Apakah bisa menggunakan microsoft excel sebagai database?

Apakah Anda perlu membuat dan menggunakan database?

Excel adalah alat data yang paling umum digunakan dalam bisnis dan produktivitas pribadi di seluruh dunia

Karena Excel sangat banyak digunakan dan tersedia, Excel cenderung sering digunakan untuk menyimpan dan mengelola data sebagai database darurat. Hal ini terutama terjadi pada usaha kecil karena tidak ada anggaran atau keahlian yang tersedia untuk alat yang lebih sesuai

Posting ini akan menunjukkan kepada Anda apa itu database dan praktik terbaik yang harus Anda ikuti jika Anda akan mencoba dan menggunakan Excel sebagai database

Dapatkan file contoh yang digunakan dalam posting ini dengan tautan di atas dan ikuti di bawah ini

Apa itu Basis Data?

Basis data adalah kumpulan data terstruktur yang seringkali dalam format elektronik dan digunakan untuk mengatur, menyimpan. dan mengambil data

Misalnya, database dapat digunakan untuk menyimpan nama pelanggan, alamat, pesanan, dan informasi produk

Basis data sering kali memiliki fitur utama yang menjadikannya tempat yang ideal untuk menyimpan data Anda

Basis data vs Excel

Spreadsheet Excel bukanlah database, tetapi memiliki banyak fitur hebat dan mudah digunakan untuk bekerja dengan data

Berikut adalah beberapa fitur utama database dan perbandingannya dengan file Excel

Ini bukan daftar lengkap fitur yang akan dimiliki database, tetapi ini adalah beberapa fitur utama yang biasanya akan menjadikan database yang tepat sebagai opsi yang lebih cocok.

Fitur-fitur yang dimiliki database bergantung pada database apa itu. Tidak semua database memiliki fitur dan fungsi yang sama

Anda perlu memutuskan fitur apa yang penting untuk situasi Anda untuk memutuskan apakah Anda harus menggunakan Excel atau alat database lainnya

💡 Kiat. Jika Anda memiliki Excel untuk Microsoft 365, pertimbangkan untuk menggunakan Dataverse for Teams sebagai database Anda, bukan Excel. Dataverse memiliki banyak fitur database hebat yang disebutkan di atas dan disertakan dalam lisensi Microsoft 365 Anda tanpa biaya tambahan

Desain Database Relasional

Banyak pemikiran harus dilakukan tentang struktur database Anda sebelum Anda mulai membangunnya. Ini bisa menghemat banyak sakit kepala di kemudian hari

Sebagian besar database memiliki desain relasional. Ini berarti database berisi banyak tabel terkait, bukan satu tabel yang berisi semua data

Misalkan Anda ingin melacak pesanan di database Anda

Salah satu opsinya adalah membuat satu tabel datar yang berisi semua informasi tentang pesanan, produk, dan pelanggan yang membuat pesanan.

Ini sangat tidak efisien karena Anda akhirnya membuat banyak entri dari informasi pelanggan yang sama seperti nama, email, dan alamat. Anda dapat melihat pada data di atas, kolom G, H, dan I mengandung banyak nilai duplikat

Opsi yang lebih baik adalah membuat tabel terpisah untuk menyimpan data Pesanan, Produk, dan Pelanggan

Data Pesanan kemudian dapat mereferensikan pengidentifikasi unik dalam data Produk dan Pelanggan yang akan menghubungkan tabel dan menghindari entri data duplikat yang tidak perlu

Data contoh yang sama ini mungkin terlihat seperti ini saat ditata ulang menjadi beberapa tabel terkait

1. Tabel Pesanan yang berisi bidang Barang dan ID Pelanggan
2. Tabel Produk yang terkait dengan bidang Item di tabel Pesanan
3. Tabel Pelanggan yang terkait dengan ID Pelanggan di tabel Pesanan

Ini menghindari duplikasi entri data dalam struktur tabel tunggal datar dan Anda dapat menggunakan pengidentifikasi unik Item atau ID Pelanggan untuk mencari data terkait di masing-masing tabel Produk atau Pelanggan

Struktur Data Tabular di Excel

Jika Anda akan menggunakan Excel sebagai database Anda, maka Anda akan membutuhkan data Anda dalam format tabel. Ini mengacu pada cara data terstruktur

Contoh di atas menunjukkan dataset pesanan produk dalam format tabel. Format data tabular paling cocok untuk Excel karena struktur baris dan kolom spreadsheet

Berikut adalah beberapa aturan yang harus diikuti oleh data Anda agar dalam format tabel

• Baris pertama harus berisi judul kolom. Ini hanya nama pendek dan deskriptif untuk data yang ada di bawah ini
• Tidak ada judul kolom kosong. Setiap kolom data harus memiliki nama
• Tidak ada kolom kosong atau baris kosong. Nilai kosong dalam bidang tidak masalah, tetapi kolom atau baris yang seluruhnya kosong harus dihapus
• Tidak ada subtotal atau total keseluruhan dalam data
• Satu baris harus mewakili tepat satu catatan data
• Satu kolom harus berisi tepat satu jenis data

Pada data contoh pesanan di atas, Anda dapat melihat B2. E2 berisi judul kolom dari Order ID, Customer ID, Order Date, Item, dan Quantity

Set data tidak memiliki baris atau kolom kosong, dan tidak ada subtotal yang disertakan

Setiap baris dalam kumpulan data mewakili pesanan untuk satu jenis produk

Anda juga akan melihat setiap kolom berisi satu jenis data. Misalnya kolom Barang hanya berisi informasi nama produk dan tidak mencantumkan informasi produk lain seperti harga

⚠️ Peringatan. Jika Anda tidak mematuhi jenis struktur ini untuk data Anda, meringkas dan menganalisis data Anda nantinya akan lebih sulit. Alat seperti tabel pivot membutuhkan data tabular

Gunakan Tabel Excel untuk Menyimpan Data

Excel memiliki fitur yang dikhususkan untuk menyimpan data tabular Anda

Tabel Excel adalah wadah untuk kumpulan data tabular Anda. Mereka membantu menyimpan semua data yang sama dalam satu objek dengan banyak manfaat lainnya

💡 Kiat. Lihat posting ini untuk mempelajari lebih lanjut tentang semua fitur luar biasa dari Tabel Excel

Anda pasti ingin menggunakan tabel untuk menyimpan dan mengatur tabel data apa pun yang akan menjadi bagian dari kumpulan data Anda

Cara Membuat Tabel Excel

Ikuti langkah-langkah ini untuk membuat tabel dari kumpulan data yang sudah ada

1. Pilih sel mana pun di dalam kumpulan data Anda
2. Buka tab Sisipkan di pita
3. Pilih perintah Tabel

Ini akan membuka menu Buat Tabel di mana Anda dapat memilih rentang yang berisi data Anda

Saat Anda memilih sel di dalam data Anda sebelum menggunakan perintah Tabel, Excel akan menebak rentang lengkap kumpulan data Anda

Anda akan melihat garis putus-putus berwarna hijau yang mengelilingi data Anda yang menunjukkan kisaran yang dipilih dalam menu Buat Tabel. Anda dapat mengklik tombol pemilih di sebelah kanan input rentang untuk menyesuaikan rentang ini jika diperlukan

1. Centang opsi Tabel saya memiliki tajuk
2. Tekan tombol OK

📝 Catatan. Opsi Tabel saya memiliki tajuk perlu diperiksa jika baris pertama dalam kumpulan data Anda berisi judul kolom. Jika tidak, Excel akan membuat tabel dengan judul judul kolom umum

Data Excel Anda sekarang akan berada di dalam tabel. Anda akan segera melihat bahwa itu ada di dalam tabel karena Excel akan menerapkan beberapa format default yang akan membuat rentang tabel menjadi sangat jelas

💡 Kiat. Anda dapat memilih dari berbagai opsi format untuk tabel Anda dari tab Desain Tabel di bagian Gaya Tabel

Hal berikutnya yang ingin Anda lakukan dengan meja Anda adalah memberinya nama yang masuk akal. Nama tabel akan digunakan untuk mereferensikan tabel dalam rumus dan alat lainnya, sehingga pemberian nama deskriptif singkat akan membantu Anda nanti saat membaca rumus

1. Buka tab Desain Tabel
2. Klik pada kotak input Nama Tabel
3. Ketikkan nama tabel baru Anda
4. Tekan tombol Enter untuk menerima nama baru

Setiap tabel dalam database Anda harus berada dalam tabel terpisah, jadi Anda perlu mengulangi proses di atas untuk masing-masing tabel

Cara Menambahkan Data Baru ke Tabel Anda

Anda mungkin perlu menambahkan record baru ke database Anda. Ini berarti Anda perlu menambahkan baris baru ke tabel Anda

Menambahkan baris ke tabel Excel sangat mudah dan Anda dapat melakukannya dengan beberapa cara berbeda

Anda dapat menambahkan baris baru ke tabel Anda dari menu klik kanan

1. Pilih sel di dalam tabel Anda
2. Klik kanan pada sel
3. Pilih Sisipkan dari menu
4. Pilih Baris Tabel Di Atas dari submenu

Ini akan menyisipkan baris kosong baru langsung di atas sel yang dipilih di tabel Anda

Anda dapat menambahkan baris kosong ke bagian bawah tabel Anda dengan tombol Tab

1. Tempatkan kursor sel aktif di sel kanan bawah tabel
2. Tekan tombol Tab

Baris kosong baru akan ditambahkan ke bagian bawah tabel

Namun cara termudah untuk menambahkan data baru ke tabel adalah dengan mengetik langsung di bawah tabel. Data yang dimasukkan langsung di bawah tabel secara otomatis diserap ke dalam tabel

Tata Letak Buku Kerja Excel

Jika Anda akan membuat database Excel, maka Anda harus tetap sederhana

File database Excel Anda hanya boleh berisi data dan tidak ada yang lain. Ini berarti setiap laporan, analisis, visualisasi data, atau pekerjaan lain yang terkait dengan data harus dilakukan di file Excel lain

File database Excel Anda hanya boleh digunakan untuk menambah, mengedit, atau menghapus data yang disimpan dalam file. Ini akan membantu mengurangi kemungkinan mengubah data Anda secara tidak sengaja, karena satu-satunya alasan untuk membuka file adalah dengan sengaja mengubah data

Setiap tabel dalam database harus disimpan dalam lembar kerja terpisah dan tidak ada yang lain kecuali tabel yang harus ada di lembar itu. Anda kemudian dapat menamai lembar kerja berdasarkan tabel yang ada di dalamnya sehingga file Anda mudah dinavigasi

💡 Kiat. Tempatkan tabel Anda mulai dari sel A1 lalu sembunyikan kolom yang tersisa. Dengan cara ini jelas bahwa sheet hanya boleh berisi tabel dan tidak ada yang lain

Satu-satunya lembar lain yang mungkin Anda sertakan secara opsional adalah daftar isi untuk membantu mengatur file. Di sinilah Anda bisa membuat daftar setiap tabel bersama dengan bidang yang ada di dalamnya dan deskripsi bidang tersebut

💡 Kiat. Anda dapat menautkan nama tabel yang tercantum dalam daftar isi ke lembar yang terkait. Pilih nama dan tekan Ctrl + K untuk membuat hyperlink. Ini bisa membantu Anda menavigasi buku kerja saat Anda memiliki banyak tabel di database Anda

Gunakan Validasi Data untuk Mencegah Data Tidak Valid

Validasi data adalah fitur yang sangat penting untuk database apa pun. Ini memungkinkan Anda untuk memastikan hanya jenis data tertentu yang diizinkan dalam kolom

Anda dapat membuat aturan validasi data seperti

• Hanya bilangan bulat positif yang dimasukkan dalam kolom kuantitas
• Hanya nama produk tertentu yang diperbolehkan di kolom produk
• Kolom tidak boleh berisi nilai duplikat apa pun
• Tanggal berada di antara dua tanggal yang diberikan

Alat validasi data Excel akan membantu Anda memastikan data yang dimasukkan dalam database Anda mengikuti aturan tersebut

Ikuti langkah-langkah ini untuk menambahkan aturan validasi data ke kolom apa pun di tabel Anda

1. Klik kiri pada judul kolom untuk memilih seluruh kolom

Saat Anda mengarahkan kursor mouse ke bagian atas judul kolom dalam tabel, kursor akan berubah menjadi panah penunjuk ke bawah berwarna hitam. Klik kiri dan seluruh kolom akan dipilih

Validasi data akan secara otomatis menyebar ke setiap baris baru yang ditambahkan ke tabel

1. Buka tab Data
2. Klik pada perintah Validasi Data

Ini akan membuka menu Validasi Data di mana Anda dapat memilih dari berbagai pengaturan validasi. Jika tidak ada validasi aktif dalam sel, Anda akan melihat opsi Nilai apa pun yang dipilih dalam kriteria Perbolehkan

Hanya Izinkan Nilai Bilangan Bulat Positif

Ikuti langkah-langkah ini dari menu Validasi Data untuk mengizinkan hanya nilai bilangan bulat positif yang dimasukkan

1. Buka tab Pengaturan di menu Validasi Data
2. Pilih opsi Bilangan bulat dari dropdown Izinkan
3. Pilih opsi yang lebih besar dari dropdown Data
4. Masukkan 0 di kotak Input minimum
5. Tekan tombol OK

💡 Kiat. Tetap centang opsi Abaikan kosong jika Anda ingin mengizinkan sel kosong di kolom

Ini akan menerapkan aturan validasi ke kolom dan ketika pengguna mencoba memasukkan nomor selain 1, 2, 3, dll… mereka akan diperingatkan bahwa datanya tidak valid

Hanya Izinkan Item dari Daftar

Memilih item dari daftar dropdown adalah cara terbaik untuk menghindari input teks yang salah seperti nama pelanggan atau produk

Ikuti langkah-langkah ini dari menu Validasi Data untuk membuat daftar tarik-turun untuk memilih nilai teks dalam kolom

1. Buka tab Pengaturan di menu Validasi Data
2. Pilih opsi Daftar dari dropdown Izinkan
3. Periksa opsi tarik-turun dalam sel
4. Tambahkan daftar item ke input Sumber
5. Tekan tombol OK

📝 Catatan. Jika Anda menempatkan daftar opsi yang memungkinkan di dalam Tabel Excel dan memilih kolom lengkap untuk referensi Sumber, referensi rentang akan diperbarui saat Anda menambahkan item ke tabel

Sekarang ketika Anda memilih sel di kolom Anda akan melihat pegangan daftar dropdown di sebelah kanan sel. Klik ini dan Anda akan dapat memilih nilai dari daftar

Hanya Izinkan Nilai Unik

Misalkan Anda ingin memastikan daftar produk di tabel Produk Anda unik. Anda dapat menggunakan opsi Kustom di pengaturan validasi untuk mencapainya

1. Buka tab Pengaturan di menu Validasi Data
2. Pilih opsi Kustom dari dropdown Izinkan

=(COUNTIFS(INDIRECT("Products[Item]"),A2)=1)

1. Masukkan formula di atas pada input Formula
2. Tekan tombol OK

Rumus menghitung berapa kali nilai baris saat ini muncul di kolom Products[Item] menggunakan fungsi COUNTIFS

Ini kemudian menentukan apakah jumlah ini sama dengan 1. Hanya nilai dengan rumus yang dievaluasi menjadi 1 yang diizinkan yang berarti nama produk tidak boleh sudah ada dalam daftar

📝 Catatan. Anda perlu mereferensikan kolom dengan nama menggunakan fungsi INDIRECT agar rentang bertambah saat Anda menambahkan item ke tabel Anda

Tampilkan Pesan Input saat Sel Dipilih

Menu validasi data memungkinkan Anda menampilkan pesan kepada pengguna saat sel dipilih. Ini berarti Anda dapat menambahkan petunjuk tentang jenis nilai yang diperbolehkan dalam kolom

Ikuti langkah-langkah ini untuk menambahkan pesan masukan di menu Validasi Data

1. Buka tab Pesan Input di menu Validasi Data
2. Biarkan opsi Tampilkan pesan input saat sel dipilih dicentang
3. Tambahkan beberapa teks ke bagian Judul
4. Tambahkan beberapa teks ke bagian Pesan masukan
5. Tekan tombol OK

Saat Anda memilih sel di kolom yang berisi validasi data, pop-up kuning kecil akan muncul dengan judul dan teks pesan Input Anda

Cegah Data Tidak Valid dengan Pesan Error

Ketika Anda memiliki aturan validasi data, Anda biasanya ingin mencegah data yang tidak valid dimasukkan

Ini dapat dicapai dengan menggunakan fitur pesan kesalahan di menu Validasi Data

1. Buka tab Peringatan Kesalahan di menu Validasi Data
2. Biarkan opsi Tampilkan peringatan kesalahan setelah data yang tidak valid dimasukkan dicentang
3. Pilih opsi Berhenti di tarik-turun Gaya
4. Tambahkan beberapa teks ke bagian Judul
5. Tambahkan beberapa teks ke bagian Pesan kesalahan
6. Tekan tombol OK

📝 Catatan. Opsi Berhenti sangat penting jika Anda ingin mencegah data yang tidak valid dimasukkan daripada hanya memperingatkan pengguna bahwa data tersebut tidak valid

Saat Anda mencoba memasukkan nilai berulang di kolom, pesan kesalahan khusus Anda akan muncul dan mencegah nilai dimasukkan ke dalam sel

Formulir Entri Data untuk Database Excel Anda

Excel tidak memiliki metode yang sangat mudah untuk memastikan data dimasukkan dengan benar, bahkan ketika teknik validasi data yang disebutkan sebelumnya digunakan

Saat pengguna menyalin dan menempelkan atau memotong dan menempelkan nilai, ini dapat mengesampingkan validasi data dalam kolom dan menyebabkan data yang salah masuk ke database Anda

Menggunakan formulir entri data dapat membantu menghindari kesalahan entri data dan ada beberapa opsi berbeda yang tersedia

• Gunakan tabel untuk entri data
• Gunakan formulir entri data toolbar akses cepat
• Gunakan Microsoft Forms untuk entri data
• Gunakan aplikasi Microsoft Power Automate untuk entri data
• Gunakan Microsoft Power Apps untuk entri data

💡 Kiat. Lihat posting ini untuk detail lebih lanjut tentang berbagai opsi formulir entri data untuk Excel

Alat seperti Microsoft Forms, Power Automate, dan Power Apps akan memberi Anda lebih banyak validasi data, akses, dan kontrol keamanan atas entri data Anda dibandingkan dengan opsi dasar Excel

Akses dan Keamanan untuk Database Excel Anda

Excel bukanlah opsi yang aman untuk data Anda

Tindakan apa pun yang Anda atur di file Excel Anda untuk mencegah pengguna mengubah data secara tidak sengaja atau dengan sengaja tidak akan menjadi sangat mudah

Siapa pun yang memiliki akses ke file tersebut akan dapat membuat, membaca, memperbarui, dan menghapus data dari database Anda jika ditentukan. Juga tidak ada opsi untuk memberikan hak istimewa tertentu kepada pengguna tertentu dalam file Excel

Namun, Anda dapat mengelola akses dan keamanan ke file dari SharePoint

💡 Kiat. Lihat posting ini dari Microsoft tentang rekomendasi untuk mengamankan file SharePoint untuk lebih jelasnya

Saat Anda menyimpan file Excel di SharePoint, Anda juga dapat melihat perubahan terkini

1. Buka tab Tinjau
2. Klik pada perintah Tampilkan Perubahan

Ini akan membuka panel Perubahan di sisi kanan lembar Excel

Ini akan menunjukkan kepada Anda daftar kronologis dari semua perubahan terbaru di buku kerja, siapa yang membuat perubahan itu, kapan mereka membuat perubahan, dan apa nilai sebelumnya.

Anda juga dapat mengklik kanan sel dan memilih Tampilkan Perubahan. Ini akan membuka panel Perubahan yang difilter untuk hanya menampilkan perubahan untuk sel tertentu itu

Ini adalah cara yang bagus untuk melacak penyebab potensi kesalahan dalam data Anda

Kueri Database Excel Anda dengan Power Query

File database Excel Anda hanya boleh digunakan untuk menambah, mengedit, atau menghapus rekaman di tabel Anda

Jadi, bagaimana Anda menggunakan data untuk hal lain seperti membuat laporan, analisis, atau dasbor?

Inilah keajaiban Power Query. Ini akan memungkinkan Anda untuk terhubung ke database Excel Anda dan meminta data dengan cara hanya-baca. Anda dapat membuat semua laporan, analisis, dan dasbor Anda dalam file terpisah yang dapat dengan mudah disegarkan dengan data terbaru dari file database Excel Anda

Berikut cara menggunakan kueri daya untuk mengimpor data Anda dengan cepat ke file Excel apa pun

1. Buka tab Data
2. Klik pada perintah Dapatkan Data
3. Pilih opsi Dari File
4. Pilih opsi From Excel Workbook di submenu

Ini akan membuka menu pemilih file tempat Anda dapat menavigasi ke file database Excel Anda

1. Pilih file basis data Excel Anda
2. Klik pada tombol Impor

⚠️ Peringatan. Pastikan file database Excel Anda ditutup atau proses impor akan menampilkan peringatan bahwa file tidak dapat terhubung ke file karena sedang digunakan

Mengklik tombol Impor kemudian akan membuka menu Navigator. Di sinilah Anda dapat memilih data apa yang akan dimuat dan di mana akan memuatnya

Menu Navigator akan mencantumkan semua tabel dan lembar dalam file Excel. Tabel Anda mungkin dicantumkan dengan akhiran pada namanya jika Anda menamai sheet dan tabel dengan nama yang sama

1. Centang opsi Select multiple items jika Anda ingin memuat lebih dari satu tabel dari database Anda
2. Pilih tabel mana yang akan dimuat
3. Klik ikon panah kecil di sebelah tombol Muat
4. Pilih opsi Muat Ke di submenu Muat

Ini akan membuka menu Impor Data di mana Anda dapat memilih untuk mengimpor data Anda ke Tabel, PivotTable, PivotChart, atau hanya membuat Koneksi ke data tanpa memuatnya

1. Pilih opsi Tabel
2. Klik tombol OK

Data Anda kemudian dimuat ke Tabel Excel di buku kerja baru

Bagian terbaiknya adalah Anda selalu bisa mendapatkan data terbaru dari file database sumber. Buka tab Data dan tekan tombol Segarkan Semua untuk menyegarkan koneksi kueri daya dan mengimpor data terbaru

💡 Kiat. Anda dapat melakukan lebih dari sekadar memuat data dengan Power Query. Anda juga dapat mengubah data Anda dengan cara apa pun yang dapat dibayangkan menggunakan tombol Transform Data di menu Navigator. Lihat postingan ini tentang cara menggunakan Power Query untuk detail lebih lanjut tentang alat luar biasa ini

Menganalisis dan Meringkas Database Excel Anda dengan Power Pivot

Power Query bukan satu-satunya alat database yang dimiliki Excel. Model data dan add-in Power Pivot akan membantu Anda mengiris dan memotong data relasional di dalam tabel pivot Excel Anda

Saat Anda memuat data dengan Power Query, ada opsi untuk Menambahkan data ini ke Model Data di menu Impor Data

Opsi ini akan memungkinkan Anda membangun hubungan antara berbagai tabel di database Anda. Dengan cara ini Anda dapat menganalisis pesanan berdasarkan kategori meskipun bidang ini tidak muncul di tabel Pesanan

Anda dapat membuat hubungan tabel dari tab Data

1. Buka tab Data
2. Klik pada perintah Hubungan atau Kelola Model Data

Sekarang Anda dapat menganalisis beberapa tabel dari database Anda di dalam satu tabel pivot

Kesimpulan

Data adalah bagian penting dari setiap bisnis atau organisasi. Jika Anda perlu melacak pelanggan, penjualan, inventaris, atau informasi lainnya, maka Anda memerlukan database

Jika Anda perlu membuat database sesuai anggaran dengan alat yang Anda miliki maka Microsoft Excel mungkin merupakan pilihan terbaik dan cocok untuk data tabular apa pun karena struktur baris dan kolomnya.

Ada banyak hal yang perlu dipertimbangkan saat menggunakan Excel sebagai database seperti siapa yang akan memiliki akses ke file, tipe data apa yang akan disimpan, dan bagaimana Anda akan menggunakan data tersebut

Fitur seperti Tabel, validasi data, kueri daya, dan pivot daya semuanya penting untuk menyimpan, mengelola, dan mengakses data Anda dengan benar

Apakah Anda menggunakan Excel sebagai database?