Apa yang harus dikuasai oleh resepsionis?

Resepsionis sering dijumpai di lobi utama suatu perusahaan dan ditempatkan di meja paling depan. Sayangnya, profesi resepsionis kerap dianggap ringan karena terlihat santai dan hanya berdiam diri di satu tempat.

Padahal, untuk menjadi seorang resepsionis harus melalui beberapa tes, persyaratan. tugas resepsionis juga cukup menarik karena akan menghadapi tantangan yang berbeda tiap harinya dari berbagai macam orang. 

Misalkan ada seorang tamu yang memaksa untuk bertemu dengan pihak perusahaan padahal tamu tersebut belum memiliki jadwal bertemu. Dalam kasus ini, resepsionis menjadi orang pertama yang menerima ocehan dan kekecewaan dari tamu tersebut.

Kasus ini hanya sebagian kecil dari hal yang harus dihadapi resepsionis. Dari kasus tersebut, dapat dibayangkan bahwa resepsionis memiliki tanggung jawab, syarat, dan tugas yang tak kalah penting dalam suatu perusahaan. 

Apa itu Resepsionis? 

Resepsionis adalah karyawan yang memiliki tugas untuk menyapa, melayani, memberikan informasi kepada pengunjung, klien atau stakeholder suatu perusahaan terkait dengan tujuan dan informasi yang dikehendaki.

Seorang resepsionis harus melayani dengan informatif mengenai semua informasi yang diberikan kepada tamu. Dapat dikatakan bahwa resepsionis menjadi jembatan pertama antara manajemen perusahaan dengan tamu.  

Alasan Resepsionis Penting untuk Perusahaan

Banyak orang menganggap peran resepsionis tidak begitu penting, padahal sebaliknya. Posisi ini memiliki peran penting untuk kelancaran setiap perusahaan.

Berikut adalah beberapa alasan mengapa resepsionis berperan penting di kantor: 

Menciptakan Kesan Pertama

Resepsionis pada dasarnya adalah duta merek untuk perusahaan, mereka sering kali menjadi orang pertama dan terkadang satu-satunya orang yang dihubungi ketika ada orang yang datang ke kantor untuk rapat atau sekadar menelepon untuk mendapatkan informasi. 

Setiap klien yang memasuki kantor, penilaian awal bisnis mereka didasarkan pada pengalaman mereka dengan resepsionis. Kesan pertama resepsionis akan mencerminkan citra perusahaan.

Meningkatkan Produktivitas 

Tidak peduli seberapa besar atau kecil ukuran bisnis Anda, Posisi ini akan meningkatkan produktivitas Anda dan staf Anda. 

Tugasnya tidak hanya akan menangani gangguan terus-menerus dari dering telepon, tetapi juga dapat menyampaikan pesan dan memprioritaskan proyek untuk seluruh staf sehingga tidak ada yang salah.

Mempengaruhi Keputusan Bisnis

Karena pekerjaan ini akan selalu berhubungan dengan menyapa orang yang memasuki perusahaan, resepsionis harus membangun hubungan yang baik dengan rekan kerja atau bisnis perusahaan.  

Pekerjaan ini mengharuskan memberikan layanan kepada mereka untuk meminimalkan gangguan. Akibatnya, pendapat mereka dipertimbangkan dan dihargai dalam hal penerapan sistem dan solusi yang harus mereka tangani.

Komunikator yang Baik 

Aset utama yang harus dimiliki dari pekerjaan ini adalah kemampuan berbicara dengan baik dan menyampaikan informasi dengan jelas.  Resepsionis juga seorang pendengar yang baik dan akan membantu apa pun serta membuat orang yang memasuki bisnis atau perusahaan Anda merasa nyaman. 

Tugas Resepsionis

Ada banyak tugas yang harus dipenuhi. Rangkaian tugas tersebut bersifat kontinu setiap harinya. Berikut tugas resepsionis setiap harinya : 

1. Menjembatani informasi antara manajemen perusahaan dan tamu
2. Melayani tamu perusahaan yang berkunjung 
3. Bersiap dan menunggu tamu di meja lobi perusahaan
4. Mencatat data tamu yang berkunjung setiap hari
5. Menentukan strategi dan sikap ketika tamu yang datang melakukan hal tak terduga

Tanggung jawab Resepsionis

Berdiri di garis depan membuat resepsionis mengemban beberapa tanggung jawab yang hampir semuanya berkaitan dengan orang lain.

Walau terlihat sederhana, tanggung jawab dari pekerjaan ini tidak semudah yang dikira, loh! Tanggung jawab seorang resepsionis yaitu : 

1. Menerima panggilan telepon dan menghubungkan ke bagian terkait
2. Memberikan informasi melalui telepon jika seseorang bertanya tentang produk atau jasa perusahaan
3. Menyambut tamu yang datang dan memberikan informasi dan referensi yang terkait dengan kunjungan
4. Mengatur pertemuan antara tamu dengan perusahaan
5. Menerima dan meneliti informasi tamu yang datang berkunjung 
6. Mendengarkan keluhan tamu
7. Mengelola arsip administrasi berkaitan dengan tamu yang keluar masuk  
8. Menerima dan meneruskan surat masuk kepada pihak yang dituju

Baca Juga : Penasaran dengan Tugas Administrasi Perusahaan?  

Persyaratan menjadi Resepsionis

Dengan sederet tanggung jawab penting yang diemban seorang resepsionis, maka untuk mendapatkan pekerjaan ini pun harus melewati beberapa persyaratan terlebih dahulu. Berikut ini beberapa syaratnya:

Gigih dan Rajin

Seorang resepsionis mengerjakan pekerjaan yang sama dari pagi hingga sore. Rasa bosan bisa saja mendera tiba-tiba.

Kebosanan bisa membuat seseorang teledor dalam pekerjaannya. Oleh sebab itu, seorang resepsionis harus tetap gigih dan rajin sepanjang shift yang ia jalani.

Ramah dan Murah Senyum

Hampir setiap hari resepsionis menemui berbagai macam orang dari berbagai macam latar belakang. Layanan terbaik berupa sikap ramah dan senyuman yang tulus harus diberikan kepada semua orang, sekalipun orang tersebut merupakan pihak eksternal perusahaan.

Sikap ramah dan murah senyum juga mencerminkan citra perusahaan. Jika seorang resepsionis ramah dan murah senyum, maka turut membangun citra baik kepada perusahaan.  

Menguasai Bahasa Asing

Terkadang beberapa perusahaan berada di tengah lingkungan yang terdiri dari ekspatriat atau orang asing. Menguasai bahasa asing menjadi metode ampuh bagi posisi ini untuk memberikan layanan terbaik mereka kepada semua orang dari berbagai negara.

Bahasa asing yang umumnya digunakan adalah bahasa Inggris. Namun, tidak menutup kemungkinan perusahaan juga mewajibkan resepsionis untuk menguasai bahasa asing lain tergantung client yang sering berhadapan dengan perusahaan. Tahapan karir dari pekerjaan ini pun lebih gemilang dengan menguasai bahasa asing.  

Berkepribadian Baik

Seorang resepsionis harus memiliki kepribadian yang baik dan menyenangkan dan senantiasa siap membantu tamu bila diperlukan, menjadi pendengar yang baik, dan senang bertemu dengan orang lain.

Baca Juga : Jenis Kepribadian Sesuai Dengan Tes MBTI

Sigap dan Tanggap

Dalam hal ini resepsionis dituntut untuk dapat mengambil keputusan dengan cepat dan tepat dalam menghadapi situasi. Termasuk bagaimana menghadapi kondisi gawat darurat, client yang memaksa, dan pihak-pihak tertentu yang tak terduga.  

Informatif 

Seorang resepsionis yang informatif harus mampu menjelaskan atau memaparkan sesuatu dengan cara yang sederhana, efisien dan ramah, sehingga tamu cepat memahami informasi yang dibutuhkan. Dengan demikian, hubungan tamu dan manajemen perusahaan dapat terjalin dengan baik pada tahap awal. 

Mampu Bekerja sama

Resepsionis diharuskan menjalin kerjasama baik dengan atasan, rekan kerja, bawahan dan pihak lain untuk bekerja dengan lancar. Untuk ini resepsionis harus memiliki rasa untuk saling membantu dan menghormati, tidak hanya di tempat kerja tetapi juga di luar tempat kerja.

Teliti

Ketelitian menjadi hal yang sangat penting mengingat bahwa resepsionis adalah orang yang menangani informasi keluar masuk mengenai tamu yang datang. Sehingga ia dituntut untuk selalu teliti dalam mengecek informasi keluar masuk dari orang yang datang.

Tampil Manarik

Karena bertemu dengan banyak orang, pekerjaan ini dituntut tampil menarik. Penampilan harus selalu bersih, rapi, dan terawat dengan baik.

Penampilan yang baik menjadikan tamu atau client yang berkunjung merasa lebih nyaman ketika berinteraksi. Selain penampilan, meja tempat kerja harus di tempatkan juga dalam keadaaan rapi dan tertata rapi dan baik. 

Baca Juga: Siapakah Operator Produksi? Inilah Persyaratan hingga Kisaran Gajinya!

Tips Menjadi Resepsionis Handal

Ikuti tips di bawah ini jika Anda ingin menjadi seorang resepsionis yang handal: 

Banyak Tersenyum

Tersenyum adalah cara termudah untuk memastikan Anda akan terdengar ramah dan berbicara nada suara yang sempurna. Selain itu, menjaga senyum di wajah juga akan membantu Anda merasa tenang dan bahagia seharian selama bekerja.

Hindari Handphone

Mirip dengan menjauhkan makanan dari area resepsionis, perangkat seluler harus disingkirkan selama Anda bekerja sampai waktu istirahat. Perangkat pribadi seperti handphone dapat menyebabkan resepsionis terganggu dari panggilan dan berpotensi menyebabkan Anda  kehilangan informasi penting.

Bersikap Sopan 

Bersikap sopan dan menggunakan basa-basi membantu Anda dalam membuat kesan pertama yang baik. Jangan lupa untuk selalu mengatakan, “terima kasih”, “tolong”, dan “semoga harimu menyenangkan”. Ketika istilah sopan ini digunakan, pengalaman pelanggan akan meningkat.

Hindari Mengatakan “Saya Tidak Tahu”

Ada kemungkinan besar bahwa Anda akan ditanyai pertanyaan yang Anda tidak tahu bagaimana menjawabnya. Jadi, penting untuk berlatih bagaimana cara yang tepat untuk merespons. 

Sebaiknya jelaskan bahwa menggunakan frasa “Saya tidak tahu” bukanlah suatu pilihan. Frasa yang dimulai dengan

“Biarkan saya” dan “Saya akan senang” adalah cara yang bagus untuk menghindari frasa ini. Cobalah untuk menggunakan frasa seperti “Biarkan saya mencari tahu untuk Anda” atau “Saya akan dengan senang hati memeriksanya.”

Konfirmasi dengan Penelpon

Untuk memastikan bahwa  Anda telah mencatat informasi dengan benar, pastikan untuk selalu membaca kembali nomor telepon dan alamat. Anda bisa melakukannya dengan mengeja nama atau kata yang mungkin sulit untuk didengar. 

Hal ini akan memberikan penelepon atau lawan bicara keyakinan bahwa pesan mereka telah diambil dengan benar.

Gaji Resepsionis 

Dilansir dari Indeed.com, kisaran gaji resepsionis di Indonesia adalah sebesar 3,815,869 per bulannya. Namun, gaji resepsionis ini bisa berbeda-beda. Berikut adalah kisaran gaji resepsionis di Indonesia berdasarkan bidang atau industrinya: 

• Resepsionis pelayanan industri Rp 2.800.000/ bulan- Rp 3.440.000/ bulan
• Resepsionis industri wholesale Rp 3.000.000/ bulan
• Resepsionis industri keuangan Rp 3.500.00 bulan
• Resepsionis industri pertanian Rp 4.000.000/ bulan
• Resepsionis industri pabrik Rp 2.600.000/ bulan

Masih berpikir bahwa menjadi resepsionis adalah hal yang mudah? Atau Anda malah termotivasi ingin menjadi seorang resepsionis?

Semoga informasi ini bermanfaat bagi kita semua dan menjadi pembelajaran untuk memperlakukan resepsionis lebih baik saat mengunjungi suatu perusahaan.

Apa yang harus dikuasai resepsionis?

Apa saja tugas seorang resepsionis?