt + Shift + ; untuk memasukkan tanggal dan waktu pada mesin Windows; . Menggunakan rumus =TODAY di Google Sheets tidak akan memicu Zap, karena itu berubah secara otomatis, bukan dengan memanipulasi sel lain di spreadsheet

Kirim notifikasi email dari pembaruan ke spreadsheet Google Spreadsheet

Anda dapat membuat Zap Anda sendiri dari awal dengan editor tunjuk-dan-klik kami, tetapi kami juga memiliki template cepat untuk membantu Anda memulai.  

Untuk memulai dengan template Zap—yang kami sebut alur kerja siap pakai—cukup klik tombolnya. Hanya perlu beberapa menit untuk menyiapkannya. Anda dapat membaca lebih lanjut tentang menyiapkan Zaps di sini

Berikut cara mengaturnya

Hubungkan dan sesuaikan Google Spreadsheet

Mulailah dengan menyiapkan pemicu Google Sheets Anda—peristiwa yang memulai Zap.  

Jika Anda membuat Zap dari awal, pilih Google Sheets sebagai aplikasi, Spreadsheet Baru atau Diperbarui sebagai Acara Anda, dan klik Lanjutkan. (Jika Anda menggunakan template Zap kami, editor Zap akan melakukannya untuk Anda. )

Selanjutnya, jika Anda belum pernah menghubungkan Google Sheets sebelumnya, Anda harus masuk ke akun Google saat diminta. Jika tidak, pilih akun Google Sheets Anda dari menu tarik-turun

Untuk setiap aplikasi yang Anda sambungkan, Zapier akan meminta izin yang luas, yang memungkinkan Anda untuk fleksibel dengan Zaps Anda. Satu-satunya tindakan yang dilakukan Zapier pada akun aplikasi Anda adalah tindakan yang diperlukan Zap untuk menyelesaikan apa yang telah Anda siapkan

Kemudian, pilih Google Sheet dan lembar kerja tertentu yang ingin Anda gunakan. Klik tarik-turun di bawah Kolom Pemicu dan pilih kolom di spreadsheet Anda yang ingin diperhatikan Zapier

Setiap kali sel di Kolom Pemicu pilihan Anda berubah, Google Spreadsheet akan memberi tahu Zapier untuk memulai alur kerja Anda

Catatan. Jika kolom pemicu Anda kosong, Zap akan tetap terpicu. Tambahkan langkah filter—tersedia di paket berbayar kami—untuk menghentikan Zap agar tidak terpicu pada kolom kosong

Setelah Anda menyesuaikan pemicu, klik Lanjutkan

Sekarang saatnya menguji pemicu Anda. Zapier akan menemukan baris spreadsheet terbaru di akun Google Sheets Anda, sesuai dengan petunjuk yang telah Anda sesuaikan pada langkah sebelumnya

Setelah Anda melihat pesan sukses, pastikan untuk memeriksa hasil pengujian Anda untuk memastikan Anda memiliki data yang Anda inginkan. Jika ada yang tidak beres, ulangi langkah sebelumnya hingga Anda mendapatkan data yang diinginkan. Anda akan menggunakan informasi ini di langkah selanjutnya untuk menyesuaikan Zap Anda. Saat Anda puas dengan data pengujian Anda, klik Lanjutkan

Opsional. Tambahkan filter jika spreadsheet Anda menyertakan kotak centang

Pada contoh di bawah ini, hasil kami menunjukkan baris kosong, meskipun kami telah menentukan kolom pemicu sebelumnya. Hal ini dapat terjadi jika Anda memformat kolom spreadsheet untuk menyertakan kotak centang.  

Jika ini terjadi, ini adalah perbaikan yang mudah. Cukup tambahkan langkah filter. Di bawah, saya telah menambahkan filter untuk memastikan Zap ini hanya terpicu jika kolom Email berisi email dan Kualifikasi Produk dicentang

Hubungkan dan sesuaikan Gmail

Sekarang Anda akan menyiapkan tindakan Anda—acara yang akan dilakukan Zap Anda setelah dipicu.  

Jika Anda membuat Zap dari awal, editor Zap akan meminta Anda memilih aplikasi dan peristiwa tindakan. Pilih Gmail untuk aplikasi Anda, Kirim Email sebagai Acara, dan klik Lanjutkan

Jika Anda menggunakan template Zap di atas, aplikasi tindakan dan acara Anda akan dipilih sebelumnya untuk Anda dan editor akan mengarahkan Anda untuk menghubungkan akun Gmail Anda

Seperti yang Anda lakukan dengan Google Sheets, klik menu dropdown dan pilih + Hubungkan akun baru jika Anda belum pernah menghubungkan akun Gmail Anda ke Zapier sebelumnya. Jika tidak, pilih akun Gmail Anda dari menu tarik-turun dan klik Lanjutkan

Sesuaikan email Anda

Sekarang Anda akan menyesuaikan pemberitahuan email yang ingin Anda kirim setiap kali Zap Anda terpicu. Dalam contoh ini, spreadsheet kami adalah daftar email, tetapi Anda mungkin menggunakan Zap ini untuk mengomunikasikan perubahan spreadsheet ke tim Anda. Prinsip yang sama berlaku

Untuk menyampaikan informasi dari Google Sheets ke email Anda, Anda perlu memetakan bidang dari pemicu Anda. Klik bidang Kepada dan klik langkah Google Spreadsheet di menu tarik-turun untuk melihat semua data dari pemicu Anda, lalu pilih informasi yang ingin Anda petakan

Karena spreadsheet ini adalah daftar email, bidang kolom Email adalah penerimanya. Ini akan bertindak sebagai bidang placeholder;

Mengikuti metode ini akan mengisi To secara dinamis. alamat email langsung dari spreadsheet Anda. Jika Anda ingin email dikirim ke orang atau orang yang sama setiap saat, Anda perlu mengetikkan alamat secara manual alih-alih memilih dari dropdown di langkah ini

Anda dapat menyesuaikan bidang untuk penerima tambahan, nama pengirim, dan alamat balasan jika Anda mau, tetapi Zap tidak diperlukan untuk bekerja. Di bawah bidang Subjek, Anda dapat mengetikkan subjek Anda (untuk sesuatu yang selalu sama), menggunakan bidang spreadsheet Anda jika Anda ingin mengubahnya berdasarkan data spreadsheet, atau campuran keduanya

Jika Anda berencana untuk memasukkan teks hyperlink atau pemformatan khusus apa pun di email Anda, Anda harus mengklik menu dropdown di bawah Body Type dan memilih HTML. Saat Anda menggunakan HTML sebagai tipe badan, Anda harus menggunakan HTML untuk hyperlink, paragraf, dan pemformatan lainnya agar muncul di email Anda

Ketik salinan email Anda di kolom Body. Anda juga dapat menggunakan informasi spreadsheet di body copy email Anda. Cukup klik di dalam bidang Badan untuk menambahkan informasi spreadsheet yang Anda inginkan. Dalam contoh kami, kami memiliki daftar nama dan email di spreadsheet kami, jadi kami menggunakannya untuk mempersonalisasi pesan email kami

Setelah selesai menyesuaikan email, klik Lanjutkan

Uji Zap Anda

Sekarang saatnya menguji Zap untuk memastikannya dikonfigurasi dengan benar dan email Anda muncul seperti yang Anda inginkan. Zapier akan mengirim email baru sesuai dengan cara Anda menyesuaikan pesan di langkah sebelumnya

Menguji Zap akan mengirim email. Jika Anda ingin menguji Zap Anda tetapi tidak ingin mengirim prospek melalui email, misalnya, Anda dapat kembali dan mengubah penerima menjadi email pribadi, lalu mencoba menguji Zap. Pilihan lainnya adalah memastikan Anda memiliki deretan data pengujian di spreadsheet yang menyertakan alamat email Anda sendiri, dan menggunakan informasi tersebut saat menguji Zap Anda.

Setelah Anda menguji Zap, periksa email Anda untuk melihat tampilan pesan

Setelah semuanya diatur dengan benar, Anda siap untuk mulai menggunakan Zap Anda

Dukung komunikasi penting bisnis dengan otomatisasi

Spreadsheet tidak harus menghambat Anda. Dengan Zapier, Anda dapat menggunakan informasi yang Anda simpan di Google Spreadsheet untuk mengirim email penting bisnis ke tim atau pelanggan Anda

Zapier adalah pemimpin dalam otomatisasi tanpa kode—terintegrasi dengan 5.000+ aplikasi dari mitra seperti Google, Salesforce, dan Microsoft. Bangun sistem otomatis yang aman untuk alur kerja penting bisnis Anda di seluruh tumpukan teknologi organisasi Anda. Belajarlah lagi

Bacaan terkait

• Lebih banyak cara untuk mengotomatiskan Google Spreadsheet

• Buat pemberitahuan khusus untuk informasi bisnis penting

• Kirim pesan Slack untuk aktivitas Google Sheets baru

Artikel ini awalnya diterbitkan pada September 2020 dan terakhir diperbarui pada Januari 2023

Apakah Google Spreadsheet dapat mengirim notifikasi saat ada perubahan?

Bagaimana cara mengirim email secara otomatis dari lembar Google?

Bagaimana Anda memicu makro saat nilai sel diubah di Google Sheets?