Apa yang dimaksud dengan formal invitation?

Adakah diantara kalian yang pernah menerima undangan formal dari seorang teman atau kenalan? Untuk menghadiri acara pernikahan, misalnya. Undangan formal atau formal invitation umumnya banyak digunakan dalam acara-acara resmi. Karenanya, bukan hal yang mengherankan jika itu disampaikan secara sopan dan benar. Lantas, bagaimana cara untuk meresponnya?

Undangan sendiri, jika mengacu pada vocabulary.com, bisa diartikan sebagai permintaan, ajakan, atau upaya untuk membuat orang lain bergabung di acara tertentu. Sementara menurut kamus Oxford, undangan adalah permintaan lisan atau tulisan kepada seseorang untuk melakukan atau pergi ke suatu tempat.

Jika mengacu pada definisi di atas, jelas bahwa undangan memiliki fungsi baik untuk meminta seseorang untuk pergi ke suatu tempat atau melakukan sesuatu. Bentuknya dapat berupa undangan formal maupun informal. Dimana undangan formal atau formal invitation artinya undangan tersebut bersifat resmi dan biasanya akan disambut dengan balasan dalam bentuk tulisan yang sama resminya.

Sementara itu, undangan informal bukanlah undangan resmi – bisa berupa tulisan maupun perkataan, yang biasanya diberikan kepada teman, keluarga atau lainnya.

(Baca juga: Pengertian Preposition of Place dalam Bahasa Inggris)

Nah, dalam bab ini, kita akan belajar tentang undangan formal, lengkap dengan ekspresi dan bagaimana menyampaikan serta menanggapi orang-orang yang mengundang kita dalam Bahasa Inggris.

How to Express the Invitation:

Dalam hal penyampaian undangan, ada beberapa kalimat umum yang biasa kita gunakan, baik untuk mengundang maupun merespon undangan tersebut. Apakah kita menerima atau menolak.

– I would like you to…. – Would you like to… – Would you be interested in…

– I invite you to…

Menerima: – Thank you for your kind invitation (Terima kasih atas undangannya) – I’d love to! Thanks (Tentu saja! Terima kasih)

– With pleasure! (Dengan senang hati)

Menolak: – I’m sorry to refuse your invitation (Maaf karena saya harus menolak undanganmu) – I am afraid I can’t… (Sepertinya saya tidak bisa)

– Sorry, I’d love to but… (Maaf, saya ingin (datang) tapi…)

Contoh

Keluarga Andrea membuka sebuah restoran. Ia ingin mengundang tiga teman berbeda untuk datang ke acara pembukaan, apa yang harus dikatakannya?

Andrea: I would like to invite you to grand opening of my family’s new restaurant this sunday, at 7 p.m. (Saya ingin mengundang kamu ke grand opening restoran baru keluarga saya hari Minggu ini, jam 7 malam.)

Teman 1: (Menerima) Terima kasih atas undangannya. Aku akan kesana.
Teman 2 : (Menolak) saya takut saya tidak bisa datang. Saya memiliki pertunangan sebelumnya hari Minggu ini.

Apakah kalian pernah menerima undangan? Ketika seseorang mengadakan perayaan, biasanya mereka akan mengundang keluarga dan teman-teman terdekat untuk turut datang meramaikan. Perayaan tersebut bisa berupa acara ulang tahun, pernikahan, atau sekadar undangan untuk makan malam bersama. Berdasarkan jenis acaranya, undangan dapat bersifat formal ataupun informal. Dalam bahasa Inggris, kita menyebutnya sebagai formal invitation dan informal invitation.

Undangan atau invitation merupakan ajakan verbal maupun tertulis yang meminta seseorang untuk pergi ke suatu tempat atau melakukan sesuatu. Invitation dapat berupa formal atau informal invitation, tergantung dari kegiatan yang diadakan.

Formal invitation bisa berupa undangan ke acara pernikahan, upacara kelulusan, hingga upacara pembukaan toko. Karena sifatnya yang lebih kaku, jenis ini memiliki format sebagai berikut.

1. Mencantumkan nama orang yang mengundang.
2. Permintaan untuk berpartisipasi.
3. Nama orang yang diundang.
4. Tujuan acara.
5. Tanggal dan waktu acara.
6. Lokasi acara.
7. Permintaan untuk jawaban.

Secara karakteristik bahasanya, formal invitation menggunakan kata-kata yang lugas, kaku, dan efektif. Undangan tersebut juga memuat informasi mendetail mengenai acara yang akan diadakan. Nada undangan harus terdengar ramah dan format penulisannya harus rapi dan formal.

(Baca juga: Asking for Permission, Apa yang Harus Dikatakan?)

Format untuk formal invitation yang biasa digunakan adalah sebagai berikut.

1. Addresses (alamat).
2. Salutation (salam pembuka).
3. Body (badan surat).
   1. For who and whom (kepada siapa).
   2. Reasons of invitation (tujuan undangan).
   3. Date (tanggal).
   4. Time and place (waktu dan tempat).
   5. RSVP (permintaan untuk membalas).
4. Signature (tanda tangan pengundang).

Sementara itu, informal invitation biasanya disebar kepada keluarga atau teman dekat untuk acara yang bersifat lebih santai dan tidak formal, contohnya adalah undangan acara ulang tahun atau undangan untuk makan malam bersama.

Berbeda dengan versi formal, format informal invitation tidak terikat aturan dan lebih bebas. Tampilan undangannya pun bisa berwarna-warni menggunakan warna dan ilustrasi lucu. Tapi, tentu saja ada beberapa informasi yang harus tetap dicantumkan pada undangan agar penerima memahami maksud dan tujuannya.

Informal invitation setidaknya harus memuat informasi berikut.

1. Pengirim atau penyelenggara acara.
2. Tujuan acara diselenggarakan.
3. Nomor yang dapat dihubungi untuk menginformasikan kehadiran.

Contoh informal invitation dapat dilihat di bawah ini.