Apa yang dimaksud dengan surat permintaan dan penawaran?

KOMPAS.com - Surat penawaran biasanya digunakan oleh penjual untuk memperkenalkan barang atau jasanya kepada calon pembeli. Namun, surat penawaran juga bisa dibuat karena adanya permintaan dari calon pembeli.

Surat penawaran mempermudah penjual untuk memperkenalkan produknya kepada calon pembeli, khususnya produk yang masih belum banyak dikenal publik.

Tahukah kamu apa itu surat penawaran?

Pengertian surat penawaran

Menurut A. Fauzi dalam buku Mail Merge: Solusi Praktis untuk Surat-Surat Bisnis (2007), surat penawaran dapat juga disebut sebagai offering letter.

Surat penawaran merupakan salah satu jenis surat yang memuat informasi khusus tentang barang atau jasa. Tujuannya untuk menarik minat pembaca atau calon pembeli terhadap produk yang sedang ditawarkan.

Umumnya surat penawaran digunakan sebagai balasan dari surat permintaan penawaran yang dikirim calon pembeli. Namun, penjual juga bisa menggunakan surat penawaran sebagai sarana untuk mempromosikan produknya kepada calon pembeli.

Dalam buku Terampil Berekspresi karya JS. Kamdhi, disebutkan jika dasar penulisan dalam surat penawaran mencakup surat permintaan, iklan ataupun relasi.

Baca juga: Surat Undangan: Pengertian dan Jenisnya

Fungsi surat penawaran

Mengutip dari buku Korespondensi (2018), karya Eny Pujiasri dan Sulis Rahmawati, surat penawaran memiliki peranan yang sangat penting dalam dunia bisnis atau perdagangan.

Keberhasilan perusahaan dapat dikatakan bergantung pada cara perusahaan menawarkan produknya. Jika penawaran yang diajukan tidak sesuai dengan keadaan konsumen, hal ini akan sangat berpengaruh pada keberhasilan perusahaan tersebut.

Lalu, apa saja fungsi atau peranan dari surat penawaran? Berikut penjelasannya:

1. Untuk memperkenalkan barang atau jasa kepada publik, khususnya ke pihak yang sudah ditargetkan.
2. Untuk meningkatkan pemasaran produk ke publik.
3. Untuk membuka atau memperluas peluang pemasaran produk.
4. Untuk mempertahankan relasi bisnis atau usaha agar tidak terputus.

Surat penawaran bersifat persuasif dibuat agar orang yang kita kirimi surat tertarik dengan apa yang kita tawarkan.

Surat penawaran memiliki tiga ciri utama, yaitu:

1. Surat penawaran dibuat dalam bentuk formal dengan mencantumkan kop surat dan alamatnya.
2. Surat penawaran memuat informasi penting terkait produk sekaligus dengan rincian harganya.
3. Surat penawaran akan dibuat serapi dan semenarik mungkin agar calon konsumen lebih mudah dalam memahaminya.

Baca juga: Contoh Surat Lamaran Pekerjaan

Isi surat penawaran

Seperti yang telah disebutkan sebelumnya, keberhasilan perusahaan sangat bergantung pada caranya menawarkan produk. Maka dari itu, perusahaan harus pandai dan cermat dalam membuat surat penawaran.

Ada delapan hal yang harus termuat dalam isi surat penawaran, yaitu:

1. Menyebutkan identitas produk, seperti nama dan jenisnya.
2. Kualitas produk yang ditawarkan. Misalnya jika menawarkan jasa, bisa diberikan review atau penilaian konsumen.
3. Harga produk yang ditawarkan. Contohnya perusahaan menawarkan produk elektronik, maka perusahaan harus menyebutkan kisaran harga yang ditawarkan.
4. Cara pembayaran produk, seperti langsung lunas atau bisa diangsur.
5. Cara penyerahan produk, misalnya dengan diantar langsung atau lain sebagainya.
6. Potongan harga. Hal ini akan menjadi salah satu pertimbangan calon konsumen sebelum membeli produk.
7. Sifat penawaran. Contohnya bebas atau terikat. Bebas berarti jika ada perubahan harga, konsumen tidak perlu diberi tahu. Terikat berarti jika ada perubahan harga, konsumen perlu diberi tahu.
8. Berbagai kemudahan yang ditawarkan. Misalnya ada atau tidaknya garansi, service, dan lain sebagainya.

Struktur surat penawaran

Secara garis besar, struktur atau susunan surat penawaran dibagi menjadi tiga alinea. Namun, hal ini dapat berubah sesuai kebutuhan perusahaan.

Bagaimana struktur surat penawaran?

Alinea ini harus memuat identitas produk, kualitasnya, harga yang ditawarkan serta keterangan lain yang dianggap perlu untuk dituliskan. 

Apabila surat penawaran yang dibuat merupakan bentuk balasan dari surat permintaan penawaran, maka pembuatannya harus dihubungkan sebagai balasan. Caranya adalah dengan merujuk tanggal serta nomor suratnya.

Alinea ini harus memuat cara pembayaran, cara penyerahan, cara pengepakan produk serta potongan harga yang akan diberikan. Informasi pada alinea kedua bisa ditambah dengan keterangan lain yang dianggap perlu.

Alinea ini harus memuat harapan serta ucapan terima kasih kepada calon konsumen atau pembeli. 

Kunci utama dalam penyusunan surat penawaran ialah pada penggunaan bahasa yang dapat menarik perhatian calon konsumen. Gunakan bahasa yang membuat calon konsumen termotivasi untuk membeli atau menggunakan produk tersebut.

Pelajari pengertian dan contoh surat penawaran berikut ini.

Surat penawaran adalah surat yang mempermudah penjual untuk mengenalkan produknya kepada konsumen. Surat penawaran juga mempermudah konsumen mendapatkan informasi tentang produk yang ditawarkan. Oleh karena itu, surat ini dibuat untuk kelancaran proses jual beli dengan menuliskan secara rinci mengenai barang yang akan dijual.

Masalah bisnis pada perusahaan memang sangat kuat hubungannya dengan surat-menyurat. Proses penawaran barang atau jasa dalam dunia bisnis perlu dilakukan terus menerus untuk menjaga kekonsistenan arus penjualan. Berikut OCBC bawakan Anda penjelasan dan contoh surat penawaran. Simak selengkapnya!

Pengertian Surat Penawaran

Ada beberapa pengertian surat penawaran yang disebutkan beberapa ahli. Menurut A. Fauzi dalam buku berjudul Mail Merge: Solusi Praktis untuk Surat-Surat Bisnis (2007), pengertian surat penawaran adalah surat yang berisi tentang informasi produk baik berupa barang atau jasa. Jenis surat ini juga bisa disebut sebagai offering letter.

Menurut JS. Kamdhi dalam buku Terampil Berekspresi mengatakan isi dalam surat penawaran adalah surat permintaan, iklan, ataupun relasi. Tujuan dikirimnya surat penawaran yaitu untuk menarik minat pembeli terhadap produk-produk perusahaan.

Mengutip buku Korespondensi (2018), peranan surat penawaran sangat penting dalam dunia bisnis karena keberhasilan perusahaan juga bergantung pada hal ini. Sebab, penawaran yang diberikan kepada konsumen akan menentukan apakah konsumen tersebut tertarik pada produk lalu membeli atau tidak.

Kondisi yang memungkinkan dikirimnya surat penawaran adalah ketika sebuah perusahaan mengirim surat permintaan penawaran sebelumnya. Surat penawaran adalah balasan dari surat tersebut, dengan penambahan keterangan dan iklan produk yang ditawarkan.

Fungsi Surat Penawaran

Fungsi surat penawaran adalah untuk memperkenalkan produk ke pihak yang sudah ditargetkan dan kepada publik. Selain itu, surat ini juga berfungsi untuk meningkatkan pemasaran produk sehingga peluang produk perusahaan dikenal luas di publik lebih besar.

Fungsi surat penawaran adalah untuk memperkenalkan produk ke pihak yang sudah ditargetkan dan kepada publik. Selain itu, ada beberapa fungsi lainnya. Yuk simak!

1. Agar penerima surat dapat mempelajari produk yang ditawarkan dan pada akhirnya tertarik untuk membeli.

2. Sebagai salah satu cara untuk memperkenalkan suatu produk agar pihak lain tertarik membeli.

3. Untuk menjangkau calon-calon konsumen yang berpotensi membeli.

4. Untuk membantu memperluas jangkauan konsumen.

5. Sebagai sarana untuk menjaga relasi dengan konsumen setia.

Unsur-unsur Surat Penawaran

Bagi karyawan yang memegang keuangan atau perekrutan, penting untuk mengetahui unsur unsur surat penawaran. Unsur-unsur surat penawaran adalah sebagai berikut.

1. Kop surat perusahaan, pastikan terdapat informasi alamat, nomor telepon, alamat email milik perusahaan. Bisa tambahkan website perusahaan jika ada.

2. Nama kota dan tanggal penerbitan atau perilisan surat

3. Nomor surat dan urutan nomor surat keluar dari perusahaan

4. Lampiran, bisa berisi detail produk dan promo jika ada

5. Perihal, isi inti dari surat

6. Tujuan, yakni pihak atau perusahaan yang dituju

7. Salam pembuka, sapaan pembuka seperti dalam surat resmi lainnya

8. Isi surat, yakni inti dari penawaran yang diberikan

9. Salam penutup, berisi penutup dan harapan pihak atau perusahaan akan merespon surat tersebut

10. Nama dan tanda tangan, dari pimpinan perusahaan atau pejabat yang ditunjuk

11. Stempel, pastikan dicap di area tanda tangan

Struktur Surat Penawaran

Mengetahui unsur-unsur surat penawaran saja tidak cukup, Anda juga harus memperhatikan struktur surat penawaran ketika membuatnya. Secara garis besar, penyampaian penawaran terbagi dalam tiga paragraf. Namun, hal ini tidak rigid dan bisa mengikuti kepentingan perusahaan.

Dalam paragraf pertama, informasi yang termuat yaitu identitas produk, kualitas, harga, dan informasi lain yang berkaitan. Jika tujuan surat penawaran adalah untuk merespon surat permintaan penawaran sebelumnya, sebutkan hal tersebut.

Dalam paragraf kedua, informasi yang termuat berupa cara pembayaran, cara pengepakan, hingga cara pengiriman barang. Sebutkan potongan harga jika ada. Sedangkan, pada paragraf ketiga, isilah dengan harapan dan ucapan terima kasih kepada calon konsumen yang dituju. Hal yang penting diperhatikan ketika membuat surat penawaran adalah penggunaan bahasa yang sopan dan diksi yang tepat.

Perhatikan juga untuk menggunakan bahasa sopan dan diksi yang tepat.

Contoh Surat Penawaran

Perusahaan dapat membuat surat penawaran untuk menawarkan produk atau jasanya. Berikut contoh surat penawaran barang yang bisa diikuti.

PT PELURU KAIN BERJAYA

Supplier Berbagai Jenis Kain

Jl. Kesejahteraan 45, Malang

Telp. 023-140713, Email :

Malang, 30 Januari  2022

Nomor             : 10/BGTS/SN/XII/2022

Lampiran         : 1 Berkas

Perihal            : Penawaran Barang

Kepada Yth,

Pimpinan PT. TENTARA GARMENT

Jl. Jend. Sudirman 145 Malang

Dengan hormat,

Melalui surat ini izinkan kami, perusahaan pemasok kain untuk industri garmen atau apparel, untuk memberikan penawaran barang. Keunggulan kami adalah harga yang terjangkau namun kualitas terbaik.

Bersama surat ini kami lampirkan dokumen pendukung yang diperlukan untuk pertimbangan kerjasama serta promo yang sedang berlangsung saat ini. Kami terbuka pada berbagai macam metode pembayaran dan pengiriman. Hal-hal yang berkaitan dengan penawaran bisa didiskusikan di kemudian hari.

Demikian surat penawaran ini disampaikan. Untuk perhatian saudara kami ucapkan terima kasih banyak. Besar harapan kami dapat bekerja sama dengan saudara.

Hormat kami

Harry Kang

Anda dapat melihat unsur-unsur surat penawaran dalam contoh surat penawaran barang di atas. Yang menjadi pembeda dalam pembuatan penawaran yaitu tujuan penawaran yang termuat dalam perihal dan isi suratnya.

Misalnya, dalam pembuatan surat penawaran harga, Anda harus memberikan penawaran harga dengan jelas. Ikuti contoh surat penawaran harga bagian isi berikut:

Melalui surat ini izinkan kami, perusahaan pemasok kain untuk industri garmen atau apparel, untuk memberikan penawaran harga kain.

Bersama surat ini kami lampirkan daftar harga kain dan dokumen pendukung yang diperlukan untuk pertimbangan kerjasama. Kami juga memberikan promo berupa biaya pengiriman yang akan ditanggung sepenuhnya oleh perusahaan kami.

Demikian surat penawaran harga ini disampaikan. Untuk perhatian saudara, kami ucapkan terima kasih banyak. Besar harapan kami dapat bekerja sama dengan saudara.

Selain dua jenis surat di atas, ada pula contoh surat penawaran kerjasama yang biasa dibuat oleh sebuah perusahaan. Surat ini berisi penawaran kerjasama yang bisa dilakukan oleh kedua belah pihak. Dalam jenis surat ini harus disebutkan siapa saja yang terlibat dalam kerjasama.

Demikian penjelasan dari OCBC mengenai surat penawaran yang perlu Anda ketahui sebagai pelaku bisnis. Tentunya hal ini merupakan pengetahuan yang wajib Anda miliki agar keberlangsungan usaha Anda tetap berjalan. Temukan informasi lainnya seputar bisnis di OCBC NISP!

Baca juga: